(3.4 (F3.4) Budget - Sociale Economie.be
advertisement
BUDGET: BEGRIPPEN EN SPELREGELS Een duidelijk opgemaakt, billijk verdeeld en realistisch budget is noodzakelijk voor de goedkeuring van een project. De gevraagde middelen moeten in overeenstemming zijn met het geleverde resultaat. Welke kosten zijn subsidiabel en welke begrippen en spelregels dien je zeker te kennen. SUBSIDIABELE KOSTEN Elke subsidieoproep bevat strikte richtlijnen met betrekking tot het budget. Vooraleer je dus aan de opmaak van het budget begint, moet je steeds grondig de handleiding bij de subsidieoproep lezen die de subsidieautoriteit publiceert samen met de subsidieoproep. Elk programma heeft eigen regels rond welke kosten ontvankelijk zijn, hoeveel cofinanciering er wordt verwacht, of er wordt gewerkt met lump sums, enzovoorts. Over het algemeen is er een formulier/rekenblad bij de aanvraag gevoegd dat je moet gebruiken om je projectbudget op te maken. Een overzicht van de belangirjkste kostenposten: Voor de meeste projecten is de belangrijkste kost de loonkost. Deze loonkost wordt berekend op basis van het aantal uren dat elke partner investeert in elk werkpakket, opgesplitst naar de verschillende profielen (manager, researcher, technical and administrative support). Overhead Costs: deze kosten worden vaak als indirecte kosten gedefinieerd. Voorbeelden hiervan zijn communicatiekosten (gsm, internet), verzendingen, verplaatsingen naar vergaderingen, verzekeringen (brandverzekering, ‘alle risico’verzekering), EGW (energiekosten), onderhoud en herstellingen, bankkosten,… Veelal wordt er een percentage van de directe kosten vastgelegd dat je kan inbrengen als indirecte kosten binnen een project. Preparation costs: een aantal subsidieprogramma’s voorzien de mogelijkheid om ‘voorbereidingskosten’ in te brengen (beperkt tot een maximum). Hier kunnen eigen arbeidstijd en eventueel kosten van externe experten ingebracht worden. Maar deze worden dus alleen gehonoreerd als je project goedgekeurd wordt. Direct Costs: directe kosten zijn kosten zoals materiaal, grondstoffen en uren van direct personeel die vrij eenvoudig (direct) zijn toe te wijzen aan het project. Travel: in de meeste Europese projecten werk je samen met partners uit andere EUlanden. Daarom kan je in de meeste EU projecten de reiskosten inbrengen. Accomodation + subsistence: wanneer je een projectmeeting of seminarie in het kader van het project in één van de EU-partnerlanden bijwoont, heb je een budget om er te verblijven en andere onkosten te vergoeden. Subcontracting: sommige (niet-essentiële) projectonderdelen kunnen worden uitbesteed aan een externe leverancier (vertaling, drukwerken, catering, ICT, organisatie, conferentie, …). Binnen elke subsidieoproep zal bepaald zijn of subcontracting mogelijk is, zo ja voor welke kosten en wat het maximumbedrag is. Investments: in bepaalde EU-subsidiekanalen kan je ook subsidies aanvragen voor investeringskosten, maar dat is eerder uitzonderlijk. BELANGRIJKE BEGRIPPEN Maximum- en soms minimumbudget per project. Percentage cofinanciering: over het algemeen wordt niet het hele projectbudget gesubsidieerd maar slechts een percentage van dit budget (bijvoorbeeld 75% van het budget wordt door de Europese Commissie gesubsidieerd, 25% moet door de partners zelf worden ingebracht). Cofinanciering betekent niet noodzakelijk een inbreng in cash. Dit kan ook ‘in kind’ (in natura) gebeuren, bijvoorbeeld de inbreng van staftijd, van infrastructuur en werkingskosten. Meestal kan alleen de arbeidstijd van medewerkers met een arbeidscontract bij de organisatie ingebracht worden (soms ook van personen die met de organisatie verbonden zijn als bestuurder, …). Als het om niet-gesubsidieerde medewerkers gaat is er nooit een probleem en kan de staftijd als cofinanciering ingebracht worden. Staftijd die gesubsidieerd wordt in functie van welbepaalde prestaties (bijvoorbeeld ligdagprijs, bezetting) wordt soms niet als cofinanciering aanvaard omdat deze geacht wordt ingezet te worden voor het doel waarvoor deze gesubsidieerd wordt (bijvoorbeeld zorg en begeleiding bieden). Het onderscheid is niet steeds helder, omdat subsidiegevers niet steeds zicht hebben op de aard en doelstelling van subsidiemechanismen. Tijdsverloop prefinanciering: er wordt beschreven wanneer en onder welke condities de eerste, tweede en eventueel derde schijf van het projectbudget zal uitbetaald worden. Beschrijving van de kosten die kunnen worden ingebracht (‘eligible costs’): personeelskosten, reiskosten, kosten voor ontwikkeling trainingsmateriaal, … Indirecte kosten (overhead) zijn meestal een vast percentage van het totale budget en kunnen niet apart worden ingebracht. Loonkosten: over het algemeen is er een maximum maandelijkse/dagelijkse loonkost bepaald per niveau (manager, researcher, technician, administrative support) en per land. Regels rond subcontracting: deze bepalen of activiteiten van het project in onderaanneming kunnen gebeuren en dus niet rechtstreeks door de partners worden uitgevoerd, vb vertalingskosten, ontwikkeling website, organisatie conferentie, … Er is een maximumpercentage van het budget dat naar subcontracting mag gaan en de uit te besteden opdrachten dienen in de projectaanvraag duidelijk omschreven en gebudgetteerd te worden. Uiteraard zijn de regels van openbare aanbesteding van toepassing. In steeds meer gevallen wordt er met ‘lump sums’ of ‘enveloppefinanciering’ gewerkt. Dit betekent dat voor het project of voor bepaalde projectactiviteiten een vast bedrag is bepaald. Dit kan gaan om personeelskosten, werkingskosten, overhead, … Dit bedrag wordt uitbetaald wanneer de activiteiten zoals beschreven in het dossier correct worden uitgevoerd. De uitgaven moeten dan niet apart worden bewezen. (Financiële) auditing: in sommige subsidieoproepen wordt gevraagd een externe evaluator te voorzien om het project financieel door te lichten. Zelfs wanneer dit niet verplicht is, kan het aangewezen zijn om deze evaluator te voorzien, zeker wanneer het gaat om een groot projectbudget. Daarnaast kan ook gedacht worden aan een inhoudelijke auditor. Deze monitort het verloop van het project (voeren de partners de afgesproken opdrachten uit? Wordt het tijdschema gerespecteerd? Is de uitvoering nog steeds conform aan het goedgekeurde project en de projectovereenkomst die met de subsidie-autoriteit afgesloten werd?) Er kan zowel een interne (= projectpartner) als externe (= subcontracting) auditor ingezet worden. p. 2 van 2 Ref doc: Error! Reference source not found.-17-Error! Reference source not found.
