Tips en advies onthaalbeleid

Tips en advies onthaalbeleid
Samenstelling: Sociare
1
Uitwerken van een onthaalprocedure







2
Maken van een introductiepakket of onthaalbrochure







1
Inventariseer de te verstrekken informatie:
o wettelijk verplichte informatie (zie bijlage)
o bedrijfseigen en/of praktische informatie (bv. waarden en visie)
Maak een checklist van het nodige materiaal (bv. bureau, PC, schrijfmateriaal).
Draaiboek: wat wordt door wie, wanneer, waar en hoe aan de nieuwkomer verteld:
o voorstelling directeur/werkgever/collega’s
o rondleiding
o toelichten onthaalbrochure
o toelichten bedrijfscultuur
o wijze van inwerking
Stel een onthaalverantwoordelijke (≠ ervaren begeleider) aan die dit alles in goede banen
leidt.
Betrek uw huidige werknemers bij het uitwerken van een onthaalbeleid vb. door het
oprichten van een werkgroep.
Zorg ervoor dat de nieuwkomer de eerste weken de kans krijgt om de werkplek (incl.
collega’s) te leren kennen. Plan de eerste weken dus niet te veel opleidingen of werk op
verplaatsing.
Kondig de nieuwe werknemer op voorhand aan.
Houd de brochure up-to-date.
Houd de brochure beknopt.
Maak de brochure visueel aantrekkelijk (vb. door gebruik van foto’s).
Geef de onthaalbrochure op voorhand (bv. bij het laatste sollicitatiegesprek) met de
werknemer mee. De eerste werkdag heeft de nieuwe medewerker meestal geen tijd om
de onthaalbrochure door te nemen.
Leg een afspraak met de nieuwe medewerker vast om samen de brochure of het pakket
door te nemen.
Als de organisatie uit verschillende sites bestaat, organiseer dan een bezoek aan de
andere afdelingen.
Wees creatief in het gebruik van communicatiemiddelen
o vb. via informaticasysteem met eventueel profielpagina’s
o vb. gebruik van persoonlijke USB-sticks


3
Wees creatief in het samenstellen van een introductiepakket
o vb. scheurkalender voor de eerste 40 dagen tewerkstelling met voor elke dag
een praktische tip of weetje over de organisatie
o vb. gadgets met naam van organisatie/in huisstijl van organisatie
Organiseer onthaaldagen voor uw nieuwe medewerkers
Begeleiding door ervaren werknemer



De begeleiding gebeurt bij voorkeur door een collega met dezelfde of een gelijkaardige
functie, maar met een hoger ervaringsniveau en goed doorzicht in de organisatie.
Heeft de organisatie een vlakke structuur, dan kunnen de nieuwe medewerkers ook
worden begeleid door de teamverantwoordelijke of directe chef (afhankelijk van
organisatiecultuur).
Zoek een gemotiveerde begeleider.
Bijlage 1: Checklist te verstrekken informatie
Uw organisatie telt 20 of meer werknemers
Volgende informatie moet binnen één maand vanaf de dag van indiensttreding worden verstrekt:
- het loon: hoe wordt het berekend, welke premies zijn er, welke afhoudingen?
- de arbeidsduur en andere arbeidsvoorwaarden
- de regels in verband met sociale zekerheid, extralegale voordelen en sociale werken;
- de maatregelen voor veiligheid, gezondheid, preventie van arbeidsongevallen en
beroepsziekten;
- de rol van de sociale, geneeskundige, personeels- en opleidingsdiensten en hoe er een
beroep op te doen;
- de activiteiten en algemene structuur van de organisatie;
- de rol van de werknemer in het kader van de activiteit van de organisatie;
- uitleg over de werkpost en de werkomgeving;
- het verloop van de controle op het geleverde werk, zowel naar hoeveelheid als naar
kwaliteit;
- de regeling van het betaald educatief verlof;
- het paritair comité;
- rol van ondernemingsraad (or), comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW)
en de syndicale afvaardiging (sa), als die er zijn;
- de namen en de werkplekken van de werknemersvertegenwoordigers in de OR, CPBW en SA.
2
De bovenstaande informatie wordt geleidelijk verstrekt:
Moment
Informatie
Ogenblik van
Een afschrift van het arbeidsreglement + volgende informatie:
de aanwerving
 de voorwaarden inzake arbeid, loon, uurregeling en de wetten en
cao’s die deze zaken regelen;
 welke dag, welk uur, waar en bij wie de nieuwe werknemer zich de
eerste dag moet aanmelden;
 de naam van de verantwoordelijke(n) voor het onthaal;
 hoe en waar laat de werknemer de persoonlijke voorwerpen en
vervoersmiddelen achter?
 de naam van het paritair comité.
de eerste werkdag
 het programma van de eerste dag, hoe het onthaal zal verlopen;








