ABC Werkkostenregeling

ABC Werkkostenregeling
In dit alfabet worden de werkkosten behandeld. De werkkostenregeling vervangt het
huidige stelsel van vrije (lees: 'onbelaste') vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer.
Tot 2015 mag de werkgever jaarlijks kiezen tussen het 'oude regime' van vrije
vergoedingen en verstrekkingen en de werkkostenregeling. Vanaf 2015 geldt de
werkkostenregeling voor alle werkgevers.
123
30%-regeling
Voor bepaalde uit het buitenland aangeworven groepen werknemers kan de werkgever
onder voorwaarden een forfaitaire vergoeding voor extraterritoriale kosten geven tot
maximaal 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Alle door de werknemer
gemaakte kosten die samenhangen met het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst,
vallen in dit forfait van 30% van het overeengekomen loon.
De forfaitaire 30%-regeling is gericht vrijgesteld. Wanneer de werkgever een uit het
buitenland aangeworven werknemer de forfaitaire 30%-vergoeding geeft is deze vergoeding
voor de loonheffingen niet belast. Deze forfaitaire 30%-vergoeding beïnvloedt de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) niet.
Mocht de werkgever naast de forfaitaire 30% vergoeding nog andere kosten wegens het
tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst aan de werknemer vergoeden, dan is sprake
van een werkkost dan wel individueel belast loon.
Let op: de kosten voor een internationale school mag de werkgever wel naast de 30%
vergoeding onbelast vergoeden. Voor de kosten voor de internationale school geldt
namelijk een gerichte vrijstelling.
ABC Werkkostenregeling: A
Aangifte inkomstenbelasting
De werkgever kan voor extraterritoriale werknemers de kosten voor het verzorgen van hun
Nederlandse aangifte inkomstenbelasting voor zijn rekening nemen. De kosten die de
werkgever hiervoor maakt, kwalificeren als extraterritoriale kosten. Voor extraterritoriale
kosten geldt een gerichte vrijstelling. Deze vergoeding of verstrekking voor het verzorgen
van de Nederlandse aangifte inkomstenbelasting heeft dan dus geen invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: wanneer de werkgever de werknemer de forfaitaire 30%-vergoeding geeft, kan de
werkgever daarnaast niet nog andere extraterritoriale kosten vergoeden. Bij toepassing
van de 30%-regeling moet de werkgever de kosten voor het verzorgen van de Nederlandse
aangifte inkomstenbelasting aanwijzen als werkkost of individueel verlonen. Wanneer de
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
werkgever voor aanwijzing kiest, moet de werkgever de prijs die de werkgever voor het
verzorgen van de aangifte heeft betaald, rekenen tot de werkkostenruimte. In de praktijk
wordt een maximum van € 1.000,- per aangifte als vuistregel gehanteerd. Mocht de
werkgever dus voor het verzorgen van de Nederlandse aangifte voor de buitenlandse
werknemer € 1.515,- betaald hebben, dan hoeft de werkgever maar € 1.000,- tot de
werkkostenruimte te rekenen.
Let op: voor het verzorgen van de Nederlandse aangifte inkomstenbelasting voor niet
extraterritoriale werknemers, dus voor de ‘gewone’ in Nederland wonende en werkende
werknemers, geldt de gerichte vrijstelling niet. De prijs die de werkgever dan voor het
verzorgen van de aangifte heeft betaald, rekent de werkgever tot de werkkostenruimte
van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) of kan de werkgever individueel verlonen.
Aanspraak op overlijdensuitkering
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een uitkering bij overlijden ten gevolge van
een ongeval, dan vormt deze aanspraak onder voorwaarden vrijgesteld loon. De bedragen
die de werkgever inhoudt als bijdrage voor deze aanspraak behoren ook niet tot het loon.
Deze aanspraak en bijdragen zijn dus geen werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel h en
onderdeel j Wet LB 1964).
Aanspraken op buitenlandse sociale zekerheidspremies
Aanspraken op buitenlandse sociale zekerheidspremies behoren niet tot het loon, wanneer
deze naar aard en strekking overeenkomen met aanspraken volgens de Nederlandse
werknemersverzekeringen. De bedragen die worden ingehouden als bijdrage voor deze
aanspraken behoren ook niet tot het loon. Deze aanspraken en bijdragen zijn dus geen
werkkosten (art. 11 lid 1 onderdeel f Wet LB 1964).
Aanspraken op een pensioenregeling
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een pensioenregeling, dan behoort deze
aanspraak onder voorwaarden niet tot het te belasten loon. De bedragen die de werkgever
inhoudt als bijdrage voor deze aanspraak behoren ook niet tot het loon. Deze aanspraken
en bijdragen zijn dus geen werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel c en onderdeel j Wet LB
1964).
Aanspraken op een regeling voor vervroegde uittreding
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een regeling voor vervroegde uittreding, dan
behoort deze aanspraak onder voorwaarden niet tot het te belasten loon. De bedragen die
de werkgever inhoudt als bijdrage voor deze aanspraken behoren ook niet tot het loon.
Deze aanspraken en bijdragen zijn dus geen werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel d en
onderdeel j Wet LB 1964).
Aanspraken op uitkeringen bij invaliditeit
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een uitkering bij invaliditeit ten gevolge van
een ongeval, dan vormt deze aanspraak onder voorwaarden vrijgesteld loon. De bedragen
die de werkgever inhoudt als bijdrage voor deze aanspraak behoren ook niet tot het loon.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Deze aanspraak en bijdragen zijn dus geen werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel h en
onderdeel j Wet LB 1964).
Aanspraken volgens de Werkloosheidswet
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een uitkering volgens de Werkloosheidswet,
dan behoort deze aanspraak niet tot het te belasten loon. Deze aanspraak vormt dus geen
werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel e Wet LB 1964).
Aanspraken volgens de Wet arbeid en zorg
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een uitkering volgens de Wet arbeid en zorg,
dan behoort deze aanspraak niet tot het te belasten loon. Deze aanspraak vormt dus geen
werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel e Wet LB 1964).
Aanspraken volgens de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een uitkering volgens de Wet op de
arbeidsongeschiktheidsverzekering, dan behoort deze aanspraak niet tot het te belasten
loon. Deze aanspraak vormt dus geen werkkost (art. 11, lid 1, onderdeel e Wet LB 1964).
Aanspraken volgens de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een uitkering volgens de Wet werk en inkomen
naar arbeidsvermogen, dan behoort deze aanspraak niet tot het te belasten loon. Deze
aanspraak vormt dus geen werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel e Wet LB 1964).
Aanspraken volgens de Ziektewet
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op een uitkering volgens de Ziektewet, dan
behoort deze aanspraak niet tot het te belasten loon. Deze aanspraak vormt dus geen
werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel e Wet LB 1964).
Advocaatkosten wegens ontslag
Vergoedingen van advocaatkosten vanwege het ontslag van de werknemer vormen geen
belaste werkkosten. De ex-werkgever is verplicht deze vergoeding als loon uit vroegere
dienstbetrekking op de loonstrook aan te geven. Advocaatkosten bij een ander geschil,
niet bij ontslag, gedurende de looptijd van de dienstbetrekking, mogen wel als werkkost
aangemerkt worden.
Afdelingsuitje
Zie Personeelsfeest
Agenda
Stelt de werkgever aan de werknemers een agenda ter beschikking die noodzakelijk is voor
het uitoefenen van de dienstbetrekking, dan geldt een vrijstelling. Deze vrijstelling geldt
voor een vergoeding of een verstrekking van een agenda. Is het gebruik van de agenda niet
noodzakelijk voor het verrichten van de dienstbetrekking, dan is er sprake van loon. De
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
werkgever kan kiezen of de werkgever de kosten voor deze agenda dan als belast loon in
aanmerking wil nemen of wil aanwijzen als belaste werkkost.
Aktetas
Stelt de werkgever aan de werknemers een aktetas ter beschikking die de werknemers
voor meer dan 90% zakelijk gebruiken, dan geldt de nihil-waardering. Wanneer de
werkgever de aktetas vergoedt óf verstrekt óf het zakelijk gebruik bedraagt minder dan
90%, dan gelden de normale waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de werkgever
de kosten voor de aktetas dan als belast loon in aanmerking wil nemen of wil aanwijzen als
belaste werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor gereedschappen. Het is nog niet bekend of een
aktetas ook onder deze definitie valt.
Apparatuur
Voor de ter beschikking stelling of verstrekking van apparatuur die werknemers op de
werkplek achterlaten geldt die nihil-waardering. Het gebruik van apparatuur op de
werkplek beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte niet.
Wanneer de werknemers de ter beschikking gestelde apparatuur ook mee naar huis mogen
nemen, geldt de nihil-waardering alleen wanneer de apparatuur voor 90% of meer zakelijk
wordt gebruikt. Wanneer de werkgever de apparatuur vergoedt óf verstrekt óf het zakelijk
gebruik bedraagt minder dan 90%, dan gelden de normale waarderingsregels. De werkgever
kan kiezen of de werkgever de kosten voor de apparatuur dan als belast loon in aanmerking
wil nemen of wil aanwijzen als belaste werkkost.
Let op: nihil-waarderingen op de werkplek gelden alleen voor verstrekkingen en ter
beschikking stellingen. Wanneer de werknemer de kosten voor bijvoorbeeld een
rekenmachine zelf betaalt en bij de werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet.
Er kan dan eventueel wel sprake zijn van een intermediaire kost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Arbovoorziening
Let op!
De Belastingdienst neemt het standpunt in, dat er geen sprake is van een arbovoorziening
als de werknemer een eigen bijdrage betaalt, al dan niet via een cafetarialoonstelsel of
employee benefit budget.
Voor de ter beschikking stelling of verstrekking van arbovoorzieningen op de werkplek
(inclusief bij thuiswerk op de werkplek in de woning van de werknemer) geldt de nihil-
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
waardering. Voor deze nihil-waardering geldt de aanvullende voorwaarde dat de
arbovoorziening is opgenomen in het arbeidsomstandighedenbeleid oftewel in het
arboplan. Tevens geldt dat de werkgever de voorziening in redelijkheid doet. Voor de
bepaling wat redelijk is zijn de feiten en omstandigheden van doorslaggevende betekenis.
Zo is bijvoorbeeld een zeer luxe, dure zonnebril voor een chauffeur een voorbeeld van een
niet redelijke voorziening. Wanneer geen sprake is van een redelijke voorziening mag de
werkgever de nihil-waardering niet toepassen en gelden de normale waarderingsregels.
Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn een veiligheidsbril, speciale beschermende kleding
en een beeldschermbril.
In principe geldt deze nihilwaardering niet voor vergoedingen van arbovoorzieningen. De
Staatssecretaris van Financiën heeft op 3 juli 2014 in een brief aan de Tweede Kamer
aangekondigd, dat hij voor een aantal nihilwaarderingen het onderscheid tussen
vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellingen vanaf 1 januari 2015 wil laten
vervallen. Het is nog niet bekend of deze regel ook gaat gelden voor arbovoorzieningen.
Vervolgens, tijdens de behandeling in de Tweede Kamer van de aanpassingen, is
aangegeven dat de vrijstelling voor arbovoorzieningen ook gaat gelden bij vergoedingen en
verstrekkingen. Definitief moet dit voorstel nog door de Tweeede en Eerste Kamer worden
goedgekeurd.
Auto van de zaak, beveiligingsmaatregelen
Het voordeel van de auto van de zaak dat toerekenbaar is aan buitengewone
beveiligingsmaatregelen van de auto, vormt belastbaar loon van de werknemer. Deze
kosten voor beveiliging van de auto kan de werkgever aanwijzen als werkkost of
individueel belasten bij de werknemer. De normale waarderingsregels gelden
(factuurwaarde inclusief btw). Bij buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de auto kan
de werkgever denken aan doorrijbanden, bepantsering of kogelvrij glas, artikel 31a lid 2
Wet LB 1964.
Auto van de zaak, privégebruik
Het voordeel van het privégebruik van de ter beschikking gestelde auto van de zaak is geen
werkkost. De wetgever heeft expliciet bepaald, dat de werkgever dit voordeel van
rechtswege moet belasten bij de werknemer. De werkgever kan dit belaste voordeel dus
niet voor zijn rekening nemen door dit voordeel aan te wijzen als werkkost. Deze kosten
voor de ter beschikking gestelde auto moet de werkgever dus expliciet op de loonstrook
van de werknemer vermelden. Voor beveiligingsmaatregelen van de auto geldt een aparte
regeling (art. 31 lid 4 sub a, art. 13bis Wet LB 1964).
ABC Werkkostenregeling: B
Bedrijfsfitness
Onder de werkkostenregeling is het onderscheid tussen fitness op en buiten de werkplek
van belang. Bij bedrijfsfitness op de werkplek moet de werkgever denken aan fitness op
kantoor of in de fabriek, vergaderzaal of bedrijfskantine. Voor de werkkostenregeling is de
werkplaats de plaats waar de werkgever verantwoordelijkheid/zorgplicht draagt voor de
werknemer. De woning van de werknemer is uitdrukkelijk geen werkplek.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Bedrijfsfitness op de werkplek
Gebruik van de fitnessruimte op de werkplek is vrij van heffing. Deze kosten beïnvloeden
de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) dus niet.
Bedrijfsfitness buiten de werkplek
Fitness die niet op de werkplek plaatsvindt, valt niet onder de vrijstelling. Zo valt de
vergoeding van bedrijfsfitness bij de werkgever in de buurt niet onder de vrijstelling. De
kosten voor deze bedrijfsfitness zijn belaste werkkosten, tenzij de werkgever besluit deze
kosten op reguliere wijze te verlonen. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als
werkkost gelden de normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw).
Beeldschermbril
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer de werkgever een
beeldschermbril voor gebruik op de werkplek aan de werknemers ter beschikking stelt of
verstrekt. De werkgever dient deze beeldschermbril wel in het kader van het arboplan ter
beschikking te stellen. De ter beschikking stelling van de beeldschermbril heeft door de
nihil-waardering geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%).
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de beeldschermbril zelf betaalt en bij de
werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan eventueel wel sprake zijn
van een intermediaire kost. De Staatssecretaris van Financiën heeft op 3 juli 2014 in een
brief aan de Tweede Kamer aangekondigd dat hij voor bepaalde werkplekgerelateerde
voorzieningen het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen wil
laten vervallen. Tijdens de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is
aangekondigd dat dit onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit
voorstel moet nog door de Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd.
Tevens geldt dat de werkgever de voorziening in redelijkheid doet. Voor de bepaling wat
redelijk is zijn de feiten en omstandigheden van doorslaggevende betekenis. Zo kan
bijvoorbeeld een zeer luxe beeldschermbril van een duur merk een voorbeeld van een niet
redelijke voorziening zijn. Wanneer geen sprake is van een redelijke voorziening mag de
werkgever de nihil-waardering niet toepassen en gelden de normale waarderingsregels.
Beroepsvereniging, lidmaatschap
De inschrijving in een verplicht beroepsregister is gericht vrijgesteld in de
werkkostenregeling. Een niet verplicht register kan onder de vrijstelling voor kosten van
verbetering van de vakkennis vallen, als aannemelijk gemaakt kan worden dat de
werknemer door inschrijving in het register of het lidmaatschap van een beroepsvereniging
zijn werk daadwerkelijk beter zal kunnen doen.
