PowerPoint-presentatie

Workshop
Werkkostenregeling (WKR)
23 november 2015
Joost van Benthum
Introductie / Agenda
Deel 1: Algemene regels Werkkostenregeling
Deel 2: Praktische toepassing Werkkostenregeling
2
Deel 1:
Algemene regels Werkkostenregeling
3
Definities
Werkkosten:
Kosten die de werknemer maakt in het kader van de dienstbetrekking.
Werkkostenbudget/forfaitaire ruimte/vrije ruimte:
1,2% vrijstelling van de fiscale loonsom.
Intermediaire kosten:
Uitgaven door de werknemer in opdracht en voor rekening van zijn werkgever (te declareren
kosten).
Aangewezen werkkosten:
Vergoedingen of verstrekkingen die vastgesteld zijn bij CAO of in de eigen
arbeidsvoorwaardenregelingen, welke ten laste komen van het werkkostenbudget.
Gerichte vrijstellingen:
Door de werkgever aangewezen specifieke onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.
Werkplek:
Iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de
werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is (richtinggevend: wie draagt
verantwoordelijkheid voor de veiligheid).
4
Hoofdregels werkkostenregeling
•
‘Alles’ is belast loon
“Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede
begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”
•
Voor loon in natura geldt de factuurwaarde (inclusief BTW) en bij
ontbreken daarvan de waarde in het economische verkeer.
•
Loon dat de werkgever aanwijst als eindheffingsbestanddeel is
onbelast tot een bedrag van 1,2% van de totale fiscale loonsom:
werkkostenbudget.
Daarboven: belast met 80% eindheffing.
•
•
Loon uit vroegere dienstbetrekking (ontslagvergoedingen,
pensioenuitkeringen, etc.) uit de grondslag voor de berekening van het
werkkostenbudget halen als dit meer bedraagt dan 10% van de totale
fiscale loonsom.
5
Schematisch
De werknemer krijgt
een vergoeding of
verstrekking
Is er sprake van
intermediaire kosten?
ja
Er is geen sprake van
loon. WKR is niet van
toepassing
nee
Er is geen sprake van
loon. WKR is niet van
toepassing
nee
Is er een sterk
oorzakelijk verband met
dienstbetrekking?
ja
Is (algemene) vrijstelling
van toepassing?
ja
Loon is vrijgesteld.
WKR is niet van
toepassing
(art. 11 Wet LB)
nee
Belastbaar loon
6
Schematisch
Belastbaar loon
Door werkgever nietaangewezen vergoedingen
en verstrekkingen
Door werkgever wel aangewezen (gedeelte van)
vergoedingen en verstrekkingen
Gerichte vrijstellingen
Loonheffingen bij
werknemer
(op salarisstrook)
Geen loonheffingen
(niet bij werknemer, niet bij
werkgever)
Vrije ruimte: 1,2% van
fiscale loonsom
(incl. nihil- en forfaitaire
waarderingen)
80% eindheffing bij
werkgever (surplus)
7
Eindheffing
•
•
Keuze werkgever: loon werknemer of eindheffingsloon
Is het tarief van 80% voor rekening van de werkgever hoog?
– Bruteringstarief vanaf € 57.586 (2015) bedraagt 108,3%.
– Tot € 51.976 (2015) naast 72,4% loonheffing (vanaf € 19.823)
ook premieheffing.
Loonberekening
Salaris
Belaste kostenvergoeding (netto € 1.000)
Af: loonheffing
Netto
Werkgeverslasten
Salaris
Premies werknemersverzekeringen/Zvw
120.000
-54.023
65.977
120.000
2.083
-55.106
66.977
120.000
9.397
129.397
122.083
9.397
131.480
Extra werkgeverslasten bij brutering
2.083
Extra werkgeverslasten onder WKR
1.000 - 1.800
8
1. Intermediaire kosten
Intermediaire kosten:
1. Zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
2. Zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren en
die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld;
3. Kosten die specifiek samenhangen met bedrijfsvoering maar niet
met het functioneren van de werknemer.
