Reglement gebruik e

EMAIL EN INTERNET
Inleiding
Werkgever geeft aan iedere werknemer toestemming om gedurende zijn of haar dienstbetrekking met
gebruikmaking van de faciliteiten van de werkgever toegang te krijgen tot en gebruik te maken van internet en email. Het gebruik maken van internet en e-mail vindt echter plaats onder de voorwaarden zoals hieronder
genoemd.
1.
Doel van het Reglement
1.1
Het Reglement bevat afspraken over de wijze waarop de werkgever de werknemer toestemming geeft
om gebruik te maken van de faciliteiten van internet en e-mail. Daarnaast bevat het Reglement
afspraken over de voorwaarden waaronder de werkgever omgaat met het verzamelen en verwerken van
op de werknemer betrekking hebbende persoonsgegevens betreffende email- en internetgebruik, met als
doel het vinden van een balans tussen een verantwoord gebruik van internet en e-mail en bescherming
van de privacy van de werknemers op de werkplek.
2.
Gebruik e-mail
2.1
Werknemers zijn gerechtigd om gedurende hun dienstverband werkgever’s emailsysteem van voor
zakelijke communicatie te gebruiken, mits dit gebruik in het kader van de werkzaamheden bij werkgever
van belang is en daaraan een positieve bijdrage levert.
2.2
Werknemers zijn gerechtigd gedurende hun dienstverband het emailsysteem voor niet-zakelijke
communicatie te gebruiken voor het, zowel intern als extern, ontvangen en versturen van persoonlijke
emailberichten, met inachtneming van het bepaalde in het volgende lid.
2.3
Het recht van de werknemers om persoonlijke emailberichten te ontvangen en te versturen is gebonden
aan de volgende voorwaarden:

Het versturen en/of ontvangen van e-mail mag niet storend zijn voor de dagelijkse
werkzaamheden van de werknemer;

Het is niet toegestaan dreigende, seksueel intimiderende, racistische dan wel andere
maatschappelijk onbetamelijke berichten te versturen;

De duur van het gebruik van e-mail door werknemer en het aantal emailberichten dat
werknemer verstuurt en/of ontvangt dient niet bovenmatig te zijn.
2.4
De werknemer is zich ervan bewust dat zijn mailbox in het kader van het bedrijfsbelang toegankelijk is
voor werkgever en andere werknemers, waardoor het onontkoombaar is dat werkgever of andere
werknemers de inhoud van de door hem of haar verzonden of ontvangen emails met een al dan niet
zakelijk karakter toevalligerwijs kunnen waarnemen.
Werkgever staat het evenwel toe dat werknemer een eigen webbased emailaccount neemt, waarmee
emails met een niet-zakelijk karakter worden verzonden of ontvangen, zodat hiermee ongewenste
inzage in privacy gevoelige gegevens wordt voorkomen.
Het gebruik van deze eigen emailaccount is eveneens onderworpen aan de regels van dit reglement.
3.
Gebruik internet
3.1
Werknemer is gerechtigd om tijdens zijn dienstverband internet voor zakelijke werkzaamheden te
gebruiken, mits dit gebruik in het kader van de werkzaamheden bij werkgever van belang is en daaraan
een positieve bijdrage levert.
Datum : februari 2005
Versie : 1
email-internet
Pagina 1 van 3
VVVH-arbeidsreglement
3.2
Werknemers zijn gerechtigd gedurende hun dienstverband het internet voor niet-zakelijke
werkzaamheden te gebruiken, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden.
3.3
Het is niet toegestaan bewust sites te bezoeken die pornografisch en/of racistisch materiaal dan wel
overige maatschappelijk onbetamelijke informatie bevatten.
3.4
De duur van het gebruik van internet door werknemer dient niet bovenmatig te zijn.
4.
Verplichtingen werknemer
4.1
Werknemer is verplicht zich ervan te vergewissen of e-mail dan wel internet het juiste middel is voor het
verzenden of ontvangen van de betreffende informatie, daar het versturen van gegevens en informatie
via e-mail en internet geen vertrouwelijkheid waarborgt.
4.2
Werknemer is gehouden om tijdens het gebruik van e-mail en internet correcte taal te gebruiken en
hanteert dezelfde regels die van toepassing zijn voor telefonische en schriftelijke communicatie ten
behoeve van werkgever.
4.3
Werknemer dient zich te onthouden van uitlatingen en toezeggingen die direct dan wel indirect het bedrijf
kunnen schaden. Ook dient de werknemer zich te onthouden van het aangaan van verplichtingen
waarvoor hij of zij niet geautoriseerd is.
5.
Controle en doeleinden
5.1
De werkgever zal van de inhoud van persoonlijke dan wel zakelijke emailberichten geen kennis nemen.
Evenmin zullen persoonsgegevens betreffende het aantal emails, emailadressen en andere gegevens
hieromtrent niet verzameld dan wel verwerkt worden.
5.2
De werkgever zal geen persoonsgegevens betreffende internetgebruik, zoals de duur en het soort sites
dat werknemer bezoekt, verzamelen of verwerken.
5.3
Het bepaalde in artikel 5.1 en 5.2 van dit Reglement laat echter het recht van werkgever onverlet om op
individuele basis de toegang tot internet en e-mail te beperken (filteren) en anderzijds op incidentele
basis te controleren vanwege:

een zwaarwichtige reden, waaronder het vermoeden van onrechtmatig gebruik.

