Werkconferentie flexibele arbeidsvoorwaarden ZGV

Werkkostenregeling
5 en 7 oktober 2010
VGN en NVZ
Bram de Gier
PGGM HR Advies
Versie 20100921
Agenda / werkkostenregeling
• Wat komt er op u af?
• Wat kunt u alvast doen?
• Vragen?
2
Werkkostenregeling
Wat komt er op u af?
• Per 1 januari 2011:
een nieuw systeem van belastingheffing over
vergoedingen en verstrekkingen.
• Overgangsregeling van maximaal drie jaar
• Werkgever kiest voor oude of nieuwe
systeem
3
Doelstelling
• Vereenvoudiging en administratieve
lastenverlichting
– Vervallen regelgeving
– Eenvoudige administratieve procedure
Gevolg: Systematiek van belastingheffing over
vergoedingen en verstrekkingen wijzigt
4
Systeem
1) Over vergoedingen en verstrekkingen wordt via
bruto loon loonheffing berekend, maar:
2) Eindheffing – 80% – over door de werkgever
aangewezen eindheffingsbestanddelen
3) Geen belastingheffing over
eindheffingsbestanddelen in forfaitaire ruimte
4) Forfaitaire ruimte
1)
2)
3)
1,4% loonsom
Minus gerichte vrijstellingen
Toepassing waarderingsregelingen
5
Wel werkkosten
• Aangewezen gerichte vrijstellingen
• Aangewezen eindheffingsbestanddelen
• Voorbeelden:
–
–
–
–
Kerstpakketten e.d.
Personeelsverstrekkingen/feesten e.d.
Vaste kostenvergoedingen
Doelen meerkeuzesysteem: fiets / vakbondcontributie /
vakliteratuur / bedrijfsfitness e.d.
– Etcetera
6
Geen werkkosten
• Betalingen aan niet-werknemers
• Verstrekkingen die nooit tot het loon behoorden,
vallen er nog steeds buiten:
– Rouwkrans
– Fruitmand
• Intermediaire kosten
• Geldt niet voor
Pensioen / Levensloop / Spaarloon
7
De trechter van de werkkostenregeling
Vergoeding of
verstrekking in
de “trechter”
Valt onder een
gerichte
vrijstelling
Valt in het forfait
Wordt niet als
loon beschouwd
overschrijding forfaitaire ruimte:
belast met 80% eindheffing
Valt onder een
0-waardering
Wordt als belast
loon aangemerkt
---------------------------------
Verschuldigdheid van loonheffing
verschuift van werknemer naar
werkgever als de werkgever kiest
voor eindheffing in plaats van
voor individueel loon
8
forfaitaire ruimte:
1,4% van de loonsom vrijgesteld
Werkkostenregeling / Gerichte vrijstellingen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Extraterritoriale kosten
Huisvestingskosten seizoensarbeiders uit het buitenland
Kosten van cursussen
Kosten van EVC-procedure
Kosten van door de werkgever verstrekte hypothecaire
geldleningen
Outplacementkosten
Studiekosten
Tijdelijke verblijfskosten
Vergoedingsregeling voor reiskosten
Verhuiskosten
Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d.
9
Werkkostenregeling / Forfaitaire regeling
 Geen loonheffing
* over vergoedingen en verstrekkingen
* binnen de forfaitaire ruimte
 Forfaitaire ruimte
* 1,4 % van de loonsom (kolom 14 loonstaat)
(Invoering WUL: 1,5%)
10
Werkkostenregeling / Eindheffing
80% loonheffing voor rekening van de werkgever
- Af:
- Af:
- Af:
Vergoedingen / verstrekkingen
Intermediaire kostenvergoedingen
Gerichte vrijstellingen
Bijzondere waarderingen
- Af:
1,4% fiscaal loon*
Totaal x 80%
11
* Kolom 14 loonstaat
Werkkostenregeling / Belaste vergoedingen
Verplicht bruto loon
• Privé gebruik auto van de zaak
• Genot van een dienstwoning
– Vanwege: hoog privé karakter; en
– niet passend in het forfait of in de eindheffing
Afgesproken bruto loon
• Tussen werkgever en werknemer overeengekomen
brutovergoedingen
12
Werkkostenregeling / Waarderingsregels
Loon in natura:
Was: waarde in het ec.verkeer, of besparingswaarde
Wordt: factuur van derde, of w.e.v.
