Stappenplan voor invoeren van de werkkostenregeling (WKR)
advertisement
Reedbusinessopleidingen.nl | Whitepaper Stappenplan voor invoeren van de werkkostenregeling (WKR) Stappenplan voor invoeren van de werkkostenregeling (WKR) Per 2015 moeten alle bedrijven in Nederland zijn overgestapt op de Werkkostenregeling (WKR). Veel werkgevers zien er tegenop om de regeling in te voeren, maar met dit stappenplan helpen we u een handje. De werkkostenregeling biedt de mogelijkheid om uw werknemers van interessante secundaire arbeidsvoorwaarden te voorzien, zonder dat het u als werkgever geld kost. Zo is het mogelijk fietsen, laptops, mobiele telefoons etc. aan uw werknemers te verstrekken. Deze zaken kunnen onder de WKR worden betaald vanuit het brutoloon, waardoor uw werknemers 37% tot 52% besparen. Doordat u over het bedrag dat wordt uitgegeven geen sociale lasten hoeft te betalen, bespaart u als werkgever ook. Stap 1: Informeer anderen Betrek de OR, afdeling HR, Finance en de vakbonden erbij als u de WKR gaat invoeren. Ook zij zullen zich met de invoer van deze regeling bezighouden. Stap 2: Verdiep u in de WKR Het is verstandig om u goed te verdiepen in alle categorieën vergoedingen en verstrekkingen, met elk hun eigen fiscale regels. De WKR vervangt al deze 29 categorieën. Stap 3: Inventariseer alle kostenvergoedingen en verstrekkingen Breng om te beginnen alle bestaande vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen binnen uw bedrijf in kaart. Denk daarbij vooral ook aan alle zaken die buiten de sfeer van de salarisadministratie om gedaan worden. Voorbeelden: Wat bent u kwijt aan personeelsfeesten? Vergoedt u meer dan € 0,19 per kilometer? Dit onderzoek wordt uitgevoerd door betrokkenen van de salarisadministratie, financiële administratie én de HR-afdeling. Het arbeidsvoorwaardenbeleid is een goed startpunt voor het onderzoek. En ook in de financiële administratie en loonadministratie zitten bedragen die ten laste van de vrije ruimte kunnen vallen. Alle gegevens zijn terug te vinden in uw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden. Stap 4: Deel de kosten Onderzoek of deze vergoedingen gericht vrijgesteld zijn, op nul gewaardeerd of vallen onder intermediaire kosten. Wanneer de vergoedingen onder geen van deze categorieën vallen, dan vallen ze onder het forfait van de werkkostenregeling. Binnen het forfait kan maximaal 1,5 procent (vanaf 2015 is dit 1,2 procent) van de totale fiscale loon besteedt worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Hulp nodig? Beantwoord de vragen Aan de hand van onderstaande vragen beoordeelt u per vergoeding of verstrekking of deze ten laste van de vrije ruimte zal komen. Klik op de vraag voor een toelichting. Vraag 1: Is er sprake van een (ex)werknemer en is het ook joúw werknemer? Ja - ga naar vraag 2 Nee - WKR niet van toepassing Voor beschikbaarheid en inschrijven ga naar reedbusinessopleidingen.nl Persoonlijk advies nodig? [email protected] 078 – 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur) Reedbusinessopleidingen.nl | Whitepaper Stappenplan voor invoeren van de werkkostenregeling WKR pagina 2 Vraag 2: Is er sprake van intermediaire kosten? Ja - WKR niet van toepassing Nee - ga naar vraag 3 Vraag 3: Is het een voordeel uit dienstbetrekking? Ja - Er is sprake van loon, ga naar vraag 4 Nee - Geen loon, WKR niet van toepassing Vraag 4: Is er vrijstelling van loon van toepassing? Ja - Geen loon, WKR niet van toepassing. Nee - Er blijft sprake van loon, ga naar vraag 5 Vraag 5: Is er sprake van een gerichte vrijstelling? Ja - Het voordeel komt niet ten laste van de vrije ruimte Nee - ga naar vraag 6 Vraag 6: Is er sprake van loon in natura met een nihil-waardering? Ja - er is wel sprake van loon, maar nihil-waarderingen verbruiken geen vrije ruimte. Nee - ga naar vraag 7 Vraag 7: Wie betaalt nu belasting over het voordeel, de werknemer of de werkgever? Werknemer - zie toelichting. Werkgever - je betaalt nu ook eindheffing, logischerwijs komt dit dus ten laste van de vrije ruimte Stap 4: Vraag toestemming aan de OR