Voorbeelden:
• Kosten auto van de zaak (parkeren, autowassen, etc.);
• Externe representatiekosten.
9
2. Geen loon
Voordeel buiten de relatie werkgever-werknemer:
(geboorte, huwelijks(jubileum), overlijden, verjaardag, ziekte)
• Fruitmand bij ziekte;
• Rouwkrans aan nabestaanden van een overleden werknemer;
• Geschenken tot een bedrag van EUR 25 (incl. BTW) als de
werknemer bij de gelegenheid ook van anderen een cadeau pleegt
te krijgen.
10
3. Algemene vrijstellingen
Voorbeelden:
• Pensioenaanspraken;
• Uitkeringen i.v.m. schade aan of verlies van persoonlijke zaken;
• (Eenmalige) overlijdensuitkeringen;
• Fondsuitkeringen;
• Diensttijd-/jubileumuitkering (25 en 40 jaar).
11
4. Gerichte vrijstellingen
Expliciet in de wet genoemde kosten zijn vrijgesteld:
• Vervoer- en reiskosten voor zakelijke reizen (max. EUR 0,19);
• Tijdelijke zakelijke verblijfskosten (maaltijden, overnachtingen)
•
20 dagenregeling
• Kosten van zakelijke cursussen, congressen e.d., opleiding,
studie, volgen EVC-procedure, vakliteratuur en outplacement;
• Zakelijke maaltijden (overwerk, dienstreizen, etc.);
• Inschrijvingskosten beroepsregister;
• Extraterritoriale kosten;
• Zakelijke verhuiskosten (max. EUR 7.750);
• Arbo-voorzieningen en hulpmiddelen (‘werkplekgerelateerde
voorzieningen’);
• Korting op branche-eigen producten;
• Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en
dergelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor behoorlijke
vervulling van de dienstbetrekking (‘noodzakelijkheidscriterium’).
12
Noodzakelijkheidscriterium
• Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en
dergelijke apparatuur
• Noodzakelijk voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
(“zonder meer nodig”)
• Voorwaarden:
‐ Wanneer de voorziening niet langer noodzakelijk is, dan is de
werknemer verplicht de voorziening terug te geven of de
restwaarde te vergoeden;
‐ Deze gerichte vrijstelling kan niet worden gebruikt in het kader
van uitruil van loonbestanddelen (‘cafetariaregeling’);
‐ Bij bestuurders en commissarissen geldt een zwaardere bewijslast
en ligt nadruk op gebruikelijk.
13
Vaste kostenvergoedingen
Voorwaarden:
• De vaste vergoeding is naar aard en omvang per kostensoort
gespecificeerd; en
• Ter onderbouwing van de vergoeding is er een onderzoek gedaan naar
de werkelijk gemaakte zakelijke kosten; en
• De vergoeding ziet op intermediaire kosten (bijvoorbeeld kosten voor
de auto van de zaak) en gerichte vrijstellingen (zoals tijdelijke
verblijfskosten, reiskosten à EUR 0,19 per kilometer).
Wordt niet aan bovenstaande voorwaarden voldaan dan is de vaste
kostenvergoeding belast loon of kan worden aangewezen als
eindheffingsloon.
14
5. Nihilwaarderingen
Werkplek:
“Iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor
voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is”
Loon in natura waarvan de waarde nihil is:
• Voorzieningen op de werkplek (pc, kopieerapparaat);
• Consumpties op de werkplek (koffie, thee, cup-a-soup);
• T.b.s. OV-kaart en voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik);
• T.b.s. uniformen en werkkleding in fiscale zin;
• Rentevoordeel bij hypothecaire leningen (vanaf 2016 belast loon bij werknemer);
• Rentevoordeel bij renteloze lening (elektrische) fiets of scooter;
• Fitness op de werkplek.
