Template eindverslag LS

Optredend voor het Hermesfonds
Koning Albert II-laan 35, bus 12
1030 Brussel
T 0800 20 555
[email protected]
www.vlaio.be
Contact:
T +32 (0)2 432 42 24
e-mail: [email protected]
TEMPLATE VOOR EEN EINDVERSLAG VOOR EEN INNOVATIE-INITIATIEF
ERKEND DOOR DE VLAAMSE REGERING BINNEN HET KADER VAN DE LICHTE
STRUCTUREN
versie januari 2017
De eindverslaggeving wordt na afloop van de projectperiode ingestuurd door het initiatief ten laatste op de
data vastgelegd in artikel 11 van de STEUNOVEREENKOMST. Het eindverslag omvat ook een financieel
verslag, inclusief de benodigde bijlagen hierbij. Het vormt de basis voor de eindevaluatie door het
Agentschap Innoveren en Ondernemen en heeft als hoofddoel om de finale subsidieomvang vast te stellen en
na te gaan of de vooropgestelde doelstellingen zijn behaald.
ALGEMENE GEGEVENS
contractnummer:
Startdatum:
Naam initiatief:
Naam, e-mail en telefoonnr. contactpersoon:
Datum van dit verslag:
Periode waarover verslag wordt uitgebracht:
BAROMETER WERKINGSJAAR X
Inhoudelijk verloop (planning, mijlpalen, voortgang projectwerking gereserveerd projectbudget)
 zoals voorzien
 kleine afwijking met beperkte invloed
 grote wijziging uitvoering
Interactie met de doelgroep
 goed (positief, interesse stijgt)
 neutraal (interesse constant)
 zwak (interesse daalt)
Haalbaarheid van het innovatiedoel (kpi’s, doelstellingen)
 zoals voorzien
 kleine afwijking met beperkte invloed
 grote wijziging
Inzet van de middelen (financieel, menskracht, co-financiering)
 zoals voorzien
 kleine afwijking met beperkte invloed
 grote wijziging
Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij de begunstigden
 geen
 kleine wijziging met beperkte invloed
 grote wijziging
Melding ?
 dit voortgangsverslag omvat ook een melding
Kruis dit vakje aan als u dit verslag tevens beschouwt als een melding in de zin van artikel 12 van de STEUNOVEREENKOMST.
Geef dan zeker ook een grondige toelichting in het volgende vak. Eventueel kan hier ook verwezen worden naar een rubriek
verderop in het verslag.
TOELICHTING (verplicht als u in één van de vorige vakken de 2e of 3e optie of melding heeft aangekruist)
Licht de situatie toe en de genomen ter bijsturing.
Toelichtingen bij het verder verloop of bijkomende commentaar (facultatief)
Geef hier, indien u dit nuttig vindt, commentaren die u niet elders in het formulier kon opnemen.
2
KPI’s
De kpi’s (met bijbehorende streefwaarden) zijn in bijlage toegevoegd aan de overeenkomst.
Status key performance indicatoren (kpi’s)
Key Performance Indicatoren (kpi’s) werkingsjaar eerste biënnale
kpi
Bereikt
Verwacht
Cumulatief
Bereikt (totale
overeenkomst)
jaar 3
Jaar 4
Jaar 3
Streefwaarden
(totale
overeenkomst)
Jaar 4
kpi 1
kpi 2
kpi 3
…
Geef een toelichting met betrekking tot de evolutie van de kpi’s (behaalde streefwaarden) in de tweede biënnale en de
bereikte resultaten over de hele looptijd. Geef ook aan in welke mate het project bijgestuurd werd (indien van toepassing).
3
BEREIK
COLLECTIEF BEREIK
Er wordt een overzichtstabel voor de basiswerking gemaakt, die jaarlijks wordt aangevuld. U dient alleen het bereik van het
afgelopen jaar hier op te geven. Dit geeft een beeld van de ruimere doelgroep die bewust gemaakt wordt. Idealiter volgt
hieruit een individuele actie van een bedrijf. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen raadt aan om een korte
tevredenheidsanalyse uit te voeren na elke activiteit.
