Reglement internet en emailgebruik

EMAIL EN INTERNET
Inleiding
Werkgever geeft aan iedere werknemer toestemming om gedurende zijn of haar dienstbetrekking met gebruikmaking van de faciliteiten van
de werkgever toegang te krijgen tot en gebruik te maken van internet en e-mail. Het gebruik maken van internet en e-mail vindt echter plaats
onder de voorwaarden zoals hieronder genoemd.
1.
Doel van het Reglement
1.1
Het Reglement bevat afspraken over de wijze waarop de werkgever de werknemer toestemming geeft om gebruik te maken van de
faciliteiten van internet en e-mail. Daarnaast bevat het Reglement afspraken over de voorwaarden waaronder de werkgever omgaat
met het verzamelen en verwerken van op de werknemer betrekking hebbende persoonsgegevens betreffende email- en
internetgebruik, met als doel het vinden van een balans tussen een verantwoord gebruik van internet en e-mail en bescherming van
de privacy van de werknemers op de werkplek.
2.
Gebruik e-mail
2.1
Werknemers zijn gerechtigd om gedurende hun dienstverband werkgever’s emailsysteem van voor zakelijke communicatie te
gebruiken, mits dit gebruik in het kader van de werkzaamheden bij werkgever van belang is en daaraan een positieve bijdrage levert.
2.2
Werknemers zijn gerechtigd gedurende hun dienstverband het emailsysteem voor niet-zakelijke communicatie te gebruiken voor
het, zowel intern als extern, ontvangen en versturen van persoonlijke emailberichten, met inachtneming van het bepaalde in het
volgende lid.
2.3
Het recht van de werknemers om persoonlijke emailberichten te ontvangen en te versturen is gebonden aan de volgende
voorwaarden:

Het versturen en/of ontvangen van e-mail mag niet storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer;

Het is niet toegestaan dreigende, seksueel intimiderende, racistische dan wel andere maatschappelijk onbetamelijke
berichten te versturen;

De duur van het gebruik van e-mail door werknemer en het aantal emailberichten dat werknemer verstuurt en/of ontvangt
dient niet bovenmatig te zijn.
2.4
De werknemer is zich ervan bewust dat zijn mailbox in het kader van het bedrijfsbelang toegankelijk is voor werkgever en andere
werknemers, waardoor het onontkoombaar is dat werkgever of andere werknemers de inhoud van de door hem of haar verzonden
of ontvangen emails met een al dan niet zakelijk karakter toevalligerwijs kunnen waarnemen.
Werkgever staat het evenwel toe dat werknemer een eigen webbased emailaccount neemt, waarmee emails met een niet-zakelijk
karakter worden verzonden of ontvangen, zodat hiermee ongewenste inzage in privacy gevoelige gegevens wordt voorkomen.
Het gebruik van deze eigen emailaccount is eveneens onderworpen aan de regels van dit reglement.
3.
Gebruik internet
3.1
Werknemer is gerechtigd om tijdens zijn dienstverband internet voor zakelijke werkzaamheden te gebruiken, mits dit gebruik in het
kader van de werkzaamheden bij werkgever van belang is en daaraan een positieve bijdrage levert.
3.2
Werknemers zijn gerechtigd gedurende hun dienstverband het internet voor niet-zakelijke werkzaamheden te gebruiken, mits dit
niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden.
3.3
Het is niet toegestaan bewust sites te bezoeken die pornografisch en/of racistisch materiaal dan wel overige maatschappelijk
onbetamelijke informatie bevatten.
3.4
De duur van het gebruik van internet door werknemer dient niet bovenmatig te zijn.
4.
Verplichtingen werknemer
4.1
Werknemer is verplicht zich ervan te vergewissen of e-mail dan wel internet het juiste middel is voor het verzenden of
ontvangen van de betreffende informatie, daar het versturen van gegevens en informatie via e-mail en internet geen
vertrouwelijkheid waarborgt.
4.2
Werknemer is gehouden om tijdens het gebruik van e-mail en internet correcte taal te gebruiken en hanteert dezelfde regels die van
toepassing zijn voor telefonische en schriftelijke communicatie ten behoeve van werkgever.
4.3
Werknemer dient zich te onthouden van uitlatingen en toezeggingen die direct dan wel indirect het bedrijf kunnen schaden. Ook
dient de werknemer zich te onthouden van het aangaan van verplichtingen waarvoor hij of zij niet geautoriseerd is.
5.
Controle en doeleinden
5.1
De werkgever zal van de inhoud van persoonlijke dan wel zakelijke emailberichten geen kennis nemen. Evenmin zullen
persoonsgegevens betreffende het aantal emails, emailadressen en andere gegevens hieromtrent niet verzameld dan wel verwerkt
worden.
5.2
De werkgever zal geen persoonsgegevens betreffende internetgebruik, zoals de duur en het soort sites dat werknemer bezoekt,
verzamelen of verwerken.
5.3
Het bepaalde in artikel 5.1 en 5.2 van dit Reglement laat echter het recht van werkgever onverlet om op individuele basis
de toegang tot internet en e-mail te beperken (filteren) en anderzijds op incidentele basis te controleren vanwege:

een zwaarwichtige reden, waaronder het vermoeden van onrechtmatig gebruik.