15
6. Forfaitaire waarderingen
Hoofdregel is dat de waarde van het te belasten loon de waarde is in het
economische verkeer van een verstrekking, in beginsel de factuurwaarde
inclusief BTW.
Alleen in de volgende gevallen mag worden uitgegaan van een lagere
forfaitaire waardering minus de eigen bijdrage:
• Huisvesting en inwoning op de werkplek (tenzij de nihilwaardering
geldt): EUR 5,40 per dag;
• Kinderopvang op de werkplek: uurprijs Wet kinderopvang maal
opvanguren;
• Niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden op de werkplek:
EUR 3,20 per maaltijd. Voor de bedrijfskantine mag dit voordeel als
volgt worden berekend:
(aantal maaltijden * EUR 3,20) -/- totale eigen bijdragen
16
Aanwijzen van werkkosten
• Door aanwijzing van bepaalde vergoedingen/verstrekkingen wordt
voor toepassing van de werkkostenregeling gekozen voor die bepaalde
kostensoort(en)
• Alsdan geen loon van de werknemer (maar eindheffingsloon)
• Geen wettelijke vormvoorschriften voor aanwijzingsverplichting
• Gewijzigd beleidsbesluit met ingang van 1 januari 2015: expliciete en
schriftelijke aanwijzing
• Beleid in strijd met doel en strekking van de wet?
17
Verplicht op loonstrook van werknemer
Loon dat niet als eindheffingsbestanddeel kan worden aangewezen:
• De terbeschikkinggestelde auto;
• De terbeschikkinggestelde dienstwoning;
• Geldboetes;
• Rentevoordeel bij hypothecaire leningen (vanaf 2016).
• Loon uit vroegere dienstbetrekking
• Voor niet-actieven kan (verplicht) de werkkostenregeling alleen
worden toegepast voor branche-eigen producten en voor
verstrekkingen die ook door actieven worden genoten, zoals
kerstpakketten.
Gebruikelijkheidstoets
• Om oneigenlijk gebruik van de eindheffingsregeling tegen te gaan
• Vergoedingen en verstrekkingen die onder de eindheffing worden
gebracht mogen niet in belangrijke mate (30% of meer) hoger zijn dan
in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is
18
• Bewijslast ligt bij de inspecteur
Afdracht eindheffing
•
Afdracht na afloop van het kalenderjaar (uiterlijk) tezamen met de
afdracht van de belasting over eerste tijdvak van het nieuwe jaar.
•
Werkkostenregeling per inhoudingsplichtige (ongeacht subnummers).
•
Concernregeling voor lichamen
‐
Moedervennootschap gedurende gehele jaar ≥ 95% van
(klein)dochtermaatschappij
‐ Lopende kalenderjaar in- of uitgetreden concernvennootschappen zelfstandig werkkostenregeling aangeven
‐
‐
‐
•
Inhoudingsplichtige met de grootste loonsom dient eindheffing
aan te geven en af te dragen
Hoofdelijke aansprakelijkheid
Keuze uiterlijk bij afdracht eindheffing
Stichtingen
19
Concernregeling
Holding BV
100%
Stafdiensten BV
75%
Uitzendbureau 1
BV
100%
Uitzendbureau 2
BV
20
Deel 2:
Praktische toepassing Werkkostenregeling
21
Inrichting administratieve organisatie
Afdeling
Financiën
Personeelszaken
•
Salarisadministratie
(Her)inrichting financiële administratie
–
–
–
•
•
•
Loonheffingen
WKR
Grootboeknummers per categorie (BTW via apart grootboeknummer)
Kostenplaats met subcategorieën (BTW via apart grootboeknummer)
Tussenrekening met subcategorieën (incl. BTW)
Extracomptabel / Excel-overzicht
Werkprocessen aanpassen?
Monitoring? Optimalisatie?