Voor de eindevaluatie wordt tevens een overzichtstabel voor de afgelopen biënnale gevraagd.
Datum
Naam/Omschrijving*
Organisatie waarmee
wordt samengewerkt*
xx-xx-20xx
Xxxxx1
NVT
xx-xx-20xx
Xxxxx2
VITO
xx-xx-20xx
Xxxxx3
IC-OVL
xx-xx-20xx
Xxxxx4
NVT
Aantal verschillende
bereikte ondernemingen
*Het betreft hier studiedagen, workshops, seminaries, demonstraties of andere events die rechtstreeks verband houden met het uitvoeren
van de basiswerking en waarop minimaal 5 verschillende bedrijven aanwezig zijn. Activiteiten die direct gerelateerd zijn aan een project
(bijv. uit de projectwerking) én die gelimiteerd zijn tot de gebruikersgroep/stuurgroepleden van het project, dienen niet in dit overzicht
opgenomen te worden.
Geef aan welke lessen getrokken worden uit de tevredenheidsanalyses:
Overzichtstabel collectief bereik eerste biënnale
aantal unieke organisaties waarmee
samengewerkt werd1
Aantal bedrijven
bereikt werd
(cumulatief) dat
Jaar 3
Jaar 4
Totaal
1
Geef bij “Totaal” het aantal unieke organisaties waar in de tweede biënnale is samengewerkt. Dit zal veelal niet de som
van jaar 3 en jaar 4 zijn.
1-OP-1-BEREIK
Er wordt een overzichtstabel voor de basiswerking gemaakt, die jaarlijks wordt aangevuld. U dient alleen het bereik van het
afgelopen jaar in te vullen. De tabel geeft u en het Agentschap Innoveren en Ondernemen een overzicht van de activiteiten
uitgevoerd met individuele bedrijven en de behaalde resultaten. Voor de eindevaluatie wordt tevens een overzichtstabel voor
de afgelopen biënnale gevraagd.
De definities van de verschillende activiteiten en directe resultaten zijn opgenomen in bijlage 2 van het
toelichtingsdocument.
A.1 advies – A.3 begeleiding – A.4 nazorg – A.5 matching
R.1 directe toepassing van kennis/methode – R.2 opstart van LT-innovatieplan/strategie – R.3 start van een (gesubsidieerd)
4
project – R.4 nieuwe samenwerking met een partner
Naam
Onderneming
Ondernemingsnummer
Type
activiteit*
Direct
Resultaat
**
Partner of
organisatie naar
wie wordt
doorverwezen***
projectnummer
****
xxxxxx1
xxx-xxxxx-xx1
D1
R1
NVT
NVT
xxxxxx1
xxx-xxxxx-xx1
D1
R4
VIGC
NVT
xxxxxx2
xxx-xxxxx-xx2
D3
R1
NVT
XXXXX1
xxxxxx3
xxx-xxxxx-xx3
D3
R2
NVT
XXXXX2
xxxxxx3
xxx-xxxxx-xx3
D2
R4
FIT
NVT
Starter
Starter
D3
NVT
XXXXX3
Andere subsidies, bv EU
****
EFRO-xxxxx
*Voor elke afzonderlijke activiteit (1 activiteit kan meerdere contacten omvatten) en/of direct resultaat een nieuwe lijn;
** er kunnen verschillende resultaten optreden of een resultaat kan evolueren over de tijd. Elk nieuw resultaat wordt geregistreerd via een
nieuwe lijn;
***rapporteren op organisatieniveau;
***indien de activiteit of het resultaat te linken is aan een door de onderneming ingediend project, wordt het projectnummer van het
project in kwestie gerapporteerd. Projecten gefinancierd via het gereserveerd projectbudget krijgen een prefix ‘LS-“. Indien er een link is
met een Europees of ander project, geef dit dan ook aan via bv acroniem.
