functiekaart_afdelingschef_opvoeding_en_onderwijs1_

FUNCTIEKAART
AFDELINGSHOOFD OPVOEDING EN ONDERWIJS
1. Organisatiegegevens
FUNCTIEBENAMING: afdelingshoofd opvoeding en onderwijs
FUNCTIENIVEAU: A1a – A2a – A3a
FUNCTIEFAMILIE: leidinggevenden 1 (hoger kader)
2. Plaats in de organisatie
Het afdelingshoofd rapporteert rechtstreeks aan de clustermanager welzijn.
Geeft leiding aan een team van experten en diensthoofden en coördineert de werking
3. Doel van de functie
Organiseren, coördineren en opvolgen van de activiteiten van de afdeling opvoeding en onderwijs; het
verlenen van adviezen, verstrekken van alle nodige informatie en deelnemen aan overleg ten einde bij te
dragen tot een tijdige en correcte administratieve afhandeling van de dossiers die tot de afdeling behoren;
ontwikkelen en ondersteunen van initiatieven ter verwezenlijking van het strategisch beleid van de afdeling.
4. Resultaatsgebieden
I. Voeren van het personeelsmanagement van de afdeling
Uitvoeren van het stedelijk personeelsbeleid opdat de afdeling over voldoende, competente en
gemotiveerde medewerkers beschikt om de doelstellingen te realiseren.
Voorbeelden van activiteiten:
personeelsbehoeften aan personeelsmanagement signaleren
veranderingsprocessen van het personeelsbeleid toelichten aan medewerkers, de gewenste
cultuurverandering stimuleren en hierbij als voortrekker fungeren
de selectie en rekrutering van medewerkers voor de betreffende sectoren ondersteunen
ondersteuning geven aan maximale ontplooiing en ontwikkeling van de medewerkers
aandacht hebben voor het welzijn op het werk (stress, pesten, gelijke kansen, …)
regelmatig informele contacten met het personeel onderhouden
…
II. Kwaliteitsborging
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de beleidsuitvoering en bijhorende processen om de
kwaliteit ervan te verbeteren.
Voorbeelden van activiteiten:
- instrumenten ontwikkelen om de effectiviteit van het gevoerde beleid te kunnen opvolgen
- de tevredenheid evalueren bij de interne en externe klanten
- zorgen voor de beschrijving van processen en voor de optimalisatie ervan
- de eigen processen afstemmen op andere processen binnen de organisatie
- verantwoordelijk voor de opvolging van klachten en meldingen binnen het eigen domein
- ervoor zorgen dat de bedrijfsidentiteit en -regels van het stadsbestuur gerespecteerd worden
- …
III. Adviseren en ondersteunen
Door advies en informatieverstrekking bijdragen aan de ontwikkeling van het professioneel niveau binnen
de eigen afdeling en de hele organisatie.
Voorbeelden van activiteiten:
- de eigen professionele kennis op peil houden
- actief deel nemen aan werkgroepen en vergaderingen
- andere diensten, sectoren en het bestuur adviseren
- de transparantie en toegankelijkheid van beschikbare gegevens organiseren zodat ze bruikbaar zijn voor
anderen
- voor een goede communicatie zorgen vanuit het eigen werkveld
- voorstellen doen ter verbetering van de werking van de dienst
- …
IV. Netwerken
Onderhouden van interne en externe contacten om zo een goede informatiedoorstroming te verzekeren
en via netwerken bij te dragen tot een optimaal klimaat voor de realisatie van de project- en
organisatiedoelstellingen.
Voorbeelden van activiteiten:
- overleggen met andere overheden
- goede contacten onderhouden met externe partners, sleutelpersonen of doelgroepen
- het netwerk gebruiken om doelstellingen van de organisatie te helpen verwezenlijken
- de stad vertegenwoordigen in raden, commissies, projectgroepen,… en daarbij het gewenste imago
uitdragen
- …
V. Dagelijkse planning en organisatie
Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van de
diensten in de afdeling opvoeding en onderwijs en hierover rapporteren om deze werkzaamheden
efficiënt en effectief te laten verlopen. De afdelingschef is daarnaast rechtstreeks verantwoordelijk voor
het stedelijk basisonderwijs.
