handleiding communicatieplan - Amsterdams Fonds voor de Kunst

HANDLEIDING COMMUNICATIEPLAN
Communicatie en publieksbereik
Het AFK draagt bij aan projecten die in Amsterdam gepresenteerd worden en die openbaar
toegankelijk zijn. Bij de beoordeling van een aanvraag kijkt het fonds of uw plan duidelijk
maakt voor welk publiek het project is bedoeld en op welke manier u dit publiek gaat
bereiken; hiervoor stelt u binnen uw aanvraag een communicatieplan op. In dit gedeelte
maakt u duidelijk welk publiek bij uw project past en hoe u ervoor gaat zorgen dat dit publiek
ook daadwerkelijk uw project bezoekt.
NB: Bij aanvragen voor een bijdrage hoger dan € 25.000 of met begrote projectkosten hoger
dan € 100.000 is het uploaden van een communicatieplan als aparte bijlage verplicht.
Tips vooraf
 Leg zo concreet mogelijk uit hoe u van uw communicatiedoelen resultaten maakt.
 Hanteer vooral uw eigen schrijfstijl en probeer bijvoorbeeld niet ‘ambtelijk taalgebruik’ in te
zetten omdat u denkt dat de lezer dit verwacht.
 Let op: De handleiding hieronder is een voorbeeld. Het gebruik ervan is geen garantie
voor succes.
De opbouw van het communicatieplan
1. Publieksdoelstellingen
Beschrijf welke doelstellingen u hebt op het gebied van publieksbereik. Voorbeelden van
publieksdoelstellingen:
 nieuw publiek vinden en/of een bestaand publiek vasthouden
 vast publiek vaker terug laten komen naar uw project(en)
 meer inkomsten uit het publiek genereren
Natuurlijk kunt u ook andere publieksdoelstellingen formuleren. De doelstellingen kunnen
zowel kwantitatief als kwalitatief zijn. Zorg ervoor dat uw doelstellingen zoveel mogelijk
meetbaar, actiegericht en realistisch zijn. Reflecteer ook op het publieksbereik bij eerdere
projecten die u realiseerde. Motiveer waarom de gekozen publieksdoelstellingen passend zijn
bij het project dat u wilt gaan doen.
2. Beoogde doelgroepen
Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk de verschillende doelgroepen die u wilt bereiken met uw
project. Gebruik bij de beschrijving kenmerken die onderscheidend en controleerbaar zijn
zoals leeftijd, geslacht, culturele achtergrond, opleiding, woonplaats en dergelijke. Geef
daarbij aan wat de belangrijkste doelgroep is die u wilt aanspreken.
1
3. Interne en externe omgevingsfactoren
Analyseer en beschrijf ook de diverse factoren die van invloed kunnen zijn op de keuze van uw
publiek om wel of niet naar uw project te komen. Geef bovendien aan welke kansen u ziet
(specifieke behoeften en interessegebieden van de doelgroep, actuele gebeurtenissen) en
welke bedreigingen er zijn (bijvoorbeeld concurrentie) en hoe u deze bedreigingen gaat
ondervangen. Beschrijf specifiek hoe u met dit project een Amsterdams publiek vindt.
4. Communicatie
De manier waarop u gaat communiceren, draagt bij aan het succes van de publieksgerichte
acties. Geef aan wat u de verschillende doelgroepen wilt vertellen en hoe u die boodschap
gaat uitdragen. Specificeer één boodschap per doelgroep. Geef duidelijk aan welke
marketingmiddelen en media u per doelgroep gaat inschakelen voor de promotie van uw
project en waarom. Denk hierbij aan de inzet van flyers, advertenties, direct mail, e-mail, vrije
publiciteit (aankondigingen, artikelen en interviews in (online) media), website en
nieuwsbrief, Facebook, Twitter etc. Onderbouw zo mogelijk met kwantitatieve gegevens,
zoals het aantal volgers of leden van een mailinglijst/netwerk.
Beschrijf hoe de middelen aansluiten bij de behoeften van de verschillende doelgroepen. U
kunt hierbij denken aan:
• Product: geef aan hoe het project inhoudelijk aansluit bij uw doelgroepen
• Prijs: geef aan wat de strategie is op het gebied van (toegangs)prijzen
• Plaats: geef aan op welke manier de specifieke locatie meespeelt in uw plan
Social media
Social media (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, blogs etc.) vormen een belangrijke tool
om aandacht te genereren over/rondom een project. Voordat u social media inzet om uw
doelgroepen te bereiken is het belangrijk om te bepalen welke kanalen zich specifiek richten
op uw publiek en of uw doelgroep(en) hier ook gebruik van maken. Begin bij uw eigen (social)
netwerk en kijk wie in uw kringen uw evenement/activiteit kunnen verspreiden onder hun
eigen vrienden/volgers. Kijk vooral ook naar overige netwerken die wat betreft doelgroep en
interessegebied aansluiten op uw project. Tenslotte geldt: Hoe meer vrienden/volgers u
gezamenlijk hebt, hoe meer mensen u bereikt.
5. Planning
Maak een tijdsplanning van alle acties op het gebied van marketing en communicatie in
relatie tot de uitvoering van het project. Plan ook de voorbereiding van de marketingacties en
communicatiemomenten. Denk bijvoorbeeld aan levertijden van (drukwerk)materiaal en
deadlines van diverse media. Geef ook aan wie er voor de marketingacties en
communicatiemomenten verantwoordelijk is.
2