rest van de maand



de beschrijving van het werk dat de eerste dagen moet gebeuren
en de problemen die daarbij kunnen voorkomen;
de maatregelen in verband met veiligheid en gezondheid;
de voorzieningen voor eerste hulp bij ongevallen;
de evacuatieroutes;
indien van toepassing: bijzondere maatregelen voor personen met
een arbeidshandicap, voor allochtonen, jongeren of werknemers
die aan beroepsrisico’s zijn blootgesteld;
bezoek aan de werkplek zelf, de werkomgeving en de andere
afdelingen die verband houden met het werk;
voorstelling aan / contact met de onmiddellijke oversten en de
collega’s;
voorstelling aan / contact met een werknemersafgevaardigde (als
het gaat om een jongere werknemer, dienen de afgevaardigden
van de jongeren te worden betrokken).
de bovenstaande informatie dat nog niet is verstrekt vb. structuur
van organisatie
gedurende deze maand wordt een geleid bezoek aan de
onderneming georganiseerd1;
de syndicale afvaardiging moet van dat bezoek verwittigd worden
en kan daarbij vertegenwoordigd zijn.
Opmerking: Vergeet niet een document te tekenen dat aantoont dat de nodige informatie en
instructies gegeven werden over het welzijn op het werk (zie model onthaaldocument)
1
3
Het geleid bezoek is enkel verplicht voor organisaties waarvan de structuur en de organisatie dit toelaten.
Uw organisatie telt minder dan 20 werknemers
Volgende informatie wordt geleidelijk verstrekt:
Moment
ogenblik van de
aanwerving
de eerste werkdag
Informatie
een afschrift van het arbeidsreglement + volgende informatie:
 het loon: hoe wordt het berekend? welke premies en afhoudingen?
 de arbeidsduur en andere arbeidsvoorwaarden;
 de regels in verband met sociale zekerheid, extralegale voordelen en sociale
werken;
 de maatregelen voor veiligheid, gezondheid, preventie van arbeidsongevallen
en beroepsziekten
 de rol van de werknemer in het kader van de activiteit van de organisatie
 de regeling van het betaald educatief verlof
 het paritair comité.
 het loon;
 een beschrijving van het uit te voeren werk;
 de bestaande maatregelen in verband met veiligheid en gezondheid;
 de specifieke maatregelen als de werknemer aan beroepsrisico’s wordt
blootgesteld.
Opmerking: Vergeet niet onderstaand document te laten ondertekenen dat aantoont dat de nodige
informatie en instructies gegeven werden over het welzijn op het werk
4
Bijlage 2: Document betreffende onthaal en begeleiding nieuwe werknemers
Document in te vullen door de werkgever of iemand van de ‘hiërarchische lijn’ (bv. de
personeelsverantwoordelijke of een bestuurder) met het oog op de toepassing van het kb van 25
april 2007 betreffende het onthaal en de begeleiding van werknemers met betrekking tot de
bescherming van het welzijn bij de uitvoering van hun werk, B.S. 10 mei 2007.
De werkgever of2 iemand van de ‘hiërarchische lijn’, ……………………………………. ………
(naam en functie invullen)
(Naam en adres organisatie) …………………………………………………………………………………………….
Bevestigt dat in het kader van het kb van 25 april 2007 betreffende het onthaal en de begeleiding van
werknemers met betrekking tot de bescherming van het welzijn bij de uitvoering van hun werk,
voor de beginnende werknemer…………………………………………………………... (naam)
wonende te,…………………………………………………………………………………. (adres)
met arbeidsovereenkomst van…………………………………………………………... (datum)
-
gepaste maatregelen zijn genomen voor de organisatie van het onthaal3
de nodige inlichtingen en instructies zijn gegeven
een ervaren werknemer, ………………………………………………………. (naam),
is aangeduid om
hem/haar verder te begeleiden.
Datum
………………………………….
Handtekening werkgever of4 iemand van de ‘hiërarchische lijn’
………………………………….
2
Keuze maken.
Hier kunt u vermelden welke maatregelen er precies zijn genomen
4
Het document moet ondertekend worden door de persoon vermeld in de eerste alinea.
3
5