De Werkkostenregeling (WKR) Per 1 januari 2015 is het voor elke

De Werkkostenregeling (WKR)
Per 1 januari 2015 is het voor elke werkgever verplicht om de werkkostenregeling (WKR) toe te
passen. De mogelijkheid om van het overgangsrecht gebruik te maken komt daarmee te vervallen.
De WKR in hoofdlijnen
In de WKR is bepaald dat u voor 2015 maximaal 1,2% van uw totale fiscale loonsom kunt besteden
aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit wordt de vrije ruimte
genoemd. Over de vergoedingen en verstrekking boven de vrije ruimte betaalt u als werkgever
loonbelasting via een eindheffing van 80%.
Als werkgever kunt u zelf bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u als werkkosten wil
aanmerken en daarmee in de vrije ruimte wil laten vallen. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet
als werkkosten aanwijst zullen niet in de vrije ruimte vallen maar zijn voor uw medewerker belast
loon. Op het moment van betalen of verstrekken van het loon/vergoeding moet vastgelegd zijn of dit
aangemerkt kan worden als werkkosten.
Als werkgever heeft u enige vrijheid om te bepalen welke werknemer een vergoeding of verstrekking
krijgt. Voor de hoogte van het bedrag dient u rekening te houden met de gebruikelijkheidstoets. Dit
houdt in dat de vergoeding/verstrekking aan een werknemer niet in belangrijke mate (meer dan
30%) hoger mag zijn dan wat er aan vergelijkbare werknemers wordt toegekend. Wanneer
vastgesteld wordt dat de vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is zal dit als normaal loon aan
de werknemer moeten worden uitbetaald.
Het uitgangspunt voor de WKR is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers loon
vormen. Uitzonderingen hierop zijn vergoedingen en verstrekkingen die geheel buiten het loonbegrip
vallen. Ook zijn er vergoedingen en verstrekkingen die wel als loon worden aangemerkt maar gericht
zijn vrijgesteld of waarvan de waarde op nihil mag worden gewaardeerd. Hiervoor wordt dus geen
beslag gelegd op de vrije ruimte.
Wat behoort niet tot het loon
De drie hierna genoemde vergoedingen en verstrekkingen behoren niet tot het loon en vallen buiten
de WKR.
Voordelen buiten de dienstbetrekking.
Hierbij gaat het om vergoedingen en verstrekkingen die u doet in een andere hoedanigheid dan als
werkgever. De persoonlijke relatie met de werknemer of persoonlijk medeleven staat hierbij voorop.
Als voorbeeld kan genoemd worden een fruitmand bij ziekte of een bloemstuk bij overlijden.
Daarnaast vallen kleine geschenken of persoonlijke attenties hieronder als aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan.:
-
Het is gebruikelijk dat door anderen (niet-werkgevers) in dezelfde situatie deze attentie ook
wordt verstrekt.
Er mag geen geld of waardebon worden verstrekt.
De totale waarde, inclusief BTW, van de attentie is maximaal € 25.
Als kleine geschenken kunnen bv worden aangemerkt een bloemetje bij de verjaardag van de
werknemer of een chocoladeletter met Sinterklaas.
Intermediaire kosten
Als intermediaire kosten worden de gedane uitgaven van een werknemer aangemerkt die door de
werknemer zijn gedaan in opdracht en voor rekening van u. De werknemer heeft de kosten even
voorgeschoten. Intermediaire kosten worden niet als loon aangemerkt en vallen hierdoor buiten de
WKR.
Enkele voorbeelden zijn:
-
Kosten die samenhangen met de bedrijfsvoering van de werkgever.
Representatiekosten en kosten voor relatiegeschenken zoals bv een door de werknemer
gekochte fles wijn voor een klant.
De aanschafkosten voor zaken die tot het vermogen van u als werkgever gaan behoren.
Kosten gemaakt voor zaken, die tot uw vermogen als werkgever behoren en aan de
werknemer ter beschikking zijn gesteld zoals bv voorgeschoten benzinekosten voor een auto
van de zaak.
Voorzieningen die geen privé voordeel meebrengen
Niet alle vergoedingen die een werkgever treft voor een werknemer vormen loon. We spreken van
loon als er een voldoende oorzakelijk verband bestaat tussen de voorziening en de dienstbetrekking.
Ook moet de voorziening een privé voordeel voor de werknemer opleveren (voordeelcriterium).
Voorzieningen die geen privé voordeel meebrengen vormen geen loon en zullen onbelast blijven. Dit
is onafhankelijk van de vraag of ze op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Door de
staatssecretaris is dit nog niet verder toegelicht zodat nog niet helemaal duidelijk is om welke
voorzieningen dit gaat.
Gerichte vrijstellingen
De hierna genoemde kosten vormen wel loon, maar zijn gericht vrijgesteld onder de
werkkostenregeling. Dit betekent dat ze niet ten laste van de vrije ruimte komen.
