Exitgesprek: Voorbereiding en leidraad gesprek

Exitgesprek: Voorbereiding en leidraad gesprek
Voorbereiding
Bereid het gesprek goed voor. Bepaal van tevoren waar u met uw gesprek heen wilt. Wilt u weten
wat u kunt verbeteren in uw organisatie? Of wilt u de samenwerking op een prettige manier
beëindigen om mogelijkheden voor de toekomst niet uit te sluiten? Neem vóór het gesprek de tijd
voor de onderstaande punten:
 Stel uzelf op de hoogte van de beoordelingen van de werknemer en de gang van zaken van
de afgelopen periode. Informeer bij leidinggevenden en zijn/haar collega’s.
 Ga na wat uzelf en gesprekspartner verwachten van het gesprek.
 Ga na welke onderwerpen en punten in het gesprek aan de orde zouden kunnen komen.
 Zorg voor een rustige gespreksruimte. Vermijd storende invloeden, telefoontjes,
binnenlopende collega’s enz.
 Geef bij het begin van het gesprek direct het doel, de opbouw en de randvoorwaarden van
het gesprek aan.
 Concentreer u vooral op het luisteren, doorvragen en uitdiepen.
 Toon begrip voor eventuele emoties van de werknemer over gedane zaken; laat u echter niet
verleiden tot het verdedigen van beleid of personen. Doel is informatieverzameling.
 Beperk het maken van aantekeningen; het leidt af en u mist non-verbale signalen.
 Zorg voor een open en vertrouwenwekkend gespreksklimaat.
Inhoud van het gesprek
Op basis van de al verzamelde informatie uit het exitformulier kan het interview worden
gestructureerd met behulp van de volgende gesprekspunten:
 reden(en) van ontslag;
 positieve aspecten van de functie;
 aard van het werk en werkomstandigheden;
 het leidinggeven door de leidinggevende;
 relatie met leidinggevende en collega’s;
 salaris en overige arbeidsvoorwaarden;
 carrièreontwikkeling en opleidingsmogelijkheden (promotiegegevens erbij halen);
 persoonlijke omstandigheden;
 voor zover nog niet aan de orde gekomen; expliciet vragen naar klachten en suggesties ter
verbetering.
Enkele voorbeeldvragen voor een interview zijn:
 Wat is de reden dat u weg gaat?
 Gaat u ergens anders werken? Zo ja, waar gaat u naar toe (wat is daar beter/anders)?
 Hadden wij uw vertrek kunnen voorkomen? Zo ja, hoe dan?
 Waren er prettige dingen aan het werk? Zo ja, wat maakte het werk prettig voor u? (geld,
verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, werksfeer, etc.)?
 Was naar uw mening het salaris in overeenstemming met de zwaarte van de functie?
 Kunt u puntsgewijs aangeven wat u positief en negatief vond aan <naam werkgever> als
organisatie?
 Kunt u voorbeelden geven van situaties die heel goed verliepen of juist mis gingen?
 Alles overziende .... kunt u aangeven hoe u uw tijd bij <naam werkgever> hebt ervaren?
 Heeft u suggesties welke zaken onze organisatie in het algemeen naar uw mening zou
moeten verbeteren?
Voor meer voorbeeldvragen zie het document exitgesprek
Exitgesprek: voorbereiding en leidraad gesprek
01-06-2016
Goede vragen
Een opeenvolging van deze vragen geeft u een goed beeld van de emoties rond de beslissing.
Misschien voelde de werknemer zich niet gehoord. Uit onderzoek is gebleken dat veel werknemers
ontslag nemen omdat zij het gevoel hebben dat ze hun eigenschappen niet naar waarde hebben
kunnen inzetten.
 Wanneer kreeg u het gevoel dat je iets anders wilde?
 Wanneer kreeg u het gevoel dat u hier iets aan moest doen?
 Wat heeft u daar toen mee gedaan?