en de medewerkers Het kan zijn dat uw arbeidsvoorwaarden moeten worden aangepast. Hiervoor is zowel toestemming van de OR, als van uw medewerkers noodzakelijk. Bespreek ook met de OR welke vergoedingen bij invoering van de werkkostenregeling gestopt worden en welke als loon behandeld worden. Wanneer een vergoeding als loon behandeld wordt, moet hierover loonbelasting worden ingehouden en sociale lasten worden betaald. Let op: zorg voor een evenwichtige verdeling van de fiscale ruimte onder de werknemers, zodat niet slechts een kleine groep de vruchten plukt ten koste van de anderen. Stap 5: Richt uw administratie in Het is een flinke klus om aan uw werknemers te communiceren wat de mogelijkheden zijn en hoe ze deze kunnen benutten. Daarnaast komt er ook nog een administratief aspect bij kijken, wanneer er allerlei verschillende producten (zoals een fiets of een mobiele telefoon) met het brutoloon verrekend moeten worden. Gelukkig is het mogelijk dit proces te automatiseren. Onderzoek de mogelijkheden hiervoor, er zijn al systemen die dit aanbieden. Waar moet u op letten bij het inrichten van uw administratie? Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers moet uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent een aanpassing. Vaak staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dus u moet deze dan alsnog toevoegen. Voor beschikbaarheid en inschrijven ga naar reedbusinessopleidingen.nl Persoonlijk advies nodig? [email protected] 078 – 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur) Reedbusinessopleidingen.nl | Whitepaper Stappenplan voor invoeren van de werkkostenregeling WKR pagina 3 Het totale bedrag in uw financiële administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder de werkkostenregeling moet te koppelen zijn aan het fiscaal loon (kolom 14 van de loonstaat) in uw loonadministratie. Stap 6: Bepaal wie er verantwoordelijk is Zorg dat duidelijk is wie binnen de organisatie verantwoordelijk blijft voor het monitoren van de beschikbare vrije ruimte en wie tijdig zorgt voor het aangeven van het eventueel af te dragen bedrag aan eindheffing. Tijdig betekent: uiterlijk in het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar. Stap 7: Communiceer Zorg dat de uitvoerende werknemers van de betrokken afdelingen op de hoogte zijn en blijven van de werkkostenregeling en de bijbehorende nieuwe processen. Stel daarnaast een communicatieplan op voor medewerkers als er wijzigingen zijn. Tot slot geven we u nog extra tips: Jaarlijkse afrekening Vanaf 2015 mag u eenmaal per jaar te toetsen of u de vrije ruimte overstijgt en dus eindheffing WKR verschuldigd bent. Uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar verantwoordt u de eindheffing over het voorgaande jaar. Natuurlijk mag u het ook opnemen in uw laatste aangifte van het betreffende jaar, of in een eerdere aangifte een ‘voorschotbetaling’ doen. U mag dat voorschot op eigen manier berekenen. Het loon van het voorafgaande jaar mag u nog wel gebruiken, maar is niet meer bepalend. Let op: het is raadzaam om gedurende het jaar inzicht te houden in uw vrije ruimte. Zo komt u niet voor verrassingen te staan en kunt u eventuele resterende vrije ruimte optimaal benutten. Als het loon eenmaal is genoten en bijv. als loon van de werknemer is aangemerkt, mag u dit niet meer terug draaien. Concernregeling Vanaf 2015 mag u de eindheffing WKR op concernniveau gaan berekenen. Zo kunt u gebruikmaken van een vrije ruimte van een ander bedrijf uit uw concern, als uw eigen bedrijf te weinig ruimte heeft. U hoeft hiervoor geen apart verzoek te doen aan de Belastingdienst. Jaarlijks bepaalt u, uiterlijk bij de 1e aangifte van het volgende kalenderjaar, of u de concernregeling wilt toepassen. Vraag de belastingdienst naar de regels van de concernregeling. Succes met de invoering van de WKR! Bronnen: HR Praktijk WKR.nl SRA ADP ORNET Voor beschikbaarheid en inschrijven ga naar reedbusinessopleidingen.nl Persoonlijk advies nodig? [email protected] 078 – 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur)
