checklist autoregeling

Introductie autoregeling/gebruikersovereenkomst
Het samenstellen van een, voor alle betrokken partijen, acceptabele autoregeling en
gebruikersovereenkomst is lastig. Iedere partij heeft namelijk andere belangen. De ideale
autoregeling bestaat helaas niet, maar we kunnen u wel op weg helpen. In de bijlage een
aantal voorbeelden van regelingen en een handige checklist. Hiermee kunt u uw eigen
regeling controleren, aanpassen of samenstellen.
We attenderen u wel uitdrukkelijk op de juridische consequenties en jurisprudentie die er
inmiddels bestaan met betrekking tot autoregelingen. Op het ter beschikking stellen van
een auto door werkgever aan werknemer zijn namelijk de regels van het arbeidsrecht van
toepassing. Deze regels zijn dwingend van aard; afwijkingen hiervan zullen door een
rechter nietig worden verklaard, ondanks het feit dat het “gebruikelijke” afspraken zijn.
Zo zien we vaak dat er in een autoregeling is vastgelegd dat de werknemer bij vertrek de
kosten van voortijdige beëindiging moet betalen of de plicht heeft ervoor te zorgen dat z’n
nieuwe werkgever het contract overneemt. Deze regel is, strikt juridisch, niet toegestaan.
Hetzelfde geldt voor het doorbelasten van (een deel van) de kosten van schade aan
werknemer. Dit is alleen toegestaan als deze schade tijdens privégebruik of woonwerkverkeer is ontstaan of als de werknemer opzet of bewuste roekeloosheid te verwijten
is. Vergelijkbare regelgeving geldt ook voor boetes. En als een werknemer een auto ook
privé mag gebruiken zal het beschikbaar stellen van een auto worden gezien als
arbeidsvoorwaarde. De werkgever kan deze terbeschikkingstelling dan niet zonder meer
beëindigen.
Uiteraard kunnen wij u ondersteunen bij het samenstellen van een voor uw organisatie
passende regeling.
Duidelijk, Noordlease
Noordlease B.V., statutair gevestigd te Groningen
Trondheimweg 5
Postbus 9500
9703 LM Groningen
www.noordlease.nl
[email protected] K.v.K.: 02037615
Telefoon:
BTW-nr:
(050) 547 02 00
NL006156824B01
ING: 67.03.60.139
CHECKLIST AUTOREGELING/GEBRUIKERSREGLEMENT
Aandachtspunten voor het samenstellen van een op uw organisatie afgestemde
autoregeling/ gebruikersreglement.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
Wie krijgt wanneer een auto van de zaak?
Hoe is dit geregeld tijdens de proeftijd of een jaarcontract?
Wat te doen bij functieverandering?
Welke kosten zijn voor de werknemer (eigen bijdrage)?
Hoe is de indeling per functie
- bepaalde merken en types voorgeschreven?
- catalogusprijs?
- leaseprijs?
Hoe is de brandstofkeuze geregeld?
Mogen accessoires meegeleast worden?
Kunnen eigen accessoires meeverzekerd worden?
Is er een mogelijkheid werknemers een gebruikte auto toe te wijzen?
Hoe is dan een eventuele eigen bijdrage van de werknemer geregeld?
Zijn er afspraken gemaakt met de fiscus over het vastleggen van de afspraken over het niet
privé gebruiken van een auto met een grijs kenteken, zodat er geen fiscale bijtelling hoeft te
worden ingehouden?
Hoe is het brandstofbeheer geregeld?
Is er een vrije dealerkeuze?
Waar en hoe is de aflevering geregeld?
Wat behoort er tot de standaarduitrusting van de lease-auto?
Is er een mogelijkheid een verhoogd eigen risico dan wel het totale schadebedrag door te
belasten bij extreem schadeverloop?
Is er een mogelijkheid schades ten aanzien van grove nalatigheid door te belasten?
Hoe is de schade-afhandeling geregeld?
Wanneer kan men gebruik maken van vervangend vervoer?
Wie mag er in de auto rijden?
Wat gebeurt er bij langdurige ziekte van de werknemer?
Welke beperkingen zijn er ten aanzien van het gebruik?
Hoe te handelen bij defecten aan de kilometerteller?
Hoe is de alarmservice geregeld?
Wat zijn de sancties voor rijden onder invloed van medicijnen, verdovende middelen of
alcohol?
Hoe is doorbelasting van bekeuringen etc. geregeld?
Wat zijn de mogelijkheden bij excessief privé-gebruik?
Welke maatregelen moeten getroffen worden bij rijden in het buitenland?
Hoe zijn de regels met betrekking tot het gebruik van caravan, aanhanger, trekhaak?
Bezit van een geldig rijbewijs?
Welke kosten zijn voor rekening werknemer?
Hoe moet de auto ingeleverd worden?
Beslag en maatregelen derden?
Maximale looptijd, maximaal kilometrage?
Misbruik brandstofpas?
Hoe te handelen als de regeling in een specifiek geval niet voorziet?
Overname leasecontract door eventuele nieuwe werkgever?
Hoe is reparatie en onderhoud geregeld?
Permanente vervanging van de lease-auto?
Werknemer ook laten tekenen op autobestelformulier?
Keuze courante auto’s in verband met uitdiensttreding en herinzetbaarheid?
Welke rechten ontleent de werknemer aan actie en aanbiedingsmodellen?
2
Gebruikersovereenkomst 1
OVEREENKOMST INZAKE HET GEBRUIK VAN EEN DOOR
DE WERKGEVER TER BESCHIKKING GESTELDE AUTO.
Ondergetekenden:
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werkgever”,
en
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werknemer”,
verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
Artikel 1 Algemeen
De werknemer verklaart dat hem/haar, voor de uitoefening van zijn/haar huidige functie, in
bruikleen ter beschikking is gesteld, de navolgende auto (en iedere auto die hiervoor tijdelijk in de
plaats wordt gesteld):
Merk/type
Kenteken
Kilometerstand
: …………………………………………………………..
: …………………………………………………………..
: …………………………………………………………..
De ter beschikkingstelling van genoemde auto heeft plaatsgevonden op ……………….......... en
geldt zolang de werknemer de functie, waarvoor hem/haar de auto ter beschikking is gesteld, blijft
uitoefenen.
Artikel 2 Accessoires
Als accessoires zijn steeds onder de overeenkomst begrepen:
 radiovoorbereiding;
 lampenset;
 mattenset;
De kosten van de eventuele aanschaf van en het aanbrengen van accessoires, voor zover deze
niet op het contract zijn vermeld, zijn voor rekening van de werknemer, evenals de kosten van de
daarvoor door de werknemer af te sluiten verzekering. Deze accessoires dienen door de
werknemer contant aan de leverancier te worden betaald. Bij inlevering van de auto is verwijdering
van deze accessoires alleen toegestaan als dit kan geschieden zonder enige beschadiging aan de
auto. Verwijdering van een antenne is niet toegestaan. Het aanbrengen van een trekhaak is
toegestaan, mits deze voor de desbetreffende auto een merk/typegoedkeuring heeft en is
gemonteerd volgens de montagevoorschriften van een officiële dealer.
3
Artikel 3 Naamreclame
Alle ter beschikking gestelde auto’s zijn uitgerust met naamreclame van de werkgever; een
eventuele ontheffing voor deze naamreclame kan alleen in bijzondere gevallen door de directie
worden verleend.
Indien een dergelijke ontheffing wordt verleend, is de werknemer voor het privé-gebruik van de
auto een maandelijkse vergoeding schuldig aan de werkgever van, thans € …………… (dit bedrag
zal tweemaal per jaar worden geïndexeerd), waarbij de werknemer de werkgever hierbij
toestemming verleent tot inhouding van dit bedrag op zijn/haar salaris.
Artikel 4 Onderhoud auto
De werknemer verklaart voor de auto te zorgen als een goed huisvader en het onderhoud tijdig te
laten verrichten volgens de richtlijnen, omschreven in het serviceboekje en het instructieboekje,
door een erkend dealer van het desbetreffende merk.
