Exitgesprek (inclusief voorbeeldformulier) In elk bedrijf komen en

Exitgesprek (inclusief voorbeeldformulier)
In elk bedrijf komen en gaan werknemers. Het vertrek van werknemers kan uw organisatie op
verschillende manieren beïnvloeden. Bijvoorbeeld doordat de werknemer een bepaalde specialisatie
heeft die nu uit de organisatie verdwijnt. Of doordat de werknemer een belangrijke spilfiguur in
teamwerkzaamheden is. In een exitgesprek kunt u met de werknemer praten over zijn vertrek en zijn
beleving van uw bedrijf.
Wat is het?
Het exitgesprek is het laatste formele gesprek dat u met uw werknemer voert. Aanleiding is het
aangekondigde vertrek van de werknemer. U nodigt elke vertrekkende werknemer uit voor een
exitgesprek. Dit gesprek is echter voor de werknemer niet verplicht. Een goed exitgesprek zal ertoe
leiden dat u allebei op een prettige manier afscheid neemt en een goed gevoel overhoudt aan de
periode dat de werknemer bij u in dienst was.
Waarom is het belangrijk?
Voor u als leidinggevende is het belangrijk te weten waarom werknemers uw organisatie verlaten.
In een exitgesprek kunt u hierover met de vertrekkende werknemer spreken. Met de informatie die u
krijgt, kunt u in de toekomst wellicht onnodig verloop voorkomen. Ook met werknemers die met
pensioen gaan, kunt u een exitgesprek houden. Zij kunnen u waardevolle feedback geven over hun
ervaringen met werken in uw organisatie.
Ook is het behouden (of herstellen) van de goede relatie tussen u en de werknemer een reden om
een exitgesprek te voeren. Een werknemer die met een goed gevoel afscheid neemt, zal zich
tegenover anderen positief uitlaten over uw organisatie. Bovendien zorgt u ervoor dat de werknemer
in de toekomst bij u zou kunnen terugkeren. Ook naar de werknemers die blijven, is het exitgesprek
een positief signaal. Het geeft aan dat u het belangrijk vindt hoe werknemers het werken in uw
organisatie beleven.
Hoe pakt u het aan?
1. Plan het gesprek
Zodra u weet dat een werknemer afscheid zal nemen, nodigt u hem uit voor een exitgesprek.
Kies hiervoor een goed, rustig moment. Houd er rekening mee dat u enige tijd nodig hebt om
u op het gesprek voor te bereiden.
2. Bereid het gesprek voor
Zet op een rij hoe de loopbaan van de werknemer er uitzag. Ga zo nodig ook na wat de
werknemer gedaan heeft voordat hij bij u in dienst kwam. In exitgesprekken krijgt u vaak
informatie over het werkplezier. Wat verwacht u van de betreffende werknemer te horen?
Houd hier rekening mee terwijl u uw vragen opstelt.
Tip:
Ga tijdens het exitgesprek niet in discussie. Houd het gesprek neutraal.
Bedenk neutrale vragen.
3. Het gesprek
Een exitgesprek heeft meestal een vaste opbouw:
 Opening;
Feliciteert de werknemer met zijn nieuwe functie (indien van toepassing) en zegt dat u het
fijn vindt dat hij uw uitnodiging voor dit gesprek heeft aangenomen. Vertelt kort waar het
gesprek over zal gaan.
 Vragen aan werknemer over zijn loopbaan;
Vraag de werknemer te vertellen over zijn loopbaan. Op welke afdeling(en) heeft hij
gewerkt? Met wie heeft hij samengewerkt? Wie waren zijn leidinggevenden? Wat heeft hij
allemaal geleerd? Uw doel als leidinggevende is verbeterpunten te achterhalen voor uw
organisatie.Vraag dus ook vooral hoe de werknemer het ervaren heeft om in de
betreffende situatie(s) voor uw organisatie te werken.