Voorbeelden van activiteiten:
- een planning opmaken in functie van de prioriteiten
- de opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers
- met medewerkers overleggen aangaande planning en timing
- verantwoordelijk voor de registratie van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven,…
- eenvormige procedures of richtlijnen opmaken
- rapporteren over voortgang en resultaten van de dienst, knelpunten signaleren
- voor back-ups zorgen en de continuïteit van de dienstverlening bewaken
- …
VI. Leiding geven aan medewerkers
Aansturen en motiveren van medewerkers om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid
en verdere ontwikkeling.
Voorbeelden van activiteiten:
- voor de opvang en het inwerken van nieuwe medewerkers zorgen
- functionerings- en evaluatiegesprekken voeren
- regelmatig werkoverleg houden
- medewerkers begeleiden en coachen
- taken toewijzen rekening houdend met de competenties en de ontwikkelingsnoden van de medewerker
- open staan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen
personeelsleden
-
…
VII. Superviseren van werkzaamheden
De werkzaamheden binnen de diensten van nabij opvolgen en er zo voor zorgen dat de werkprocessen en
resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures.
Voorbeelden van activiteiten:
- de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening controleren
- de correcte toepassing van reglementen, procedures en normen bewaken
- regelmatig de prestaties van het team controleren, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen
- klachten onderzoeken en fouten rechtzetten
- verbeteringsvoorstellen doen
- de correcte toepassing van de huisstijl bewaken
- …
VIII.
Beheer van middelen
Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen zodat de werkzaamheden op een kwaliteitsvolle manier
uitgevoerd kunnen worden.
Voorbeelden van activiteiten:
- een begroting opmaken
- over de gebruikte materiële en financiële middelen waken om verspillingen te voorkomen
- voorstellen indienen voor de aankoop van materiaal
- bestekken en prijsaanvragen opmaken, offertes onderzoeken en evalueren
- leveringen opvolgen
- …
IX. Diversen
De aanstellende overheid kan andere taken opleggen afhankelijk van de vereisten van de diensten om de
continuïteit van de dienstverlening te verzekeren. De medewerker draagt zo bij tot de verwezenlijking van de
beleidsdoelstellingen. Hij of zij levert op deze manier een bijdrage aan een optimale dienstverlening aan
interne en externe klanten en aan een vlotte en efficiënte werking van de dienst.
5. Vaktechnische vaardigheden
-
Goed zicht op de werking van de gemeente en de wetgeving horende bij het vakgebied
(gemeentedecreet, administratief recht,…).
Vertrouwd zijn met organisatie-, project- en veranderingsmanagement
Goede kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook.
6. Competentieprofiel
I.
Kerncompetenties
Betrouwbaar zijn (niveau 3)
Afspraken nakomen en handelen volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden, rekening houdend met
de regels en het beleid van de stad Sint-Niklaas.
Heeft een duidelijke
visie op normen en
waarden, voert ze
in en past ze toe.
1.
2.
3.
4.
Heeft een duidelijke visie op normen en waarden.
Maakt gepast uitzonderingen naargelang de situatie en kan die verantwoorden.
Neemt verantwoordelijkheid op voor de gevolgen van de eigen beslissingen.
Weerstaat aan druk en ongepaste beïnvloeding van derden.
Initiatief nemen (niveau 3)
Uit eigen beweging zaken aanpakken en voorstellen formuleren.
Anticipeert op
gebeurtenissen of
problemen en
onderneemt
hiervoor tijdig
actie.
1.
2.
3.
4.
Doet voorstellen om bestaande situaties te verbeteren.
Introduceert fundamentele verbeteringen in werkaanpak en procedures.
Onderneemt acties waarvoor geen precedent beschikbaar is en die een langetermijneffect
op de organisatie kunnen hebben.
Anticipeert op toekomstige vragen, gebeurtenissen en evoluties door vandaag reeds actie
te nemen.
