Interne organisatie - Molenstichting Goeree

1
Molenstichting Goeree-Overflakkee naar een nieuwe bestuursvorm.
Middelharnis, juni 2013.
Het bestuur van de Molenstichting werd de afgelopen 25 jaar gevormd door bestuurlijke
vertegenwoordigers van de 4 gemeenten op Goeree-Overflakkee.
Goedereede, Dirksland en Oostflakkee leverden steeds een wethouder, Middelharnis liet het
bestuur vrij dit zelf in te vullen.
Ook werd een onpartijdig voorzitter door de 4 colleges voorgedragen. Het bestuur werd verder
bijgestaan door een administrateur en een vertegenwoordigende molenaar uit de groep van 16
molenaars.
Door de samenvoeging tot 1 gemeente, is bovenstaande constructie niet meer relevant en de
Gedragscode Integriteit maakt vertegenwoordiging door bestuurders niet meer mogelijk.
Het vormen van een nieuw bestuur en het bepalen van (nieuwe) taken en functies vraagt dan ook
bijzondere aandacht.
Ook het beheer en omgaan met cultureel erfgoed is aan verandering onderhevig, minder financiële
middelen, het versterken en verbreden van het eilandelijk draagvlak maar ook educatie, toerisme
en recreatie vragen extra initiatieven. Dit vraagt om specifieke deskundigheid en vaardigheden
binnen het bestuur, evenals liefde voor de molens.
De 11 molens op Goeree-Overflakkee vragen doorlopend aandacht. Het permanente onderhoud,
mogelijk door gemeentelijke, provinciale en rijkssubsidie is een belangrijk item. Zaken die de
komende tijd spelen en beleid en uitvoering vragen zijn: de molenbiotopen, cursus molengidsen,
informatiepanelen en verlichting van de molens,samenwerking Hoeksche Waard, aangaan en
intensiveren contacten met nieuwe partners en bestaande overlegstructuren.
Een belangrijk element is de “ontvlechting” van de Molenstichting van de nieuwe gemeente
Goeree-Overflakkee. Tot nu vanzelfsprekende faciliteiten en contacten zullen aangepast moeten
worden ( zie o.a. briefwisselingen en overleggen).
De interne organisatie
Inleiding
Om een goed beeld te hebben van de feitelijke omstandigheden waarmee het bestuur te maken
heeft, is hierna in samengevatte vorm een overzicht gegeven van de werkgebieden waar
bestuursleden, gelet op de doelstelling verantwoordelijkheid voor dragen.
Het bestuur is van mening om de interne organisatie zodanig aan te passen, waardoor
veranderingen die gestructureerd plaats vinden, beheersbaar blijven, en voorkomen kan worden
dat het bestuur voor onaangename verrassingen komt te staan.
Voor bestuursleden is het dan ook belangrijk te weten wat van haar of hem gevraagd wordt
wanneer men zitting heeft/neemt in het bestuur van de Molenstichting Goeree-Overflakkee. Dit
bevordert de bewaking van de continuïteit van de uitvoering van de noodzakelijke werkzaamheden.
1
2
Omschrijving van gewenste bestuursactiviteiten
Om een helder beeld van de werkzaamheden te krijgen, is de volgende rubricering van
werkzaamheden aangebracht. Het betreft:










Voorzittersschap/directie
Secretariële zaken
Financieel beleid
Activiteiten, evenementen en educatie
Fondsvorming, sponsoring en donateurs
Bouwkundige zaken (periodiek onderhoud en restauratie) en veiligheid
Biotoopzaken
De Molen en de molenaars
Communicatie en PR
Bestuurlijk juridische zaken
Voor deze bestuurlijke maar ook uitvoerende taken en werkzaamheden kan het bestuur
werkgroepen instellen die zich met deze (deel)taken bezig houden.
Bestuursleden zijn verantwoordelijk voor 1 of meer werkgroepen, en zijn aanspreekpunt en de
trekker van de werkgroep(en) en rapporteert de voortgang binnen het bestuur.
2
3
Werkgroepen
Voor deelname aan werkgroepen zijn slechts enkele regels of uitgangspunten:
















wb.
3
Iedere werkgroep heeft een doelstelling die tot concrete resultaten leidt. Dit kan een
presentatie op een thema avond, een notitie of een ander concreet product zijn. Bij de start
van een (nieuwe) werkgroep, maakt de trekker/bestuurslid een kort plan van aanpak. Hierin
staat de doelstelling, de werkwijze, de op te leveren producten/activiteiten en een globale
planning. Dit plan wordt afgestemd met het bestuur.
Een werkgroep heeft de vrijheid om zelf te bepalen welke voorwaarden ze stelt aan
deelname aan de werkgroep. Ze kan de deelnemers bijvoorbeeld vragen om commitment
voor minimale aanwezigheid. Deze toegangscriteria worden opgenomen in het plan van
aanpak zodat voor iedereen duidelijk is, wat de voorwaarden zijn om deel te nemen aan een
werkgroep.
Een werkgroep heeft de vrijheid om zelf te bepalen welke frequentie men hanteert om bij
elkaar te komen. Alle data van de bijeenkomsten worden aan de leden van de werkgroep en
het bestuur (lees: portefeuillehouder “werkgroepen”) gecommuniceerd.
Een werkgroep kan een pauze inlassen waarin de werkgroep tijdelijk niet actief meer is. Dit
dient aan het bestuur gecommuniceerd te worden.
Per kalenderjaar is er één thema avond die gebruikt kan worden door de werkgroepen. De
datum en inhoud zullen, in overleg met het bestuur, per jaar afgestemd worden met de
werkgroepen.
Iedere werkgroep levert minimaal 2 maal per jaar een kort voortgangsrapport of vaker
indien wenselijk. Hierin staan:
Is de werkgroep nog actief?
Wie zijn er in de werkgroep actief?
Wat is de status van de werkgroep?
Wat is het doel of onderwerp en wat wil je met de met de werkgroep bereiken?
Welke resultaten je tot nu toe hebt behaald?
Welke activiteiten zijn er gepland (of wil je nog plannen) voor de komende periode
Welke resultaten zijn gepland voor het komende kalenderjaar (en evt. later)?
Een werkgroep kan een pauze inlassen waarin de werkgroep tijdelijk niet actief meer
Dit dient aan het bestuur gecommuniceerd te worden.
Per kalenderjaar is er één thema avond die gebruikt kan worden door de werkgroepen.