het bekend maken van bedrijfsgeheimen.

het voorkomen van negatieve publiciteit betreffende het bedrijf.

het tegengaan van seksuele intimidatie.

het naleven van afspraken over verboden gebruik.
6.
Wijze van controle
6.1
Wanneer werkgever in het kader van één of meerdere in artikel 5.3 van dit Reglement genoemde gronden overgaat tot controle van
emailgebruik, zal deze controle plaatsvinden door content-filtering en door het maken van kopieën. De werkgever kan een
emailbericht controleren op afzender, ontvanger, onderwerp, datum, tijd en inhoud.
6.2
Gaat de werkgever in het kader van één of meerdere in artikel 5.3 van dit Reglement genoemde gronden over tot controle van
internetgebruik, dan zal deze controle plaatsvinden door het loggen van verkeers- en adresgegevens of door het opslaan van
(onderdelen) van de webpagina. De werkgever kan het bezoek van websites controleren op datum, tijd, duur en inhoud.
6.3
De door de werkgever verwerkte gegevens zullen maximaal gedurende vier weken worden bewaard.
6.4
De werkgever zal een geheimhoudingsplicht opleggen aan de systeembeheerder die met het controleren en verwerken van de
gegevens is belast.
7.
Rechten van Werknemer
7.1
Inzagerecht:
Werknemer heeft het recht te vragen of, en zo ja, welke op hem betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt.
Verzoeken om inzage worden binnen vier weken, schriftelijk, beantwoord. Het antwoord bevat een volledig overzicht van verwerkte
persoonsgegevens welke betrekking hebben op werknemer.
7.2
Correctierecht:
Werknemer heeft het recht te verzoeken om feitelijk onjuist verwerkte persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te
verwijderen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen vier weken, schriftelijk, beslist. Indien een verzoek tot
correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie zo snel mogelijk uitgevoerd. Indien werkgever weigert aan het verzoek te
voldoen, dan wordt de weigering gemotiveerd.
7.3
Verzetrecht:
Werknemer heeft recht op verzet in geval van bijzondere omstandigheden, wanneer zijn persoonsgegevens worden
verwerkt op de grondslag dat die verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de werkgever of een
derde. Binnen vier weken beslist werkgever, schriftelijk, of het verzet gerechtvaardigd is.
7.4
De in dit artikel bedoelde verzoeken moeten worden ingediend bij een beroepscommissie, bestaande uit een werkgever- en
werknemersvertegenwoordiger. De huidige beroepscommissie bestaat uit de heer ………….. en .........................
8.
Naleving en maatregelen
8.1
De werkgever is verantwoordelijk voor de naleving van het onderliggende Reglement.
8.2
Handelt een werknemer in strijd met het onderliggende Reglement dan bespreekt de werkgever dit gedrag zo spoedig mogelijk met
de werknemer. De werknemer ontvangt in eerste instantie een formele waarschuwing. In tweede instantie volgt een disciplinaire
straf, waaronder een schorsing zonder doorbetaling van loon gerekend moet worden, of een arbeidsrechtelijke maatregel en
eventueel zelfs ontslag op staande voet.
8.3
Is het gedrag van de werknemer dermate ernstig, dan kan zonder dat de werknemer een formele waarschuwing heeft ontvangen
worden overgegaan tot het opleggen van een disciplinaire straf, zoals genoemd in artikel 8.2 van dit Reglement.
9.
Telewerken
9.1
Voor zover een werknemer vanuit zijn eigen huis uitsluitend ten behoeve van het werk inlogt op het computersysteem van het werk,
is het onderliggende Reglement van overeenkomstige toepassing.
10.
Klachtprocedure
10.1
Indien de werknemer meent dat hij wordt benadeeld door het onderliggende Reglement, kan hij zich richten tot een
beroepscommissie, bestaande uit een werkgevers- en werknemersvertegenwoordiger, welke momenteel bestaat uit de in
art. 7.5 genoemde personen.