Noodzakelijkheidscriterium onder de werkkostenregeling
advertisement
www.kluwersalarisadministratie.nl LOONHEFFINGEN Noodzakelijkheidscriterium onder de werkkostenregeling Nieuwe norm onbelaste verstrekking/vergoeding De verplichte invoering van de werkkostenregeling is afgelopen voorjaar door staatssecretaris Weekers van Financiën uitgesteld tot 1 januari 2015. Eén van de aanleidingen hiervoor is dat er in de huidige regeling nog te veel onduidelijkheden zitten. De regels zijn nog niet voldoende werkbaar voor de praktijk. In een eerste verkenning over mogelijke verbeteringen heeft de staatssecretaris het zogeheten noodzakelijkheidscriterium genoemd. Dit lijkt de nieuwe norm te worden. In dit artikel leest u wat dit nieuwe criterium inhoudt. Willem van Kasteren WVK Belastingadvies Volgens staatssecretaris Weekers kan verdere vereenvoudiging van de werkkostenregeling alleen worden bereikt door met een frisse blik en in lijn met de huidige maatschappelijke opvattingen over bijvoorbeeld loon, naar leerstukken als loonbegrip en tijdvakheffing te kijken. Alleen zo kunnen vertrouwde principes nieuwe invulling worden gegeven. Nieuwe norm De invoering van het noodzakelijkheidscriterium moet zorgen voor een systematische aanpassing van het loonbegrip waarmee de praktijk vrijheid wordt geboden om zonder fiscale gevolgen noodzakelijke verstrekkingen aan werknemers te doen. Daarbij moet uiteraard wel rekening worden gehouden met budgetneutraliteit. De werking en voordelen van het noodzakelijkheidscriterium zijn recent in een gezamenlijk position paper van NOAB en SRA uitgewerkt. Ook de notitie “Aan het werk met de werkkostenregeling” van staatssecretaris Weekers biedt inzicht in deze nieuwe norm. Dit zijn goede uitgangspunten om het noodzakelijkheidscriterium eens nader te bekijken. Huidige regeling Een vergoeding of verstrekking wordt onder de huidige werkkostenregeling in principe altijd tot het belaste loon gerekend. Vervolgens bestaan op deze hoofdregel een groot aantal uitzonderingen. Zo kan sprake zijn van verstrekkingen met een nihilwaardering of een gerichte vrijstelling. Deze hoeven niet te worden belast. Daarnaast heeft iedere werkgever een fiscaal vrije ruimte van 1,5 procent van de fiscale loonsom. Belaste verstrekkingen mogen hierin worden opgenomen. Pas wanneer deze vrije ruimte wordt overschreden, is sprake van een 8 voordeel dat daadwerkelijk moet worden belast. Dit vindt plaats via een eindheffing van 80 procent bij de werkgever. Deze systematiek heeft als nadeel dat er geen duidelijke hoofdregel is te onderscheiden voor werkgevers. Per verstrekking/vergoeding moeten zij nagaan of deze wel of niet op een lijstje staat. En hoe deze dan vervolgens moet worden behandeld. Dergelijke gedetailleerde regelgeving kan werkgevers enerzijds helpen bij het bepalen van de hoogte van het loon en daarmee rechtszekerheid bieden, maar anderzijds ook veel administratieve lasten met zich meebrengen en achterblijven bij maatschappelijke ontwikkelingen. Hierna enkele voorbeelden van situaties waarin de behandeling van een vergoeding of verstrekking op basis van de huidige werkkostenregeling niet aansluit bij het door werkgever en werknemer beoogde resultaat. Voorbeeld 1: bedrijfskleding Binnen de huidige werkkostenregeling bepaalt de aanwezigheid van een logo (en de gezamenlijke oppervlakte hiervan) op kleding of sprake is van een nihilwaardering of niet. De witte kleding zonder logo die een tandarts aan zijn assistente verstrekt wordt anders behandeld dan de witte kleding met logo (met een minimale oppervlakte van tezamen 70 cm2). Werkgevers kunnen er niet voor kiezen om zonder fiscale gevolgen een logo achterwege te laten, bijvoorbeeld omdat zij dit beter vinden overkomen. Voorbeeld 2: werkplek Binnen de huidige werkkostenregeling bepaalt de plaats waar een werkplek gelegen is of sprake is van een nihilwaardering of niet. De inrichting van een werkplek thuis PRAKTIJKBLAD SALARISADMINISTRATIE nr 11 / 26 juli 2013 LOONHEFFINGEN (exclusief de arbovoorzieningen) wordt anders behandeld dan de inrichting van een werkplek op kantoor. Beoordeling door werkgever Het noodzakelijkheidscriterium moet verbetering brengen. Een vergoeding of verstrekking voldoet aan dit criterium en vormt dus geen belastbaar loon als deze in redelijkheid noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Zonder deze adequate instrumenten is de werknemer niet in staat zijn werk naar behoren te doen. Het noodzakelijkheidscriterium vormt hiermee een open norm die