Beschermbril
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer de werkgever een beschermbril
voor gebruik op de werkplek aan de werknemers ter beschikking stelt of verstrekt. Zo kan
de werkgever bijvoorbeeld een laborant een veiligheidsbril met geslepen glazen geven. De
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
werkgever dient deze beschermbril wel in het kader van het arboplan ter beschikking te
stellen. De ter beschikking stelling van de beschermbril heeft door de nihil-waardering
geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de beschermbril zelf betaalt en bij de werkgever
declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan eventueel wel sprake zijn van een
intermediaire kost. De Staatssecretaris van Financiën heeft op 3 juli 2014 in een brief aan
de Tweede Kamer aangekondigd dat hij voor bepaalde werkplekgerelateerde voorzieningen
het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen wil laten
vervallen. Tijdens de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is
aangekondigd dat dit onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit
voorstel moet nog door de Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Voor welke
werkplekvoorzieningen dit gaat gelden is nog niet bekend.
Beschermende kleding
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer de werkgever beschermende
kleding voor gebruik op de werkplek aan de werknemers ter beschikking stelt of verstrekt.
De werkgever dient deze beschermende kleding wel in het kader van het arboplan ter
beschikking te stellen. Deze ter beschikking stelling heeft door de nihil-waardering geen
invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de beschermende kleding zelf betaalt en bij de
werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan eventueel wel sprake zijn
van een intermediaire kost. De Staatssecretaris van Financiën heeft op 3 juli 2014 in een
brief aan de Tweede Kamer aangekondigd dat hij voor bepaalde werkplekgerelateerde
voorzieningen het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen wil
laten vervallen. Tijdens de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is
aangekondigd dat dit onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit
voorstel moet nog door de Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Voor welke
werkplekvoorzieningen dit gaat gelden is nog niet bekend.
Beveiligingskosten
De werkgever kan de beveiligingskosten voor de persoonlijke beveiliging van de werknemer
aanwijzen als werkkost of individueel belasten bij de werknemer. De normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Voor de kosten die de werkgever maakt om de werkplek van de werknemers te beveiligen,
geldt de nihil-waardering. Deze verstrekking van beveiliging op de werkplek heeft dus geen
invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Bijscholingskosten
De kosten die de werknemer maakt voor bijscholing ter verwerving van inkomen kan de
werkgever onbelast vergoeden of verstrekken. Deze bijscholingskosten zijn gericht
vrijgesteld. Deze vergoeding of verstrekking heeft dus geen invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Let op: de werknemer moet de bijscholingskosten wel maken met het oog op het
verwerven van inkomen. Wanneer de werknemer een bijscholingscursus Duits gaat volgen,
omdat hij binnenkort op skivakantie gaat, vallen deze studiekosten niet onder de gerichte
vrijstelling.
Bloemetje bij verjaardag
De verstrekking van een bloemetje voor de verjaardag van de werknemer is geen belast
loon en valt dus buiten de belaste werkkosten. Dit is een verstrekking in het kader van
wellevendheid, sympathie of piëteit uit hoofde van een persoonlijke relatie.
De Belastingdienst stelt hieraan de volgende voorwaarde: als u aan de volgende 3
voorwaarden voldoet, kunt u er in de opvatting van de Belastingdienst in elk geval van
uitgaan dat uw kleine geschenk geen loon is:
•
U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie
plegen te geven.
•
U geeft geen geld of een waardebon.
•
De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25,-.
Bloemetje bij ziekte
Wanneer de werkgever de werknemer een bloemetje bij ziekte geeft, vormt deze
verstrekking geen belast loon en valt dus buiten de belaste werkkosten. Dit is een
verstrekking in het kader van wellevendheid, sympathie of piëteit uit hoofde van een
persoonlijke relatie.
De Belastingdienst stelt hieraan de volgende voorwaarde: als u aan de volgende 3
voorwaarden voldoet, kunt u er in de opvatting van de Belastingdienst in elk geval van
uitgaan dat uw kleine geschenk geen loon is:
•
U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie
plegen te geven.
•
U geeft geen geld of een waardebon.
•
De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25,-.
ABC Werkkostenregeling: C
Computer, desktop op kantoor
Voor de ter beschikking stelling van de desktop computer op de werkplek geldt de nihilwaardering. Het gebruik van de desktop computer op de werkplek beïnvloedt de
beschikbare werkkostenruimte niet.
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de desktop computer op kantoor zelf betaalt en bij
de werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan eventueel wel sprake
zijn van een intermediaire kost.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Computer, desktop thuis
Voor de ter beschikking stelling van de desktop computer op de thuiswerkplek gelden de
normale waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de werkgever de desktop
computer thuis individueel wil verlonen of als werkkost wil aanwijzen. Het maakt niet uit
of de werknemer de desktop computer thuis voor meer dan 90% zakelijk gebruikt. De
normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Computer, laptop
Wanneer de werkgever een laptop ter beschikking stelt én het zakelijk gebruik bedraagt
meer dan 90%, dan geldt de nihil-waardering. De ter beschikking stelling van de laptop
beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte dan niet.
Let op!
Wil er sprake zijn van een ter beschikkingstelling, dan moet de werkgever de eigendom van
de laptop houden.
Wanneer de werkgever de laptop vergoedt óf verstrekt óf het zakelijk gebruik bedraagt
minder dan 90%, dan gelden de normale waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de
werkgever de kosten voor de laptop als belast loon in aanmerking wil nemen of wil
aanwijzen als belaste werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Computer, tablet (iPad)
Een tablet computer wordt door de Belastingdienst aangemerkt als een telefoon als het
beeldscherm niet groter is dan (diagonaal) 7 inch. Gevolg is dat bij een ter
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
beschikkingstelling aannemelijk moet worden gemaakt dat de tablet (telefoon) voor ten
minste 10% zakelijk wordt gebruikt. Uitgangspunt is dat het apparaat in dat geval met
name bedoeld is om mee te bellen.
Is het beeldscherm groter dan 7 inch, dan vindt de Belastingdienst dat het een computer
is, en dient ten minste 90% zakelijk gebruik aannemelijk gemaakt te worden. Hiervan is –
zo blijkt in de praktijk – de fiscus niet snel van overtuigd. Zeker als er privésoftware op
aangetroffen wordt (spelletjes, foto’s muziek), wordt aangenomen dat niet aan de eis van
90% zakelijk gebruik wordt voldaan.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Congres
Voor congreskosten geldt dat deze gericht zijn vrijgesteld. Deze kosten zijn voor de
loonheffingen dus niet belast. Deze vergoedingen of verstrekkingen hebben dus geen
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: er moet sprake zijn van een congresbezoek van de werknemer in het kader van de
dienstbetrekking. Bij een transportonderneming zullen bijvoorbeeld de kosten van een
sterrenkundecongres van een van de werknemers niet onder deze gerichte vrijstelling
vallen. Er is dan sprake van een werkkost dan wel individueel belast loon, waarvoor de
normale waarderingsregels gelden, artikel 31a lid 2 Wet LB 1964.
Consumpties, op de werkplek
Wanneer de werkgever consumpties, zoals een koekje bij de koffie, of oplosbouillon voor
in de middag op de werkplek verstrekt, geldt de nihil-waardering.
Let op: wanneer de consumpties onderdeel uitmaken van de maaltijd op de werkplek,
geldt deze bijzondere waarderingsregel niet. In dat geval moet de werkgever de regels
voor maaltijden op de werkplek toepassen. De kosten voor de consumpties op de werkplek
vormen geen werkkost en hebben daarom geen invloed op de beschikbare
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Consumpties, externe personeelsfestiviteiten
De consumpties voor de werknemers tijdens extern gehouden personeelsfestiviteiten –
zoals recepties en jubilea – vormen belaste werkkosten. Uiteraard kan de werkgever er ook
voor kiezen om de kosten van deze consumpties individueel bij de werknemer te verlonen,
maar dat ligt niet voor de hand. Wanneer er bijvoorbeeld een afscheidsreceptie voor een
van de werknemers wordt gehouden in een café, dan vormen de hapjes en drankjes tijdens
deze afscheidsreceptie belaste werkkosten (of regulier loon). Voor reguliere verloning
zullen werkgevers in de praktijk niet vaak kiezen. Wanneer de werkgever kiest voor
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
aanwijzing als werkkost gelden de normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief
btw).
Let op: wanneer ook zakenrelaties of andere externen (bijvoorbeeld uitzendkrachten)
deelnemen, is voor deze groep sprake van externe representatiekosten.
Consumpties, dienstreizen
Consumpties tijdens dienstreizen zijn gericht vrijgesteld onder de noemer verblijfskosten.
Cursus
De kosten die de werkgever maakt voor cursussen die de werknemers in het kader van de
dienstbetrekking volgen, behoren tot de categorie gerichte vrijstellingen. De vergoeding of
verstrekking van een cursus is voor de loonheffingen niet belast. Deze kosten hebben dus
ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%), artikel
31a lid 2 Wet LB 1964.
Let op: er moet sprake zijn van een cursus in het kader van de dienstbetrekking. Bij een
interim adviesbureau zullen bijvoorbeeld de kosten van een breicursus van een van de
werknemers niet onder deze gerichte vrijstelling vallen. Er is dan sprake van een werkkost
dan wel individueel belast loon, waarvoor de normale waarderingsregels (factuurwaarde
inclusief btw) gelden.
De kosten van consumpties tijdens dienstreizen, zijn gericht vrijgesteld. Omdat het
gebruik van deze consumpties gericht is vrijgesteld, hebben de kosten voor deze
consumpties dus ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015:
1,2%), artikel 31a lid 2 Wet LB 1964.
ABC Werkkostenregeling: D
Daggeldvergoedingen (per diems)
Een daggeldvergoeding (ook wel per diem of vaste onkostenvergoeding genoemd) is een
vaste kostenvergoeding per dag. Het voordeel van een daggeldvergoeding is dat u als
werkgever administratieve lasten kunt besparen. Werknemers hoeven dan geen originele
bonnen aan te leveren voor declaraties. Voor een daggeldvergoeding gelden dezelfde
fiscale vereisten als voor een vaste kostenvergoeding. Een daggeldvergoeding kan vrij
worden verstrekt als:
•
de kosten per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang gespecificeerd
zijn; en
•
op verzoek van de inspecteur aan de vergoeding een steekproefsgewijs onderzoek
van de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt.
Bij het geven van een daggeldvergoeding is het ook mogelijk om aan te sluiten bij het
Reisbesluit en Reisregeling binnenland of Buitenland. Het Reisbesluit Binnenland of
Buitenland geeft vaste daggeldvergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. Het
Reisbesluit Binnenland of Buitenland mag ook integraal worden toegepast bij andere
werknemers, mits zij vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als een
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
ambtenaar op dienstreis. Bij toepassing van de werkkostenregeling gelden voor
daggeldvergoedingen dezelfde voorwaarden als voor vaste kostenvergoedingen. Ook onder
de werkkostenregeling kan aangesloten worden bij het Reisbesluit en Reisregeling
Binnenland en Buitenland.
Declaraties, intermediaire kosten
Zie Intermediaire kosten
Dienstjubileum (25- en 40-jarig dienstverband)
Uitkeringen of verstrekkingen die de werkgever eenmalig aan de werknemer toekent
omdat de werknemer 25 of 40 jaar bij de werkgever in dienst is, vormen onder
voorwaarden geen loon. Deze uitkering of verstrekking is geen werkkost (art. 11 lid 1
onderdeel o Wet LB 1964).
Dienstreizen, consumpties
Zie Consumpties, dienstreizen.
Dienstreizen, maaltijden
Zie Maaltijden buiten de werkplek, dienstreizen.
Dienstreizen, tijdelijke verblijfskosten
De tijdelijke verblijfskosten die de werkgever verstrekt of vergoedt aan de werknemers of
ambulante werknemers zonder vaste arbeidsplaats, zijn gericht vrijgesteld. Omdat sprake
is van een gerichte vrijstelling, hebben deze kosten geen invloed op de werkkostenruimte
van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Dienstwoning
Het genot van een ter beschikking gestelde dienstwoning ter behoorlijke vervulling van de
dienstbetrekking kan de werkgever individueel verlonen of aanwijzen als werkkost. De
waarde van het genot van de ter beschikking gestelde dienstwoning bedraagt de waarde in
het economische verkeer, maar ten hoogste 18% van het door de werknemer jaarlijks
genoten loon bij een 36 uur durende werkweek.
Let op: er dient sprake te zijn van een ter beschikking gestelde woning ter behoorlijke
vervulling van de dienstbetrekking. Voorbeelden van dienstwoningen zijn de
portierswoning, pastorie of brugwachterwoning.
Dieren, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregelen
De vergoeding voor dieren waartegen een onherroepelijke bestuursrechtelijke of
strafrechtelijke maatregelen is genomen, vormt geen werkkost. De kosten voor dieren
waartegen een bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregelen is genomen moet de
werkgever van rechtswege belasten bij de werknemer. Deze kosten moet de werkgever dus
expliciet op de loonstrook van de werknemer vermelden (art. 31 lid 4 sub g Wet LB 1964).
ABC Werkkostenregeling: E
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
EHBO-cursus
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer de werkgever een EHBO-cursus
op de werkplek aan de werknemers verstrekt. De werkgever dient deze EHBO-cursus wel in
het kader van het arboplan te verstrekken. Door de nihil-waardering heeft deze
verstrekking geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%).
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de EHBO-cursus zelf betaalt en bij de werkgever
declareert, geldt de nihil-waardering niet.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen.Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd.
Elektrische fiets
De vergoeding of verstrekking van een elektrische fiets is een belaste werkkost of
individueel belastbaar loon. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing van de
elektrische fiets als werkkost, heeft dit invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%) De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt zodat deze werknemer een
elektrische fiets kan aanschaffen, geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op
nihil mag stellen. Dit voordeel van een renteloze lening vormt dus geen belast loon en
heeft geen invloed op de werkkostenruimte.
Elektrische scooter
De vergoeding of verstrekking van een elektrische scooter is een belaste werkkost of
individueel belastbaar loon. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost, dan
heeft dit invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De
normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt, zodat deze werknemer een
elektrische scooter kan aanschaffen, geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op
nihil mag stellen. Dit voordeel van een renteloze lening vormt dus geen belast loon en
heeft geen invloed op de werkkostenruimte.
EVC-procedure
EVC is de afkorting van 'Erkenning Verworven Competenties'. Met behulp van een EVCprocedure kan de werkgever als werkgever bepalen welke vaardigheden en kennis de
werknemer al heeft ontwikkeld in zijn eerdere baan of opleiding. Daarna kan de werkgever
vaststellen welke bijscholing de werknemer nog nodig heeft om een bepaald diploma te
krijgen. De EVC-procedure kan de werkgever belastingvrij vergoeden of verstrekken.
Wanneer de werkgever deze kosten vergoedt, mag de werkgever ook de
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
afdrachtvermindering voor de EVC-procedure toepassen.De kosten die de werkgever maakt
voor een EVC-procedure behoort tot de categorie gerichte vrijstellingen.
Vergoedingen of verstrekkingen van EVC-procedures zijn voor de loonheffingen niet belast.
Deze kosten hebben geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015:
1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Excursie
De kosten die de werkgever maakt wanneer de werknemers die ter behoorlijke vervulling
van de dienstbetrekking op excursie gaan, behoren tot de categorie gerichte vrijstellingen.
Deze vergoeding of verstrekking is voor de loonheffingen niet belast. De kosten hebben dus
ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a
lid 2 Wet LB 1964).
Let op: er moet wel sprake zijn van een excursie ter behoorlijke vervulling van de
dienstbetrekking. Een dagje uit naar een pretpark voor de werknemers kwalificeert niet als
excursie waarvoor deze gerichte vrijstelling geldt. Er is dan sprake van een werkkost dan
wel individueel belast loon, waarvoor de normale waarderingsregels (factuurwaarde
inclusief btw) gelden.