Artikel 5 Geldigheidsduur/kilometrage
De geldigheidsduur van deze overeenkomst is ………. maanden. Uitgegaan wordt van een jaarlijks
aantal zakelijke kilometers van minimaal …………….. De overeenkomst eindigt in elk geval bij het
einde van de dienstbetrekking van de werknemer. De auto kan in dat geval, na verkregen
goedkeuring van de directie, door de werknemer worden gekocht van Noordlease B.V. De
overeenkomst kan voorts te allen tijde met onmiddellijke ingang worden opgezegd.
Artikel 6 Onderhoud en reparatie
Kosten van technisch onderhoud, reparatie, assurantie voor zover van toepassing en vervanging
van onderdelen ook ten aanzien van banden en accu (alleen wanneer deze kosten een gevolg zijn
van normale slijtage) worden door de werkgever betaald. Alle andere kosten, zoals poetsen,
wassen etc., zijn voor rekening van de werknemer. Voor onderhoud en reparatie in het buitenland
zal de werknemer gewoonlijk de kosten dienen voor te schieten. Deze kunnen na terugkeer in
Nederland worden gedeclareerd bij Noordlease B.V., mits er voor het uitvoeren van de reparatie
toestemming is gegeven door Noordlease B.V.
Artikel 7 Brandstof
Getankt dient te worden met de door de werkgever verstrekte Noordlease Tank Card. Bij elke
tanking dient de juiste kilometerstand te worden ingevoerd. Tijdens de vakantie in het buitenland is
de brandstof voor rekening van de werknemer.
Artikel 8 Gebruik
De auto mag slechts worden bereden door de werknemer, diens familieleden en personen die met
hem duurzaam een gemeenschappelijke huishouding voeren. Anderen, die tevens werknemer zijn
van de werkgever, mogen de auto gebruiken, waarbij goedkeuring van de directe chef van de
werknemer, aan wie de auto ter beschikking werd gesteld, vereist is. Het is de werknemer
uitdrukkelijk verboden de auto te belenen, te verpanden, te verhuren, personen tegen betaling te
vervoeren of de auto te gebruiken voor commerciële activiteiten buiten de zakelijke
werkzaamheden voor de werkgever. Het gebruiken van de auto voor snelheidsproeven,
prestatieritten (uitgezonderd zgn. puzzelritten) of lesdoeleinden is verboden. De aanwijzingen van
de werkgever en/of Noordlease B.V. dienen stipt te worden opgevolgd. De auto mag slechts
gebruikt worden in die landen, die vermeld staan op de groene kaart.
Artikel 9 Vervangende auto
Bij reparatie/schade die meer dan 1 x 24 uur in beslag zullen gaan nemen, dit ter beoordeling van
Noordlease, zal zij, indien contractueel overeengekomen, gedurende de tijd dat de auto niet ter
beschikking van de werknemer is deze vervangen door een andere, zo mogelijk gelijkwaardige
auto. De met deze vervangingsauto afgelegde kilometers en de dagen gedurende welke deze
vervangingsauto is gebruikt, worden beschouwd als te zijn gereden met de lease-auto. De
vervangingsauto wordt binnen Nederland ter beschikking gesteld.
4
Artikel 10 Privé-gebruik
De auto wordt in eerste instantie ter beschikking gesteld voor zakelijk gebruik. Tegen privégebruik, buiten de uren van de zakelijke werkzaamheden voor de werkgever, is geen bezwaar met
inacht-neming van de bovengenoemde voorwaarden.
Artikel 11 Assurantie
De auto is tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekerd en cascoschade is gedekt. Daarnaast is er
een inzittendenverzekering afgesloten. Bij schade dient de werknemer direct Noordlease
(assurantie afdeling, tel. (050) 54 70 200) op de hoogte te stellen.
Binnen 24 uur dient vervolgens het aan de werknemer uitgereikte schadeformulier, volledig
ingevuld en ondertekend, aan Noordlease (Postbus 9500, 9703 LM Groningen) te worden
gezonden.
Artikel 12 Eigenschuld schade
Indien en zodra de werknemer aan of met de hem/haar ter beschikking gestelde auto een tweede
niet verhaalbare schade veroorzaakt binnen hetzelfde verzekeringsjaar (zijnde kalenderjaar), zal
op de werknemer het eigen risico worden verhaald, zijnde € ….. per geval (voor de werknemers
jonger dan 24 jaar is dit bedrag € …….).
Artikel 13 Boetes
Alle opgelegde boetes komen geheel voor rekening en verantwoording van de werknemer.
Artikel 14 Ziekte
In geval van ziekte van de werknemer die meer dan 3 maanden duurt, kan de aan hem/haar ter
beschikking gestelde auto door de werkgever voor de duur van de ziekte worden teruggenomen
ten behoeve van de onderneming. In dergelijke gevallen zullen eventuele inhoudingen, die voor
het privé-gebruik van de auto op het salaris van de werknemer werden gepleegd, worden
opgeschort.
Artikel 15 NL Service Card
Aan de werknemer wordt een NL Service Card verstrekt. Voor informatie verwijzen wij u naar de
berijdershandleiding die aanwezig is in de auto of die na aflevering van de auto zo snel mogelijk
naar
de
berijd(st)er
wordt
toegestuurd.
Artikel 16 Matrix autocategorieën
Kies voor auto’s met een lage CO2-uitstoot, die ook zuinig en schoon zijn.
Autocategorie
Brandstofsoort
Max verbruik in liter per
100 km
Max CO-uitstoot in
gram/km
A
C
Etc.
Diesel
Benzine
Diesel
Benzine
Diesel
5,1
4,1
6,5
5,1
7,4
6,1
110
95
135
115
165
150
Geschat kilometrage
20.000 per jaar
30.000 per jaar
40.000 per jaar
50.000 per jaar
60.000 per jaar
B
Benzine
Budget per maand (excl. brandstofkosten en BTW)
€450
€500
€550
€650
€725
€810
€500
€550
€600
€700
€775
€870
€550
€600
€650
€750
€830
€925
Dit is een voorbeeld van een eigentijdse autoregeling. In de praktijk gebruikt u naar keuze en tabel
met alleen een verbruikslimiet of alleen een CO2-limiet per klasse. Dit leidt tot een andere lijst
toegestane auto’s. Let op; in dit voorbeeld zijn fictieve budgetbedragen gebruikt.
5
De uitvoering van deze
………………………………,
overeenkomst
is
telefonisch bereikbaar onder de volgende nummers:
Aldus
overeengekomen
……………………………………..…
te
door
de
directie
……………….
opgedragen
aan
………………..
……………………………………….
De Werkgever:
De Werknemer:
…………………………………………..
…………………………………………..
d.d.
6
Gebruikersovereenkomst 2
Ondergetekenden:
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werkgever”,
en
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werknemer”,
verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
Aan de werknemer kan uit hoofde van hun functie en/of specifieke werkzaamheden de
mogelijkheid tot gebruik van een lease-auto worden gegeven. De werknemers, die voor een leaseauto in aanmerking komen, maar hiervan geen gebruik wensen te maken, zijn gerechtigd tot het
ontvangen van een tegemoetkoming voor het zakelijk gebruik van de privé-auto, zoals deze geldt
voor de werknemers die niet voor het gebruik van een lease-auto in aanmerking komen.
NB.
Voor werknemers die wel in aanmerking komen voor een lease-auto, maar privé blijven
rijden, zullen de kosten voor de werkgever per kwartaal niet hoger kunnen komen te liggen
dan de kosten voor de werkgever van een lease-auto in de klasse waartoe de werknemer
behoort.
Startdatum
De startdatum van deze lease-autoregeling is datum ……………………
Toekenningsvoorwaarden
De toekenning van een lease-auto geschiedt door de directie op voordracht van de
afdelingsmanager. In aanmerking voor een lease-auto komen:
 werknemers die, over een aaneengesloten periode van drie jaar, tenminste 10.000 kilometer
per jaar zakelijk (exclusief woon-werkverkeer) voor de werkgever zullen rijden;
 werknemers die meer dan 50% van hun werktijd elders dan in de vestiging van de werkgever
werkzaam zijn (deze functionarissen worden als ambulante werknemers aangemerkt);
 in geval van uitzondering beslist de directie.