Branche-eigen produkt: prijs die aan een derde –
onder vergelijkbare omstandigheden – in rekening
wordt gebracht.
13
Werkkostenregeling / Waarderingsregels
Vergoeding in geld:
Bedrag dat wordt uitbetaald
14
Werkkostenregeling / Waarderingsregels
Voorzieningen in redelijkheid die op de werkplek gebruikt of verbruikt
worden: nihil
a.Genot van voorzieningen op de werkplek (inrichting van de werkplek in
brede zin)
Computer, kopieerapparaat, telefoon, fietsenstalling, parkeergelegenheid, fitness ruimte, inclusief het
genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei, papier
e.d)
b.ARBO-voorzieningen
Geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting werkplek
Niet: verstrekken van een fiets in het kader van gezondheidsbevordering
c.Consumpties
Hoeft niet meer tijdens werktijd
d.Werkkleding en reinigingskosten, ter beschikking gesteld
- Uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt (uniform); of
- die achterblijft
wordt kleding die normaal achterblijft, mee naar huis genomen om te wassen, dan geldt de nihil waardering
niet (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten)
e.Gereedschappen en andere hulpmiddelen, ter beschikking gesteld,
>90% zakelijk gebruik
Vakliteratuur, computers, notebooks, gereedschapskist
f. Mobiele telefoons, ter beschikking gesteld, >10% zakelijk gebruik
En overige t.b.s. communicatiemiddelen
15
Werkkostenregeling / Waarderingsregels
Voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden:
forfaitaire waarde
a.Maaltijden - € 2,90 per maaltijd
Forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner)
b.Huisvesting en inwoning (niet zelfstandige huisvesting) - € 5 per dag
Inclusief energie, water, bewassing
c.Kinderopvang, cf. Wet kinderopvang
Aantal uren * uurprijs volgens Wet kinderopvang
Buiten de werkplek: factuurwaarde of w.e.v.
16
Werkkostenregeling / Waarderingsregels
Specifieke regelingen
a.Waarde privégebruik OV-kaart en voordeelurenkaart: nihil
Mits ter beschikking gesteld en tevens zakelijk gebruikt
b.Rentevoordeel personeelsleningen:
- Rentevoordeel aftrekbaar in IB: nihil
NB. Opnemen in loonadministratie van een schriftelijk verklaring, met vermelding van het
bestedingsdoel en onderbouwing met schriftelijke stukken; plus vermelding in
loonadministratie van toepassing artikel 3.10 lid 1 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting.
- (Elektrische) fiets of scooter voor woon-werkverkeer (>50%): nihil
c. Genot dienstwoning: 18% jaarloon van 36 uur
d.Ziektekostenregelingen: oude regeling
17
Werkkostenregeling / voorbeeld
18
In bruto/nettotraject
Geen (belast) loon
Intermediaire kosten
Auto van de zaak
Verg. binnen
forfaitaire ruimte
50.000
100.000
Diensttijdvrijstelling
(jubileumuitkeringen)
25.000
Fietsen
(30*749)
Dienstreizen 0,31
50.000 * 0,19
50.000 * 0,12
Verg. Buiten
forfaitaire ruimte
22.470
6.000
Kerstpakketten
Bedrijfskleding
Zakelijk
Onvoldoende
zakelijk
9.500
4.000
20.000
6.500
Bedrijfsfitness
6.000
Contributie vakbond
3.000
Totaal
Deze werkgever heeft een loonsom van stel € 2.500.000
Forfaitaire ruimte (1,4% * 2.500.000)
= € 35.000
Vergoedingen in forfaitaire ruimte
= € 41.970
Overschrijding forfaitaire ruimte
=€
6.970
Eindheffing (80% * 6.970)
=€
5.576
41.970
Gevolgen - arbeidsrechtelijk
• Wat is in de CAO geregeld?