op huidige maar ook toekomstige situaties kan worden toegepast. In eerste instantie wordt uitgegaan van het oordeel van de werkgever. Zijn betrokkenheid en verantwoordelijkheid moeten blijken uit het feit dat hij de kosten van de verstrekking voor zijn rekening neemt en deze niet verhaalt op de werknemer. Hieronder drie voorbeelden die de werking van het noodzakelijkheidscriterium verder aantonen. Voorbeeld 3: vakliteratuur Werknemer ontvangt vakliteratuur thuis omdat werkgever vindt dat op de werkplek gewerkt moet worden. Werkgever vindt het tegelijkertijd noodzakelijk dat de werknemer bijblijft in zijn vak. Vakliteratuur valt binnen het noodzakelijkheidscriterium. Voorbeeld 4: eigen merk Werkgever (ondernemer van exclusieve mannenkledingzaak, eigen merk) vindt het belangrijk dat zijn winkelpersoneel in pakken van het eigen merk rondlopen. Zij zijn het visitekaartje van zijn bedrijf. Het pak valt binnen het noodzakelijkheidscriterium. Voorbeeld 5: personeelsdag Werkgever heeft diverse vestigingen in het hele land. Voor teamvorming/building vindt hij het van belang dat werknemers elkaar eens per jaar zien tijdens een feestelijk ingevulde personeelsdag. Deze bijeenkomst kent een verplicht karakter. Bij ziekte moet de werknemer een doktersverklaring overleggen. De teambuildingsdag/personeelsdag valt binnen het noodzakelijkheidscriterium. Technische ontwikkelingen Dat de wetgever wil kiezen voor een open norm als het noodzakelijkheidscriterium is erg toe te juichen. Open normen zijn namelijk adaptief, efficiënt en kunnen maatwerk bieden. Open normen ademen mee met de maatschappelijke ontwikkelingen. Wel moet zeer terughoudend worden omgegaan met eventuele aanvullende beperkingen. De werkkostenregeling leek in eerste instantie ook een sterke vereenvoudiging op te leveren, maar werd dit niet doordat voor iedere verstrekking weer een uitzonderingsregeling moest worden toegevoegd. Met het noodzakelijkheidscriterium krijgt de werkgever bovendien meer vrijheid de (technische) ontwikkelingen te volgen. Zo is het faxapparaat bijna geheel verdwenen, een vergoeding daarvoor ligt dan ook niet voor de hand. Ook de aard van de internetverbinding thuis ontwikkelt zich snel. Verder verschijnen er steeds meer functionaliteiten op de (portable) computer en de mobiele telefoon – en op allerlei apparaten daar tussenin - die het steeds lastiger maken in de fiscale regels nog onderscheid aan te brengen. Met name tablets en smartphones groeien immers in gebruiksmogelijkheden naar elkaar toe. Gemengde kosten Ook de behandeling van gemengde kosten brengt in de huidige praktijk veel onduidelijkheid voor werkgevers. Tot nu toe wordt gekeken naar het voordeel dat de werknemer heeft doordat zijn werkgever deze kosten voor zijn rekening neemt. Wanneer ook hiervoor het noodzakelijkheidscriterium gaat gelden, dan zal er een alles-of-nietsbenadering moeten komen. Of de kosten zijn noodzakelijk en kunnen onbelast worden vergoed. Zonder enig privégebruik. Of de kosten zijn niet noodzakelijk en kunnen niet onbelast worden vergoed. Heeft een vergoeding of verstrekking betrekking op een voorziening die noodzakelijk is voor het verrichten van werkzaamheden, dan speelt het eventuele privégebruik en daaraan verbonden privévoordeel geen rol meer. Om aan te sluiten bij de maatschappelijke opvattingen van wat loon is, zal veel meer de achtergrond van een voorziening een rol moeten spelen. Heeft de voorziening met name een zakelijke achtergrond en kan de werkgever in redelijkheid menen dat dit nodig is voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is een onbelaste vergoeding of verstrekking mogelijk. Hierna twee voorbeelden. Voorbeeld 6: training Snoepfabrikant Visser organiseert voor zijn gehele verkoopstaf een driedaagse training in een viersterren mo- 9 www.kluwersalarisadministratie.nl LOONHEFFINGEN tel op de Veluwe. Door een professioneel bureau wordt 5 dagdelen training verkooptechnieken gegeven. Op de eerste middag en avond staat ook een uitstapje naar Nationaal Park de Hoge Veluwe en het Kröller Muller museum op het programma. De gehele verstrekking kwalificeert als noodzakelijk en behoort daarom niet tot het loon. 3. Wie betaalt, bepaalt De derde toets die door de fiscus wordt gebruikt is die van het feitelijke gebruik. De voorziening moet feitelijk en daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking worden gebruikt. Het kan daarbij ook gaan om het resultaat van een voorziening. Denk daarbij aan een cursus om kennis op peil te houden. Voorbeeld 7: reis Assurantiekantoor Live organiseert voor zijn best presterende verkoopmedewerkers een 10-daagse reis naar de sneeuwvelden van Noord-Finland, waarbij in het programma ook een paar korte workshops zijn opgenomen gericht op verkooptechniek. Het beloningskarakter van een dergelijke verstrekking is dermate overheersend dat deze niet als noodzakelijk gekwalificeerd kan worden. Omdat deze verstrekking niet kwalificeert als noodzakelijk moet de gehele verstrekking als loon worden aangemerkt en is dus belast. Uiteraard kan de werkgever daarvoor de vrije ruimte gebruiken. 