Exitgesprek: Algemene informatie

Exitgesprek: Algemene informatie
Wat is een exitgesprek?
Een exitgesprek is een gesprek met werknemers die op het punt staan te vertrekken. Met de input
van de ontslagen werknemers kan voorkomen worden dat er in de toekomst nog meer werknemers
om dezelfde redenen vertrekken of ontslagen worden. Hoewel een bepaald percentage verloop
gewenst is (nieuwe werknemers hebben vaak een verfrissende blik en nieuwe ideeën), is een te hoog
percentage absoluut onwenselijk. Met het vertrek van een werknemer, vertrekt er immers ook
kennis, ervaring en (opgebouwde) netwerk. Door middel van een exit gesprek kun je de redenen
achterhalen van vertrek. Ook in het geval dat een werknemer wordt ontslagen op initiatief van de
werkgever is het goed om een exit gesprek te houden. Werknemers die de organisatie verlaten
durven vaak meer informatie te geven en eerlijker te zijn dan de werknemers die blijven. Het is aan
de organisatie om met deze informatie iets te doen.
Wat is het doel van een exitgesprek?
Het doel van het exitinterview is probleemgebieden en verbeterpunten te achterhalen om zo te leren
uit het vertrek van werknemers. De informatie kan gebruikt worden voor het bijstellen:
 of signaleren van bepaalde tendensen van het (sociaal) beleid;
 van selectiecriteria of inwerkprogramma's;
 (bespreekbaar maken) van de stijl van leidinggeven.
Wie nodigt u uit voor het exitgesprek?
Exitgesprekken maken deel uit van beleid en worden derhalve met een ieder die de organisatie
verlaat gevoerd. Voor mensen die op staande voet zijn ontslagen wordt een uitzondering gemaakt.
Een exitgesprek wordt gevoerd door de HR adviseur.
Wat vertelt u de vertrekkende werknemer(s) voorafgaande aan het gesprek?
Voor veel mensen is een exitgesprek een onbekend fenomeen. Omdat onbekend onbemind maakt, is
de kans op waardevolle informatie het grootst als onderstaande zaken voor het gesprek al duidelijk
zijn:
 Het doel van het gesprek;
 wat er met de informatie gebeurt;
 hoe lang de verstrekte informatie wordt bewaard;
 hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren.
Wat zijn voorbeeldvragen voor een exitgesprek?
Voor de vergelijkbaarheid is het noodzakelijk dat aan iedere werknemer dezelfde vragen worden
gesteld. Alleen dan leveren exitgesprekken waardevolle informatie op die omgezet kunnen worden
in acties. Onderstaand een overzicht van voorbeeldvragen:
Exitgesprek: Algemene informatie
01-06-2016
Algemeen
1. Wat is de reden dat u weg gaat?
2. Gaat u ergens anders werken? Zo ja, waar gaat u naar toe (wat is daar beter/anders)?
3. Hadden wij uw vertrek kunnen voorkomen? Zo ja, hoe?
4. Kunt u puntsgewijs aangeven wat u positief en negatief vond aan <naam werkgever> als
organisatie?
5. Kunt u voorbeelden geven van situaties die heel goed verliepen of juist mis gingen?
6. Alles overziende .... kunt u aangeven hoe u uw tijd bij <naam werkgever> hebt ervaren?
7. Heeft u suggesties welke zaken onze instelling in het algemeen naar uw mening zou moeten
verbeteren?
Werk
1. Wat maakte het werk prettig voor jou (geld, verantwoordelijkheid, zelfstandigheid,
werksfeer, etc.)?
2. Waren er voor jouw bezwarende werkomstandigheden?
3. Wat vond je van de wijze waarop je bent geïntroduceerd?
4. Wat vond je van de wijze van leidinggeven van je directe leidinggevende?
5. Had jij met hem/haar voldoende contact?
6. Hoe was de wijze van samenwerking met de collega's?
7. Was je voldoende op de hoogte van de gang van zaken op de afdeling?
8. Wat vond je van het afdeling- of werkoverleg?
9. Ben je lid geweest van de O.R. of het georganiseerd overleg? Zo ja, wat is hierover je mening?
10. Wat vond u van het beoordelingssysteem?
11. Ben je ooit overgeplaatst? Zo ja, eventuele opmerkingen
12. Wat vond je in het algemeen van onze organisatie?
Arbeidsvoorwaarden/rechtspositie
1. Was naar uw mening het salaris in overeenstemming met de zwaarte van de functie?
2. Van welke secundaire arbeidsvoorwaarden heb je gebruik gemaakt? Wat is daarover je
mening?