22
Hoe verloopt de interne beoordeling (1)
1. Naam inhoudingplichtige
2. Totale fiscale loonsom (kolom 14) exclusief eindheffingsloon
3. Af: Totale loon uit vroegere dienstbetrekking
(ontslagvergoedingen, pensioenuitkeringen, WGA- en ZW-uitkeringen bij ERD, etc.)
4. Totaal aantal werknemers
Grondslag voor forfait werkkostenregeling:
1,2% forfait:
Totaal werkkosten:
Werkkostensaldo
€
1.000.000
€
€
1.000.000
€
€
€
€
1.000.000
12.000
12.000
23
Gaat het om een
werknemer?
nee
Er is geen sprake van
loon. WKR is niet van
toepassing
ja
Er is geen sprake van
loon. WKR is niet van
toepassing
nee
Er is geen sprake van
loon. WKR is niet van
toepassing
ja
Is er sprake van
intermediaire kosten?
nee
Is er een sterk
oorzakelijk verband met
dienstbetrekking?
ja
Is (algemene) vrijstelling
van toepassing?
ja
(art. 11 Wet LB
Loon is vrijgesteld.
WKR is niet van
toepassing
nee
Is sprake van een
aangewezen (gericht
vrijgestelde vergoeding
/verstrekking??
ja
Geen loonheffingen
nee
Is er sprake van een
aangewezen specifieke
waardering?
ja
Vergoeding/verstrekking
ten laste van
werkkostenbudget
nee
Loonheffingen bij
werknemer
24
Hoe verloopt de interne beoordeling (3)
7.
Reizen en vervoer
Parkeervoorziening voor privé-auto anders dan op de werkplek
Interne en externe representatie
44. Representatiekosten en relatiegeschenken (waardebonnen, bloemen) ten behoeve van collega's
47. Personeelsfeesten, -reizen, afdelingsuitjes en dergelijke op externe locatie
Grondslag voor forfait werkkostenregeling:
1,2% forfait:
Totaal werkkosten:
Werkkostensaldo
€
€
€
€
Werkkostenregeling eindheffing 80%
€
€
1.000
€
€
750
3.500
1.000.000
12.000
5.250
6.750
-
25
Kostensoorten (1)
•
Reizen en vervoer
– Parkeer-, veer en tolgelden
– Netto bovenmatige reiskostenvergoedingen (*)
– Parkeervoorzieningen niet op de werkplek (***)
– Fietsregeling
•
Telecommunicatie en apparatuur
– Veelal zal het noodzakelijkheidscriterium van toepassing zijn (*)
– Vergoeding internetabonnement thuis
•
Contributies en opleidingen
– Vergoeding van vakbondscontributie
– Verklaring Omtrent Gedrag (*)
– Lidmaatschappen andere dan beroepslidmaatschappen
26
Kostensoorten (2)
•
Werkkleding (ter beschikking gesteld) (*)
– Kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om
tijdens de vervulling van de dienstbetrekking gedragen te worden,
zoals:
•
•
•
•
•
uniform verpleegster, politieagent, brandweerman, piloot, militair of stewardess;
sloof van medewerker in de horeca;
jasschort van de slager;
doorwerkjas in de bouw;
laboratoriumjas, stofjas en overall;
– Kleding die ook buiten de dienstbetrekking gedragen kan
worden, maar naar zijn aard kwalificeert als werkkleding en
voorzien is van een of meer duidelijk zichtbare logo‘s of ander
beeldmerken van de werkgever van ten minste 70 cm2 per
kledingstuk;
– Kleding die ook buiten de dienstbetrekking gedragen kan worden
(bijvoorbeeld sportkleding), maar deze blijft te allen tijde achter
op de werkplek. De kleding mag ook niet mee naar huis genomen
worden om gewassen te worden.
