Employment services

WERKKOSTENREGELING
AUTOMOTIVE
7 november 2012
Sandor Gunsing
1
DE WERKKOSTENREGELING




Ingangsdatum: 1 januari 2011
Doel: administratieve lastenverlichting
Vereenvoudiging
Hoog detailniveau huidige regelgeving
Veel discussies over vergoedingen/verstrekkingen met
gemengd karakter
Middel: aanpassing wet LB 1964 en nieuwe uitvoeringsregeling.
Overgangsregeling tot en met 2013
Werkgever moet jaarlijks wel kiezen
EENVOUDIGE SYSTEMATIEK




Alle vergoedingen en verstrekkingen worden tot het belastbare loon
gerekend
Uitzonderingen
- Voordelen buiten dienstbetrekking (besluit)
- Intermediaire kosten
- Gerichte vrijstellingen
Vrije ruimte: 1,4% (2012) van de fiscale loonsom (kolom 14)
Overschrijding vrije ruimte: 80% eindheffing
- Voor rekening van werkgever
- Niet verhaalbaar op werknemer
KEUZE(S) WERKGEVER

Werkgever moet voor het volgende kalenderjaar kiezen:
werkkostenregeling of niet?
Kenbaar maken: aangifte LH eerste loontijdvak volgend
kalenderjaar
Keuze is onherroepelijk! (voor dat jaar!)

Bij keuze werkkostenregeling! Steeds keuze werkgever vooraf of
vergoeding/verstrekking als ‘normaal’ loon of als eindheffingsloon wordt
aangemerkt
Keuze is onherroepelijk!
UITBREIDING LOONBEGRIP

Art. 10 LB: “daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of
verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”

Uitzonderingen op het loonbegrip
Voordelen buiten dienstbetrekking
Intermediaire kosten
UITZONDERINGEN OP DE WERKKOSTENREGELING






Niet aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en
personeelsvoorzieningen
Niet aan te wijzen vergoedingen, verstrekkingen en
personeelsvoorzieningen
Auto van de zaak
Dienstwoning
Nederlandse (verkeers)boetes
Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (marge 30%)
Vergoedingen/verstrekkingen m.b.t. deze zaken zijn altijd belast
‘normaal’ loon (vallen niet onder de werkkostenregeling)!
UITGELICHT





Auto van de zaak
Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (marge 30%)
DGA?
Flatscreen
Éénmalige uitkering
INTERMEDIAIRE KOSTEN



Kosten gemaakt op initiatief van de werkgever ten behoeve van
derden in opdracht en voor rekening van de werkgever
Kosten in verband met aanschaf van zaken die tot vermogen van de
werkgever gaan behoren
Kosten in verband met de bedrijfsvoering
INTERMEDIAIRE KOSTEN

Voorbeelden:
- Benzinekosten bij auto van de zaak
- Werknemer neemt cliënten mee uit eten
- Werknemer koopt papier voor de printer van het bedrijf
- Representatiekosten en relatiegeschenken t.b.v. externe relaties
en cliënten
VOORDELEN
BUITENDIENSTBETREKKING 1

Verstrekkingen die geen uit dienstbetrekking genoten voordeel zijn,
maar uit piëteit worden gedaan of bij een persoonlijke feestdag:
- Max: 25 euro
- niet in geld of waardebonnen
- in situatie waarin andere dan de werkgever ook een dergelijke
attentie zou geven
VRAAG

Kosten ter gelegenheid van het afscheid van een collega
vormen intermediaire kosten.
VOORDELEN BUITEN DIENSTBETREKKING

Voorbeelden:
- Rouwkrans bij overlijden
- Fruitmand bij ziekte
- Bloemetje bij verjaardag
GERICHTE VRIJSTELLINGEN 1


Vervoer in het kader van de dienstbetrekking
Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking
Maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen
-