het bekend maken van bedrijfsgeheimen.

het voorkomen van negatieve publiciteit betreffende het bedrijf.

het tegengaan van seksuele intimidatie.

het naleven van afspraken over verboden gebruik.
6.
Wijze van controle
6.1
Wanneer werkgever in het kader van één of meerdere in artikel 5.3 van dit Reglement genoemde
gronden overgaat tot controle van emailgebruik, zal deze controle plaatsvinden door content-filtering en
door het maken van kopieën. De werkgever kan een emailbericht controleren op afzender, ontvanger,
onderwerp, datum, tijd en inhoud.
6.2
Gaat de werkgever in het kader van één of meerdere in artikel 5.3 van dit Reglement genoemde gronden
over tot controle van internetgebruik, dan zal deze controle plaatsvinden door het loggen van verkeersen adresgegevens of door het opslaan van (onderdelen) van de webpagina. De werkgever kan het
bezoek van websites controleren op datum, tijd, duur en inhoud.
6.3
De door de werkgever verwerkte gegevens zullen maximaal gedurende vier weken worden bewaard.
6.4
De werkgever zal een geheimhoudingsplicht opleggen aan de systeembeheerder die met het controleren
en verwerken van de gegevens is belast.
7.
Rechten van Werknemer
7.1
Inzagerecht:
Datum : februari 2005
Versie : 1
email-internet
Pagina 2 van 3
VVVH-arbeidsreglement
Werknemer heeft het recht te vragen of, en zo ja, welke op hem betrekking hebbende
persoonsgegevens worden verwerkt. Verzoeken om inzage worden binnen vier weken, schriftelijk,
beantwoord. Het antwoord bevat een volledig overzicht van verwerkte persoonsgegevens welke
betrekking hebben op werknemer.
7.2
Correctierecht:
Werknemer heeft het recht te verzoeken om feitelijk onjuist verwerkte persoonsgegevens te verbeteren,
aan te vullen of te verwijderen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen vier weken,
schriftelijk, beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie zo
snel mogelijk uitgevoerd. Indien werkgever weigert aan het verzoek te voldoen, dan wordt de weigering
gemotiveerd.
7.3
Verzetrecht:
Werknemer heeft recht op verzet in geval van bijzondere omstandigheden, wanneer zijn
persoonsgegevens worden verwerkt op de grondslag dat die verwerking noodzakelijk is voor een
gerechtvaardigd belang van de werkgever of een derde. Binnen vier weken beslist werkgever, schriftelijk,
of het verzet gerechtvaardigd is.
7.4
De in dit artikel bedoelde verzoeken moeten worden ingediend bij een beroepscommissie, bestaande uit
een werkgever- en werknemersvertegenwoordiger. De huidige beroepscommissie bestaat uit de heer
………….. en .........................
8.
Naleving en maatregelen
8.1
De werkgever is verantwoordelijk voor de naleving van het onderliggende Reglement.
8.2
Handelt een werknemer in strijd met het onderliggende Reglement dan bespreekt de werkgever dit
gedrag zo spoedig mogelijk met de werknemer. De werknemer ontvangt in eerste instantie een formele
waarschuwing. In tweede instantie volgt een disciplinaire straf, waaronder een schorsing zonder
doorbetaling van loon gerekend moet worden, of een arbeidsrechtelijke maatregel en eventueel zelfs
ontslag op staande voet.
8.3
Is het gedrag van de werknemer dermate ernstig, dan kan zonder dat de werknemer een formele
waarschuwing heeft ontvangen worden overgegaan tot het opleggen van een disciplinaire straf, zoals
genoemd in artikel 8.2 van dit Reglement.
9.
Telewerken
9.1
Voor zover een werknemer vanuit zijn eigen huis uitsluitend ten behoeve van het werk inlogt op het
computersysteem van het werk, is het onderliggende Reglement van overeenkomstige toepassing.
10.
Klachtprocedure
10.1
Indien de werknemer meent dat hij wordt benadeeld door het onderliggende Reglement, kan hij zich
richten tot een beroepscommissie, bestaande uit een werkgevers- en werknemersvertegenwoordiger,
welke momenteel bestaat uit de in art. 7.5 genoemde personen.
Datum : februari 2005
Versie : 1
email-internet
Pagina 3 van 3
VVVH-arbeidsreglement