27
Kostensoorten (3)
•
Eten en drinken
– Consumpties op de werkplek
– Lunchvergadering (*)
– Zakelijke maaltijden
– Maaltijden in bedrijfskantine (***)
– Personeelsfestiviteiten o.a. personeelsfeest, teamuitjes, externe
borrels en afscheidsfeestjes, etc.
•
Arbovoorzieningen
– Vergoeding voor computerbril, inentingen, etc (*)
•
Interne en externe representatie
– Attenties zoals bij in- en uitdiensttreding, waardebonnen,
kerstpakketten
– Personeelsfestiviteiten o.a. personeelsfeest, teamuitjes, maar ook
bedrijvenlopen, etc. (**)
28
Kostensoorten (4)
•
Overige vergoedingen en verstrekkingen
– (Werkelijke) extraterritoriale kosten
– Bedrijfsfitnessregeling (*)
– Vergoeding advocaatkosten van werknemer
– Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en
rechtsbijstandverzekering voor werknemers
– Bovenmatige (vaste) kostenvergoeding (*)
– Vergoedingen o.b.v. cao (**)
– Etc., etc.
29
Uitzendbranche specifiek
•
Welke vergoedingen of verstrekkingen die worden gedaan onder de
inlenersbeloning vallen onder de werkkostenregeling?
ABU cao: “kostenvergoeding (voor zover de uitzendonderneming deze vrij van loonheffing
en premies kan uitbetalen: reiskosten, pensionkosten, gereedschapskosten en andere kosten
noodzakelijk vanwege de uitoefening van de functie). Indien en voor zover door
overheidsmaatregelen*de belastingvrije vergoeding voor reiskosten geheel of gedeeltelijk komt te
vervallen, heeft de uitzendkracht recht op dezelfde reiskostenvergoeding als de werknemer in
dienst van de opdrachtgever, werkzaam in een gelijke of gelijkwaardige functie als de
uitzendkracht, met een maximum van € 0,19 bruto per kilometer.”
NBBU cao: “Onbelaste kostenvergoedingen: reiskosten, pensionkosten en andere kosten
noodzakelijk wegens de uitoefening van de functie.”
•
(Mede door invoering concernregeling) hoge vrije ruimte, terwijl in
het algemeen beperkte vergoedingen en verstrekkingen aan
uitzendkrachten. Hoe deze ruimte optimaal benutten?
30
FAQ Uitzendbranche
•
•
•
•
•
•
Ik vergoed de aanschaf van werkschoenen en bedrijfskleding. Valt dat
onder de werkkostenregeling?
De opdrachtgever geeft aan mijn uitzendkrachten een kerstpakket.
Valt dit onder mijn werkkostenbudget?
Vanuit de scholingsverplichting (1,02%) bied ik mijn uitzendkrachten
verschillende trainingen aan. Valt dit onder de werkkostenregeling?
Ons uitzendbureau vergoedt de kosten van “Verklaring Omtrent
Gedrag” aan uitzendkrachten. Hoe ga ik hier mee om?
Ik heb een hoge vrije ruimte doordat ik weinig vergoedingen aan mijn
uitzendkrachten geef. Kan ik die ruimte gebruiken om bonussen aan
het vaste personeel te geven?
Vallen extraterritoriale kosten regelingen voor mijn Poolse
uitzendkrachten ook onder de werkkostenregeling?
31
Financieel vergelijk
Overschrijding van het werkkostenbudget (lees: verschuldigdheid van
80%-eindheffing) afzetten tegen besparingen:
•
•
•
•
Eindheffingen over o.a. kerstpakketten, waardebonnen en andere
attenties en parkeer-, veer- en tolgelden die niet meer verschuldigd
zijn;
Besparing brutering;
Risico’s op een naheffing loonheffingen die niet meer wordt gelopen;
Optimalisatie van het resterende werkkostenbudget.
32
Afsluiting/Vragen?
Joost van Benthum
E-mail: [email protected]
Telefoon: 020 – 654 96 00