Afhankelijk van de functie van de werknemer wordt bepaald tot welke klasse de werknemer
behoort. Voor functies genoemd in meerdere klassen beslist de directie, op basis van de
ingeschatte zakelijke kilometers, tot welke klasse de werknemer behoort.
Voorbeeld klasse-indeling
1)Medewerker klantenservice
2)R&D consultant
3)Projectleider
4)Hoofd administratie
5)Manager klantenservice
6)Managementconsultant
7)Systeemspecialist
Applicatieontwikkelaar
Software consultant
Teamleider
Accountmanager (jr)
Manager consultancy
Account manager
Manager algemene zaken
Medewerker techn. consultancy
Technische consultant
Hoofd bedrijfsbureau
Manager softwareontwikkeling
Manager verkoop
Applicatiespecialist
7
Budget lease-auto's per klasse
De budgetbedragen per klasse worden jaarlijks weergegeven in de bijlagen van de arbeidsvoorwaarden. Alle extra kosten (audio-apparatuur en alle andere accessoires en toebehoren) vormen
onderdeel van het budget. Er zijn 7 klassen voor het leasen van een auto. Per klasse wordt een
leasebedrag (is: budget) beschikbaar gesteld. Dit budget wordt jaarlijks herzien en bijgesteld indien
nodig/gewenst.
Het budget wordt vastgesteld aan de hand van de volgende parameters:
 Looptijd
 Kilometers per jaar
 Inclusief
vervoer;
 Brandstof
kilo-
: 4 jaar;
: 30.000;
: verzekering bij de leasemaatschappij, exclusief vervangend
: diesel (hierbij wordt uitgegaan van de prijs van de brandstof per
meter volgens de verbruiksnormen, zoals is opgegeven door de
fabriek.
Dit is het brandstofvoorschot, zoals dit is berekend door de
leasemaatschappij.
Brandstof benzine
De werkgever gaat bij de exploitatie uit van diesel brandstof. Als een werknemer op benzine wil
rijden, zal voor elke kilometer meer dan 30.000 op jaarbasis, € 0,09 per kilometer in rekening
worden gebracht aan deze werknemer. Dit ongeacht of het zakelijke of privé-kilometers betreffen.
In het budget is op jaarbasis rekening gehouden met 30.000 kilometers, ongeacht de brandstof.
Eigen bijdrage
Voor privé-kilometers is de werknemer een eigen bijdrage verschuldigd aan de werkgever. Dit is
per klasse een vast bedrag per privé-kilometer.
Privé-kilometers worden als volgt vastgesteld:
de kilometerstand van de auto aan het eind van de periode,
minus de kilometerstand aan het begin van de periode,
minus de door de werknemer periodiek opgegeven werkelijk verreden zakelijke kilometers,
minus de werkelijk verreden kilometers voor woon-werkverkeer.
De werknemer is verplicht deze opgave minimaal één keer in de 2 maanden te vestrekken.
Voor de werknemers die geen kilometers wensen bij te houden en/of deze niet aan de
administratie beschikbaar stellen, wordt een vast bedrag voor privé-kilometers in rekening
gebracht. Dit is 20.000 privé-kilometers op jaarbasis maal het vaste bedrag per privé-kilometer per
klasse.
De te betalen vergoeding voor privé-kilometers mag worden verrekend met het bedrag dat men
onder het budget blijft. Dit tot maximaal nul te betalen; dus nooit geld toe!
De bijdrage per privé-kilometer en de maximum bedragen worden jaarlijks opgenomen in de
bijlagen van de arbeidsvoorwaarden.
8
Procedure voor de gewenste auto
Offertes worden altijd door de administratie van de werkgever aangevraagd bij de
leasemaatschappij. De door de leasemaatschappij afgegeven totaalprijs voor lease en
brandstofvoorschot
wordt getoetst aan het toegestane budget. De keuze van de
leasemaatschappij is ter beoordeling van de directie. Het is toegestaan dat (toekomstige)
leaserijders via hun administratie de 'normofferte' aanvragen bij de leasemaatschappij. Hierbij
wordt dan vermeld dat de auto bij een bepaalde garage gekocht zal gaan worden, zodat de
leasemaatschappij bij het af te geven ‘leasenormbedrag' hiermee rekening kan houden en in
overleg met de garage de uitgangspunten kan bepalen. Er wordt door de werknemer niet zelf
contact opgenomen met de leasemaatschappij.
 Een offerte wordt aangevraagd voor 4 jaar en 30.000 kilometers per jaar, inclusief verzekering
en brandstofvoorschot.
 De prijs wordt afgezet tegen het toegestane budget. Het budget minus de offerteprijs is
verschil. Een positief verschil is een "Tegoed", een negatief verschil een "Tekort". Gedurende
een lopend leasecontract zal er geen wijziging optreden in “Tekort”, “Tegoed”, privékilometerprijs, etc. Dus ook niet bij een functiewijziging die in principe een andere klasse zou
inhouden.
 Bij vrijwillig vertrek van de werknemer, zal bij een "Tekort", het gezamenlijk tekort over de
resterende looptijd van het leasecontract op het salaris worden ingehouden, tenzij de auto
zonder nadelige gevolgen voor de werkgever, wordt overgenomen door de vertrekkende
werknemer of zijn nieuwe werkgever.
 Het tegoed kan worden verrekend met het te betalen maandelijks voorschot privé-kilometers.
De restant bijdrage privé-kilometers wordt maandelijks als voorschot ingehouden.
 Het tekort wordt maandelijks ingehouden, samen met een voorschot voor de privé-kilometers.
 Kiest een medewerker voor een auto op “benzine”, dan zal voor elke kilometer (privé en
zakelijk) meer dan 30.000 op jaarbasis, € 0,09 in rekening worden gebracht aan de
werknemer. De afrekening geschiedt uiteindelijk op maandbasis.
 Iemand kan op zijn verzoek bij de aanvang van een nieuwe leaseperiode in een goedkopere
klasse worden ingedeeld en op die klasse worden berekend en afgerekend.
 Iemand in klasse 1 of 2 die meer dan 40.000 zakelijke kilometers rijdt per jaar mag op zijn
verzoek één klasse duurder rijden en zal ook op die klasse worden berekend en afgerekend.
 Jaarlijks wordt op basis van de nacalculatie een afrekening gemaakt en wordt het in te houden
voorschot eventueel bijgesteld.
 Na afloop van het leasecontract wordt een eindafrekening gemaakt en wordt er afgerekend.
Een eventueel nieuw leasecontract begint weer helemaal opnieuw.
9
Enkele voorbeelden
Voorbeeld klasse 2
Budget tot € 680,- per maand en € 0,10 per privé-kilometer /
of een vast bedrag van € 158,82 per maand.
Gewenste auto kost € 725,- en de geschatte privé-kilometers zijn 10.000.
Tekort is € 45,- per maand op het budget.
Privé-kilometers € 1000,- per jaar; € 83,33 per maand.
In te houden voorschot is € 128,33 (€ 83,33 + 45,- tekort).
Wil men benzine als brandstof, en wordt er totaal per jaar 50.000 kilometer gereden, dan is extra te
betalen:
50.000 km – 30.000 km = 20.000 km x 0,09 = € 1800,00 per jaar; € 150,- per maand.
Totaal voorschot wordt 128,33 +150,- = € 278,33 per maand.
Gewenste auto kost € 635,00 en de geschatte privé-kilometers zijn 10.000
Tegoed is € 45,- per maand op het budget.
Privé-kilometers € 1000,- per jaar; € 83,33 per maand.
In te houden voorschot is € 38,33 (83,33 voorschot -/- 45,- tegoed).
Wil men benzine als brandstof en, wordt er totaal per jaar 50.000 kilometer gereden, dan is extra te
betalen:
50.000 km – 30.000 km = 20.000 km x 0,09 = € 1800 per jaar; € 150,00 per maand.
Totaal voorschot wordt 38,33 + 150,- = € 188,33 per maand.
Gewenste auto kost € 430,- en de geschatte privé-kilometers zijn 10.000
Tegoed is € 250,- per maand op het budget.
Privé-kilometers € 1000,- per jaar; € 83,33 per maand.