Maaltijden tijdens overwerk en/of koopavonden
Extraterritoriale kosten / 30%-regeling
Cursussen, congressen e.d. in het kader van de
dienstbetrekking (ook outplacementkosten)
Studiekosten met het oog op verwerven van inkomen
Verhuiskosten
VRAAG
 Ik kan mijn gerichte vrijstellingen niet
onderbouwen.
WAARDERING LOON IN NATURA 1

Factuurwaarde (inclusief BTW)

Verstrekking branche-eigen producten

Voorzieningen op de werkplek

Werkplek: iedere plaats die in verband met het verrichten van
arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de
Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is
Uitzondering: de werkruimte in de eigen woning!
UITGELICHT




Verstrekking branche eigen producten
Overgangsregeling
Werkkostenregeling
Probleem?
WAARDERING LOON IN NATURA 2
Nihilwaardering
 Voorzieningen die niet elders gebruikt of verbruikt worden
 Arbovoorzieningen (ook fitness in het kader van preventie en reintegratie)
 Consumpties op de werkplek
 Werkkleding en kleding die op de werkplek achterblijft
 Hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur,
gereedschappen en toebehoren (zakelijk gebruik ≥ 90%)
 Mobiele communicatiemiddelen (zakelijk gebruik ≥ 10%)
VRAAG
 De waarde van ter beschikking gesteld
gereedschap aan monteurs valt tegen
factuurwaarde inclusief BTW in het
werkkostenforfait.
WAARDERING LOON IN NATURA 3
Normwaardering
 Maaltijden op de werkplek: € 2,95 per maaltijd (niet zakelijk)

Huisvesting op de werkplek: € 5,10 per dag (nihil onder
voorwaarden, niet onttrekken)
UITWERKING HEFFING 1
Fiscale loonsom: € 500 000
Vergoedingen en verstrekkingen
Af: intermediaire kosten
Af: gerichte vrijstellingen
Totaal
Vrije ruimte
Verschil
Eindheffing (80%)
€ 50 000
€ 1 000
€ 5 000
€ 6 000
€ 44 000
€ 7 000
€ 37 000
€ 29 600
UITWERKING HEFFING 2
Fiscale loonsom: € 500 000
Vergoedingen en verstrekkingen
Af: intermediaire kosten
Af: gerichte vrijstellingen
Totaal
Vrije ruimte
Verschil
Eindheffing (80%)
€ 50 000
€ 5 000
€ 40 000
€ 50 000
€ 5 000
€ 7 000
€ 2 000 -/€
0
BEREKENINGSMETHODEN
Methode 1
 Neem 1,4% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar
 Vul de vrije ruimte gedurende het jaar
 Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing
 Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom
 Correctie-aangifte januari volgend jaar
BEREKENINGSMETHODEN
Methode 2
 Neem 1,4% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar
 Deel de vrije ruimte door het aantal aangiftetijdvakken
 Vul de vrije ruimte per aangiftetijdvak
 Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing
 Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom
 Correctie-aangifte januari volgend jaar
 Methode 3: Vergeten!
CAFETARIAREGELINGEN 1
Inleiding
 Uitruilen brutoloon tegen vrije vergoeding of verstrekking
 Zowel werkgever als werknemer hebben hier in principe voordeel bij
 Schriftelijke regeling
CAFETARIAREGELINGEN 2
Cafetariaregeling onder de werkkostenregeling
 Vergoedingen die nu vrij zijn, kunnen onder de werkkostenregeling
belast zijn voorzover ze de vrije ruimte overschrijden
 Werkgever loopt derhalve risico van 80% eindheffing
VRAAG
Ik ga mijn arbeidsvoorwaarden wijzigen, moet mijn personeel dat
accepteren?
ARBEIDSRECHT
Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden
 Hoofdregel: “gemaakte afspraken nakomen”

Indien wijzigingen arbeidsvoorwaarden noodzakelijk:
Wederzijds: nieuwe of aanvullende schriftelijke
overeenkomst
Eenzijdig: oplossing wederzijdse belangenafweging

CAO
ADMINISTRATIE 1
Geen door de Belastingdienst voorgeschreven methode!