3. Wat is uw mening over het totale arbeidsvoorwaardenpakket bij de organisatie (toeslagen,
flexibele arbeidsvoorwaarden etc.)?
4. Was je uit op promotie? Zo ja, ben je hier naar jouw mening voor in aanmerking gekomen?
5. Wat vond je van de werktijdenregeling?
Persoonlijk/medisch
1. Zijn er i.v.m. je vertrek redenen aanwezig van persoonlijke aard?
Overige redenen
1. Welke andere zaken zijn je tegengevallen in onze organisatie?
Nieuwe werkgever
1. Wanneer ben je begonnen met zoeken naar ander werk?
2. Hen je ander werk?
3. Waar en bij wie?
4. Wat wordt daar je functie?
5. Wat gaat je er verdienen?
Exitgesprek: Algemene informatie
01-06-2016
Samenvatting
1. Hoe zou je de vertrekreden in een korte zin willen samenvatten
Hoe registreert u de antwoorden?
Het is bij het registreren van de antwoorden van belang dat te doen in korte, heldere termen. Het
totaliseren van antwoorden over de verschillende interviews heen, wordt onmogelijk als u ' zinnen'
bij elkaar moet gaan optellen. Bij korte bondige reacties lukt dat eenvoudiger.
Hoe wordt de informatie van het gesprek doorgegeven?
Exitinterviews worden meestal afgenomen tijdens de opzegtermijn. Ze moeten immers plaatsvinden
voordat de betreffende werknemer weg is, omdat de kans op een interview op een later tijdstip
gering is. De leidinggevende is uiteraard nieuwsgierig naar wat er in het exitinterview is gezegd.
Echter adviseren wij u om deze informatie pas door te spelen als de betreffende werknemer de
organisatie al verlaten heeft. Wel dient te worden afgesproken dat in vertrouwen overgebrachte
informatie niet wordt doorgegeven.
Is een exit interview verplicht?
Een werknemer is niet verplicht mee te werken aan een exitinterview.
Mag je informatie uit het gesprek gebruiken voor de beoordeling van anderen?
Gegevens uit exitinterviews mogen nooit gebruikt worden bij de beoordeling van andere
werknemers. Het zal duidelijk zijn dat het instrument anders gewantrouwd wordt. Degenen die men
later interviewt, worden er alleen maar terughoudender door. Een gemiste kans om achter de
redenen van vertrek te komen.
Wanneer wordt het exit gesprek gevoerd?
De laatste week voor vertrek is het meest ideale tijdstip. Informatie uit het gesprek kan snel aan
betrokkenen worden doorgegeven, zonder de werkverhouding voor de rest van het dienstverband te
verstoren. Door het eventueel opnemen van vakantiedagen laat een afspraak zich niet makkelijk in
de laatste week plannen. Dit vereist dus enige planning.
Wat is een post exit interview?
Het post-exitinterview is een interview dat HR heeft met een, inmiddels, ex-werknemer. Deze
ontvangt 3 tot 6 maanden na zijn vertrek een brief waarin hij wordt uitgenodigd voor een interview
op een locatie die hij zelf mag uitkiezen. De reden voor een post-exitinterview is dat de vertrokken
werknemer in het exitinterview wellicht nog onvoldoende afstand had genomen dan wel nog te
emotioneel verbonden was met de organisatie en daardoor met te veel “subjectieve” informatie
kwam. Dan kan het gebeuren dat er een vertekend beeld ontstaat van de redenen van het vertrek,
waardoor de waarde van het interview afneemt. De ex-werknemer is na een aantal maanden
waarschijnlijk genuanceerder. Om te voorkomen dat de ex-werknemer ertoe neigt de antwoorden
van destijds te herhalen (om bijvoorbeeld consequent over te komen) is het beter dat iemand anders
van HR het interview afneemt.
Exitgesprek: Algemene informatie
01-06-2016