4. Voor rekening van werkgever Als vierde en laatste toets wordt er gekeken naar de financiële last. De kosten van een voorziening moeten voor rekening komen van de werkgever. Daarmee wordt geborgd dat de werkgever het noodzakelijk vindt om deze lasten voor de werknemer te betalen en hem deze voorziening te leveren. Een werknemer mag niet via een omweg een deel van de kosten weer aan de werkgever terugbetalen. Deze eis staat overigens niet in de weg van vaste onkostenvergoedingen. Mits de werkgever expliciet bepaalt voor welke voorzieningen een dergelijke onkostenvergoeding mag worden gebruikt, blijft dit mogelijk. Vier toetsen Eerste uitzonderingen al benoemd U moet nu echter niet denken dat met de invoering van een noodzakelijkheidscriterium een fiscale vrijstaat is geboren. De fiscus zal wel degelijk streng blijven toezien op vergoedingen en verstrekkingen en waar nodig correcties uitvoeren. Dit doet zij via vier toetsen. Helaas wil de staatssecretaris ook op het noodzakelijkheidscriterium enkele uitzonderingen laten gelden. Zo zal het privévoordeel van een auto van de zaak en woning van de zaak gewoon als belast blijven worden aangemerkt. U zult begrijpen dat het loslaten van deze beloningsvormen budgettair en fiscaal niet mogelijk is. Verder zullen de gerichte vrijstellingen voor werkkilometers (0,19 ct) en scholing worden gehandhaafd. De reden hiervoor is dat de nu bestaande regels hiervoor goed werken en aanpassing slechts tot onduidelijkheid zou leiden. 1. Noodzakelijk voor beroep? Allereerst zal worden gekeken naar de noodzaak van de vergoeding of verstrekking. Deze moet in het beroep van de werknemer aanwezig zijn. Dus het verstrekken van een mobiele telefoon kan voor het ene beroep wel noodzakelijk zijn, maar voor het andere niet. Werkgevers zullen zich moeten kunnen verantwoorden wanneer zij menen dat een bepaalde voorziening noodzakelijk is. Dit moet per werknemer of groep werknemers met vergelijkbare werkzaamheden plaatsvinden. 2. Redelijkheidstoets Daarnaast zal de zogeheten redelijkheidstoets worden gehanteerd. De noodzaak van de verstrekking wordt mede aangetoond door het feit dat de werkgever bereid is deze kosten voor zijn rekening te nemen. Daarbij hanteert de wetgever wel het uitgangspunt dat de werkgever zich gedraagt als een ondernemer die streeft naar een zo hoog mogelijke winst. Voorzieningen die daaraan niet bijdragen zullen door een redelijke werkgever dan ook niet worden verstrekt. Er zijn echter natuurlijk situaties denkbaar waarin de relatie tussen de werkgever en werknemer dermate innig is, dat deze redelijkheid in het geding kan komen. Denk hierbij aan de DGA en zijn eigen holdingvennootschap. In dergelijke gevallen zal de fiscus kritischer zijn op door de werkgever betaalde voorzieningen. 10 Toekomstbestendig? Het voorstel van de staatssecretaris om de werkkostenregeling te vereenvoudigen is absoluut welkom. Een open norm als het noodzakelijkheidscriterium geeft werkgevers veel ruimte om werknemers naar hun inzicht te ondersteunen in hun werk. Zeker in economisch lastige tijden zijn er weinig werkgevers die hun werknemers voorzieningen bieden die niet noodzakelijk zijn voor het werk. De vraag is of dit nieuwe criterium toekomstbestendig is. De ervaring leert dat de wetgever vaker met “vereenvoudigingen” komt, maar later als gevolg van bijvoorbeeld nieuwe ontwikkelingen of fraude het systeem geleidelijk aan steeds ingewikkelder maakt. Ook zijn werkgevers in economisch betere tijden minder kritisch op hun kosten. Handelen zij dan ook altijd “redelijk”? De internetconsultatie waarin burgers en bedrijven zijn gevraagd hun ideeën te geven voor mogelijke aanpassingen en verbeteringen van de werkkostenregeling is inmiddels afgerond. Deze consultatie dient mede als input voor de staatssecretaris om binnenkort te komen met definitieve voorstellen omtrent aanpassing van de werkkostenregeling. Wij houden u op de hoogte!
