Uitgewerkt format Plan van Aanpak

1 Korte opzet voor een projectplan
Hoofdstuk
Inhoud
Aanleiding of
achtergrond
Wat is de aanleiding om met dit project
te starten?
Welke relevante ontwikkeling ligt er aan het
project ten grondslag ?
Aandachtspunten
Hou rekening met de lezer. Wat zijn
zaken die voor hem / haar het project
begrijpelijk en nuttig maken?
Welke maatschappelijke vraag leeft er?
Wat is er in het verleden gedaan en waar zit
nog een gat / behoefte?
Doel
Waarom doe je dit project?
Wat wil je ermee bereiken?
Doelgroep
Op wie richt het project zich?
Welke verschillende doelgroepen zijn er?
Wat wil je bij die verschillende doelgroepen
bereiken?
Projectresultaat
Compact opschrijven. Een paar
concrete regels is voldoende.
Onderscheid als dat nodig is
verschillende doelgroepen.
(bijvoorbeeld jongeren,
beleidsmakers, pers)
Doelgroep kan ook bij het doel worden
betrokken.
Welke is er bereikt na afloop?
Welke materialen liggen er?
Beschrijf de situatie na afloop van het
project. Wat is de opbrengst?
Welke nieuwe kennis/houding/gedrag is er
bij de doelgroep?
Hiervoor geldt: hoe concreter hoe
beter!!
Welke nieuwe structuur/organisatie is er?
Afbakening
Wat ga je niet doen in het project?
Hoe groot / klein wordt het project?
Waar zit risico tot ‘vervuiling’ (andere
doelstellingen)?
Dit deel is vooral een inperking van
risico’s. Van te voren benoemen wat
het project nadrukkelijk niet bedoelt
te doen voorkomt vervuiling.
Waar zit overlap met vergelijkbare projecten
van de eigen organisatie of andere en hoe
onderscheidt dit project zich?
Eisen
Welke eisen worden er aan het project
gesteld?
Welke kwaliteitseisen gelden er?
Dit is afhankelijk van organisatiebeleid
en ook van eisen van bijvoorbeeld
subsidiegever, de wet of de overheid.
Welke eisen t.a.v. actualiteit, doelgroep,
overdraagbaarheid?
1
Hoofdstuk
Inhoud
Aandachtspunten
Plan van
aanpak
Met welke aanpak wordt gewerkt?
Houd middel en doel goed uit
elkaar. Beschrijf de stappen/
activiteiten zo concreet
mogelijk.
Welke strategie kies je?
Welke stappen / fasen zijn er?
Welke concrete activiteiten worden er in
elke stap gezet?
Planning
Hoe zijn de werkzaamheden gepland?
Wanneer kan gestart (minimaal uiterlijk)?
Wat is de doorlooptijd van alle stappen?
Wat is de werkelijke tijd van alle stappen?
Kosten
Welke kosten zijn er?
Wat zijn kosten van personeel?
Welke directe kosten zijn er?
Proef op de som: Als je alle
activiteiten hebt gedaan, is dan
je projectdoel gehaald? Liggen
de resultaten er?
Maak goed onderscheid tussen
doorlooptijd en werkelijk
bestede tijd. Zorg dat duidelijk
is waar cruciale momenten
zitten (afhankelijkheid van
beslissing of input van anderen).
Ook vrijwillige inzet kost geld.
Welke kosten wil je berekenen?
(reiskosten, kopieerkosten,
secretariaatondersteuning).
Welke kosten voor uitbesteding van werk?
Post onvoorzien.
Aandachtspunten




Een projectplan schrijf je niet (alleen) voor jezelf maar (ook) voor een beslisser (intern
leidinggevende of subsidiegever). Zorg dat je met het opstellen rekening houdt met diens
referentiekader.
Een goed projectplan blijft gedurende de hele looptijd een naslagwerk en een baken bij twijfel.
Stel je projectplan bij als er fundamenteel zaken veranderen.
Benoem eventueel ook risicofactoren. Wanneer kan het project vertraging oplopen of van welke
(onbeïnvloedbare) factoren is het afhankelijk? Dat voorkomt overmoed en brengt ook voor de
organisatie duidelijk in kaart wat de kans op succes en falen is.
2
2 Uitgewerkt format Plan van Aanpak
2.1 Algemene beschrijving
Naam project
Projectleider en medewerkers
Doel
Doelgroep
Begin en einddatum
3
2.2 Beschrijving van fases inclusief planning
Fase 1
(naam fase) Opstart voorbereiding
Concrete activiteiten
Activiteit
Fase 2
Wie
Voor wanneer
Tijdsduur
Middelen
Voor wanneer
Tijdsduur
Middelen
Voor wanneer
Tijdsduur
Middelen
(naam fase) Organisatie
Concrete activiteiten
Activiteit
Fase 3
Wie
(naam fase) Evenement
Concrete activiteiten
Activiteit
Wie
4
2.3 Begroting
Fase 1
Kostenpost
(naam fase)
Kosten
Uren
totaal
Uren
totaal
Uren
totaal
totaal
Fase 2
Kostenpost
(naam fase)
Kosten
totaal
Fase 3
Kostenpost
(naam fase)
Kosten
Totaal
5