-
-
Reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer;
Vakliteratuur en kosten van inschrijving in beroepsregister;
Zakelijke verhuiskosten;
Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking, zoals maaltijden bij overwerk,
dienstreizen en koopavonden maar ook de kosten van overnachtingen bij dienstreizen;
Cursussen, congressen, seminars en dergelijke;
Studie en opleidingskosten (inclusief kosten EVC-procedures);
Vrijstelling voor branche eigen producten/personeelskorting;
Extraterritoriale kosten (30% regeling). De tijdelijke kosten van verblijf buiten het land
mogen worden vergoed zoals bv de kosten van dubbele huisvesting aan Oost-Europese
werknemers;
Outplacement;
Gereedschappen en ICT-communicatiemiddelen, waarbij de werkgever het noodzakelijk acht
dat de medewerker hierover beschikt voor de uitoefening van zijn functie;
Vergoedingen en verstrekkingen voor op de werkplek gebruikte voorzieningen.
Noodzakelijkheidscriterium
Met ingang van 1 januari 2015 wordt het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Dit betekent dat een
werkgever op grond hiervan, wanneer hij dit noodzakelijk acht voor de bedrijfsvoering, deze
voorziening belastingvrij kan verstrekken aan de werknemer. De werknemer heeft de verstrekking
dus nodig om zijn functie goed uit te kunnen oefenen. De werkgever hoeft ook geen rekening meer
te houden met het eventuele privé voordeel. Dit is van toepassing voor gereedschappen, computers,
mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zoals bv een tablet.
Vanaf 1 januari 2015 komt hiermee het onderscheid tussen enerzijds computers en tablet en
anderzijds telefoons te vervallen voor wat betreft de fiscale behandeling.
Wanneer een werknemer loonbestanddelen in levert via bv de cafetariaregeling wordt niet meer
voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium.
Voor bestuurders, Directeur-Grootaandeelhouders (DGA’s) en commissarissen wordt een extra toets
aangelegd om te beoordelen of de verstrekking zakelijk is.
Verstrekkingen in natura en nihil waarderingen
Voor verstrekkingen in natura geld dat de waarde hiervan in de vrije ruimte valt. Als hoofdregel
wordt hierbij aangehouden dat de waarde gelijk is aan het factuurbedrag inclusief BTW. Bij het
ontbreken van een factuur wordt uitgegaan van de waarde in het economisch verkeer. Voor
producten uit eigen bedrijf is de waarde gelijk aan de consumentenprijs.
Vanwege het grote zakelijke karakter mogen bepaalde voorzieningen en verstrekkingen echter op
nihil worden gewaardeerd. Onder de werkkostenregeling wordt er dus geen waarde aan toegekend
en hierdoor leggen ze ook geen beslag op de vrije ruimte.
Dit betreft de volgende verstrekkingen:
-
Arbo-voorzieningen;
Consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van een maaltijd;
Voorzieningen op de werkplek (waaronder kopieerapparaat en gebruik vaste computer);
Uniformen en werkkleding waarvan het logo ten minste 70 cm2 bedraagt, werkkleding die op
de werkplek achterblijft en werkkleding die niet geschikt is om buiten werktijd te dragen;
Renteloze lening voor (elektrische) fiets of scooter;
Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart mits de werknemer deze kaart ook voor het werk
gebruikt.
Voor de hieronder genoemde verstrekkingen geldt dat deze gewaardeerd mogen worden tegen een
lagere waarde dan de factuurwaarde of de waarde in het economische verkeer. Dit is van toepassing
voor:
-
Maaltijden in bedrijfskantines (2014: € 3,15)
Huisvesting en inwoning op de werkplek (voor zover geen gerichte vrijstelling van toepassing
is) (2014: € 5,35);
Kinderopvang op de werkplek.
Wat wordt aangemerkt als werkplek
Als werkplek wordt gezien elke plaats waar door werknemers gewerkt wordt en waarvoor de
werkgever verantwoordelijk is op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Een werkplek kan dus
een kantoor, een bedrijfskantine, een vergaderzaal, een fabriekshal, een bouwplaats voor de
bouwvakker of een vrachtauto van een beroepschauffeur zijn. De werkplek staat centraal bij de nihil
waarderingen.
Een werkruimte in de woning van de medewerker (ook van een dga) wordt in principe niet als
werkplek aangemerkt. Wanneer de werkruimte een zelfstandig gedeelte van de huur- of koopwoning
van de medewerker is kan dit wel het geval zijn. Wanneer de werkruimte bijvoorbeeld verhuurd zou
kunnen worden omdat deze een eigen opgang en sanitaire voorzieningen heeft kan deze aangemerkt
worden als zelfstandig gedeelte.
De vrije ruimte van 1,2%
Van de totale fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk geldt op werkgeversniveau een
vrijstelling van 1,2%. Rekening houdend met het gebruikelijkheidscriterium kunt u deze vrije ruimte,
zonder onderbouwing, naar eigen inzicht aanwenden voor het personeel. U hoeft niet meer per
werknemer te toetsen of het mogelijk is om een belastingvrije vergoeding of verstrekking te geven.
Toetsing vindt plaats op collectief niveau door te controleren of de vrije ruimte wordt overschreden.