Extraterritoriale kosten
De extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst oftewel
extraterritoriale kosten, kan de werkgever onder voorwaarden onbelast vergoeden of
verstrekken. Er geldt namelijk een gerichte vrijstelling. Deze vergoeding of verstrekking
heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
In feite gaat het bij extraterritoriale kosten om extra kosten die opgeroepen worden door
het grensoverschrijdend werken. De werknemers die de werkgever vanuit het buitenland
heeft aangeworven om in Nederland te werken of werknemers die door de werkgever
buiten Nederland zijn uitgezonden, kunnen met deze extra kosten geconfronteerd worden.
Bij extraterritoriale kosten kan de werkgever denken aan een cost of living allowance,
dubbele huisvestingskosten, vliegticket naar het land van herkomst en kosten voor de
aanvraag van een werkvergunning.
ABC Werkkostenregeling: F
Fiets
De versterking, vergoeding of ter terbeschikkingstelling van een fiets is belastbaar loon.
Dit geldt óók als de werknemer van uren of salaris afziet in ruil voor de fiets. De
factuurwaarde van de fiets (inclusief btw) kan de werkgever aanmerken als belast loon of
aanwijzen als werkkost. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost zal de
fiets de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) beïnvloeden. De normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Tijdens de behandeling van het Belastingplan 2015 in de Tweede Kamer, is een
amendement ingediend tot behoud van de vrijstelling voor de fiets. Of dit amendement
ook daadwerkelijk door de Tweede en Eerste Kamer zal worden aangenomen, is nog niet
bekend.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt zodat deze werknemer een
fiets kan aanschaffen, geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op nihil mag
stellen. Dit voordeel van de renteloze lening vormt dus geen belast loon en heeft geen
invloed op de werkkostenruimte.
Fietsenstalling in bedrijfsgebouw
Het genot van het gebruik van de fietsenstalling in het bedrijfsgebouw mag de werkgever
op nihil waarderen. Het gebruik door de werknemer van de fietsenstalling in het
bedrijfsgebouw heeft geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%).
Fitness
Onder de werkkostenregeling is het onderscheid tussen fitness op en buiten de werkplek
van belang. Bij fitness op de werkplek moet de werkgever denken aan fitness op kantoor of
in de fabriek, vergaderzaal of bedrijfskantine. Voor de werkkostenregeling is de werkplaats
de plaats waar de werkgever verantwoordelijkheid/zorgplicht draagt voor de werknemer.
De woning van de werknemer is uitdrukkelijk geen werkplek.
Fitness op de werkplek
Gebruik van de fitnessruimte op de werkplek, is vrij van heffing. Deze kosten beïnvloeden
de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) dus niet.
Fitness buiten de werkplek
Fitness die niet op de werkplek plaatsvindt, valt niet onder de vrijstelling. Zo valt de
vergoeding van fitness bij de werkgever in de buurt niet onder de vrijstelling. De kosten
voor fitness buiten de werkplek zijn belaste werkkosten, tenzij de werkgever besluit deze
kosten op reguliere wijze te verlonen. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als
werkkost gelden de normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw).
Fondsen
Uitkeringen of verstrekkingen die de werknemer ontvangt uit een fonds waarvoor de
fondsenvrijstelling geldt, behoren niet tot het loon. De uitkering of verstrekking uit een
dergelijk fonds is geen werkkost (art. 11 lid 1 onderdeel n Wet LB 1964).
Frisdrankautomaat
Voor de frisdrankvoorziening op de werkplek geldt de nihil-waardering. Het gebruik van de
frisdrankautomaat door de werknemer heeft geen invloed op de beschikbare
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Fruitmand bij ziekte
Wanneer de werkgever de werknemer een fruitmand bij ziekte geeft, is deze verstrekking
geen belast loon en valt dus buiten de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015:
1,2%). Deze verstrekking is een typische verstrekking in het kader van wellevendheid,
sympathie of piëteit.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
De Belastingdienst stelt hieraan de volgende voorwaarde: als u aan de volgende 3
voorwaarden voldoet, kunt u er in de opvatting van de Belastingdienst in elk geval van
uitgaan dat uw kleine geschenk geen loon is:
•
U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie
plegen te geven.
•
U geeft geen geld of een waardebon.
•
De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25,-.
ABC Werkkostenregeling: G
Garage, niet op de werkplek
De kosten van en garage bij de woning van de werknemer, vormen belaste werkkosten of
regulier loon. Mocht de werkgever kiezen voor aanwijzing als werkkost, dan is dit van
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Geldboeten
De vergoeding of verstrekking aan de werknemer van geldboeten die zijn opgelegd door de
Nederlandse of buitenlandse strafrechter, vormen geen werkkost. Dit geldt ook voor
vergoedingen of verstrekkingen van geldsommen ter voorkoming van strafvervolging,
bestuurlijke boeten en geldboeten. Denk hierbij aan verkeersboeten. De wetgever heeft
expliciet bepaald dat de werkgever deze kosten van geldboeten moet belasten bij de
werknemer. Deze kosten moet de werkgever dus op de loonstrook van de werknemer
vermelden (art. 31 lid 4 sub c Wet op de LB 1964).
Geneeskundige keuring
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer sprake is van een geneeskundige
keuring in het kader van het preventie- en verzuimbeleid uit het arboplan. De verstrekking
van de geneeskundige keuring heeft door de nihil-waardering geen invloed op de
beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de geneeskundige keuring zelf betaalt en bij de
werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet.
Let op: Inmiddels heeft de Belastingdienst in een aantal gevallen het standpunt
ingenomen, dat de nihil-waardering alleen geldt, als de arboverstrekking daadwerkelijk op
de werkplek wordt aangeboden. Dit zou betekenen, dat de arbovrijstelling alleen geldt, als
de keuring op kantoor plaatsheeft. Hier is het laatste woord nog niet over gezegd, maar
het is zaak er rekening mee te houden.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Tevens staat in dit voorstel dat het
werkplekcriterium iets wordt aangepast. Het gaat daarbij ook om de plaats, waarbij de
werkgever uitvoering geeft aan het arbeidsomstandighedenbeleid.
Gereedschap
Zie Materialen op de werkplek
Geschenk bij (persoonlijke) feestdag
Het geschenk ter gelegenheid van een (persoonlijke) feestdag van de werknemer
(bijvoorbeeld een verjaardagscadeau) kan de werkgever aanmerken als belast loon of
aanwijzen als belaste werkkost. Aanwijzen als belaste werkkost is de meest voor de hand
liggende keuze. Het geschenk ter zal dan de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%) beïnvloeden. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost gelden
de normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw).
Let op!
Voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt een andere
regeling.
Wanneer de werkgever een geschenk bij een (persoonlijke) feestdag van geringe waarde
geeft, zou ook sprake kunnen zijn van een verstrekking in het kader van wellevendheid,
sympathie of piëteit. Deze verstrekking is geen belast loon en valt dus buiten de belaste
werkkosten.
De Belastingdienst stelt hieraan de volgende voorwaarde: als u aan de volgende 3
voorwaarden voldoet, kunt u er in de opvatting van de Belastingdienst in elk geval van
uitgaan dat uw kleine geschenk geen loon is:
•
U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie
plegen te geven.
•
U geeft geen geld of een waardebon.
•
De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.
Geschenk bij geboorte
Let op!
Voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt een andere
regeling.
Wanneer de werkgever een geschenk bij geboorte van een niet buitensporig groot bedrag
geeft, is sprake van een verstrekking in het kader van wellevendheid, sympathie of piëteit.
Deze verstrekking is geen belast loon en valt dus buiten de belaste werkkosten.
Bij buitensporig dure kraamcadeaus is sprake van een belaste werkkost of regulier belast
loon. Aanwijzen als belaste werkkost is dan de meest voor de hand liggende keuze. De
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
factuurwaarde (inclusief btw) van het kraamcadeau is dan van invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Geschenk bij jubileum
Let op!
Voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt een andere
regeling.
De factuurwaarde van het geschenk ter gelegenheid van een jubileum van de werknemer
(inclusief btw) kan de werkgever aanmerken als belast loon of aanwijzen als belaste
werkkost. Aanwijzen als belaste werkkost is de meest voor de hand liggende keuze. Het
geschenk ter gelegenheid van het jubileum zal dan de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%) beïnvloeden. De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief
btw) gelden.
Let op: voor uitkeringen in geld ter gelegenheid van een jubileum van de werknemer, geldt
een andere regeling.
Geschenken, derden
De verstrekking van geschenken aan derden, dus niet aan de eigen werknemers, maar aan
bijvoorbeeld zakenrelaties of uitzendkrachten, vormen intermediaire kosten. Deze
verstrekking is geen belast loon en valt dus buiten de werkkostenregeling. Het is dus ook
niet mogelijk om deze geschenken als werkkost aan te wijzen.
Geschenken, uitzendkrachten
Zie Geschenken, derden.
Golfkosten
De kosten voor golfabonnementen, golflidmaatschappen of greenfee's kan de werkgever
aanwijzen als werkkost of individueel verlonen. Hetzelfde geldt voor de vergoeding of
verstrekking van golfmaterialen (clubs, ballen, tees). Wanneer de werkgever kiest voor
aanwijzing als werkkost zal dit van invloed zijn op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Let op: de greenfee voor de relatie vormt een intermediaire kost.
ABC Werkkostenregeling: H
Herinrichtingskosten
De werkgever kan bij een zakelijke verhuizing maximaal € 7.750,- voor
herinrichtingskosten vrij van heffing vergoeden. De vergoeding van herinrichtingskosten in
het kader van een zakelijke verhuizing is gericht vrijgesteld. Deze vergoedingen of
verstrekkingen heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%).
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Er is volgens de Uitvoeringsregeling LB 2011 in ieder geval sprake van een zakelijke
verhuizing, wanneer:
•
de verhuizing plaatsvindt binnen twee jaar na de aanvaarding van de nieuwe
dienstbetrekking of na overplaatsing binnen de bestaande dienstbetrekking;
•
door de verhuizing de afstand tussen de woning van de werknemer en de plaats van
de dienstbetrekking met ten minste 60% is verkleind;
•
de 'oude' woon-werkafstand ten minste 25 kilometer was (art. 8.4
Uitvoeringsregeling LB 2011).
Huisvesting, op de werkplek
Wanneer de werkgever huisvesting op de werkplek verstrekt aan de werknemers of
ambulante werknemers met een vaste arbeidsplaats, dan kan de werkgever deze
huisvesting individueel verlonen of aanwijzen als werkkost. Bij huisvesting op de werkplek
moet de werkgever denken aan huisvesting op een plaats waar de werknemer niet woont,
maar voor zijn werkzaamheden verblijft, bijvoorbeeld aan boord van een schip,
boorplatform of kermiswagen. Voor huisvesting op de werkplek geldt een bijzondere
waarderingsregel van € 5,35 per werknemer per dag. Zo moet de werkgever wanneer de
werkgever voor aanwijzing als werkkost kiest per werknemer, per dag € 5,35 tot de
werkkostenruimte rekenen. In dit bedrag zijn de kosten voor energie, bewassing en water
meegenomen, deze hoeft de werkgever dus niet in de werkkostenruimte mee te nemen.
De Staatssecretaris van Financiën heeft toegezegd een regeling te zullen treffen voor die
werknemers die door hun werk niet thuis kunnen verblijven. Op dit punt wordt dus nog een
aanpassing verwacht.
Let op: voor een ter beschikking gestelde dienstwoning geldt een aparte regeling. Voor
ambulante werknemers zonder vaste arbeidsplaats, geldt de afwijkende regeling voor
dienstwoning tijdelijke verblijfskosten tijdens dienstreizen.
Hypotheek
De waarde van het rentevoordeel op een werkgeverslening voor een hypotheek voor de
eigen woning van de werknemer mag de werkgever op nihil stellen. Voorwaarde is wel dat
de werknemer schriftelijk aan de werkgever verklaart, dat de geldlening aan te merken is
als geldlening waarvan de rente aftrekbare kosten zijn in de inkomstenbelasting (art.
3.120, 3.121, 3.122 (vervallen) en 3.123 Wet inkomstenbelasting 2001. De werknemer
moet op deze schriftelijke verklaring het bestedingsdoel van de geldlening duidelijk
vermelden en schriftelijke bescheiden ter onderbouwing bijvoegen. De werkgever moet
deze schriftelijke verklaring en bescheiden bij de loonadministratie bewaren. In de
aangifte loonheffingen moet de werkgever ook de toepassing van de nihil-waardering van
het rente voordeel vermelden (art. 3.10 Uitvoeringsregeling LB 2011).
ABC Werkkostenregeling: I
Inenting
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer sprake is van een inenting in het
kader van het preventie- en verzuimbeleid uit het arboplan. De inenting van een
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
werknemer die op vakantie gaan naar een ver tropisch land is geen inenting in het kader
van het preventie- en verzuimbeleid. Voor deze inenting gelden de normale
waarderingsregels.
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de inenting zelf betaalt en bij de werkgever
declareert, geldt de nihil-waardering niet.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd.
Inschrijving beroepsregister
De kosten voor de inschrijving in een beroepsregister zijn gericht vrijgesteld. Bij de kosten
voor inschrijving in een beroepsregister kan de werkgever denken aan de kosten voor
beroepsorganisaties als de NOB, NIVRA, NOvAA, KNB, NOREA, NVM, IIA, VRC, ISACA, KBvG,
Noloc, AG&AI, Logeion en BVPA.
Internationale scholen
Voor uit het buitenland aangeworven of naar het buitenland uitgezonden groepen
werknemers kan de werkgever de kosten voor een internationale school zonder heffing
vergoeden. Voor deze kosten geldt namelijk een gerichte vrijstelling. Deze vergoedingen of
verstrekkingen van internationale schoolkosten beïnvloedt de werkkostenruimte van 1,5%
(vanaf 1 januari 2015: 1,2%) niet.
Mocht de werknemer gebruik maken van de 30%-regeling, dan mag de werkgever ook naast
de 30% vergoeding de kosten van de internationale school onbelast vergoeden.
Internet op de werkplek
Voor de ter beschikking stelling van internet op de werkplek geldt de nihil-waardering. Het
gebruik van internet op de werkplek beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte niet.
Internet thuis
Voor de vergoeding of verstrekking van internet op de thuiswerkplek gelden de normale
waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de werkgever de internetverbinding thuis
individueel wil verlonen of als werkkost wil aanwijzen.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor telefonieproducten. Van belang is dat de vrijstelling
vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking stelling, en een
verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de werkplek moet
worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het noodzakelijkheidscriterium, is nog niet
duidelijk.
Internetmodem, mobiel
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Wanneer de werkgever een mobiel internetmodem ter beschikking stelt -ook voor gebruik
buiten de werkplek- en het zakelijk gebruik bedraagt meer dan 90%, dan geldt de nihilwaardering. De ter beschikking stelling van het mobiele internetmodem beïnvloedt de
beschikbare werkkostenruimte dan niet.
Wanneer de werkgever het mobiele internetmodem vergoedt óf verstrekt óf het zakelijk
gebruik bedraagt minder dan 90%, dan gelden de normale waarderingsregels. De werkgever
kan kiezen of de werkgever de kosten voor het mobiele internetmodem als belast loon in
aanmerking wil nemen of wil aanwijzen als belaste werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers, telefonieproducten, en bijbehorende
apparatuur. Van belang is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een
vergoeding, ter beschikking stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde
dat het apparaat mede op de werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van
het noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Internetmodem op kantoor
Voor de ter beschikking stelling van het internetmodem op de werkplek geldt de nihilwaardering. Het gebruik van het internetmodem op de werkplek beïnvloedt de beschikbare
werkkostenruimte niet.