Overzicht 1-op-1 bereik tweede biënnale (jaar 3 en 4)1
A1
1Raadpleeg
Type activiteit (in aantal)
A3
A4
A5
R1
Direct resultaat (in aantal)
R2
R3
R4
Aantal unieke
bereikte
ondernemingen
hiervoor ook het overzicht uit uw verslaggeving van vorig jaar.
ANALYSE totaal BEREIK
Licht kort toe wat het globale bereik is (collectief en 1 op 1) voor het afgelopen jaar en voor de totale projectperiode
(raadpleeg hiervoor ook het tussentijdsverslag voor het bereik in de eerste biënnale). Hoeveel bedrijven werden er bereikt?
Hoe evolueert dit aantal t.o.v. wat initieel verwacht werd? Wat is het aandeel nieuwe bedrijven? Wat is het aandeel van
deze bedrijven dat effectief de nieuwe kennis zal gebruiken? Wat is de verhouding tussen de bereikte grote ondernemingen
en kmo’s? Indien van toepassing, hoe is de verhouding tussen het bereikte aantal private ondernemingen en non-profit
organisaties?
5
INVULLING AANDACHTSPUNTEN/SPECIFIEKE VOORWAARDEN EINDEVALUATIE
Indien er bij de erkenning van de Lichte Structuur specifieke aandachtspunten/voorwaarden (zie artikel 14 van de
steunovereenkomst) zijn opgenomen bij de eindevaluatie licht u hier toe hoe u invulling heeft gegeven aan deze
aandachtspunten/voorwaarden.
PROJECTENWERKING VAN HET INITIATIEF
GERESERVEERD PROJECTBUDGET
Er wordt een globale reflectie verwacht van de mate waarin de projectwerking bijdroeg tot de doelstellingen van de LS.
REALISATIES TIJDENS DE TOTALE PERIODE
Geef een beknopte toelichting in hoeverre de projecten bijdragen aan de doelstellingen van de Lichte Structuur (o.a.
afdekking van de thema’s, globale bereik van en effecten bij de bedrijfsdoelgroepen, incl. kmo’s, belangrijke resultaten van
de projecten, …). Illustreer dit aan de hand van een aantal concrete voorbeelden. Indien relevant geeft u hier ook aan waar
er bijsturing nodig is geweest in de projectwerking.. Er wordt hier een samenvattende tekst gevraagd, en niet een bespreking
per project. Uiteraard kan, waar relevant, wel verwezen worden naar individuele projecten of projectresultaten.
6
PROJECTEN BUITEN HET GERESERVEERD PROJECTBUDGET
De volgende tabel geeft een overzicht van de, in de afgelopen biënnale goedgekeurde en lopende projecten, die buiten het
Gereserveerd Projectbudget gesteund worden. Alleen die projecten waarin de Lichte Structuur als partner of medeaanvrager
optreedt of een uitvoerende rol heeft, moeten vermeld worden. Projecten van bijv. bedrijven die het gevolg zijn van de
innovatiestimulering van de Lichte Structuur, maar waarbij de Lichte Structuur geen uitvoerende rol heeft in het finale
project, worden niet meegeteld. Deze projecten worden gerapporteerd in de tabel over het 1-op-1-bereik.
Projecten buiten het Gereserveerd Projectbudget :
overzicht lopende projecten voor de periode : …..……. tot ……………
titel
projecttype*
(incl.
projectnr.)
start- en
einddatum
projectbudget
voor LS
(steun%)**
XXXXXX
VIS-traject
(120514)
EFRO
dd/mm/jj dd/mm/jj
dd/mm/jj dd/mm/jj
20.000 (50%)
XXXXX
33.000
75%
inzet LS
(mm)
voor
deze
periode
2
Totaal aantal
betrokken
organisaties
(waarvan
bedrijven)***
16 (10)
doelstelling en
resultaten****
3
* Bijv. O&O, VIS-traject, SBO, INTERREG, EU-KP7, contractonderzoek, …
** In geval van een gesubsidieerd project vermeldt u het steunpercentage. De informatie in verband met contractonderzoek kan
geconsolideerd opgenomen.