Met ingang van 2015 is het mogelijk om de WKR op concernniveau toe te passen. Wanneer een
inhoudingsplichtige het gehele kalenderjaar ten minste een belang van 95% of meer heeft in een
andere inhoudingsplichtige spreken we van een concern.
Bij het bepalen van de waarde moet altijd de BTW in de waarde meegenomen worden. Wanneer de
vrije ruimte over een bepaald jaar niet volledig wordt benut kan het restant van de vrije ruimte niet
meegenomen worden naar een volgend kalenderjaar.
De hierna genoemde kosten vallen binnen de vrije ruime van 1,2%:
-
Kerstpakketten;
Personeelsfeesten en –reizen (niet op de werkplek);
Fiets van de zaak;
Bedrijfsfitness niet op de werkplek;
Maaltijden in bedrijfskantines;
Reiskostenvergoeding boven € 0,19 per kilometer (bij privé auto);
Vaste kostenvergoedingen;
Inrichting van de werkruimte thuis (bij geen zelfstandige ruimte);
Contributie vakbond;
Persoonlijke verzorging;
Interne representatiekosten;
Werkkleding die niet op nihil gewaardeerd kan worden;
Parkeer-, veer- en tolgelden voor de privé auto wanneer er al € 0,19 per kilometer wordt
vergoed;
Rentevoordeel van personeelslening (niet voor eigen woning).
Wanneer de vrije ruimte wordt overschreden betaalt u als werkgever over het meerdere 80%
belasting via de eindheffingen. Dit eindheffingsloon telt alleen voor de berekening van de
loonheffing.
Bij een vaste kostenvergoeding die via een kostenonderzoek is onderbouwd, kunnen bepaalde
kosten buiten de vrije ruimte blijven zoals bv. Intermediaire kosten (het wassen van een auto van de
zaak) en kosten met een gerichte vrijstelling die in de vaste kostenvergoeding zijn opgenomen.
In de fiscale loonsom mag loon uit vroegere dienstbetrekking (bv een ontslagvergoeding of een
doorbetaling van een WIA-uitkering aan een ex-werknemer) alleen meegeteld worden wanneer dit
loon niet meer bedraagt dan 10% van het totale fiscale loon.
Het genot van een dienstwoning, bepaalde geldboeten of het voordeel van een auto van de zaak
dienen verplicht op de loonstrook van de werknemer tot het loon worden gerekend en kunnen nooit
in de vrije ruimte vallen.
Afrekensystematiek
Na afloop van het kalenderjaar zal de werkgever moeten toetsen of de vrije ruimte is overschreden.
Over het meerdere zal in de eerste aangifte van het volgend jaar de verschuldigde eindheffing
moeten worden afgedragen.
(Her)inrichting administratie
Een werkgever is vrije om te bepalen hoe de administratie wordt ingericht. Wel moet uit de
administratie blijken welke vergoedingen en verstrekkingen (inclusief BTW) zijn aangewezen als
eindheffingsloon en welk bedragen ten laste van de vrije ruimte zijn gebracht. Aan de hand van het
totale fiscale loon kan vervolgens worden getoetst of de vrije ruimte is overschreden en er
eindheffing verschuldigd is. De gegevens uit de financiële administratie zullen hiervoor gekoppeld
moeten worden aan de loonadministratie. Het is raadzaam om tussentijds te beoordelen in hoeverre
de vrije ruimte wordt benut en hiermee niet te wachten tot na afloop van het kalenderjaar.
Om de werkkostenregeling correct uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat er een zorgvuldige
afstemming tussen de financiële administratie en loonadministratie plaatsvindt.
Arbeidsvoorwaardenbeleid
Met de invoering van de werkkostenregeling is het raadzaam om stil te staan bij uw
arbeidsvoorwaardenbeleid. Wanneer, na inventarisatie, blijkt dat de vrije ruimte overschreden zal
worden, kan het wenselijk zijn om nu al te bekijken of het totale pakket van vergoedingen en
verstrekkingen gewijzigd moet worden om de overschrijding van de vrije ruimte zoveel mogelijk te
beperken. Een eenzijdige aanpassing van de arbeidsvoorwaarden, in het nadeel van de werknemer, is
niet zomaar mogelijk. Vaak is toestemming van de werknemer of eventueel van de
ondernemingsraad nodig. Ook moet daarbij rekening gehouden worden met het van toepassing zijn
van een cao.
Met de invoering van de WKR kan het voor de werkgever nadelig zijn wanneer werknemers nog
gebruik maken van de cafetariaregeling. Wanneer loon wordt ingeruild voor een niet vrijgestelde
verstrekking (zoals fiets van de zaak) komt dit ten laste van de vrije ruimte. Wanneer dit leidt tot
overschrijding van de vrije ruimte betaalt u als werkgever 80% eindheffing.
De werkkostenregeling is nog steeds in ontwikkeling waardoor het nog steeds mogelijk is dat er
aanpassingen komen. Hiervan zullen wij u op de hoogte houden.