Klantvriendelijk zijn (niveau 3)
Zich open en luisterbereid opstellen ten aanzien van interne klanten (collega’s, andere diensten binnen de
organisatie, …) en externe klanten (burgers, leveranciers, vertegenwoordigers, …) en inspelen op hun
gevoeligheden, behoeften en wensen.
Anticipeert op de
wensen en noden
van klanten.
1.
2.
3.
Evalueert op regelmatige basis de samenwerking om feedback te krijgen over de
dienstverlening, om nieuwe mogelijkheden en kansen te bespreken, …
Onderzoekt de dienstverlening en stelt verbeteringen voor.
Bouwt aan een werkrelatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect.
Betrokkenheid tonen (niveau 2)
Toont zich verbonden met de stad Sint-Niklaas: met de eigen job, met de organisatie en met het beleid.
Toont
betrokkenheid ten
aanzien van de
hele organisatie en
werkt actief mee
om de
doelstellingen van
het stadsbestuur
te realiseren.
II.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Aanvaardt moeilijke opdrachten en laat zich niet ontmoedigen bij de uitvoering ervan.
Neemt actief deel aan taken en projecten die niet tot zijn/haar direct takenpakket behoren.
Denkt opbouwend mee in aangelegenheden die ruimer gaan dan de eigen opdracht.
Kent en respecteert de missie, waarden en doelstellingen van de stad Sint-Niklaas.
Neemt bij acties en beslissingen de voor- en nadelen voor de stad Sint-Niklaas in
overweging.
Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen.
Benut kansen die de belangen van de organisatie dienen.
Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimer beleidskader (doelen, waarden,
cultuur).
Functiefamiliecompetenties
Organisatiebewust zijn (niveau 2)
Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van
de organisatie.
Houdt rekening
met de impact van
het eigen handelen
op de andere
afdelingen binnen
de organisatie.
1.
2.
3.
4.
Legt samenwerkingsverbanden met andere afdelingen.
Betrekt andere afdelingen binnen de organisatie in het overleg en de besluitvorming.
Houdt rekening met de belangen van andere afdelingen binnen de organisatie.
Houdt rekening met de invloeden en gevolgen van de eigen acties en beslissingen op
andere onderdelen van de organisatie.
Resultaatgericht handelen (niveau 3)
Gericht zijn op het concretiseren van doelen en het realiseren van resultaten conform het tijdspad en de
afspraken.
Introduceert
specifieke
veranderingen in
processen om de
resultaten en de
performantie te
verbeteren.
1.
2.
3.
4.
Introduceert systemen om resultaten te meten ten aanzien van de doelstellingen.
Heeft aandacht voor kritische succesfactoren.
Beoordeelt bestaande processen op hun doeltreffendheid om de gestelde doelen te
realiseren.
Elimineert systemen, methodes en procedures indien ze geen toegevoegde waarde
meer bieden aan de organisatie of de klanten.
Coachen en ontwikkelen (niveau 3)
Medewerkers begeleiden tot optimale prestaties, groei in hun functie en de verruiming van hun
loopbaankansen.
Voorziet hoe
anderen zich
ontwikkelen en
anticipeert hierop.
1.
2.
3.
4.
5.
Heeft oog voor de potentiële capaciteiten van de andere.
Stimuleert anderen hun competenties in te zetten en te vergroten.
Voorziet in de nodige persoonlijke ondersteuning bij het leerproces.
Zorgt voor aangepaste en nuttige opdrachten, formele opleiding of andere
ervaringen.
Biedt de medewerker de mogelijkheid zich te ontwikkelen door taken en
verantwoordelijkheden te delegeren die in beperkte mate hun grenzen verleggen.
Richting geven (niveau 3)
Medewerkers aansturen zodanig dat zij hun doelstellingen kunnen realiseren.
Bouwt een
performant team om
de lange termijn
doelen te realiseren.
1.
2.
3.
4.
5.
Communiceert en verduidelijkt het beleid ten aanzien van de medewerkers.
Geeft aan verschillende medewerkers en in verschillende situaties op een aangepaste
manier leiding.
Brengt een visie over die enthousiasme en betrokkenheid doet ontstaan.
Stimuleert open communicatie en overleg tussen de medewerkers.
Ontwikkelt een team met complementaire competenties en talenten.