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor het internetmodem op kantoor zelf betaalt en bij
de werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan eventueel wel sprake
zijn van een intermediaire kost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers, telefonieproducten, en bijbehorende
apparatuur. Van belang is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een
vergoeding, ter beschikking stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde
dat het apparaat mede op de werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van
het noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Inwoning, op de werkplek
Zie Huisvesting, op de werkplek
iPad
De Belastingdienst heeft aangegeven van mening te zijn, dat een iPad vergelijkbaar is met
een computer. In het kader van de werkkostenregeling betekent dit dat een iPad op nihil
mag worden gewaardeerd, als aannemelijk gemaakt kan worden dat:
•
deze mede op de werkplek wordt gebruikt;
•
dat deze ten minste 90% zakelijk wordt gebruikt;
Gelet op de vele mogelijkheden van privégebruik is de Belastingdienst kritisch over de
vraag of de iPad wel 90% zakelijk wordt gebruikt. Als niet aannemelijk gemaakt kan
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
worden dat ten minste 90% van het gebruik zakelijk is, kan de werkgever de iPad
aanwijzen als werkkost, dan wel bij het loon van de werknemer tellen. Overwogen kan
worden in dat verband de mogelijkheid om zelf apps te downloaden onmogelijk te maken.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
IPB-tickets
De vergoeding van IPB-tickets voor privéreizen kan de werkgever aanwijzen als een belaste
werkkost of individueel verlonen. IPD staat voor ‘indien plaats beschikbaar’, dit zijn
achtergestelde vliegvervoerbewijzen die door luchtvaartbedrijven worden aangeboden.
Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost gelden de normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw).
Isolerende kleding
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer de werkgever isolerende kleding
voor gebruik op de werkplek aan de werknemers ter beschikking stelt of verstrekt. De
werkgever dient deze isolerende kleding wel in het kader van het arboplan ter beschikking
te stellen. Deze ter beschikking stelling heeft door de nihil-waardering geen invloed op de
beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de isolerende kleding zelf betaalt en bij de
werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan eventueel wel sprake zijn
van een intermediaire kost.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen.Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Voor welke items deze versoepeling zal
gaan gelden, is nog niet bekend.
ABC Werkkostenregeling: J
Jubileum uitkering
Een eenmalige uitkering of verstrekking die een werkgever doet aan zijn werknemer in
verband met het bereiken van een diensttijd van ten minste 25 jaar of ten minste 40 jaar
is op grond van artikel 11, eerste lid, onderdeel o, Wet op de LB 1964 vrijgesteld tot
maximaal het loon over een maand. Een werkgever kan dus twee maal het loon over een
maand onbelast uitkeren: bij 25 en bij 40 dienstjaren. Indien een werknemer bij 25
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
dienstjaren geen uitkering heeft ontvangen, dan mag bij 40 dienstjaren twee maal het loon
over een maand onbelast worden uitgekeerd.
Het loon over een maand is het fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat) over een maand.
Er mag voor de vaststelling van het fiscale loon geen rekening worden gehouden met niet
vast gegarandeerde bijzondere beloningen (zoals tantièmes) en aanspraken die tot het
loon behoren. Bij het fiscale loon over een maand moet een werkgever (indien van
toepassing) de volgende maandbedragen optellen:
•
Het werknemersaandeel in de pensioenpremie;
•
De helft van het werknemersaandeel in een regeling voor vervroegde uittreding;
•
Het werknemersdeel in de premie voor aanspraken die overeenkomsten met WW,
ZW en WAO/ WIA;
•
Het werknemersaandeel voor aanspraken op uitkeringen bij overlijden of
invaliditeit als gevolg van een ongeval.
Bovenop dit bedrag dient eveneens 1/12e deel van het vakantiegeld opgeteld te worden,
alsmede 1/12e van het jaarbedrag van vaste gegarandeerde bijzondere beloningen
ABC Werkkostenregeling: K
Kaart bij feestelijke gelegenheid
Een kaart of een bloemetje voor een feestelijke gelegenheid, bijvoorbeeld ter gelegenheid
van een huwelijk, is een verstrekking in het kader van wellevendheid, sympathie of
piëteit. Deze verstrekking is geen belast loon en valt dus buiten de belaste werkkosten.
De Belastingdienst stelt hieraan de volgende voorwaarde: als u aan de volgende 3
voorwaarden voldoet, kunt u er in de opvatting van de Belastingdienst in elk geval van
uitgaan dat uw kleine geschenk geen loon is:
•
U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie
plegen te geven.
•
U geeft geen geld of een waardebon.
•
De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25,-.
Kantoorbenodigdheden
Wanneer de werkgever de werknemers kantoorbenodigdheden, bijvoorbeeld een cartridge,
ter beschikking stelt die de werknemers voor meer dan 90% zakelijk gebruiken, geldt de
nihil-waardering. Wanneer de werkgever de kantoorbenodigdheden vergoedt óf verstrekt
óf het zakelijk gebruik bedraagt minder dan 90%, dan gelden de normale
waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de werkgever de kosten voor de
kantoorbenodigdheden dan als belast loon in aanmerking wil nemen of wil aanwijzen als
belaste werkkost.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor gereedschappen. Van belang is dat de vrijstelling
vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking stelling, en een
verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de werkplek moet
worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het noodzakelijkheidscriterium, is nog niet
duidelijk. Ook is niet duidelijk of "kantoorbenodigdheden" onder de definitie van
gereedschappen vallen.
Kerstbijeenkomst
Zie Personeelsfeest
Kerstpakket
De factuurwaarde van het kerstpakket (inclusief btw) kan de werkgever aanmerken als
belast loon of aanwijzen als belaste werkkost. Aanwijzen als belaste werkkost is de meest
voor de hand liggende keuze. De factuurwaarde (inclusief btw) van het kerstpakket is dan
van invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt een
andere regeling.
Kinderopvang op de werkplek
Voor de door de werkgever georganiseerde kinderopvang op de werkplek, geldt een
forfaitaire waarderingsregel. De waarde van de kinderopvang mag de werkgever waarderen
op de uurprijs die geldt volgens de Wet kinderopvang. De werkgever kan kiezen om de
kosten voor deze kinderopvang individueel te verlonen of aan te wijzen als belaste
werkkost. Wanneer de werkgever voor aanwijzing kiest, geldt de waarde van de uurprijs
volgens de Wet kinderopvang dus als waarde die de werkkostenruimte beïnvloedt.
Let op: voor kinderopvang op de werkplek die de werkgever bij een derde inkoopt, gelden
de normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw). Voor kinderopvang buiten de
werkplek die de werkgever zelf organiseert of bij een derde inkoopt gelden ook de
normale waarderingsregels (waarde in het economische verkeer of factuurwaarde inclusief
btw).
Kleding voorzien van logo
Wanneer de kleding voorzien is van een duidelijk zichtbaar logo van het bedrijf van ten
minste 70cm2 per kledingstuk, kan de kleding op nihil worden gewaardeerd. Dit geldt
alleen als de kleding ter beschikking wordt gesteld. Het is dus raadzaam duidelijk met de
werknemers af te spreken, dat de kleding na gebruik of bij einde dienstbetrekking weer
aan de werkgever moet worden teruggegeven.
Is het logo kleiner dan 70 cm2, of is het niet duidelijk zichtbaar, dan gelden de normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw), tenzij het echte arbokleding is, kleding
die noodzakelijk is voor de werkzaamheden of kleding is die op de werkplek achterblijft.
De werkgever kan deze kleding individueel verlonen of aanwijzen als werkkost.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Let op: voor bepaalde kledingcategorieën voor op de werkplek mag de werkgever de nihilwaardering toepassen.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Voor
welke items deze versoepeling zal gaan gelden, is nog niet bekend. Vooralsnog lijkt de
versoepeling enkel te gelden voor arbovoorzieningen, en niet voor werkkleding.
Kleding
Voor de volgende kledingcategorieën voor op de werkplek mag de werkgever de nihilwaardering toepassen (art. 3.7 Uitvoeringsregeling LB 2011):
•
kleding, die de werkgever ter beschikking stelt en uitsluitend of nagenoeg
uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen (voorbeeld; uniformen, sloof van de
horecamedewerker, doorwerkjas in de bouw, schort van een slager);
•
kleding, die de werkgever ter beschikking stelt en die achterblijft op de werkplek;
•
arbokleding, die wordt verstrekt op of ter beschikking wordt gesteld op grond van
een arboplan;
•
kleding met een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo van ten minste 70 cm2 per
kledingstuk.
Voor andere kleding gelden de normale waarderingsregels. De werkgever moet dan dus de
factuurwaarde van de kleding(inclusief btw) individueel verlonen of aanwijzen als
werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Voor
welke items deze versoepeling zal gaan gelden, is nog niet bekend. Vooralsnog lijkt de
versoepeling enkel te gelden voor arbovoorzieningen, en niet voor werkkleding.
Koffieautomaat
Voor de koffievoorziening op de werkplek geldt de nihil-waardering. Het gebruik van de
koffieautomaat door de werknemer heeft geen invloed op de beschikbare
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
De Staatssecretaris van Financiën heeft op 3 juli 2014 in een brief aan de Tweede Kamer
aangekondigd dat hij voor bepaalde werkplekgerelateerde voorzieningen het onderscheid
tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen wil laten vervallen. Voor welke
werkplekvoorzieningen dit gaat gelden is nog niet bekend.
Koffiegeld
De vergoeding in geld die de werkgever aan de werknemer geeft voor koffie op de
werkplek vormt een belaste werkkost, of individueel belast loon. De werkgever kan dus
kiezen om de vergoeding voor koffiegeld op de werkplek als werkkost aan te wijzen.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost, zal dit van invloed zijn op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels
(factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Tip: wanneer de werkgever koffie op de werkplek verstrekt, geldt de nihil-waardering. Zo
is het gebruik van de koffieautomaat door de werknemer niet van invloed op de
beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Een vergoeding voor koffie onderweg – niet op de arbeidsplaats – is gericht vrijgesteld.
De Staatssecretaris van Financiën heeft op 3 juli 2014 in een brief aan de Tweede Kamer
aangekondigd dat hij voor bepaalde werkplekgerelateerde voorzieningen het onderscheid
tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen wil laten vervallen. Voor welke
werkplekvoorzieningen dit gaat gelden is nog niet bekend.
Kopieerapparaat
Voor het gebruik van het kopieerapparaat op de werkplek door de werknemer geldt de
nihil-waardering. Het gebruik van het kopieerapparaat door de werknemer heeft geen
invloed op de beschikbare werkkostenruimte.
Kraamcadeau
Wanneer de werkgever een geschenk bij geboorte van een niet buitensporig groot bedrag
geeft, is sprake van een verstrekking in het kader van wellevendheid, sympathie of piëteit.
Deze verstrekking is geen belast loon en valt dus buiten de belaste werkkosten.
Let op!
Voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt een andere
regeling.
Bij buitensporig dure kraamcadeaus is sprake van een belaste werkkost of regulier belast
loon. Aanwijzen als belaste werkkost is dan de meest voor de hand liggende keuze. De
factuurwaarde (inclusief btw) van het kraamcadeau is dan van invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
De Belastingdienst stelt hieraan de volgende voorwaarde: als u aan de volgende 3
voorwaarden voldoet, kunt u er in de opvatting van de Belastingdienst in elk geval van
uitgaan dat uw kleine geschenk geen loon is:
•
U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie
plegen te geven.
•
U geeft geen geld of een waardebon.
•
De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25,-.
ABC Werkkostenregeling: L
Laptop
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Wanneer de werkgever een laptop ter beschikking stelt én het zakelijk gebruik bedraagt
meer dan 90%, dan geldt de nihil-waardering. De ter beschikking stelling van de laptop
beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte dan niet.
Wanneer de werkgever de laptop vergoedt óf verstrekt óf het zakelijk gebruik bedraagt
minder dan 90%, dan kan de werkgever kiezen of de werkgever de laptop als belast loon in
aanmerking wil nemen of wil aanwijzen als belaste werkkost. Mocht de werkgever kiezen
voor aanwijzing als werkkost, dan gelden de normale waarderingsregels.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Lening
Voor leningen aan de werknemers geldt dat de werkgever de marktrente als belast loon in
aanmerking moet nemen. Wanneer de werkgever een lager percentage of geen rente in
rekening brengt, dan vormt dit een aangewezen werkkost of belast loon.
Let op: voor de personeelslening voor de eigen woning, (elektrische) fiets of elektrische
scooter kunnen andere waarderingsvoorschriften gelden, artikel 3.10 Uitvoeringsregeling
LB 2011.
Lening elektrische fiets
Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt zodat deze werknemer een
elektrische fiets kan aanschaffen, geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op
nihil mag stellen. Dit voordeel van een renteloze lening vormt dus geen belast loon en
heeft geen invloed op de werkkostenruimte. De werknemer moet deze elektrische fiets
wel in overwegende mate (meer dan 50%) gebruiken voor woon-werkverkeer, artikel 3.10
Uitvoeringsregeling LB 2011.
Lening elektrische scooter
Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt zodat deze werknemer een
elektrische scooter kan aanschaffen, geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op
nihil mag stellen. Dit voordeel van een renteloze lening vormt dus geen belast loon en
heeft geen invloed op de werkkostenruimte. De werknemer moet deze scooter wel in
overwegende mate (meer dan 50%) gebruiken voor woon-werkverkeer, artikel 3.10
Uitvoeringsregeling LB 2011.
Lening fiets
Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt zodat deze werknemer een
fiets kan aanschaffen, geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op nihil mag
stellen. Dit voordeel van de renteloze lening vormt dus geen belast loon en heeft geen
invloed op de werkkostenruimte. Voorwaarde is dat de werknemer deze fiets in
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
overwegende mate (meer dan 50%) voor woon-werkverkeer gebruikt, artikel 3.10
Uitvoeringsregeling LB 2011.
Lening op eigen woning
De waarde van het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van de
werknemer mag de werkgever op nihil stellen. Voorwaarde is wel dat de werknemer
schriftelijk aan de werkgever verklaart dat de geldlening aan te merken is als geldlening
waarvan de rente aftrekbare kosten zijn in de inkomstenbelasting, artikel 3.120, 3.121,
3.122 en 3.123 Wet inkomstenbelasting 2001. De werknemer moet op deze schriftelijke
verklaring het bestedingsdoel van de geldlening duidelijk vermelden en schriftelijke
bescheiden ter onderbouwing bijvoegen. De werkgever moet deze schriftelijke verklaring
en bescheiden bij de loonadministratie bewaren. In de aangifte loonheffingen moet de
werkgever ook de toepassing van de nihil-waardering van het rente voordeel vermelden,
artikel 3.10 Uitvoeringsregeling LB 2011.
Levensloopregeling
Let op! Vanaf 2012 kunnen alleen werknemers die per eind 2011 meer dan EUR 3.000 in
hun levensloopregeling gespaard hadden, de regeling voortzetten. Het is dus niet mogelijk
om een nieuwe levensloopregeling aan te gaan.
De aanspraak op een uitkering volgens de levensloopregeling behoort niet tot het loon.
Deze aanspraak is geen werkkost, artikel 11, lid 1, onderdeel r ten vierde Wet op de LB
1964. De regeling geldt nog tot uiterlijk 1 januari 2021, daarna is het niet meer mogelijk
van deze vrijstelling gebruik te maken.
Lidmaatschap, serviceclub
De kosten voor het lidmaatschap van een serviceclub kan de werkgever aanmerken als
belast loon of aanwijzen als werkkost. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als
werkkost beïnvloedt dit de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De
normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
ABC Werkkostenregeling: M
Maaltijden met zakenrelaties
De kosten die de werkgever maakt omdat de werknemers op of buiten de werkplek met
zakenrelaties een maaltijd gebruiken, zijn gericht vrijgesteld. Omdat het gebruik van de
maaltijd gericht is vrijgesteld, hebben de kosten voor deze maaltijden dus ook geen
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet
LB 1964).