WG moet wel kunnen aantonen welke kosten zijn behandeld als:
-
geen loon (incl. vergoedingen voor intermediaire kosten)
gericht vrijgesteld
aangewezen WKR-eindheffingsloon
loon in natura met lagere waarderingsnorm;
en
....hoe de 80%-eindheffing is bepaald
-
ADMINISTRATIE 2
 Hoe? Mag WG zelf weten. ‘Als de verschillende kostensoorten maar
aantoonbaar juist verwerkt’
 Redenen voor WG om dat te doen?
geen naheffingen en boetes
monitoren van de vrije ruimte; overschrijding is 80% eindheffing !
inzicht in kosten arbeidsvoorwaarden
tijdige actie mogelijk om vrije ruimte zo optimaal te kunnen benutten
(indien ruimte over)
wel of niet vóór 2014 overgaan op WKR?
ADMINISTRATIE 3
In control! Wat is daarvoor allereerst vereist?
Inventariseren van alle voorkomende kostensoorten en hun fiscale kwalificatie
- kostensoorten bestaan vaak uit kostencategorieën met ieder een eigen fiscale
kwalificatie (kostensleutel)
Kostensoort
Kostencategorie
Kostensleutel
maaltijden
> 10% zakelijk
gericht vrijgesteld
verstrekking op werkplek binnen werktijd
belast loon (forfait – eigen bijdrage)
vergoeding op werkplek
volledig belast
buiten werkplek ‹ 10% zakelijk
volledig belast
- een en dezelfde kostencategorie kan weer uiteen vallen in verschillende fiscale kwalificaties
reiskosten woon-werk
bovenmatige kilometervergoeding 0,28
gericht vrijgesteld tot 0,19
meerdere regulier belast of WKR-eindheffingsloon
VOORBEELDEN VAN BELANG SAMENWERKING
TUSSEN HR, SA & DE FA

Zelfde checklist met boekingsinstructie van alle verschillende kosten,
incl. fiscale kwalificatie

Terugkoppeling FA bedrag aan overschrijding vrije ruimte ivm juiste aangifte
loonheffingen

Doorgeven FA van alle betaalde niet aangewezen kosten, zodat SA dit als regulier loon
verloont

Heldere boekingsinstructies; onjuiste boeking in FA kan tot onjuiste aangifte
loonheffingen leiden

Uitleg doorbelaste kosten aan andere concernvennootschappen
AANBEVELING IN GROOTBOEK MINIMAAL DE
VOLGENDE ONDERVERDELING:
1.
Alle als WKR-eindheffingsbestanddeel aangewezen kosten, exclusief loon in natura
waarvoor lagere waarderingsnorm geldt
- bedragen incl. BTW doorgeven aan SA; specificatie per WN nodig? eventuele eigen
bijdragen ook verwerken
- omvat ook verplicht eindheffingsloon
2.
Aangewezen loon in natura waarvoor lagere waarderingsnorm geldt, niet zijnde nihil
- alleen boeking forfait; meerdere op grootboekrek. overige personeelskosten
- eventuele eigen bijdragen in mindering brengen op forfait (tot nihil)
3.
Niet aangewezen belaste kosten
- bedrag incl. BTW doorgeven aan SA; FA geeft specificatie per WN door aan SA
(regulier loon)
4.
Kosten die geen regulier noch WKR-eindheffingsloon vormen
- o.a. gerichte vrijstellingen; intermediaire kosten; kosten die onder vrije
ruimte vallen
BIJ VOORKEUR UITGEBREID MET
(SUB-)GROOTBOEKREKENINGEN VOOR:
5.
Gericht vrijgestelde kosten indien bovenmatige vergoeding betaald (en men inzicht in
kosten wil hebben bijv.)
- een rekening ‘gericht vrijgestelde reiskosten’ en een regulier en/of
WKR-eindheffingsloon rekening
6.
Op centraal niveau afgerekende kosten die worden doorberekend aan concern-entiteiten
7.
Splitsing van kosten die zowel zien op ex-WN en derden (uitzendkracht, relaties, zzp-ers)
- bedrag op factuur dat ziet op derden niet relevant voor loonheffingen op andere
grootboekrek.
- gedeclareerde rekening voor lunch van WN met zakenrelatie valt hier ook onder?
8.
Verstrekkingen aan ingehuurde uitzendkrachten
- hiervoor niet inhoudingsplichtig; niet op zelfde grootboek als waarop de verstrekkingen
aan ex-WN
- hiervoor blijft eindheffingsmogelijkheid bestaan
(FINANCIËLE) ADMINISTRATIE OVERIGE
AANDACHTSPUNTEN:

Zo inrichten dat FA vrije ruimte kan monitoren

Kostendeclaratieformulier afstemmen op WKR en inrichting FA

Vragen om gesplitste facturen bij kosten met verschillende fiscale kwalificatie

Personeelsactiviteit buiten de werkplek onderverdeeld in zakelijk deel en feestdeel

Onderscheid maaltijden/drankjes; ivm toepassen lagere waardering
LOONADMINISTRATIE/INRICHTEN
Aandachtspunten:
Vastleggen welke rekenmethode toe te passen met betrekking tot de vrije
ruimte:
1.
per loontijdvak op basis van actuele cumulatieve grondslag
(zonder herrekening);
2.
in lopende kalenderjaar uitgaan van de grondslag vrije ruimte vorig
kalenderjaar, waarbij die grondslag wordt gedeeld door 12 (indien
maandaangifte)
- leidt tot vast bedrag aan ruimte per maand / per 4 weken
3. - voorlopige berekening gedurende het kalenderjaar uitgaande van grondslag vrije
ruimte vorig kalenderjaar
- eindheffing pas verschuldigd vanaf het loontijdvak waarin voorlopige vrije
ruimte over volledige vorige kalenderjaar is overschreden
2/3: - na afloop kalenderjaar definitieve berekening in 1e aangiftetijdvak van het
volgende kalenderjaar.
- boekingen van belaste kosten zodanig specificeren dat SA en FA op elkaar aansluiten
- afzonderlijke vastlegging/verwerking verstrekkingen niet-WN (vrijwillige eindheffing)
- onderscheid loon tegenwoordige en loon vroegere dienstbetrekking (ivm 10% grens)
ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN





Gebruikelijkheidstoets
Opteren huidige regelgeving: vrijstelling personeelsvoorzieningen
maximaal € 454
Vrijwilligers
Uitzendkrachten
Vergoeden/ verstrekken/ter beschikking stellen
EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 1

De systematiek van de WKR is goed, maar de regeling wordt nog
beperkt toegepast

Redenen niet toepassen WKR:
Onbekendheid met de regeling
Het gebrek aan (verwachte) administratieve lastenverlichting
Het ontbreken van de noodzaak om over te stappen
EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 2

De forfaitaire ruimte (nu 1,4%, vanaf 2013 1,5%) wordt als
voldoende ervaren.
Ruim de helft van de werkgevers die nu een fietsplan of fitnessplan
hebben zegt dit onder de WKR voort te zetten.
OVERSTAPPEN?






Inventarisatie huidige arbeidsvoorwaarden
Werkkostenregeling voordeliger? Impact analyse!
Financiële administratie aanpassen
Arbeidsvoorwaarden wijzigen?
Schaduwdraaien
Belangrijk: TIJDIG EN GOED VOORBEREIDEN!
VRAAG

De werkkostenregeling bereikt zijn doel, administratieve
lastenverlichting!
BEDANKT VOOR UW KOMST!