In te houden voorschot is € 0 (83,33 voorschot -/- 250,- tegoed). Restant tegoed is € 166,67.
Wil men benzine als brandstof en, wordt er totaal per jaar 50.000 kilometer gereden, dan is extra te
betalen:
50.000 km – 30.000 km = 20.000 km x 0,09 = € 1800,00 per jaar; € 150,- per maand.
Totaal voorschot wordt 0 + 150,- = € 150,- per maand.
Restant tegoed 166,67 – 150,- = restant tegoed € 0.
Totaal voorschot is € 0,00. Restant tegoed wordt niet uitbetaald.
10
Accessoires en toebehoren
De lease-auto wordt standaard voorzien van de volgende uitrusting:





set matten, voor en achter;
set reservelampen;
groene kaart;
kentekenplaten en kentekenbewijs deel I en II;
NL-Service Card, om in geval van “pech onderweg” zo snel mogelijk geholpen te kunnen
worden.
De werknemer kan, geheel voor eigen rekening en risico, andere accessoires laten aanbrengen
aan en/of in de lease-auto, voor zover daardoor naar het oordeel van de leasemaatschappij de
auto niet wordt beschadigd of op zodanige wijze wordt veranderd, dat dit voor de
leasemaatschappij onaan-vaardbaar is. Indien de lease-auto wordt ingeleverd, dient deze in goede
staat te zijn.
Aangebrachte accessoires kunnen op kosten van de werknemer worden verwijderd, mits dit niet
tot beschadiging van de auto leidt. Wanneer mocht blijken dat de accessoires niet zonder
beschadiging verwijderd kunnen worden, dan ontvangt de werknemer voor deze accessoires geen
vergoeding.
Beëindiging gebruik van de lease-auto
Een ter beschikking gestelde lease-auto dient door de werknemer te worden ingeleverd:
Wanneer de periode, vervat in de overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer,
verstreken is.
 Op het moment dat de arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer beëindigd
wordt.
 Uiterlijk 6 maanden nadat de werknemer niet meer voldoet aan de toekenningsvoorwaarden,
gedefinieerd door directie.
 Bij tussentijdse inlevering van de lease-auto op verzoek van de werknemer zal een eventuele
boete, wegens vervroegd inleveren, op basis van 20% van de oorspronkelijke inhouding maal
het aantal resterende contractmaanden, direct door de werkgever op de werknemer
invorderbaar zijn. Deze ontvangen boete zal in mindering worden gebracht op de eigen
bijdrage van de nieuwe rijder.
 In situaties die niet onder de bovenomschreven bepalingen vallen, wordt beslist door de
directie.
Een ter beschikking gestelde lease-auto kan door de werkgever teruggevraagd worden:
 Uiterlijk 6 maanden, nadat de werknemer wegens arbeidsongeschiktheid, ziekte of om andere
redenen geen zakelijke en geen woon-werk kilometers meer rijdt; dit ter beslissing van de
directie.
Algemene bepalingen lease-auto
Voor de werknemer, die gebruik maakt van een lease-auto, gelden de algemene
leasevoorwaarden zoals die hier zijn weergegeven. De werkgever behoudt zich het recht voor met
betrekking tot de dealerkeuze voor haar lease-auto's.
11
Algemene leasevoorwaarden
Algemene voorwaarden inzake ter beschikkingstelling en het gebruik van een lease-auto.
Artikel 1: Algemeen
Iedere werknemer verklaart zich door het accepteren van een lease-auto akkoord te gaan met de
algemene voorwaarden. De werknemer wordt de aangevraagde auto en elke auto die hiervoor
tijdelijk in de plaats wordt gesteld, in bruikleen ter beschikking gesteld. Toewijzing van een leaseauto geschiedt, nadat een desbetreffende aanvraag door de directe manager en de directie is
goedgekeurd. Na goedkeuring van de aanvraag zal door de administratie worden bekeken of er in
de klasse, waarvoor de werknemer in aanmerking komt, een bestaande lease-auto beschikbaar is.
Mocht zich een dergelijke situatie voordoen, dan dient de werknemer de hem aangeboden auto te
accepteren voor de nog lopende periode van dat leasecontract. Indien de werknemer deze auto
weigert, vervalt voor hem, voor de periode van maximaal één jaar, de mogelijkheid voor een leaseauto in aanmerking te komen. Indien een medewerker van de werkgever een lease-auto krijgt
toegewezen, dan aanvaardt noch de werkgever noch de leasemaatschappij enigerlei
verantwoordelijkheid voor de verkoop en/of lasten voortvloeiende uit de verkoop/het aanhouden
van de privé-auto van de werknemer.
Indien een medewerker tijdens het dienstverband de wens te kennen geeft de lease-auto te willen
inleveren, dan geldt als wachttijd de periode die de overeenkomst tussen de werkgever en de
leasemaatschappij aangeeft. Als zonder nadeel voor de werkgever de auto eerder kan worden
ingeleverd, of een voor de werkgever niet nadelige oplossing kan worden gevonden, dan zal de
werkgever zijn medewerking hieraan verlenen. In dit geval zal geen boete geïnd worden.
Indien een medewerker een lease-auto in een bepaalde kleur en/of uitvoering wenst, dan zal -voor
zover mogelijk- de werkgever hieraan trachten te voldoen, mits dit niet strijdig is met andere
belangen, ontoelaatbare levertijden hieronder begrepen.
De ter beschikkingstelling geschiedt op leasebasis en wordt door de leasemaatschappij
gerealiseerd. De Algemene Voorwaarden van de leasemaatschappij maken deel uit van en
prevaleren boven de voorwaarden, zoals hierboven staan vermeld. Deze 'mantelovereenkomst'
van de leasemaatschappij ligt bij de administratie ter inzage.
Artikel 2: Onderhoud en gebruik
De toegewezen auto dient door de werknemer in- en uitwendig in goede staat te worden
gehouden.
Het technisch onderhoud, bijvoorbeeld olie verversen en periodieke onderhoudsbeurten dient
plaats te vinden conform de voorschriften en richtlijnen van de leasemaatschappij.
Schade en/of kosten, die het gevolg zijn van niet behoorlijk gebruik en/of achterstallig onderhoud
van de auto, en waarvoor de werkgever aansprakelijk wordt gesteld, zullen op de werknemer
worden verhaald.
Onderhouds- en/of reparatiekosten van de niet af fabriek aan de auto aangebrachte accessoires
komen geheel voor rekening van de werknemer, voor zover deze niet gedekt zijn door de
verzekering.
In geval van storingen van of aan de auto dient strikt de hand te worden gehouden aan de
voorschriften en richtlijnen van de leasemaatschappij.
In geval van reparaties zal in overleg met de afdelingsmanager een andere auto ter beschikking
kunnen worden gesteld. Voor ambulante werknemers geldt dat zij direct een vervangende auto ter
beschikking krijgen, mits goedkeuring van de directe manager is verkregen.
Het uitlenen van de lease-auto aan gezinsleden van de werknemer is uitsluitend toegestaan
zolang het bedrijfsbelang niet wordt geschaad.
Voor zakelijke doeleinden kan de auto worden uitgeleend aan andere werknemers van de
werkgever.
Het rijden onder invloed van alcohol of enig ander bedwelmend middel (medicijnen), evenals het
gebruik van de auto voor snelheidsproeven, prestatieritten (uitgezonderd zogenaamde
puzzelritten) of lesdoeleinden is verboden.
De werknemer die gebruik maakt van de lease-auto in het buitenland dient in het bezit te zijn van
een Noordlease Service Card, of een soortgelijk document met gelijkluidende voorwaarden. Deze
12
verplichting vervalt indien, ingeval van gebruik van de lease-auto binnen Europa, de werknemer in
het bezit is van een verzekeraarshulpkaart met gelijkluidende voorwaarden.
Artikel 3: Brandstof
Werknemers die in aanmerking komen voor een lease-auto, krijgen een voertuig dat diesel of
benzine als brandstof heeft.
De brandstoffen kunnen worden gedeclareerd, evenals andere kleine noodzakelijke kosten (zoals
bijvoorbeeld olie) die ter plaatse moeten worden voldaan.