 Heeft u dat gevoel met iemand besproken?
 Waren er volgens u in het management mogelijkheden om dat te bespreken?
Onderstaand voorbeelden van wat werknemers kunnen zeggen en de antwoorden die u dan kunt
geven:
 Hij/zij zegt: 'Het was geweldig om hier te werken, ik vertrek met tranen in mijn ogen! '
Als uw vertrekkende werknemer dit zegt, is er vaak sprake van krokodillentranen. Het is dan
oppassen geblazen. Vraag naar de bijzonderheden van zijn nieuwe functie. Vergelijk de oude en
de nieuwe functie met elkaar. Als de nieuwe functie qua salaris of inhoud niet veel beter is, is de
kans groot dat er (onderhuidse) problemen zijn (geweest) die de werknemer ertoe brachten om
te vertrekken. Die wilt u boven tafel hebben.
 Hij/zij tegenstrijdige antwoorden geeft
Dit kan voor u een aanwijzing zijn dat er bij hem of haar een bepaalde ontevredenheid heerst.
Doet zijn gedrag overdreven of geforceerd aan? Doorvragen en nader onderzoek van uw kant
dan heel waardevol zijn om te traceren waar uw (ex)werknemer afhaakte.
 Hij/zij zich agressief gedraagt
Laat uw gesprekspartner rustig uitrazen. Stap in elk geval niet in de valkuil dat u uw eigen
organisatie en dus ook uw eigen normen gaat verdedigen. Probeer op een rustige manier te
achterhalen waarom hij zo kwaad op u en uw organisatie is. Bouw ook bewust stiltes in!
 Hij/zij u geen antwoord geeft
Stel in dat geval vragen die leiden tot specifieke informatie en meningen. Gebruik open vragen
als: Wie, wat, wanneer, hoezo, maar ook vragen als: 'Kunt u mij daar iets meer over vertellen of
kunt u dat aspect nader toelichten? ' U kunt gewoon doorvragen totdat de voor u helder is hoe
de vork in de steel zit.
Na afloop van het exitgesprek
Het beste is om de meeste aantekeningen bij de afronding van het gesprek te maken. Tijdens het
gesprek kan het opschrijven van sleutelwoorden uitkomst bieden. Noteer in elk geval de hoofdzaken
van het gesprek en vergeet daarbij niet de gemaakte afspraken met uw werknemer. U wilt natuurlijk
vastleggen wat u heeft besproken maar veelvuldig aantekeningen maken verstoort het gesprek.
Neem exitgesprekken niet op, dat geeft het effect van een verhoor. Werk alles zo snel mogelijk na
het gesprek uit. Want na verloop van tijd gaat de meeste informatie verloren of weet u niet meer in
welke context uw vertrekkende werknemer iets heeft gezegd.
Exitgesprek: voorbereiding en leidraad gesprek
01-06-2016
Follow-up
Laat uw verslag niet in de bureaula verdwijnen. Het biedt u niet alleen achteraf de mogelijkheid om
verbeteringen binnen uw organisatie of afdeling door te voeren, maar ook om stil te staan bij de
vraag of u het potentieel van uw werknemers wel volledig benut en hen voldoende perspectief kunt
bieden.
Uit een exitgesprek kunt u veel waardevolle informatie halen. Bijvoorbeeld of er bij de werving en
selectie een wezenlijk aspect over het hoofd is gezien. Misschien beantwoordt het
loopbaanprogramma niet helemaal aan zijn verwachtingen. Of het kan zijn dat er niet genoeg
openheid is in uw organisatie waardoor zaken niet zijn uitgesproken door u of door de werknemer.
Tot slot: u voorkomt mogelijke negatieve publiciteit. Immers, een werknemer met wie een u
exitgesprek heeft gehouden, staat minder rancuneus tegenover uw organisatie.
Exitgesprek: voorbereiding en leidraad gesprek
01-06-2016