Let op: de kosten van de maaltijden voor de zakenrelatie(s) vormen intermediaire kosten,
geen werkkosten.
Voorbeeld
Op initiatief van de werkgever gaat de werknemer Edwin met een zakelijke relatie eten bij
een brasserie. Edwin schiet de rekening van dit diner voor de werkgever voor. Edwin
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
declareert deze uitgaven vervolgens bij zijn werkgever. Het deel van de uitgaven van het
diner voor de zakelijke relatie, vormt een intermediaire kost, geen werkkost. De kosten
van de werknemer Edwin zijn werkkosten. Binnen de werkkosten behoren deze kosten tot
de categorie gerichte vrijstellingen. Uiteindelijk beïnvloeden dus ook de gemaakte kosten
door Edwin de werkkostenruimte niet.
Maaltijden, ambulante werknemers, vaste arbeidsplaats
Wanneer de werkgever een maaltijd verstrekt aan de ambulante werknemer met een vaste
arbeidsplaats, dan kan de werkgever deze maaltijd individueel verlonen of aanwijzen als
werkkost. Wanneer de werkgever voor aanwijzing kiest, gelden bijzondere
waarderingsregels. Zo moet de werkgever per verstrekte maaltijd (ontbijt of lunch of
diner) € 3,15 tot de werkkosten rekenen. Een eventuele eigen bijdrage mag de werkgever
op dit forfait in mindering brengen, maar niet verder dan nihil.
Maaltijden, ambulante werknemers, geen vaste arbeidsplaats
Wanneer de werkgever een maaltijd verstrekt aan de ambulante werknemer zonder vaste
arbeidsplaats, dan geldt de gerichte vrijstelling. De door de werkgever verstrekte maaltijd
(ontbijt of lunch of diner) beïnvloedt dan de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%) niet.
Maaltijden buiten de werkplek
Overwerk en koopavonden
Maaltijden die de werknemers buiten de werkplek gebruiken, omdat zij niet in de
gelegenheid zijn om tijdens hun werk thuis te eten zijn gericht vrijgesteld. Dit geldt
bijvoorbeeld voor werknemers die moeten werken tijdens koopavonden of voor
werknemers die overwerken. Omdat het gebruik van deze maaltijden buiten de werkplek
gericht is vrijgesteld, hebben de kosten voor deze maaltijden dus ook geen invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Ontbijt, lunch, diner
Wanneer de werknemers een maaltijd buiten de werkplek gebruiken, geldt een gerichte
vrijstelling. De door de werkgever verstrekte of vergoede maaltijd (ontbijt of lunch of
diner) buiten de werkplek beïnvloedt de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015:
1,2%) niet. Dit is anders indien de werknemer op een vaste plaats buiten de werkplek zijn
maaltijden geniet. Dan kan er sprake zijn van een werkkost.
Dienstreizen
De kosten die de werkgever maakt omdat de werknemers tijdens dienstreizen buiten hun
werkplek een maaltijd gebruiken, zijn gericht vrijgesteld. Omdat het gebruik van deze
maaltijd gericht is vrijgesteld, hebben de kosten voor deze maaltijden dus ook geen
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet
LB 1964).
Maaltijden, op de werkplek, overwerk en koopavonden
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Maaltijden die de werknemers op de werkplek gebruiken, omdat zij niet in de gelegenheid
zijn om thuis te eten zijn gericht vrijgesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor werknemers die
moeten werken tijdens koopavonden of voor werknemers die overwerken. Omdat het
gebruik van de maaltijd op de werkplek gericht is vrijgesteld, hebben de kosten voor deze
maaltijden dus ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015:
1,2%)(art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Ontbijt, lunch, diner
Wanneer de werknemers een maaltijd op de werkplek gebruiken, vormt dit een belaste
werkkost dan wel regulier loon. Voor de maaltijden op de werkplek geldt een bijzondere
waarderingsregel van € 3,15 per maaltijd. Zo moet de werkgever wanneer de werkgever
voor aanwijzing als werkkost kiest per verstrekte maaltijd (ontbijt of lunch of diner) € 3,15
tot de werkkostenruimte rekenen. Wanneer de werknemers een eigen bijdrage betalen
voor de maaltijd, dan mag de werkgever deze eigen bijdrage - maar niet verder dan nihilop dit forfait van € 3,15 in mindering brengen.
Let op: voor ambulante werknemers zonder vaste arbeidsplaats geldt een andere regel.
Vergaderlunches, werklunches
De kosten die de werkgever maakt omdat de werknemers tijdens de lunch op kantoor
vergaderen zijn gericht vrijgesteld. Omdat het gebruik van de maaltijd gericht is
vrijgesteld, hebben de kosten voor deze maaltijden dus ook geen invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Materialen
Voor de ter beschikking stelling van materiaal dat werknemers op de werkplek achterlaten
geldt de nihil-waardering. Het gebruik van materialen op de werkplek beïnvloedt de
beschikbare werkkostenruimte niet.
Wanneer de werknemers de ter beschikking gestelde materialen ook mee naar huis mogen
nemen, geldt de nihil-waardering alleen wanneer de materialen voor 90% of meer zakelijk
worden gebruikt. Wanneer de werkgever de materialen vergoedt óf verstrekt óf het
zakelijk gebruik bedraagt minder dan 90%, dan gelden de normale waarderingsregels. De
werkgever kan kiezen of de werkgever de kosten voor de apparatuur dan als belast loon in
aanmerking wil nemen of wil aanwijzen als belaste werkkost.
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor bijvoorbeeld een gereedschapskist zelf betaalt en
bij de werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan eventueel wel
sprake zijn van een intermediaire kost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor gereedschappen, computers en bijbehorende
apparatuur. Van belang is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een
vergoeding, ter beschikking stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde
dat het apparaat mede op de werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van
het noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Medische keuring
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer sprake is van een medische in
het kader van het preventie- en verzuimbeleid uit het arboplan. De verstrekking van de
medische keuring heeft door de nihil-waardering geen invloed op de beschikbare
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: Inmiddels heeft de Belastingdienst in een aantal gevallen het standpunt
ingenomen, dat de nihil-waardering alleen geldt, als de arboverstrekking daadwerkelijk op
de werkplek wordt aangeboden. Dit zou betekenen, dat de arbovrijstelling alleen geldt, als
de keuring op kantoor plaatsheeft. Hier is het laatste woord nog niet over gezegd, maar
het is zaak er rekening mee te houden.
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de medische keuring zelf betaalt en bij de
werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen.Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Tijdens de behandeling is ook gesproken
over de definitie van werkplek, waarbij de tekst waarschijnlijk zodanig wordt aangepast,
dat ook de plaats waar uitvoering wordt gegeven aan het arbeidsomstandighedenbeleid als
zodanig wordt aangemerkt.
Meubilair
Voor de ter beschikking stelling van meubilair op de werkplek geldt de nihil-waardering.
Het gebruik van het meubilair op de werkplek beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte
niet.
Let op: voor de vergoeding of verstrekking van meubilair voor bij de werknemers thuis
geldt niet de nihil-waarderingsregel, maar de normale waarderingsregel.
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel voor op kantoor zelf
betaalt en bij de werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan dan
eventueel wel sprake zijn van een intermediaire kost.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Voor
welke items deze versoepeling zal gaan gelden, is nog niet bekend.
Misdrijven
De vergoeding of verstrekking voor misdrijven waarvoor de werknemer door een
Nederlandse strafrechter bij onherroepelijke uitspraak is veroordeeld, vormen geen
werkkost. Dit geldt ook voor misdrijven waarvan tegen de werknemer een onherroepelijk
geworden strafbeschikking is uitgevaardigd en voor misdrijven waarvan het Openbaar
Ministerie heeft verklaard af te zien van verdere vervolging. Deze kosten van geldboeten
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
moet de werkgever van rechtswege belasten bij de werknemer. Deze kosten moet de
werkgever dus expliciet op de loonstrook van de werknemer vermelden (art. 31 lid 4 sub d
en art. 31 lid 4 sub e Wet LB 1964).
Munitie
Vergoedingen of verstrekkingen voor wapens en munitie mag de werkgever niet als
werkkosten aanmerken. Deze kosten voor wapens en munitie moet de werkgever van
rechtswege belasten bij de werknemer. Deze kosten moet de werkgever dus expliciet op
de loonstrook van de werknemer vermelden.
Wanneer er volgens de Wet wapens en munitie een zogenoemde erkenning, consent,
vergunning, verlof of ontheffing is verleend voor de wapens en munitie, dan mag de
werkgever die kosten voor de wapens en munitie wel aanwijzen als werkkost of individueel
belasten bij de werknemer (art. 31 lid 4 sub f Wet LB 1964).
ABC Werkkostenregeling: N
Netbook
Wanneer de werkgever een netbook ter beschikking stelt én het zakelijk gebruik bedraagt
meer dan 90%, dan geldt de nihil-waardering. De ter beschikking stelling van het netbook
beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte dan niet.
Wanneer de werkgever het netbook vergoedt óf verstrekt óf het zakelijk gebruik bedraagt
minder dan 90%, dan gelden de normale waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de
werkgever de kosten voor het netbook als belast loon in aanmerking wil nemen of wil
aanwijzen als belaste werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Notebook
Wanneer de werkgever een notebook ter beschikking stelt én het zakelijk gebruik bedraagt
meer dan 90%, dan geldt de nihil-waardering. De ter beschikking stelling van het notebook
beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte dan niet.
Wanneer de werkgever het notebook vergoedt óf verstrekt óf het zakelijk gebruik bedraagt
minder dan 90%, dan gelden de normale waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de
werkgever de kosten voor het notebook als belast loon in aanmerking wil nemen of wil
aanwijzen als belaste werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers en bijbehorende apparatuur. Van belang
is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter beschikking
stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat mede op de
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
ABC Werkkostenregeling: O
Onregelmatige of continudiensten
De vergoeding in geld die de werkgever aan de werknemer geeft voor onregelmatige of
continudiensten vormt een belaste werkkost, of individueel belast loon. De werkgever kan
ervoor kiezen om deze vergoeding als werkkost aan te wijzen. Wanneer de werkgever deze
vergoeding aanwijst als werkkost, heeft dit invloed op de werkkostenruimte van 1,5%
(vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw)
gelden.
Ontvangst zakelijke relaties thuis
De kosten die de werkgever of de werknemers maken voor de ontvangst van zakelijke
relaties thuis, vormen intermediaire kosten. Deze vergoeding of verstrekking voor de
ontvangst van relaties thuis is geen belast loon en valt dus buiten de werkkostenregeling.
Let op: wanneer de werkgever aan de werknemer een vergoeding geeft voor de ontvangst
van collega's thuis, is sprake van een belaste werkkost of regulier loon. De werkgever kan
dan kiezen voor individuele verloning of aanwijzing als werkkost.
Opleidingskosten
De vergoeding of verstrekking van de kosten die de werknemer maakt voor het volgen van
een opleiding ter verwerving van inkomen zijn gericht vrijgesteld. Voor de loonheffingen is
deze vergoeding of verstrekking van opleidingskosten niet belast is. Deze vergoedingen of
verstrekkingen heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%).
Het is van belang om onderscheid te maken tussen scholingskosten en opleidingskosten.
Verder is sprake van scholingskosten, als de werknemer scholing geniet, waarmee hij zijn
eigen werk beter kan doen. Van opleidingskosten is sprake als de werknemer scholing
geniet, die op zich wel tot betaald werk kan leiden, maar die in principe niets te maken
heeft met zijn huidige werk. Voor opleidingskosten is namelijk bepaald dat een vergoeding
van reiskosten niet zijn vrijgesteld.
Let op: de werknemer moet de opleidingskosten wel maken met het oog op het verwerven
van inkomen. Wanneer de werknemer als hobby aan de universiteit een studie klassieke
talen gaat volgen, vallen deze opleidingskosten niet onder de gerichte vrijstelling. Er is
dan sprake van een werkkost dan wel individueel belast loon, waarvoor de normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Outplacement
Kosten voor outplacement zijn gericht vrijgesteld voor de loonheffingen. De vergoedingen
of verstrekkingen van outplacement heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte van
1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%)
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Bij outplacement moet de werkgever denken aan de diensten en adviezen voor de
werknemer, om ervoor te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk een passende nieuwe
baan heeft. Sollicitatiekosten vallen ook onder outplacementkosten (art. 31a lid 2 Wet op
de LB 1964).
Overlijdensuitkering
Aanspraken op uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden of invaliditeit als gevolg van
een ongeval zijn op grond van artikel 11 lid 1 onderdeel h Wet op de LB 1964 vrijgesteld.
Het maakt hierbij niet uit of het gaat om een eenmalige uitkering of een periodieke
uitkering. De aanspraak is vrijgesteld, maar de uitkering is belast, tenzij de hieronder
genoemde uitzondering van toepassing is.
De uitkering zelf is niet belast als deze:
•
eenmalig is;
•
maximaal drie maal het maandloon bedraagt;
•
het gaat om het overlijden van:
o
de werknemer;
o
de echtgenoot van de werknemer;
o
degene die in het (voorafgaande) kalenderjaar de fiscale partner is van de
werknemer;
o
de eigen kinderen of pleegkinderen
Het gedeelte van de uitkering dat driemaal het loon over een maand te boven gaat, is
belast. Op dit gedeelte is de tabel bijzondere beloningen van toepassing. Eenmalige
uitkeringen en verstrekkingen zijn vrijgesteld.
Voor de vaststelling van het loon over een maand, zie Eenmalige uitkering bij ontslag.
De uitkering ter zake van invaliditeit behoort tot het loon en kan dus niet onbelast worden
uitgekeerd.
Let op: het moet gaan om eenmalige uitkeringen. Doet een werkgever periodieke
uitkeringen ter zake van overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval, dan behoort
de waarde van deze periodieke uitkering tot het loon voor de loonheffingen. De vrijstelling
is dan niet van toepassing. Het maakt dan geen verschil of de uitkering wordt gegeven in
het kader van overlijden of in het kader van invaliditeit.
Eenmalige of periodieke uitkeringen bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een
ongeval zijn geen loon voor de premies werknemersverzekeringen.
Uitkeringen of verstrekkingen bij overlijden anders dan als gevolg van een ongeval
(eenmalig)
De aanspraak op een eenmalige uitkering of verstrekking bij het overlijden anders dan op
grond van een ongeval van:
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
•
de werknemer, de echtgenoot van de werknemer, of
•
of
degene die in het (voorafgaande) kalenderjaar fiscale partner is van de werknemer,
•
de eigen kinderen of pleegkinderen.
Is op grond van artikel 11 lid 1 onderdeel i Wet op de LB 1964, vrijgesteld, voor zover de
uitkering niet hoger is dan driemaal het loon over een maand. Voor zover de aanspraak
meer bedraagt dan driemaal het loon over een maand is de aanspraak belast.
De uitkering zelf is vrijgesteld op grond van artikel 11 lid 1 onderdeel m Wet op de LB
1964. De uitkering zelf is niet belast als deze:
•
eenmalig is;
•
maximaal drie maal het maandloon bedraagt;
•
het gaat om het overlijden van:
o
de werknemer;
o
de echtgenoot van de werknemer;
o
degene die in het (voorafgaande) kalenderjaar de fiscale partner is van de
werknemer;
o
de eigen kinderen of pleegkinderen
In het geval de uitkering hoger is dan driemaal het loon over een maand, dan is het
meerdere belast loon voor de loonheffingen. Voor de vaststelling van het loon over een
maand, zie Eenmalige uitkering bij ontslag.
Over uitkeringen bij overlijden van de werknemer is de werkgever geen premies
werknemersverzekeringen verschuldigd.