Artikel 4: Assurantie
De lease-auto is tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekerd en cascoschade is gedekt. In geval
van schade dient de administratie terstond telefonisch op de hoogte te worden gesteld. Binnen 2 X
24 uur dient het aan de werknemer uitgereikte schadeaangifteformulier volledig ingevuld en
ondertekend aan Noordlease te worden toegezonden.
Voor alle inzittenden (inclusief bestuurder) is door de werkgever een ongevalleninzittendenverzekering afgesloten. Deze verzekering garandeert een uitkering, zowel bij overlijden
als bij blijvende invaliditeit. De polis ligt bij de administratie ter inzage.
Indien enig schadebedrag niet verhaalbaar is op een tegenpartij, dan wel anderszins, zal de
verzekeraar c.q. Noordlease de kosten verhalen op de werkgever, die de ter zake ontstane kosten
op de werknemer verhaalt (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: rijden onder invloed, joyriden,
deelname aan snelheidswedstrijden, etc.). In deze polis kan een exacte weergave van de
voorwaarden gevonden worden.
Bij meerdere schades per jaar door schuld van de werknemer, is de werkgever gerechtigd het
bedrag voor eigen risico en de extra kosten van de verzekeringspremie terug te vorderen van de
werknemer.
Artikel 5: Administratie
De brandstofkosten moeten worden gedeclareerd via het brandstofpassysteem, waarbij de
kilometerstand geregistreerd dient te worden. De werkgever zal hiervoor gebruik maken van de
Noordlease Tank Card
Artikel 6: Verkeersovertredingen
Opgelegde boetes van welke aard dan ook, komen geheel voor rekening en verantwoording van
de werknemer, evenals de eventueel hiermee gepaard gaande kosten voor rechtsbijstand.
Alle directe en indirecte financiële gevolgen, voortvloeiende uit het op enigerlei wijze niet voldoen
aan de daartoe gestelde wettelijke eisen en reglementen (bijvoorbeeld: bestuurder niet in het bezit
van een geldig rijbewijs, rijden onder invloed, etc.), zullen ten laste komen cq. verhaald worden op
de werknemer aan wie de lease-auto ter beschikking is gesteld.
Artikel 7: Belastingen
Als berijder van een auto van de zaak dient de werknemer het daarvoor geldende fiscale regime te
respecteren. De werkgever aanvaardt geen enkel risico voor het door de werknemer niet nakomen
van de hiervoor geldende regels of het doen van onjuiste opgaven aan de belastingdienst.
Nadrukkelijk wordt erop gewezen dat (financiële) gevolgen, voortvloeiende uit genoemde
nalatigheid of onjuiste opgaven, te allen tijde volledig voor risico en rekening van de werknemer
zijn. Het gebruik van een lease-auto is fiscaal belast. Jaarlijks dient een door de overheid
vastgesteld percentage van de cataloguswaarde bij aanschaf, inclusief BTW door de werknemer
als 'inkomen' te worden aangegeven wegens privé-gebruik, ver-minderd met wat al werd
ingehouden door de werkgever.
Wijzigingen van de wetgeving met betrekking tot de auto van de zaak zullen te allen tijde door de
werkgever worden gevolgd. Eventuele negatieve gevolgen hiervan kunnen niet door de werknemer
worden verhaald op de werkgever en kunnen geen reden zijn het lopende leasecontract te
beëindigen.
Artikel 8: Slotbepalingen
Geschillen tussen de werknemer en de uitvoerende instantie zullen aan de directie worden
voorgelegd.
Het beschikbaar stellen van de lease-auto wordt door de werkgever in overleg met de leasemaatschappij bepaald, het toewijzen van gebruikte auto's hieronder begrepen. Geen rechten kunnen
13
worden ontleend aan het eenmalig dan wel bestendig toekennen van nieuwe auto's, dan wel
uitvoering of kleur van gebruikte en/of nieuwe auto's.
Budget lease-auto's per klasse
Er zijn 6 klassen voor het leasen van een auto.
Per klasse wordt een leasebedrag per maand (is: budget) beschikbaar gesteld.
Voor het jaar ………….gelden onderstaande budgetten per klasse exclusief BTW.
Klasse 1: budget per maand tot …………
Klasse 2: budget per maand tot …………
Klasse 3: budget per maand tot …………
Klasse 4: budget per maand tot …………
Klasse 5: budget per maand tot …………
Klasse 6: budget per maand tot …………
Bijdrage privé-kilometers lease-auto
De bijdrage voor privé-kilometers in een lease-auto zijn voor het jaar ………….
Klasse 1:
Klasse 2:
Klasse 3:
Klasse 4:
Klasse 5:
Klasse 6:
vast: ………. per maand
vast: ………..per maand
vast: ………..per maand
vast: ………..per maand
vast: ………..per maand
vast: ………..per maand
cent per kilometer
cent per kilometer
cent per kilometer
cent per kilometer
cent per kilometer
cent per kilometer
De uitvoering van deze
………………………………,
overeenkomst
is
telefonisch bereikbaar onder de volgende nummers:
Aldus
overeengekomen
……………………………………..…
De Werkgever:
te
door
de
directie
……………….
opgedragen
aan
………………..
……………………………………….
d.d.
De Werknemer:
14
Gebruikersovereenkomst 3
GEBRUIKSREGLEMENT AUTO VAN DE ZAAK
1.
Naam werknemer
: ……………………………………………………
Adres
: ……………………………………………………
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………
(hierna te noemen: de werknemer)
heeft op grond van zijn functie de beschikking over een auto van de zaak, waarvan, met
uitzondering van de hieronder vermelde kosten, alle gebruikskosten voor rekening zijn van
Naam werkgever
: ……………………………………………………
Adres
: ……………………………………………………
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………
(hierna te noemen: de werkgever).
De werknemer dient de auto onverwijld ter beschikking te stellen van de werkgever ingeval
van beëindiging of wijziging van het dienstverband of bij beëindiging van de autoregeling uit
hoofde van het bepaalde in artikel 5 of artikel 6.
1b.
In geval van langdurige ziekte van de werknemer (langer dan …….. maanden) dient de
auto ter beschikking van de werkgever te worden gesteld.
2.
De auto is eigendom van Noordlease (hierna te noemen: de eigenaar).
De auto en de looptijd dat deze ter beschikking van de werknemer staat is nader
omschreven in het leasecontract. Voor privé-gebruik is een vergoeding aan de werkgever
verschuldigd van €..… per maand (gebaseerd op 1/12 x …..% van de catalogusprijs
inclusief BTW ad. €. …... Merk en type worden door de werkgever bepaald. In overleg met
de werkgever kan hiervan worden afgeweken, waarna de meerkosten van dit type worden
verrekend volgens art. 2 a.
Behalve de hiervoor genoemde bijdrage, en eventuele meerkosten, komt tevens het
brandstofverbruik tijdens vakantie voor rekening van de werknemer. De vergoedingen
worden, voor zover nodig, ingehouden op het netto salaris van de werknemer.
2a.
De meerkosten van een ander type worden jaarlijks verrekend op basis van het aantal
gereden kilometers X het prijsverschil in kilometers op het moment van aanschaf, conform
het “EVO-kilometerkostenboekje”, of een vergelijkbare berekening. Prijsstijgingen van de
verschillende componenten worden doorberekend. Wanneer de catalogusprijs niet te
vinden is in het “EVO-boekje”, wordt de kilometerprijs geëxtrapoleerd.
De werknemer dient zelf jaarlijks -uiterlijk op 31 januari- het aantal gereden kilometers te
melden aan de administratie. Wordt dit nagelaten, dan is de werkgever gerechtigd zelf het
aantal kilometers te bepalen. Tevens wordt er rente in rekening gebracht over het extra
geïnvesteerd bedrag, exclusief BTW. Het tarief hiervoor is gelijk aan het geldend leasetarief
of banktarief voor rekening-courant krediet. Defecten aan de kilometerteller moeten
onmiddellijk worden gemeld aan de leasemaatschappij, zodat dit defect zo snel mogelijk
door de dealer kan worden verholpen. De werknemer zal een schatting geven van het in
deze periode verreden aantal kilometers.
2b.