Voor een formulier met voorbeeldvragen van een exitgesprek kunt u hier klikken
 Redenen voor vertrek
Vraag waarom uw werknemer vertrekt. Luister actief naar uw werknemer. U hoeft niet in
discussie te gaan of in de verdediging te springen. U kunt uiteraard wel doorvragen op de
informatie van uw werknemer. Doe dit echter alleen om zelf zaken helder op een rij te
krijgen. Bewaak de neutrale sfeer in het gesprek. Voorkom emotioneel negatieve reacties
bij de werknemer.
 Prettig afscheid
Een werknemer die met een goed gevoel afscheid neemt, zal zich naar anderen toe
positiefuitlaten over uw organisatie. Het is daarnaast voor u allebei prettig om op
vriendschappelijke basis afscheid te nemen.
4. Actie na het gesprek
Evalueer het exitgesprek (samen met een andere leidinggevende of de directie) en zet dit zo
nodig om naar acties of aandachtspunten. Uw werknemer heeft verteld waarom hij vertrekt.
Wat wilt u, naar aanleiding van zijn redenen, in uw personeelsbeleid verbeteren? Wat zeggen
deze motieven over de (secundaire) arbeidsvoorwaarden die uw organisatie de werknemers
biedt? Uw werknemer heeft u ook verteld welke positieve herinneringen hij heeft aan het
werken bij u. Wellicht putten de overige werknemers hun werkplezier ook uit deze punten. Wat
kunt u doen om uw organisatie hier nog in te versterken? En hoe kunt u deze positieve
informatie gebruiken om uw organisatie te profileren? .
Voorbeeldformulier exitgesprek
Arbeidsinhoud
Moeilijk - prima – makkelijk
1. Waren uw taken (te) makkelijk
of (te) moeilijk?
2. Waardoor kwam dat?
3. Waren uw taken stressvol?
Nooit - soms - vaak
4. Hoe gevarieerd vond u de
werkzaamheden?
Slecht - voldoende - goed.
5. Welke verandering of
verbetering zou u in de
arbeidsinhoud wenselijk
vinden?
Arbeidsomstandigheden
1. Hoe was de omgeving waarin u
werkte voor wat betreft:
* geluid/ lawaai
.
Slecht - voldoende – goed
* verlichting
Slecht - voldoende - goed.
* temperatuur, luchtvochtigheid,
mogelijkheid tot ventilatie?
Slecht - voldoende - goed
2. Welke verandering of
verbetering zou u in de
arbeidsomstandigheden
wenselijk vinden?
Arbeidsverhoudingen
1. Hoe was de relatie met uw
directe chef?
Slecht - voldoende - goed.
2. Wat vond u van hem?
Slecht - voldoende - goed.
3. Hoe was de relatie met uw
collega's?
Slecht - voldoende - goed.
4. Hoe was de
communicatie/samenwerking
binnen uw afdeling?
Slecht - voldoende - goed.
5. Hoe was de
communicatie/samenwerking
met andere afdelingen?
Slecht - voldoende - goed.
6. Bestond er duidelijkheid over
taken en
verantwoordelijkheden?
Slecht - voldoende - goed.
7. Hoe was de begeleiding en
ondersteuning?
Slecht - voldoende - goed.
8. Wat zou er aan de
arbeidsverhoudingen veranderd
of verbeterd moeten worden?
Arbeidsvoorwaarden
1. Wat vond u van uw werktijden?
Slecht - voldoende – goed
2. Wat vond u van de primaire
arbeidsvoorwaarden?
Slecht - voldoende – goed
3. Wat vond u van de secundaire
arbeidsvoorwaarden?
Slecht - voldoende – goed
4. Wat vond u van de
toekomstperspectieven?
Slecht - voldoende – goed
5. Wat zou u willen veranderen of
verbeteren met betrekking tot
de arbeidsvoorwaarden?
Motieven voor vertrek
1 Welke van de volgende
. motieven spelen een rol bij uw
vertrek:
* persoonlijke omstandigheden
als woon-/werksituatie,
gezondheid
* negatieve kanten van de
functie
* aantrekkelijkheid van de
nieuwe functie
2. Kunt u uw motief toelichten?
3. Wat zijn verschillen tussen uw
oude en uw nieuwe functie?
4. Heeft u zelf nog iets dat u kwijt
zou willen?
Positieve Afsluiting
Waaraan denkt u met plezier nog eens
terug?