OV-jaarkaart
Het maakt verschil of de werkgever een OV-jaarkaart ter beschikking stelt of een vergoedt
aan de werknemer.
Ter beschikking stelling OV-jaarkaart
Wanneer de werkgever aan de werknemer een OV-jaarkaart ook voor woon-werkverkeer en
dienstreizen ter beschikking stelt, geldt de nihil-waardering. Wil sprake zijn van een ter
beschikkingstelling, dan is het van belang dat de OV-jaarkaart op naam van de werkgever
staat. Ook is van belang dat bijvoorbeeld bij einde dienstverband, verhuizing of
beschikking over een auto van de zaak, de werknemer de OV-jaarkaart weer bij de
werkgever moet inleveren. De kosten voor de ter beschikkingstelling van een dergelijke
OV-jaarkaart hebben dus geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%).
Vergoeding OV-jaarkaart
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Wanneer de werknemer zelf een OV-jaarkaart aanschaft en bij de werkgever declareert, is
het volgende van belang. Het deel van de OV-jaarkaart dat ziet op de werkelijke kosten
van woon-werkverkeer of dienstreizen is gericht vrijgesteld. Dit deel van de OV-jaarkaart
is dus voor de loonheffingen niet belast. De kosten voor dit deel hebben dus ook geen
invloed op de werkkostenruimte van 1,5%. Voor het deel dat ziet op privéreizen, geldt
deze gerichte vrijstelling niet. Het deel voor privéreizen vormt een aangewezen werkkost
of belast loon. Mocht de werkgever het deel voor privéreizen als werkkost aanwijzen, dan
gelden de normale waarderingsregels. Het deel van de factuurwaarde (inclusief btw) van
de OV-jaarkaart dat ziet op privéreizen beïnvloedt dus de werkkostenruimte.
Let op: de werkgever hoeft deze splitsing alleen te maken wanneer de werkgever een
vergoeding voor de kosten van woon-werkverkeer of dienstreizen redelijkerwijs lager heeft
ingeschat dan de vergoeding die de werkgever van plan is te geven voor de Ov-jaarkaart
(art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
ABC Werkkostenregeling: P
Paasgeschenk
De factuurwaarde van het paasgeschenk (inclusief btw) kan de werkgever aanmerken als
belast loon of aanwijzen als belaste werkkost. Aanwijzen als belaste werkkost is de meest
voor de hand liggende keuze. Het paasgeschenk zal dan de werkkostenruimte van 1,5%
(vanaf 1 januari 2015: 1,2%) beïnvloeden.
Let op: voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties gelden andere
voorwaarden.
Papier
Voor het gebruik van papier op de werkplek door de werknemer geldt de nihil-waardering.
Het gebruik van papier door de werknemer heeft geen invloed op de beschikbare
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op, nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor het papier op kantoor zelf betaalt en bij de
werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan wel sprake zijn van een
intermediaire kost, wanneer de werkgever de werknemer opdracht heeft gegeven om
schrijfgerei voor op kantoor te kopen en de werknemer deze kosten bij de werkgever
declareert.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Voor
welke items deze versoepeling zal gaan gelden, is nog niet bekend. Het lijkt er op dat het
vervallen van dit onderscheid enkel gaat gelden voor arbovoorzieningen.
Parkeergarage in bedrijfsgebouw
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Het genot van het gebruik van de parkeergarage in het bedrijfsgebouw mag de werkgever
op nihil waarderen. Het gebruik door de werknemer van de parkeergarage in het
bedrijfsgebouw heeft geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%).
Voor de garage buiten het bedrijfsgebouw geldt een andere regeling.
Parkeerkosten
Voor de vergoeding van parkeerkosten moet de werkgever onderscheid maken tussen
werknemers met een auto van de zaak en werknemers de reizen met een eigen
vervoermiddel.
Parkeerkosten auto van de zaak
De vergoeding van de parkeerkosten die de werknemer maakt wanneer hij een auto van de
zaak heeft, is een intermediaire kost. Deze vergoeding is geen belast loon en valt dus
buiten de werkkostenregeling.
Let op: Bij intermediaire kosten moet sprake zijn van een vergoeding op declaratiebasis en
niet van een verstrekking door de werkgever. Een verstrekking van parkeerkosten is dus
een belaste werkkost (of regulier loon).
Parkeerkosten eigen vervoermiddel
Deze parkeerkosten voor het parkeren met een eigen vervoermiddel worden geacht te zijn
begrepen in de reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer. Wanneer de werkgever de
werknemer een extra vergoeding voor parkeerkosten geeft, kan de werkgever de
parkeerkosten individueel bij de werknemer verlonen, dan wel aanwijzen als werkkost.
Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost, gelden de normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw).
Parkeervergunning, buiten bedrijventerrein
Voor de vergoeding van een parkeervergunning buiten het bedrijventerrein moet de
werkgever onderscheid maken tussen werknemers met een auto van de zaak en
werknemers de reizen met een eigen vervoermiddel.
Parkeervergunning eigen vervoermiddel
De vergoeding van een parkeervergunning voor het parkeren buiten het bedrijventerrein
voor werknemers met een eigen auto kan de werkgever aanwijzen als een belaste werkkost
of individueel verlonen. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost, gelden
de normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw).
Parkeervergunning auto van de zaak
De vergoeding voor het parkeren buiten het bedrijventerrein voor werknemers met een ter
beschikking gestelde auto van de zaak vormt een intermediaire kost. Deze vergoeding is
geen belast loon en valt dus buiten de werkkostenregeling.
Per diems (daggeldvergoedingen)
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Zie Daggeldvergoedingen (per diems).
Personeelsfeest
De kosten voor het personeelsfeest, vormen belaste werkkosten of regulier loon. In de
praktijk zullen werkgevers deze kosten niet snel individueel verlonen. Mocht daarom de
werkgever kiezen voor aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels
(waarde in het economische verkeer, factuurwaarde inclusief btw) gelden. Wanneer het
personeelsfeest plaatsvindt op de werkplek, geldt de nihilwaardering.
Let op: wanneer ook zakenrelaties of andere externen (bijvoorbeeld uitzendkrachten)
deelnemen, is voor deze groep sprake van externe representatiekosten.
Let op: voor consumpties op de werkplek geldt een andere regeling.
Personeelskorting
Het voordeel van personeelskortingen kan de werkgever individueel verlonen of aanwijzen
als werkkost. Voor de waardering gelden de normale waarderingsregels. De werkgever
moet dus uitgaan van de consumentenprijs (factuurwaarde inclusief btw).
Let op: wanneer de werknemer een product uit eigen bedrijf met korting koopt, kan een
andere waarderingsregelgelden.
Personeelslening
Voor leningen aan de werknemers geldt in principe nog dat de werknemer de werkgever
ten minste de marktrente moet betalen. Wanneer de werkgever een lager percentage of
geen rente in rekening brengt, dan vormt dit een aangewezen werkkost of belast loon.
Voor de waardering van de werkkost kan de werkgever uitgaan van de dan geldende
marktwaarde.
Let op: voor de personeelslening voor de eigen woning, (elektrische) fiets of elektrische
scooter kunnen andere waarderingsvoorschriften gelden, artikel 3.10 Uitvoeringsregeling
LB 2011.
Personeelsreis
Zie Personeelsfeest
Personeelsvereniging, contributie
Wanneer de werkgever de werknemers een vergoeding voor de contributie van de
personeelsvereniging geeft, vormt deze vergoeding een belaste werkkost of belast loon. De
werkgever kan dus kiezen. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost
beïnvloedt dit de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Personeeluitje
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Zie Personeelsfeest
Persoonlijke verzorging
De kosten van en persoonlijke verzorging (kapperskosten of kosten schoonheidsspecialist)
vormen belaste werkkosten of regulier loon. Mocht de werkgever kiezen voor aanwijzing
als werkkost, dan is dit van invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Pied-à-terre
De kosten van huisvesting buiten de woonplaats van de werknemer in het kader van de
dienstbetrekking vormen belaste werkkosten of regulier loon. Mocht de werkgever kiezen
voor aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de werkkostenruimte van 1,5%
(vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw)
gelden.
Producten eigen bedrijf
De werkgever kan kiezen of de werkgever het voordeel van het product uit eigen bedrijf
(of verbonden vennootschap) als werkkost aanwijst of individueel gaat verlonen. Voor de
waardering geldt dat de werkgever moet uitgaan van de prijs die bij een derde in rekening
wordt gebracht. De werkgever moet dus aansluiten bij de consumentenprijs
(factuurwaarde inclusief btw). Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag de
werkgever op deze consumentenprijs in mindering brengen. Het saldo van de
consumentenprijs en eigenbijdrage van de werknemer beïnvloed de werkkostenruimte van
1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Voorbeeld
Pieters BV is een handelaar in tuinmeubelen voor particulier gebruik. Pieters BV geeft aan
haar werknemers een korting van 30%. Een werknemer van Pieters BV schaft een tuintafel
aan die een klant normaliter € 115 (inclusief btw) kost. Omdat Pieters BV heeft besloten
de aan haar personeelsleden verstrekte individuele kortingen niet individueel te verlonen,
beïnvloedt deze korting haar werkkostenruimte. Om te bepalen welk bedrag nu in de
werkkostenruimte valt moet Pieters BV uitgaan van 30% van de waarde die voor het
product aan een derde in rekening zou zijn gebracht, € 115. De waarde die in de
werkkostenruimte valt bedraagt 30% van € 115, dus € 34,50.
Let op: voor werkgevers die alleen aan tussenhandelaren leveren en niet aan consumenten
geldt een aparte waarderingsregel. Voor de waardering moet de werkgever in dit geval
uitgaan van de waarde in het economische verkeer. Dit is de laagste prijs die op het
moment dat de werkneer het product krijgt voor dat product in de consumentenmarkt
geldt.
Voorbeeld
Een tussenhandelaar in onbewerkt hout geeft aan haar werknemers een korting van 20%.
Een werknemer schaft een grote onbewerkte plank aan die een klant normaliter € 80
(inclusief btw) kost. Omdat de tussenhandelaar heeft besloten de aan haar
personeelsleden verstrekte kortingen niet individueel te verlonen, beïnvloedt deze korting
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
zijn werkkostenruimte. Om te bepalen van welk bedrag nu in de werkkostenruimte valt
moet de tussenhandelaar uitgaan van 20% van de laagste waarde van het product dat op
dat moment in de consumentenmarkt geldt. De tussenhandelaar heeft achterhaald dat de
laagste prijs voor hetzelfde product (onder gelijke omstandigheden) € 100 (inclusief btw)
bedraagt. De waarde die de werkkostenruimte valt, bedraagt dus 20% van € 100, dus € 20.
Op Prinsjesdag 2014 heeft het kabinet aangekondigd dat er vanaf 1 januari 2015 weer een
personeelskortingsregeling wordt ingevoerd. Een werkgever mag vanaf die datum een
korting geven van 20% op het product (waarde economische verkeer), met een maximum
van € 500,- per werknemer per jaar. Binnen deze grenzen is er geen sprake van loon of
werkkost. Is de korting hoger, dan is het meerdere belast loon.
ABC Werkkostenregeling: R
Receptie
Zie Personeelsfeest
Reinigingskosten kleding
Geldt voor de te reinigen kleding de nihil-waardering, dan geldt dit ook voor de
reinigingskosten. Geldt voor de kleding de normale waarderingsregel, dan dient de
werkgever op de reinigingskosten ook de normale waarderingsregels toe te passen.
Reiskosten
Reiskosten voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer zijn tot € 0,19 per kilometer
gericht vrijgesteld. De werknemer moet dan wel reizen met een eigen vervoermiddel.
Wanneer de werknemer beschikt over een ter beschikking gestelde auto van de zaak geldt
deze gerichte vrijstelling niet (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Voor vervoer (woon-werkverkeer of zakelijke kilometers) per taxi, vliegtuig, openbaar
vervoer of schip geldt een andere regeling.
Let op: wanneer de werkgever meer dan € 0,19 per kilometer wil vergoeden, kan de
werkgever ervoor kiezen om dit bovenmatige deel individueel bij de werknemer te
verlonen, dan wel aan te wijzen als werkkost.
Tip
De werkgever kan ook de salderingsregeling voor reiskosten toepassen. Wanneer de
werkgever bijvoorbeeld voor zakelijke kilometers een bovenmatige vergoeding betaalt (van
bijvoorbeeld € 0,28 per kilometer) en voor woon-werkkilometers een vergoeding die lager
is dan € 0,19 per kilometer, kan de werkgever de zogenoemde salderingsregeling
toepassen. De werkgever kan dan het bovenmatige gedeelte van de reiskostenvergoeding
plaatsen in een vrije vergoeding voor woon-werkverkeer. Zo kan de werkgever fiscaal
optimaal gebruik maken van de gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding. Bijkomend
nadeel is de administratieve last.
Tip
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Het is nog steeds mogelijk om de werknemers een vaste reiskosten vergoeding te geven
voor woon-werkverkeer. Voorwaarde is dat de werknemer per kalenderjaar op ten minste
128 dagen (voltijd) van het aantal reisdagen naar de vaste standplaats toe reist. De
werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding dan berekenen alsof de werknemer op 214
dagen naar deze vaste plaats van werkzaamheden reist. Let op, de werkgever mag geen
vrije vergoeding geven op basis van de 214 dagenregeling wanneer het vervoer plaatsvindt
per taxi of met een ter beschikking gesteld vervoermiddel, zoals de auto van de zaak.
Reiskosten, openbaar vervoer
Wanneer de werkgever de werkelijke kosten die de werknemer maakt voor het reizen met
het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer of dienstreizen vergoedt, geldt een gerichte
vrijstelling. De vergoeding of verstrekking voor het reizen met het openbaar vervoer voor
woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet belast. De kosten hebben
dus ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art.
31a lid 2 Wet LB 1964).
Let op: voor de vergoeding van door de werknemer zelf aangeschafte OV-jaarkaarten en
voordeelurenkaarten / voordeelurenabonnementen geldt een aparte regeling.
Reiskosten, vervoer per schip
Voor de vergoeding van de werkelijk kosten van reizen per schip voor woon-werkverkeer of
dienstreizen geldt een gerichte vrijstelling. De vergoeding of verstrekking voor het reizen
per schip voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet belast. De
kosten hebben dus ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Reiskosten, vervoer per taxi
Wanneer de werkgever met de taxi reist voor woon-werkverkeer of dienstreizen vergoedt,
geldt een gerichte vrijstelling voor de werkelijke kosten van dit vervoer. De vergoeding of
verstrekking voor het reizen met de taxi voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de
loonheffingen niet belast. De kosten hebben dus ook geen invloed op de werkkostenruimte
van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Reiskosten, vervoer per vliegtuig
Voor de vergoeding van de werkelijk kosten van vliegreizen voor woon-werkverkeer of
dienstreizen geldt een gerichte vrijstelling. De vergoeding of verstrekking voor het reizen
met het vliegtuig voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet
belast. De kosten hebben dus ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Relatiegeschenken
De vergoeding of verstrekking van geschenken aan een zakenrelatie, vormen intermediaire
kosten. Deze vergoeding is geen belast loon en valt dus buiten de werkkostenregeling.
Let op: wanneer de werkgever een relatiegeschenk aan de eigen werknemers of collega's
geeft, is sprake van een belaste werkkost of regulier loon. De werkgever kan dan kiezen
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
voor individuele verloning of aanwijzing als werkkost. Wanneer de werkgever kiest voor
aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Representatiekosten
Voor de vergoeding of verstrekking voor representatiekosten moet de werkgever
onderscheid maken tussen de vergoeding aan de eigen werknemers en de vergoeding aan
externe relaties.