Het is toegestaan de auto uit te rusten met accessoires tot een maximum van €.……., mits
deze accessoires geen verhoging van de onderhoudskosten veroorzaken. Indien de auto
wordt voorzien van een trekhaak, dient dit een goedgekeurd en door een door Noordlease
erkend servicepunt gemonteerd exemplaar te zijn. De meerprijs van deze accessoires zal
aan werknemer worden doorbelast volgens de formule: <leaseprijs auto inclusief
accessoires -/- leaseprijs auto zonder accessoires>.
15
Deze formule zal ook worden toegepast als na toestemming van..……...... wordt gekozen
voor een andere uitvoering van de auto. Deze auto mag dan een maximaal 10% hogere
catalo-gusprijs hebben dan de standaard auto.
2c.
Indien door omstandigheden een auto binnen het wagenpark vrijkomt, heeft de werkgever
het recht deze auto toe te wijzen, waarbij een eventuele eigen bijdrage ten aanzien van de
meerkosten niet met de werknemer zal worden verrekend.
3.
De vergoeding aan de werkgever voor privé-gebruik betreft een minimum vergoeding, gebaseerd op het huidige prijsniveau en een maximumgebruik van 15.000 privé-kilometers
per jaar. Bij wijziging van de kilometerkostprijs en/of geconstateerd hoger privé-gebruik,
kan de vergoeding voor het privé-gebruik pro-rata worden aangepast, voor zover een
dergelijke aanpassing door de werkgever wenselijk wordt geacht.
4.
De auto is tot een maximumbedrag van € 2.500.000, = per gebeurtenis tegen wettelijke
aan-sprakelijkheid verzekerd. Voor elke niet verhaalbare cascoschade geldt een eigen
risico van
€ …….. of, voor een werknemer van 24 jaar of jonger €……. Het eigen risico is tot een
maximum van resp. € ……… of € ……… per kalenderjaar voor rekening van de werkgever.
Daarboven komt elk bedrag voor rekening van de werknemer. Voor de inzittenden is, voor
rekening van de werkgever, een ongevallen-inzittendenverzekering van kracht met een
dekking van € ...…..... bij overlijden en maximaal € …........ bij blijvende invaliditeit.
4a.
Indien na schade geen uitkering door de verzekeraar plaatsvindt omdat de schade is
veroorzaakt door overmatig drankgebruik of onder invloed van medicijnen, zullen deze
kosten worden verhaald op de werknemer.
5.
Wanneer het schaderesultaat en/of de schadefrequentie naar oordeel van de werkgever
ontoelaatbaar hoog wordt bevonden, is de werkgever gerechtigd om deze autoregeling
tussentijds te wijziging of te beëindigen.
6.
Dit laatste zal eveneens van toepassing zijn wanneer de exploitatieresultaten, rekening
hou-dende met onder vermelde voorwaarden, daartoe aanleiding geven.
7.
Alle exploitatiekosten zijn voor rekening van de eigenaar, voor zover deze kosten, naar oordeel van de eigenaar, voortvloeien uit normale slijtage. Kosten te wijten aan onachtzaam,
onzorgvuldig of onoordeelkundig gebruik van de auto, komen voor rekening van de
werknemer.
8.
De auto dient door de werknemer goed te worden verzorgd. De werknemer dient er
rekening mee te houden dat de auto een onderdeel vormt van het bedrijf van de werkgever
en als zodanig representatief dient te zijn. Kosten van in- en uitwendig reinigen zijn voor
rekening van de werknemer. Voor waardevermindering, anders dan ten gevolge van
normaal gebruik, is de werknemer in eerste instantie verantwoordelijk, voor zover de
waardevermindering door zijn invloed vermeden had kunnen worden, tenzij een
waardevermindering reeds bij de overdracht van de auto geconstateerd werd.
9.
De werknemer dient er op toe te zien dat de auto, alsmede de autopapieren, voldoen aan
de wettelijke voorschriften. De kosten van boetes wegens overtreding van de hieraan
gestelde eisen zijn voor rekening van de werknemer, voor zover aantoonbaar is dat de
werknemer redelijkerwijs een boete had kunnen voorkomen.
De kosten van bekeuringen zijn voor rekening van de werknemer. Indien, als gevolg van
een buitensporige verkeersovertreding de auto door justitie in beslag wordt genomen en
vervolgens verbeurd wordt verklaard, zullen de kosten die hieruit voortvloeien op de
werknemer worden verhaald.
10.
De auto mag door de werknemer niet aan derden worden uitgeleend of verhuurd. Gebruik
binnen de eigen familiekring is toegestaan. De werknemer blijft echter te allen tijde verantwoordelijk voor de auto en de gevolgen van dit gebruik.
16
11.
Gebruik van de auto in het buitenland voor vakantiereizen is toegestaan. De werknemer
dient vooraf te verifiëren of voor het door de werknemer te bezoeken land een
verzekeringsdekking aanwezig is. Brandstofkosten gemaakt tijdens vakantie zijn voor
rekening van de werknemer.
11a.
Bij de auto zal een NL-Service Card worden verstrekt die recht geeft op sleep- en/of
sleutelhulp in het binnen- en buitenland.
12.
Voor zover sprake is van reguliere onderhoudsbeurten kan de werknemer deze, na
voorafgaande toestemming van de leasemaatschappij, laten uitvoeren. Voor de uitvoering
van onderhoudsbeurten, buiten de normale schema’s, alsmede voor reparaties en/of
vervanging van onderdelen, is altijd voorafgaande toestemming van de eigenaar
noodzakelijk.
13.
Ingeval van schade en/of een andersluidende noodzaak tot het inzetten van een huurauto,
is te allen tijde direct overleg noodzakelijk met de leasemaatschappij. Elke schade,
ongeacht de omvang, dient per omgaande schriftelijk gemeld te worden bij de
administratieve dienst van de werkgever.
14.
Het is niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in de staat van de auto, tenzij
hiervoor door de eigenaar schriftelijk toestemming is verleend. Alsdan zijn de kosten van de
wijzigingen, en de eventuele meerkosten in de exploitatie, altijd voor rekening van de
werknemer. Deze kosten kunnen onder meer bestaan uit: afschrijving, rente en onderhoud.
Zie hiervoor ook art. 2a.
15.
Reparaties of schades aan overige privé ingebrachte accessoires zijn eveneens voor
rekening van de werknemer.
16.
Door de werkgever wordt een brandstofcontract afgesloten. Met de brandstofpas mag allen
brandstof worden getankt in de auto met het op de pas vermelde kenteken, of in een
vervangende auto. In verband hiermee is de werknemer verplicht bij elke tanking de
kilometerstand op te geven. Na afloop van elke kalendermaand dienen de brandstofbonnen
te worden ingeleverd bij de administratieve dienst. Tankingen, waarvoor geen bon kan
worden overlegd, komen voor rekening van de werknemer.
16a.
Bij gebleken misbruik van de brandstofpas zal deze worden geblokkeerd en zullen de
brand-stofkosten worden doorbelast aan de werknemer. Wees voorzichtig met de bij de
pas behorende PIN-code!
17.
Bij inlevering van de auto heeft de werknemer geen recht op gehele of gedeeltelijke
restitutie van de eventuele privé-investering als bedoeld in artikel 14. Evenmin bent u
gerechtigd privé gemonteerde accessoires te verwijderen, indien daardoor een
waardevermindering van de auto kan ontstaan.
17a.
In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de werkgever over de te
ondernemen actie.
De uitvoering van deze
………………………………,
overeenkomst
is
telefonisch bereikbaar onder de volgende nummers:
Aldus
overeengekomen
……………………………………..…
te
door
de
directie
……………….
opgedragen
aan
………………..
……………………………………….
d.d.
De Werkgever: ………………………………De Werknemer:……………………………………………
17
Gebruikersovereenkomst 4
AUTOREGELING EN GEBRUIKERSOVEREENKOMST
Ondergetekenden:
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werkgever”,
en
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werknemer”,
verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
Artikel 1 Algemeen
Deze autoregeling is van toepassing voor alle werknemers van de werkgever waarmee schriftelijk
is overeengekomen dat zij voor de uitoefening van de functie een auto ter beschikking gesteld
krijgen. Met de werknemers waaraan een auto beschikbaar wordt gesteld, zal een
gebruikersovereenkomst worden afgesloten, waarin de spelregels met betrekking tot het gebruik
van de auto zijn vastgelegd.