*** Het betreft hier bedrijven/organisaties die als uitvoerder, aanvrager of lid van de projectbegeleidingsgroep deelnemen aan het
project.
**** Zeer bondig, eventueel verwijzen naar extern beschikbare data (bijv. rapportering of website)
Geef een korte toelichting in hoeverre de ambitie m.b.t. het verwerven van projecten buiten het gereserveerde projectbudget
gerealiseerd is. Geef ook aan op welke manier de genoemde projecten bijdragen tot de doelstellingen van de Lichte
Structuur.
SUCCESVERHALEN-CASES
Melding van succesverhalen of relevante cases die mee helpen om innovatie in de kijker te zetten. Het Agentschap
Innoveren en Ondernemen verwacht jaarlijks een relevante case ter illustratie van de behaalde resultaten.
Geef in het kort aan waarover het gaat en wie de persoon is die hierover kan gecontacteerd worden. Het Agentschap
Innoveren en Ondernemen neemt dan verder contact op ingeval van mogelijke publicatie (bijv. op de website). U kan dan de
opgemaakte tekst ook zelf gebruiken.
7
ZELFEVALUATIE
Geef een beknopte analyse (0,5 – 1 A4) van het al dan niet realiseren van de doelstellingen zoals opgenomen in het
innovatiedoel van de overeenkomst (artikel 4). Daar waar relevant kunt u verwijzen naar eerder in dit verslag opgenomen
resultaten en analyses.
PRESTATIETABEL
Stel de volgende prestatietabel op voor de prestaties binnen de basiswerking geleverd in de het afgelopen jaar. De prestaties
moeten kunnen aangetoond worden aan de hand van registraties in een opvolgingssysteem, register, boekhouding etc.,
maar de bewijsstukken moeten niet meegestuurd worden.
prestaties tussen <datum> en <datum>
maand …... tot maand …….. binnen de basiswerking
naam personeelslid*
aantal gepresteerde
mensmaanden in deze
periode
cumulatief
totaal
* Indien een deel van de personeelsinzet via een onderaanneming is gerealiseerd, bijv. voor de boekhouding of
personeelsaangelegenheden, dient dit ook in dit overzicht opgenomen te worden. Het aantal gepresteerde uren dient duidelijk
traceerbaar te zijn.
Geef een korte toelichting indien er belangrijke verschuivingen hebben plaatsgevonden t.o.v. de planning
BENODIGDE BIJLAGEN EN ANDERE BIJDRAGEN
Naast de toelichting in de diverse rubrieken zijn de volgende aanvullende documenten vereist. Deze documenten dient u
tezamen met dit eindverslag aan het Agentschap Innoveren en Ondernemen te bezorgen ([email protected]). Het
is steeds mogelijk om andere relevante documenten als bijlage bij het verslag te voegen.
☐
☐
Financieel verslag, template zie http://www.iwt.be/subsidies/documenten/template-kostenmodel-overeenkomst-lsxls
Bijlagen bij het financieel verslag
☐ goedgekeurde jaarrekeningen
☐verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering betreffende de jaarrekeningen
☐verslag van de bedrijfsrevisor en de notulen van de algemene vergadering waarin de jaarrekening werd
8
☐
☐
☐
☐
goedgekeurd
Financiële verslaggeving projecten gereserveerd projectbudget 2012
Inhoudelijke verslaggeving projecten gereserveerd projectbudget 2012:
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/templ-gereserv-budget-ls-doc
Publicatie relevante projectresultaten op de VIN website
Andere relevante documenten
Handtekening van de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de Lichte Structuur
Naam
Handtekening
Datum
9