Voorbeeld
Een werkgever geeft een zakenrelatie een mooie fles wijn omdat een project tot een goed
einde is gebracht. Deze fles wijn voor de zakenrelatie vormt een intermediaire kost. Mocht
de werkgever nu ook een fles wijn aan de collega geven die aan datzelfde project heeft
gewerkt, dan vormt deze verstrekking of een belaste werkkost of regulier loon.
Representatiekosten, externe relaties
De vergoeding voor representatiekosten ten behoeve van externe relaties vormt een
intermediaire kost. Deze vergoeding is geen belast loon en valt dus buiten de
werkkostenregeling.
Representatiekosten, eigen werknemers of collega's
De vergoeding of verstrekking van representatiekosten aan de eigen werknemers of
collega's, vormt een belaste werkkost of regulier loon. De werkgever kan dus kiezen voor
individuele verloning of aanwijzing als werkkost. Wanneer de werkgever kiest voor
aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Rijbewijs
De kosten voor het rijbewijs van een van de werknemers kan de werkgever aanmerken als
belast loon of aanwijzen als werkkost. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als
werkkost zullen de kosten van het rijbewijs de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%) beïnvloeden. De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw)
gelden.
Rijbewijs (groot)
De vergoeding of verstrekking van de kosten die de werknemer maakt om een groot
rijbewijs te halen is gericht vrijgesteld als het een training is voor de werknemer om zijn
werk te doen of om werk als chauffeur te kunnen vinden. Voor de loonheffingen is deze
vergoeding of verstrekking niet belast is. Deze vergoeding of verstrekking heeft dus geen
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: de vergoeding of verstrekking van de kosten van een groot rijbewijs is alleen dan
gericht vrijgesteld wanneer de werknemer dit rijbewijs moet behalen in het kader van de
dienstbetrekking of met het oog op verwerving van inkomen. Zo zal binnen een
transportonderneming de vergoeding voor de kosten van een groot rijbewijs van een
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
aankomend vrachtwagenchauffeur gericht zijn vrijgesteld. Bij een advocatenkantoor zal de
vergoeding van een groot rijbewijs voor één van de vennoten niet gericht zijn vrijgesteld.
Er is dan sprake van een werkkost dan wel individueel belast loon (art. 31a lid 2 Wet LB
1964).
Rouwkrans bij overlijden
Het geven van een rouwkrans bij overlijden is een typische verstrekking in het kader van
wellevendheid, sympathie of piëteit. Deze verstrekking is geen belast loon en kan dus
buiten de heffing blijven. De werkgever hoeft deze verstrekking dus niet mee te nemen in
de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
ABC Werkkostenregeling: S
Schade aan persoonlijke eigendommen tijdens werktijd
Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken van
de werknemer zijn geen werkkost. Deze vergoedingen of verstrekkingen kunnen onbelast
gegeven worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan schade aan kleding van een werknemer.
Voorwaarde hierbij is dat de schade of het verlies moet zijn ontstaan door een bijzondere
gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking.
Schade aan een privévervoermiddel van de werknemer dat hij gebruikt voor reizen voor
het werk, kan een werkgever niet onbelast vergoeden (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Schade wegens diefstal
Vergoedingen van schade van de werknemer in verband met diefstal of dergelijke, geleden
tijdens de vervulling van de dienstbetrekking, vormen belaste werkkosten of regulier loon.
Mocht de werkgever kiezen voor aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels
(factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Schade wegens overstroming of aardbeving
Vergoeding van schade van de werknemer ten gevolge van overstromingen, aardbevingen
en dergelijke die gewoonlijk niet worden verzekerd, vormen belaste werkkosten of regulier
loon. Mocht de werkgever kiezen voor aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels
(factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Scholingskosten
De kosten die de werknemer maakt voor scholing ter betere vervulling van de
dienstbetrekking kan de werkgever onbelast vergoeden of verstrekken. Deze
scholingskosten zijn gericht vrijgesteld. Deze vergoeding of verstrekking heeft dus geen
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Schrijfgerei
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Voor het gebruik van schrijfgerei op de werkplek door de werknemer geldt de nihilwaardering. Het gebruik van schrijfgerei door de werknemer heeft geen invloed op de
beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op, nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor het schrijfgerei op kantoor zelf betaalt en bij de
werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet. Er kan wel sprake zijn van een
intermediaire kost, wanneer de werkgever de werknemer opdracht heeft gegeven om
schrijfgerei voor op kantoor te kopen en de werknemer deze kosten bij de werkgever
declareert.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Voor
welke items deze versoepeling zal gaan gelden, is nog niet bekend. Het lijkt erop dat het
vervallen van dit onderscheid enkel gaat gelden voor arbovoorzieningen.
Seminar
De kosten die de werkgever maakt wanneer de werknemer in het kader van zijn
dienstbetrekking een seminar volgt, behoren tot de categorie gerichte vrijstellingen. Deze
vergoeding of verstrekking is dus voor de loonheffingen niet belast. De kosten hebben dus
ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) (art. 31a
lid 2 Wet LB 1964).
Let op: de werknemer met het seminar wel bezoeken in het kader van zijn
dienstbetrekking. Zo zullen de kosten van een hobbyseminar over de flora en fauna van
Nederland voor een werknemer die werkt bij een administratiekantoor niet onder deze
gerichte vrijstelling vallen. Er is dan sprake van een werkkost dan wel individueel belast
loon Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost, gelden de normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Sinterklaasfeest
Zie Personeelsfeest.
Sinterklaasgeschenk
De factuurwaarde (inclusief btw) van het geschenk ter gelegenheid van Sinterklaas kan de
werkgever aanmerken als belast loon of aanwijzen als belaste werkkost. Aanwijzen als
belaste werkkost is de meest voor de hand liggende keuze. Het geschenk ter gelegenheid
van Sinterklaas zal dan de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%)
beïnvloeden. De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Let op: voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt een
andere regeling.
Sloof
Mocht de werkgever tot de horecabranche behoren en een sloof aan de werknemers ter
beschikking stellen, dan mag de werkgever de nihil-waarderingsregel toepassen (art. 3.7
Uitvoeringsregeling LB 2011).
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Let op: voor bepaalde kledingcategorieën voor op de werkplek mag de werkgever de nihilwaardering toepassen: zie Kleding.
Let op: als de werkgever de sloof aan de horecamedewerkers vergoedt of verstrekt, dan
geldt de nihil-waarderingsregel niet. In dat geval gelden de normale waarderingsregels. De
werkgever moet dan dus de factuurwaarde van de sloof (inclusief btw) individueel verlonen
of aanwijzen als werkkost.
Sollicitatiekosten
Sollicitatiekosten zijn gericht vrijgesteld voor de loonheffingen, wanneer deze kosten
worden gemaakt in het kader van outplacement. De vergoedingen of verstrekkingen van
deze sollicitatiekosten hebben in dat geval dus geen invloed op de werkkostenruimte van
1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Bij outplacement moet de werkgever denken aan de diensten en adviezen voor de
werknemer, om ervoor te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk een passende nieuwe
baan heeft (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Sportkleding
De werkgever kan sportkleding individueel verlonen of aanwijzen als werkkost. De normale
waarderingsregels gelden.
Let op: voor bepaalde kledingcategorieën mag de werkgever de nihil-waardering
toepassen: zie Kleding.
Stamrecht
Wanneer de werknemer aanspraak heeft op periodieke uitkeringen ter vervanging van
gederfd of te derven loon, dan behoort deze aanspraak onder voorwaarden niet tot het te
belasten loon. Deze regeling wordt ook wel de 'stamrechtvrijstelling' genoemd. Deze
aanspraak vormt dus geen werkkost (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Stoelmassage
Voor de stoelmassage op de werkplek geldt de nihil-waardering. De stoelmassage moet de
werkgever wel in het kader van het arboplan vertrekken. Deze verstrekking heeft door de
nihil-waardering geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%).
Studeerkamer niet op de werkplek
De kosten van een studeerkamer in de woning van de werknemer(onder het oude regime
bekend onder het begrip telewerkregeling), vormen belaste werkkosten of regulier loon.
Mocht de werkgever kiezen voor aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels
(factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Let op: voor arboverstrekkingen en -vergoedingen bij de werknemer thuis geldt een andere
regeling.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Studiekosten
De vergoeding of verstrekking van de kosten die de werknemer maakt voor het volgen van
een studie ter verwerving van inkomen zijn gericht vrijgesteld. Voor de loonheffingen is
deze vergoeding of verstrekking van studiekosten niet belast is. Deze vergoedingen of
verstrekkingen heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%).
Let op: de werknemer moet de studiekosten wel maken met het oog op het verwerven van
inkomen. Wanneer de werknemer als hobby een studie Franse letterkunde gaat volgen,
vallen deze studiekosten niet onder de gerichte vrijstelling.
Studiereizen
Voor kosten voor studiereizen geldt een gerichte vrijstelling. Deze kosten zijn voor de
loonheffingen dus niet belast. Deze vergoedingen of verstrekkingen heeft dus geen invloed
op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: er moet wel sprake zijn van een studiereis van de werknemer ter behoorlijke
vervulling van de dienstbetrekking. Een plezierreis naar Milaan voor de werknemers
kwalificeert niet als studiereis waarvoor de gerichte vrijstelling geldt. De werkgever kan
deze kosten dan aanwijzen als werkkost of individueel verlonen. Wanneer de werkgever
kiest voor aanwijzing als werkkost, gelden de normale waarderingsregels (factuurwaarde
inclusief btw).
Symposium
Voor kosten voor het volgen van een symposium geldt een gerichte vrijstelling. Deze
kosten zijn voor de loonheffingen dus niet belast. Deze vergoedingen of verstrekkingen
heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: er moet sprake zijn van een symposiumbezoek van de werknemer in het kader van
de dienstbetrekking. Bij een accountantsbureau vallen bijvoorbeeld de kosten van een
bloembollencongres van een van de werknemers, die dit congres voor zijn hobby bezoekt,
niet onder deze gerichte vrijstelling, tenzij er een zakelijke reden voor is aan te wijzen. Er
is dan sprake van een werkkost dan wel individueel belast loon. De normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
ABC Werkkostenregeling: T
Telefoon, mobiel
Wanneer de werkgever de mobiele telefoon ter beschikking stelt én het zakelijk gebruik
bedraagt meer dan 10%, dan geldt de nihil-waardering. De ter beschikking stelling van de
mobiele telefoon beïnvloedt de beschikbare werkkostenruimte dan niet.
Let op: wil er sprake zijn van een ter beschikkingstelling, dan moet de werkgever de
eigendom van de mobiele telefoon houden. Het abonnement moet op naam van de
werkgever staan.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Wanneer de werkgever de mobiele telefoon vergoed óf verstrekt óf het zakelijk gebruik
bedraagt minder dan 10%, dan gelden de normale waarderingsregels. De werkgever kan
kiezen of de werkgever de kosten voor de mobiele telefoon als belast loon in aanmerking
wil nemen of wil aanwijzen als belaste werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers, telefoons en bijbehorende apparatuur.
Van belang is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter
beschikking stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat
mede op de werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Telefoon, vast op de werkplek
Wanneer de werkgever op de werkplek een vaste telefoon ter beschikking stelt, dan geldt
de nihil-waardering. De ter beschikking stelling van de vaste telefoon beïnvloedt de
beschikbare werkkostenruimte niet.
Wanneer de werkgever de vaste telefoon op de werkplek vergoedt óf verstrekt, dan gelden
de normale waarderingsregels. De werkgever kan kiezen of de werkgever de kosten voor de
vaste telefoon als belast loon in aanmerking wil nemen of wil aanwijzen als werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers, telefoons en bijbehorende apparatuur.
Van belang is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter
beschikking stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat
mede op de werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Telefoon, vast thuis
De werkgever kan kiezen of de werkgever de kosten voor de vaste telefoon thuis
individueel wil verlonen of als werkkost wil aanwijzen. Het maakt niet uit of de werknemer
de vaste telefoon thuis voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. De normale waarderingsregels
gelden.
Op Prinsjesdag 2014 is in het Belastingplan opgenomen dat vanaf 1 januari 2015 een
noodzakelijkheidscriterium geldt voor computers, telefoons en bijbehorende apparatuur.
Van belang is dat de vrijstelling vanaf dan gaat gelden voor zowel een vergoeding, ter
beschikking stelling, en een verstrekking. Ook vervalt dan de voorwaarde dat het apparaat
mede op de werkplek moet worden gebruikt. Hoe ver de reikwijdte is van het
noodzakelijkheidscriterium, is nog niet duidelijk.
Tolgelden
Voor de vergoeding van tolgelden moet de werkgever onderscheid maken tussen
werknemers met een auto van de zaak en werknemers de reizen met een eigen
vervoermiddel.
Tolgelden auto van de zaak
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
De vergoeding van de tolgelden die de werknemer maakt wanneer hij een auto van de zaak
heeft is een intermediaire kost. Deze vergoeding is geen belast loon en valt dus buiten de
werkkostenregeling.
Let op: Bij intermediaire kosten moet sprake zijn van een vergoeding op declaratiebasis en
niet van een verstrekking door de werkgever. Een verstrekking van tolgelden is dus een
belaste werkkost (of regulier loon).
Tolgelden eigen vervoermiddel
Deze tolgelden worden geacht te zijn begrepen in de vrije reiskostenvergoeding van € 0,19
per kilometer. Wanneer de werkgever de werknemer een extra vergoeding voor tolgelden
geeft, kan de werkgever de tolgelden individueel bij de werknemer verlonen, dan wel
aanwijzen als werkkost.
ABC Werkkostenregeling: U
Uniform
Wanneer de werkgever aan de werknemers een uniform (bijvoorbeeld voor een politieman,
brandweerman, piloot of militair) ter beschikking stelt dan mag de werkgever de nihilwaarderingsregel toepassen.
Een uniform is die uitmonstering, waarbij iedere willekeurige derde de drager ervan direct
zal associërend met de uitoefening van een bepaald beroep of bedrijf. Een net grijs pak is
dus geen uniform, want in verschillende beroepen wordt dit soort kleding gedragen. Een
blauw mantelpakje kan direct met het werkuniform van een stewardess worden
geassocieerd en daardoor een uniform zijn (art. 3.7 Uitvoeringsregeling LB 2011).
Mocht de werkgever het uniform vergoeden of verstrekken, dan geldt de nihilwaarderingsregel niet. In dat geval gelden de normale waarderingsregels. De werkgever
moet dan dus de factuurwaarde van het uniform (inclusief btw) individueel verlonen of
aanwijzen als werkkost.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Voor
welke items deze versoepeling zal gaan gelden, is nog niet bekend. Het lijkt erop, dat het
vervallen van dit onderscheid enkel zal gaan gelden voor arbovoorzieningen.
ABC Werkkostenregeling: V
Vakbondscontributie
De kosten voor vakbondscontributie kan de werkgever aanmerken als belast loon of
aanwijzen als werkkost. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost zal dit
van invloed zijn op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Vakliteratuur
De kosten voor (privé)vakliteratuur, ook abonnementen, zijn gericht vrijgesteld.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Vaste kostenvergoeding
Zie werkkostenregeling in bijzondere situaties (onderaan)
Veergelden
Voor de vergoeding van veergelden moet de werkgever onderscheid maken tussen
werknemers met een auto van de zaak en werknemers die reizen met een eigen
vervoermiddel.
Veergelden auto van de zaak
De vergoeding van de veergelden die de werknemer maakt wanneer hij een auto van de
zaak heeft is een intermediaire kost. Deze vergoeding is geen belast loon en valt dus
buiten de werkkostenregeling.
Let op: Bij intermediaire kosten moet sprake zijn van een vergoeding op declaratiebasis en
niet van een verstrekking door de werkgever. Een verstrekking van veergelden is dus een
belaste werkkost (of regulier loon). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief
btw) gelden.