• Wat is in reglementen (MKS?)
geregeld?
• Wat is in de arbeidsovereenkomst
geregeld?
• Welke andere rechten/gebruiken
hebben zich ontwikkeld?
20
Wat is in de CAO geregeld?
Zie door VGN en NVZ uitgereikte
indicatieve CAO-analyses
21
Gevolgen - administratief
• Vastleggen in financiële boekhouding
• Geen vastleggingen op individueel
niveau meer
• Aangifte op voorschotbasis met
eindafrekening
22
Gevolgen - processen
• Herijken declaratieprocedure
• Herijken inkoopprocedure
• Herijken factuurverwerking
23
Gevolgen - conclusie
De gevolgen zijn relevant voor diverse
afdelingen binnen de instelling:
-
Financiële administratie
Planning en control
P&O afdeling
Financiën
Salarisadministratie
Medewerkersservices
24
Overgangsregeling
2011/2012/2013
• Jaarlijkse keuze mogelijk
• Regeling personeelsfeesten - € 454
• Vervallen / herleven afspraken
Belastingdienst
25
Werkkostenregeling
Wat kunt u alvast doen?
 Plan van Aanpak
26
Plan van aanpak
–
–
–
–
–
–
–
Inventariseren
Analyseren
Optimaliseren arbeidsvoorwaardengebouw
Optimaliseren administratieve processen
Ondersteunen besluitvorming
Ontwikkelen & implementeren
Fiscaal afstemmen
27
Plan van aanpak /
Cijfermatig en beleidsmatig
inventariseren
•
•
•
Hoe is het huidige systeem van
vergoedingen en verstrekkingen
opgebouwd?
In welke mate wordt er gebruik van
gemaakt?
Welke beslissingen liggen aan het
toekennen van vergoedingen en
verstrekkingen ten grondslag?
28
Plan van aanpak / Analyseren
•
•
•
Welke conclusies kunnen aan de
inventarisatie worden ontleend?
Welke denkrichting brengt dit met zich?
Wat betekent dit voor het keuzemoment?
29
Plan van aanpak /
Optimaliseren gebouw
•
Hoe kan het huidige systeem optimaal
worden ingericht?
– Voorsorteren op de keuzemogelijkheden in
2011 tot en met 2013
– Welke kosten worden aangewezen als:
•
•
Gerichte vrijstellingen
Eindheffingsbestanddelen
30
Plan van aanpak /
Optimaliseren proces
•
Hoe kan het administratieve proces
optimaal worden ingericht?
– Toetsing binnenkomende facturen
– Declaratieprocedure
– Overleg in de organisatie met de betrokken
partijen over de (her)inrichting van het
administratieve proces
31
Plan van aanpak / Besluitvorming
• Overleggremia (opschalen?):
– Bestuur / Directie
– Inhoudelijke / Uitvoerende afdelingen
– OR / Vakbonden
• Rollen:
– Procesbegeleider
– Inhoudsdeskundige
– Bemiddelaar
– Ontwikkelaar
• Overleg in de organisatie met de betrokken partijen over de
(her)inrichting van het kostenvergoedingensysteem
32
Plan van aanpak /
Ontwikkelen en implementeren
• Opstellen regelingen, documenten en
formulieren, processen
• Procesinrichting
• Fiscale toetsing
• Communicatie & voorlichting voor
werkgevers en werknemers
33
Plan van aanpak / Resultaat
– Inzicht in huidig systeem van vergoedingen en
verstrekkingen
– Inzicht in mogelijke kosteneffecten
– Inzicht in fiscale ruimte huidige en volgende kalenderjaren
– Optimale benutting van fiscale mogelijkheden
– Optimalisering van kostenvergoedingensystematiek
– Optimalisering van processen
– Gefundeerde keuze kunnen maken!!!
34
Vragen?
Hartelijke dank voor uw aandacht
Veel succes en graag
TOT ZIENS!
35