Arikel 2 Doel
Het beschrijven van de condities en procedures die horen bij het toewijzen van een bedrijfsauto
aan een werknemer die daarvoor in aanmerking komt. Het vaststellen van de
verantwoordelijkheden van de werknemers die een bedrijfsauto ontvangen, alsmede van de
verantwoordelijkheden van het bedrijf.
Artikel 3 Uitgangspunten
De autoregeling kent een vrije keuze van merk en type auto met een, afhankelijk van de categorieindeling van de functie van de betrokkene, maximaal te besteden leasebedrag per maand. Op de
vrije keuze van merk en type kunnen door de directie beperkingen worden toegepast. Afhankelijk
van het te bepalen jaarkilometrage zal de directie bepalen of een auto op benzine of diesel moet
worden geleast. (Norm: bij meer dan 40.000 kilometer per jaar: diesel).
Artikel 4 Categorie-indeling en leasebedrag
De werknemer wordt (schriftelijk) geïnformeerd in welke categorie de functie is ingedeeld. Het
maximaal bij de categorie behorende normleasebedrag wordt vastgesteld volgens een standaard
calculatienorm. Het leasebedrag wordt berekend door de leasemaatschappij op basis van een
gebruiksduur van …….. maanden en …….. kilometer per jaar. De vastgestelde
normleasebedragen zijn inclusief brandstof en accessoires. De normleasebedragen worden een
maal per jaar getoetst aan de leaseprijs-ontwikkeling. De toetsing vindt in principe plaats per 1 april
van elk jaar. De aanpassing is ter beoordeling van de werkgever.
Artikel 5 Categorieën gebruikers
De toewijzing van een bedrijfsauto wordt bepaald aan de hand van onderstaande criteria:
18
Bedieningsvereiste
Wanneer mobiliteit en een aanmerkelijk zakelijk aantal af te leggen kilometers per jaar een
belangrijke plaats in een functie innemen.
Bedrijfsbeleid (benefit voor de werknemers)
Wanneer het bedrijf zijn belangen het beste gediend ziet bij de verschaffing van een auto.
Verantwoordelijke functie
Wanneer de toewijzing betrekking heeft op de status van de functie.
Een werknemer die een bedrijfsauto toegewezen heeft gekregen, mag dit voorrecht niet meer
gebruiken onder de volgende of verschillende omstandigheden (dit ter beoordeling van de
personeelszaken):
 Verandering van de functie, waardoor bovenstaande criteria niet meer van toepassing zijn.
 Waar duidelijk sprake is van misbruik van de auto, of van enig ander bedrijfseigendom, door
onvoorzichtigheid of onvermogen aan de kant van de werknemer.
 Verlies van de rijbevoegdheid, of bij persoonlijk onvermogen, om een voertuig te besturen,
bijvoorbeeld: gezichtsverlies of andere gezondheidsredenen, die de controle over het voertuig
in gevaar kunnen brengen.
 Als het dienstverband met de werknemer beëindigd wordt.
 In geval van schorsing, dan wel enige andere vorm van non-activiteit.
 Als de werknemer 52 weken arbeidsongeschikt is geweest.
Artikel 6 Categorie-indeling
Vanaf .......……………... geldt de volgende indeling.
Klasse
A
B
C
D
Bedrag
tot € …………exclusief BTW per maand
tot € …………exclusief BTW per maand
tot € …………exclusief BTW per maand
tot € …………exclusief BTW per maand
 De categorie-indeling is functiegebonden, de richtlijnen hiertoe worden vastgesteld door de
afdeling Personeelszaken.
 Bij de functies waar meerdere categorieën worden genoemd, beslist de werkgever op basis
van een voorstel van welke categorie voor betrokkene van toepassing is.
 Overschrijding van het genoemde bedrag per categorie is niet mogelijk.
 Privé-bijbetalingen zijn toegestaan, en worden eenmalig bij aanvang van het contract met de
werknemer verrekend. Kilometervergoedingen zijn niet toegestaan.
Artikel 7 Aanvraag nieuwe/vervangende auto
Alle aanvragen voor nieuwe of vervangende auto’s, en eventuele wijzigingen, dienen te worden
aangevraagd door de werknemer bij de leasemaatschappij, die met “wel of niet” zal reageren.
Nadat de definitieve keuze door de werknemer aan de leasemaatschappij is doorgegeven, zal de
afdeling inkoop voor verdere afhandeling zorgen. Auto’s voor nieuwe werknemers worden definitief
besteld na de overeengekomen proeftijd. Voor de aangevraagde auto’s worden offertes gemaakt
volgens de standaard calculatienorm; afwijkingen hierin zijn niet toegestaan. Wijzigingen van de
auto’s of accessoires zijn geheel ter beoordeling van de werkgever.
Artikel 8 Kopen van een lease-auto
Als het dienstverband met de werknemer beëindigd wordt door het bereiken van de VUT of
pensioengerechtigde leeftijd, bestaat er voor de werknemer de mogelijkheid om de bedrijfsauto
met voorrang over te nemen van de leasemaatschappij tegen de door de leasemaatschappij te
bepalen waarde.
Artikel 9 Gemachtigde bestuurders
Een werknemer die een bedrijfsauto toegewezen heeft gekregen, mag een andere werknemer of
zijn/ haar echtgenoot machtigen om de auto te besturen. Geen ander persoon wordt toegestaan
19
om de bedrijfsauto te besturen zonder toestemming van de werkgever. Alle gemachtigde
bestuurders moeten een geldig rijbewijs hebben.
Artikel 10 Woon- en werkverkeer
Bedrijfsauto’s mogen gebruikt worden voor woon-werkverkeer.
Artikel 11 Privé-gebruik van een lease-auto
Auto’s mogen gebruikt worden voor privé-doeleinden in de avonden, weekenden en tijdens
vakantie-reizen, zonder beperkingen in het totaal aantal afgelegde kilometers, hoewel dit gebruik
binnen redelijke grenzen moet blijven, dit ter beoordeling van de personeelszaken.
Artikel 12 Verzekeringen
De auto is tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekerd en cascoschade is gedekt
Artikel 13 Onderhoud
Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om ervoor te zorgen dat het voertuig onder zijn/
haar zorg te allen tijde geschikt is voor het verkeer, en dat het periodiek onderhoud wordt
uitgevoerd in overeenstemming met de instructies van de fabrikant. Voor extra onderhoud of
reparatie moet toestemming verleend worden door de leasemaatschappij. Auto’s moeten altijd
schoon en representatief zijn en mogen -indien nodig- schoongemaakt worden op kosten van de
werkgever.
Artikel 14 Brandstof
Brandstofkosten voor zakelijk- en privé-gebruik (binnen redelijke grenzen) zijn voor rekening van
de werkgever. Een uitzondering hierop vormt de vakantieperiode van de werknemers. In deze
periode zijn de brandstofkosten voor rekening van de werknemer; dit ter beoordeling van de
personeelszaken.
Artikel 15 Boetes
Deze zijn niet voor rekening van de werkgever en moeten prompt worden betaald door de
betrokken werknemer. Boetes die niet zijn betaald, en als gevolg daarvan op de werkgever worden
verhaald, zullen door de werkgever verrekend worden met het salaris van de werknemer. Bestaat
de straf uit verbeurdverklaring van de auto, dan zal de daaruit voortvloeiende schade (waarde van
de auto en eventuele bijkomende kosten) moeten worden vergoed.
Artikel 16 Rijbewijs
Werknemers die hun rijvaardigheid verliezen, verliezen hun auto en kunnen hun functie verliezen.
Artikel 17 Autokosten anders dan contract- huurauto’s
Behalve in bijzondere gevallen, worden alle autokosten direct door de werkgever betaald.
Artikel 18 Benzine
Aan werknemers wordt een NL-Tank Card ter beschikking gesteld, die het hun mogelijk maakt om
brandstof in hele land te verkrijgen.