Veergelden eigen vervoermiddel
Deze veergelden worden geacht te zijn begrepen in de vrije reiskostenvergoeding van €
0,19 per kilometer. Wanneer de werkgever de werknemer een extra vergoeding voor
veergelden geeft, kan de werkgever de veergelden individueel bij de werknemer verlonen,
dan wel aanwijzen als werkkost.
Veiligheidsbril
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer de werkgever een veiligheidsbril
voor gebruik op de werkplek aan de werknemers ter beschikking stelt of verstrekt. Zo kan
de werkgever bijvoorbeeld een lasser een veiligheidsbril geven. De werkgever dient deze
veiligheidsbril wel in het kader van het arboplan ter beschikking te stellen. De ter
beschikking stelling van de veiligheidsbril heeft door de nihil-waardering geen invloed op
de beschikbare werkkostenruimte van 1,5%.
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de veiligheidsbril zelf betaalt en bij de werkgever
declareert, geldt de nihil-waardering niet.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd.
Verhuiskosten, zakelijk
De werkgever kan een maximale vrije verhuiskostenvergoeding geven ter grootte van de
werkelijke kosten van het overbrengen van de inboedel, vermeerderd met een bedrag van
maximaal € 7.750 voor zogenoemde herinrichtingskosten. Dit is een gerichte vrijstelling die
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
voor de loonheffingen niet belast is. Deze vergoedingen of verstrekkingen heeft dus geen
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Let op: voorwaarde voor toepassing van de verhuiskostenregeling is dat de verhuizing een
zakelijke reden heeft. Volgens de Uitvoeringsregeling LB 2011 is in ieder geval sprake van
een zakelijke verhuizing, wanneer:
•
de verhuizing plaatsvindt binnen twee jaar na de aanvaarding van de nieuwe
dienstbetrekking of na overplaatsing binnen de bestaande dienstbetrekking;
•
door de verhuizing de afstand tussen de woning van de werknemer en de plaats van
de dienstbetrekking met ten minste 60% is verkleind;
•
en de 'oude' woon-werkafstand was ten minste 25 kilometer (art. 8.4
Uitvoeringsregeling LB 2011).
Tip: Het is van belang dat de werkgever de factuur van de overbrenging van de inboedel in
de administratie bewaart.
Verjaardagscadeau werknemer
Wanneer de werkgever een verjaardagcadeau geeft aan de werknemer dit cadeau
aanmerken als belast loon of aanwijzen als belaste werkkost. Aanwijzen als belaste
werkkost is de meest voor de hand liggende keuze. Het geschenk zal dan de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) beïnvloeden. Wanneer de
werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost gelden de normale waarderingsregels
(factuurwaarde inclusief btw).
Let op: voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt een
andere regeling.
Verkeersboeten
De vergoeding van verkeersboeten is geen werkkost. De wetgever heeft namelijk expliciet
bepaald dat de werkgever deze kosten van geldboeten, waaronder verkeersboeten moet
belasten bij de werknemer. Deze kosten moet de werkgever dus expliciet op de loonstrook
van de werknemer vermelden (art. 31 lid 4 sub c Wet LB 1964). In uitzonderlijke situaties
is aanwijzen als werkkost mogelijk.
Verlies van persoonlijke eigendommen tijdens werktijd
Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken van
de werknemer zijn geen werkkost. De werkgever kan deze vergoedingen/verstrekkingen
onbelast doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan schade aan kleding van een werknemer.
Voorwaarde hierbij is dat de schade of het verlies moet zijn ontstaan door een bijzondere
gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking.
Schade aan een privévervoermiddel van de werknemer dat hij gebruikt voor reizen voor
het werk, kan een werkgever niet onbelast vergoeden (art. 11 lid 1 onderdeel k Wet LB
1964).
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Vliegtickets
Voor de vergoeding van de werkelijk kosten van vliegreizen voor woon-werkverkeer of
dienstreizen geldt een gerichte vrijstelling. De vergoeding of verstrekking voor het reizen
met het vliegtuig voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet
belast. De kosten hebben dus ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%) (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
Voordeelurenkaart (voordeelurenabonnement)
Het maakt verschil of de werkgever een voordeelurenkaart ter beschikking stelt of
vergoedt aan de werknemer.
Ter beschikking stelling voordeelurenkaart
Wanneer de werkgever aan de werknemer een voordeelurenkaart ook voor woonwerkverkeer en dienstreizen ter beschikking stelt, geldt de nihil-waardering. Wil sprake
zijn van een ter beschikkingstelling, dan is het van belang dat de voordeelurenkaart op
naam van de werkgever staat. Ook is van belang dat bijvoorbeeld bij einde dienstverband
of verhuizing van de werknemer of wanneer de werknemer een auto van de zaak krijgt, hij
de voordeelurenkaart weer bij de werkgever moet inleveren. De kosten voor de ter
beschikkingstelling van een dergelijke voordeelurenkaart hebben dus geen invloed op de
werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%).
Vergoeding voordeelurenkaart
Wanneer de werknemer zelf een voordeelurenkaart aanschaft en bij de werkgever
declareert, is het volgende van belang. Het deel van het voordeelurenabonnement dat ziet
op de werkelijke kosten van woon-werkverkeer of dienstreizen is gericht vrijgesteld. Dit
deel van het voordeelurenabonnement is dus voor de loonheffingen niet belast. De kosten
voor dit deel hebben dus ook geen invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%). Voor het deel dat ziet op privéreizen, geldt deze gerichte vrijstelling
niet. Het deel voor privéreizen vormt een aangewezen werkkost of belast loon. Mocht de
werkgever het deel voor privéreizen als werkkost aanwijzen, dan gelden de normale
waarderingsregels. Het deel van de factuurwaarde (inclusief btw) van de
voordeelurenkaart dat ziet op privéreizen beïnvloedt dus de werkkostenruimte.
Let op: de werkgever hoeft deze splitsing alleen te maken wanneer de werkgever een
vergoeding voor de kosten van woon-werkverkeer of dienstreizen redelijkerwijs lager heeft
ingeschat dan de vergoeding die de werkgever van plan is te geven voor de
voordeelurenkaart (art. 31a lid 2 Wet LB 1964).
ABC Werkkostenregeling: W
Wapens
Vergoedingen of verstrekkingen voor wapens en munitie mag de werkgever niet als
werkkosten aanmerken. Deze kosten voor wapens en munitie moet de werkgever van
rechtswege belasten bij de werknemer. Deze kosten moet de werkgever dus expliciet op
de loonstrook van de werknemer vermelden.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Wanneer er volgens de Wet wapens en munitie een zogenoemde erkenning, consent,
vergunning, verlof of ontheffing is verleend voor de wapens en munitie, dan mag de
werkgever die kosten voor de wapens en munitie wel aanwijzen als werkkost of individueel
belasten bij de werknemer. Wanneer de werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost,
gelden de normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) (art. 31a lid 2 Wet LB
1964).
Waskosten kleding
Geldt voor de te wassen kleding de nihil-waardering, dan geldt dit ook voor de waskosten.
Geldt voor de kleding de normale waarderingsregel, dan dient de werkgever op de
waskosten ook de normale waarderingsregels toe te passen.
Werkkleding
Voor de volgende kledingcategorieën voor op de werkplek mag de werkgever de nihilwaardering toepassen (art. 3.7 Uitvoeringsregeling LB 2011):
•
kleding, die de werkgever ter beschikking stelt en uitsluitend of nagenoeg
uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen (voorbeeld; uniformen, sloof van de
horecamedewerker);
•
kleding, die de werkgever ter beschikking stelt en die achterblijft op de werkplek;
•
kleding die ter beschikking wordt gesteld, die enig verband houdt met de te
verrichten werkzaamheden en waarop een duidelijk zichtbaar logo van ten minste 70 cm2
per kledingstuk is aangebracht;
•
kleding met bijzondere eigenschappen, die wordt verstrekt of ter beschikking wordt
gesteld op grond van een arboplan, en die daar in redelijkheid deel van uitmaakt
(thermopakken, beeldschermbrillen).
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Voor welke items deze versoepeling zal
gaan gelden, is nog niet bekend.
Werkruimte, niet op de werkplek
Zie Studeerkamer, niet op de werkplek
Woning
Vergoedingen of verstrekkingen die de werkgever aan de werknemer geeft in het kader van
de woning mag de werkgever niet als werkkosten aanmerken. Vergoedingen of
verstrekkingen in de vorm van een woning mag de werkgever ook niet als werkkosten
aanmerken. De wetgever heeft expliciet bepaald, dat de werkgever dit voordeel moet
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
belasten bij de werknemer. Deze kosten voor de woning moet de werkgever dus expliciet
op de loonstrook van de werknemer vermelden (art. 31 lid 4 sub b Wet LB 1964).
Let op: voor buitengewone beveiligingsmaatregelen van de woning, dienstwoning en
huisvesting buiten de woonplaats in het kader van de dienstbetrekking ('pied-à-terre') geldt
een aparte regeling.
Woning, aan- of verkoopkosten
Een vergoeding voor de aan -of verkoopkosten (zoals de makelaarskosten) van de eigen
woning van de werknemer bij een zakelijk of privéverhuizing vormt een belaste werkkost
of regulier loon. Mocht de werkgever kiezen voor aanwijzing als werkkost, dan is dit van
invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%). De normale
waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Woning, buitengewone beveiligingsmaatregelen
De werkgever kan de buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning van de
werknemer aanwijzen als werkkost of individueel belasten bij de werknemer. Wanneer de
werkgever kiest voor aanwijzing als werkkost, gelden de normale waarderingsregels
(factuurwaarde inclusief btw). Bij buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning
kan de werkgever denken aan kogelwerend glas, extra sloten of extra buitenverlichting.
ABC Werkkostenregeling: Z
Zakelijke verblijfskosten
Zie Dienstreizen, tijdelijke verblijfskosten.
Ziektekosten(verzekering) (aanvullende)
Vergoedingen van de kosten voor (aanvullende) ziektekosten(verzekering) voor de
werknemer, vormen belaste werkkosten of regulier loon. Mocht de werkgever kiezen voor
aanwijzing als werkkost, dan is dit van invloed op de werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1
januari 2015: 1,2%). De normale waarderingsregels (factuurwaarde inclusief btw) gelden.
Voor aanspraken op een ziektekostenregeling geldt een andere regeling.
Ziektekostenregeling, aanspraken
De aanspraken die de werknemers hebben om na verloop van tijd of onder bepaalde
voorwaarden een of meer uitkeringen of verstrekkingen te ontvangen uit een
ziektekostenregeling, vormen belaste werkkosten of regulier loon. Mocht de werkgever
kiezen voor aanwijzing als werkkost, dan moet de werkgever voor de waardering uitgaan
van de bedragen die bij een derde worden gestort. Wanneer de werkgever geen stortingen
doet bij een derde, moet de werkgever uitgaan van de stortingen die normaliter gedaan
zouden moeten worden om de aanspraken te dekken. Wanneer de werkgever aanspraken
voor meer dan 25 werknemers dient te dekken en geen stortingen bij derden doet, mag de
werkgever uitgaan van de waarde van de gemiddelde uitkering. De gemiddelde uitkering
moet de werkgever berekenen over een periode van de afgelopen vijf kalenderjaren.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Zonnebril
De werkgever mag de nihil-waardering toepassen wanneer de werkgever een zonnebril
voor gebruik op de werkplek aan de werknemers ter beschikking stelt of verstrekt. Denk
hierbij bijvoorbeeld aan de ter beschikking stelling van een zonnebril voor een chauffeur of
piloot. De werkgever moet deze zonnebril wel in het kader van het arboplan ter
beschikking stellen. De ter beschikking stelling van de zonnebril heeft door de nihilwaardering geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte van 1,5% (vanaf 1 januari
2015: 1,2%).
Let op: nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen.
Wanneer de werknemer de kosten voor de zonnebril zelf betaalt en bij de werkgever
declareert, geldt de nihil-waardering niet. Tevens geldt dat de werkgever de voorziening
in redelijkheid doet. Voor de bepaling wat redelijk is zijn de feiten en omstandigheden van
doorslaggevende betekenis. Zo kan bijvoorbeeld een zeer luxe dure zonnebril voor de
chauffeur een voorbeeld van een niet redelijke voorziening zijn. Wanneer geen sprake is
van een redelijke voorziening mag de werkgever de nihil-waardering niet toepassen en
gelden de normale waarderingsregels.
Op Prinsjesdag 2014 is aangekondigd dat voor bepaalde zaken het onderscheid tussen
vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen zal komen te vervallen. Tijdens
de behandeling in de Tweede Kamer van het Belastingplan 2015, is aangekondigd dat dit
onderscheid gaat vervallen voor arbovoorzieningen. Let wel, dit voorstel moet nog door de
Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Voor welke items deze versoepeling zal
gaan gelden, is nog niet bekend.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
De werkkostenregeling in bijzondere situaties
In enkele bijzondere kan men zich afvragen hoe de werkkostenregeling werkt. Hieronder
komt aan de orde welke gevolgen de werkkostenregeling heeft voor cafetariasystemen, bij
vaste kostenvergoedingen en wanneer er geen inhoudingsplichtige is.
Cafetariasystemen
Het is onder de werkkostenregeling mogelijk om (belastbaar)loon te ruilen tegen een
(aangewezen) vergoeding, verstrekking of gerichte vrijstelling. De werkgever kan zijn
cafetariaregelingen, arbeidsvoorwaarden à la carte en meerkeuze systemen dus blijven
hanteren.
Zo kan de werknemer bijvoorbeeld brutoloon verruilen voor een fiets. De waarde van deze
fiets raakt dan de werkkostenruimte. Wanneer de werkgever geen ruimte meer heeft
binnen zijn werkkostenbudget, dan is het voor de werkgever niet voordelig om de fiets via
een cafetariasysteem te vergoeden. De werkgever is dan immers 80% eindheffing
verschuldigd.
Vaste kostenvergoeding
Bij toepassing van de werkkostenregeling kan de werkgever nog steeds een vaste
kostenvergoeding aan de werknemer betalen. De vaste kostenvergoeding moet de
werkgever onder verdelen in:
1. kosten die vallen onder de werkkostenruimte van 1,2%,
2. kosten die aangemerkt worden als gerichte vrijstellingen
3. intermediaire kosten
Deze splitsing is nodig om de juiste eventuele werkgeversheffing van 80% te kunnen
vaststellen. De werkgever zal dus een kostenonderzoek moeten uitvoeren.
Ad 1) Voor deze kosten is geen onderbouwing nodig. Let op, deze kosten moeten wel
gebruikelijk zijn en onder het werkkostenbudget van 1,5% vallen, anders zijn ze niet vrij
van heffing.
Ad 2) Gerichte vrijstellingen(bijvoorbeeld kosten voor vakliteratuur) kan de werkgever
alleen in de vaste kostenvergoeding opnemen wanneer daar een onderzoek aan ten
grondslag ligt naar de werkelijk gemaakte kosten, artikel 31a derde lid Wet LB 1964, of
wanneer de werkgever voor de invoering van de werkkostenregeling al een goed
onderbouwde vaste kostenvergoeding betaalde en de omstandigheden niet zijn gewijzigd.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014
Ad 3) Intermediaire kosten (bijvoorbeeld representatiekosten en kosten voor de auto van
de zaak) mogen worden gegeven in de vorm van een vaste kostenvergoeding. Daaraan zijn
de volgende voorwaarden verbonden:
De werkgever moet de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde
omvang specificeren;
De werkgever moet de vergoeding onderbouwen als de inspecteur dat vraagt met een
steeksproefgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten;
Een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in
hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste
vergoeding.
ABC Werkkostenregeling
1 november 2014