Kostenvergoedingen voor uw personeel (2): studie en internet

Kostenvergoedingen voor uw personeel (2): studie en internet
ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of maar
gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot
het loon behoren. In deel 2: een overzicht van de vergoedingen voor internet- en
telefoonaansluitingen, computers, cursussen, studie en outplacement.
Zie ook: Kostenvergoedingen voor uw personeel: zo zit dat (algemeen)
Internet- en telefoonaansluitingen
Als uw werknemer voor (slechts) meer dan 10 procent internet en telefoon voor de zaak gebruikt,
dan is het vanaf 1 januari 2007 mogelijk voor u als werkgever dit onbelast voor uw werknemer te
vergoeden. Dat geldt zelfs ook voor een tweede telefoonaansluiting.
Computers
Voor computers geldt bijna het tegenovergestelde: u mag een computer (en bijbehorende
apparatuur) voor u werknemer onbelast vergoeden als uw werknemer de computer voor 90% of
meer zakelijk gebruikt. Deze regel geldt al sinds 1 januari 2005. Als de computer meerdere jaren van
belang is voor uw bedrijf, mag u (maximaal) het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast
vergoeden. U mag het hele bedrag in een keer onbelast vergoeden of verstrekken als de kostprijs
(inclusief omzetbelasting) minder is dan € 450.
Bijbehorende apparatuur
Onder bijbehorende apparatuur (bij een computer) verstaat de Belastingdienst bijvoorbeeld een
modem, een printer en een fax. Bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur
wordt het zakelijk gebruik van het geheel getoetst. Wordt de computer voor meer dan 10% privé
gebruikt, dan is sprake van loon.
Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. Bij een computer die u aan uw werknemer heeft
gegeven, moet u de waarde bij het loon rekenen.
Ter beschikking stellen
Maar u kunt ook een computer ter beschikking stellen aan uw werknemer. Dan moet u in het eerste,
tweede en derde jaar, 30% van de waarde van de computer bij het loon rekenen. Bij de waarde geldt
de waarde vanaf het moment van de eerste ingebruikneming. De bijtelling geldt alleen voor de
eerste 3 jaren. Vanaf het vierde jaar mag u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen.
Van cursus tot vakliteratuur
Ook kostenvergoedingen voor cursussen voor uw personeel kunnen vrijgesteld zijn. Uiteraard moet
er dan sprake zijn van beroepskosten. Dat kunnen de kosten van excursies en studiereizen zijn,
(inclusief de reis- en verblijfkosten), studiekosten die de werknemer maakt om bij te blijven op het
vakgebied, of om oude kennis weer op te frissen. Maar dat kan ook gelden voor de kosten van
congressen, seminars, symposia en de kosten van vakliteratuur. Het vergoeden of verstrekken van
(abonnementen op) dagbladen is ook belastingvrij, als het dagblad tot de vakliteratuur van de
werknemer hoort. En zelfs voor autokosten in verband met cursussen, congressen, etc., kan een
vrijgestelde vergoeding worden verstrekt tot maximaal € 0,19 per kilometer.
Studie
Ook vergoedingen en verstrekkingen voor een studie of een opleiding die een werknemer volgt
behoren niet tot het loon. De Belastingdienst heeft wel 3 voorwaarden opgesteld voor vrijstelling:
- De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.
- De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil
houden van vakkennis.
- U hebt de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten worden
gemaakt.
Gratificaties
De vrijstelling is ook van toepassing als een werknemer de vergoeding voor studiekosten moet
terugbetalen. Bijvoorbeeld als hij de studie onderbreekt of als hij onvoldoende studieresultaten
behaalt. Gratificaties of premies die u aan de werknemer toekent bij afronding van zijn studie of
opleiding, behoren wel tot het loon. Net als vergoedingen voor een studeerruimte en de inrichting
ervan.
Ontslag
Soms moet een werknemer bij ontslag de onbelaste studiekostenvergoeding terugbetalen. Die
terugbetaling is voor de werknemer geen negatief loon. Als een nieuwe werkgever het terugbetaalde
bedrag vergoedt aan de werknemer, mag hij dat onbelast doen in het kalenderjaar waarin de
werknemer het bedrag terugbetaalt.
Outplacement
En tenslotte outplacement. Outplacement is volgens de definitie van de Belastingdienst ‘het geheel
van diensten en adviezen voor de werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe
werkkring te vinden’. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook sollicitatiekosten. Maar ook een
prepensioencursus die vergelijkbaar is met outplacement, kan worden vrijgesteld. Al deze kosten van
outplacement kunt u onbelast vergoeden. Ook de verstrekking van outplacementfaciliteiten wordt
niet tot het loon gerekend.