Artikel 19 Reparaties
Elke werknemer moet een door Noordlease erkend servicepunt in zijn/haar omgeving kiezen. De
werknemer mag hier reparaties laten verrichten, dit na toestemming van de leasemaatschappij.
20
Artikel 20 Autogroepen
Zoals eerder vermeld in dit beleid, heeft elke functiegroep, die recht heeft op een bedrijfsauto een
toegewezen categorie met aangehechte autogroep. De groepen zijn gerangschikt van A t/m D.
Elke groep bevat een opgave van het maximum, door de werkgever te betalen leasekosten per
maand en een aantal specifieke modellen; een bepaald type auto is verplicht in verband met de
functie, bij-voorbeeld een “stationcar”.
De uitvoering van deze
………………………………,
overeenkomst
is
telefonisch bereikbaar onder de volgende nummers:
Aldus
overeengekomen
……………………………………..…
te
door
de
directie
……………….
opgedragen
aan
………………..
……………………………………….
De Werkgever:
De Werknemer:
……………………………………………
……………………………………………
d.d.
21
Gebruikersovereenkomst 5
AUTOREGELING EN GEBRUIKERSOVEREENKOMST
Ondergetekenden:
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werkgever”,
en
Naam
: ……………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………..
Postcode en woonplaats
: ……………………………………………………………..
hierna te noemen “de werknemer”,
verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
Artikel 1 Toekenning
De aard van de uitgeoefende functie bepaalt of de werknemer in aanmerking komt voor een leaseauto. Dit is ter beoordeling van de werkgever.
Artikel 2 Gebruik
Indien een werknemer, voor de goede uitvoering van zijn functie, een auto ter beschikking wordt
gesteld, mag de werknemer van deze auto volledig gebruikmaken, met inachtneming van de
bepalingen in deze autoregeling.
Artikel 3 Boetes
Alle boetes en kosten, als gevolg van overtredingen en strafbare feiten, komen voor rekening van
de werknemer.
Artikel 4 Boete in geval van schade
In geval van een niet-verhaalbare schade wordt de werknemer een boete opgelegd en wel in de
volgende mate:




bij het eerste schadegeval binnen een jaar
bij het tweede schadegeval binnen een jaar
bij het derde schadegeval binnen een jaar
bij het vierde schadegeval binnen een jaar
€ 45,€ 90,€ 160,€ 230,-
Voor elk jaar dat de werknemer schadevrij rijdt, spaart de werknemer € 25,-. Het gespaarde
bedrag mag in mindering worden gebracht op de boete. Vanaf de ingangsdatum van deze regel,
die gesteld is op: ..…………….........., zal per niet verhaalbare schade worden bekeken hoe de
schadehistorie van de werknemer in de twee voorafgaande jaren is geweest.
Bij schadevrij rijden in het voorafgaande jaar mag de werknemer € 25,- in mindering brengen.
Bij schadevrij rijden in de twee voorafgaande jaren mag de werknemer € 60,- in mindering
brengen.
22
Het bovenstaande is te allen tijde van toepassing op de bestuurder van de auto, daaronder
begrepen die medewerker die tijdelijk een auto van een collega leent.
Artikel 5 Verhoging van premie ten gevolge van nalatig gebruik
Indien ten gevolge van nalatigheid, gebrek aan zorg of onoordeelkundig handelen van de
werknemer de verzekeraar de collectieve jaarpremie verhoogt, wordt de verhoging voor dat
gedeelte, waarvoor de werknemer verantwoordelijk is, aan de werknemer in rekening gebracht.
Artikel 6 Onderhoud
De werknemer is verantwoordelijk voor goed en regelmatig onderhoud van de ter beschikking
gestelde auto. De werknemer kan hiertoe zelf afspraken maken met de garage die het onderhoud
verzorgt. Van de werknemer wordt verwacht dat het interieur en exterieur van de auto goed wordt
onderhouden.
Artikel 7 Administratie
De werknemer is verplicht de gevraagde administratieve gegevens bij te houden en tijdig in te
leveren. In het bijzonder in geval van (tijdelijke) wisseling van de auto dient de werknemer dit direct
kenbaar te maken aan de administratie, onder vermelding van:








merk en type van de auto;
kenteken;
gewicht;
kilometerstand;
cataloguswaarde;
aanvangsdatum huur/lease;
periode huur/lease;
huur/leaseprijs.
Deze meldingsplicht staat voor iedere wijziging, ongeacht de duur van de wijziging. Voldoet de
werknemer niet aan dit voorschrift, dan komen eventuele verzekeringstechnische gevolgen geheel
voor rekening van de werknemer.
Artikel 8 Tussentijdse beëindiging deelname aan de autoregeling
De deelname van de werknemer aan de autoregeling eindigt:
 bij beëindiging van de dienstbetrekking;
 indien de functie van de werknemer niet meer voldoet aan de toekenningscriteria;
 zodra de werknemer gedurende zes maanden onafgebroken zijn functie niet heeft uitgeoefend
wegens ziekteverzuim, en de directie vervolgens een besluit neemt om de deelname
daadwerkelijk te beëindigen;
 indien de werknemer bij herhaling verplichtingen, voortvloeiend uit de autoregeling, niet tijdig of
niet behoorlijk nakomt, ondanks dat de werknemer op zijn tekortkomingen is gewezen;
 wanneer de werknemer van overheidswege de rijbevoegdheid voor een periode van langer
dan drie maanden wordt ontzegd;
 wanneer de verzekering van de auto wordt beëindigd als gevolg van handelen of nalaten van
handelingen van de werknemer;
 als naar het oordeel van de werkgever daartoe een duidelijke, met reden omklede, aanleiding
is.
De werknemer is vervolgens verplicht de auto in goede staat, met alle daarbij behorende
documenten, in te leveren op een door de werkgever aan te geven plaats. Bij beëindiging van de
dienstbetrekking levert de werknemer de auto in op de laatste feitelijke werkdag.
Artikel 9 Norm lease
Per groep stelt de werkgever een norm leaseprijs vast.
Deze norm is gebaseerd op een leasecontract van:
 ………. maanden;
 ………..aantal kilometers per jaar;
23
 een standaard uitvoering van de auto;
 exclusief assurantie en brandstof.
De directie stelt tweemaal per jaar, op 1 april en 1 november, eventuele herzieningen vast.
De werknemer is in zijn keuze te allen tijde gebonden aan de genoemde modellen.
Artikel 10 Opties en eigen bijdrage
De auto wordt afgeleverd in standaarduitvoering.
Onder standaarduitvoering wordt verstaan:




de standaarduitvoering, zoals omschreven in de prijslijst/catalogus van de fabrikant;
radiovoorbereiding;
standaard antenne;
metallic lak.
Het is de werknemer toegestaan opties aan schaffen tot een maximum van 5% van het
normleasebedrag.
De
gewenste
opties
dienen
te
worden
goedgekeurd
door
………………………………
Vervolgens stelt de werkgever de auto, inclusief opties, ter beschikking aan de werknemer. De
werknemer dient echter, via een eigen bijdrage, de opties te vergoeden aan de werkgever. Deze
vergoeding zal maandelijks worden ingehouden op het salaris.
Artikel 11 Brandstofkeuze
In overleg met ……………………………………………. wordt de brandstofsoort bepaald. In elk
geval dient bij 30.000 kilometer of meer per jaar gekozen te worden voor diesel.
Artikel 12 Wijziging van de autoregeling
De werkgever behoudt zicht het recht voor de onderhavige regeling geheel of gedeeltelijk te
wijzigen. Wijzigingen worden bekend gemaakt door toezending van de nieuwe versie van de
autoregeling.
De uitvoering van deze
………………………………,
overeenkomst
is
telefonisch bereikbaar onder de volgende nummers:
Aldus
overeengekomen
……………………………………..…
te
door
de
directie
……………….
opgedragen
aan
………………..
……………………………………….
De Werkgever:
De Werknemer:
……………………………………………
……………………………………………
d.d.
Disclaimer
Ondanks het feit dat wij deze autoregeling met veel zorg voor u hebben
samengesteld is deze geheel vrijblijvend. U kunt er dus geen rechten aan
ontlenen.
24