Projectplan - Kennisplein

Stappenplan algemene preventie – instrument 04
Projectplan
Dit instrument kadert binnen de visietekst ‘van verontwaardiging of bezorgdheid naar projecten
algemene preventie’ en het stroomdiagram algemene preventie, waarbij sprake is van zeven
concrete instrumenten: een signaalfiche, een tweede instrument voor een eerste
probleemanalyse van een structureel probleem te gebruiken door een team of een werkgroep
van hulpverleners, een derde instrument is een projectvoorbereidingsfiche (wellicht op CAWniveau) van zodra een algemeen preventieproject overwogen wordt. Dit vierde instrument is een
projectplan dat het mogelijk maakt een project concreet uit te werken en op te volgen, van zodra
er beslist is wie met welke oplossing aan de slag gaat. Een vijfde instrument omvat een
verslagsjabloon voor tussentijdse afspraken. Een zesde instrument ondersteunt een
tussentijdse evaluatie. Een zevende instrument behelst de eindevaluatie van een project.
Het projectplan moet onderscheiden worden van de projectfiche dat moet ingediend worden
voor het ministerie. De projectfiche kadert in het ‘Ministerieel besluit houdende de bepaling van
resultaatsgerichte indicatoren en de concretisering van de zorgaspecten voor de centra algemeen
welzijnswerk, dd 11/12/2013’.
Terwijl een projectfiche een verantwoordingstuk is voor het ministerie is dit projectplan een
intern, methodisch instrument om een projectaanpak zo systematisch mogelijk te laten verlopen.
Bedoeling van dit instrument
Nadat er bij de afronding van de projectvoorbereiding beslist is om al dan niet een project
algemene preventie op te starten, de uiteindelijke doelstelling en basisstrategie is uitgewerkt en
geweten is wie met welke middelen het project gaat uitvoeren, is het de bedoeling om een
concreet projectplan uit te werken. Naast het wat, komt nu ook het hoe in de focus.
Het projectplan is in feite de globale leidraad voor de uitvoering van een project. Het omvat naast
een minimum aantal gegevens over de identificatie en de werkorganisatie van het project, een
korte situering van de problematiek, de doelstelling(en) en de daarmee samenhangende
indicatoren, een stappenplan met vermelding van de belangrijkste mijlpalen (producten of
sleutelactiviteiten), een financieel luik, een communicatieluik en ten slotte een weergave van
tussentijdse resultaten, in de mate dat een project reeds langer dan een jaar loopt of een grondige
bijsturing werd doorgevoerd.
Het projectplan omvat de planning voor de volledige duur van het project. Indien een
projectplan over meerdere jaren loopt is het logisch dat tussentijds meer gedetailleerde
planningen (nieuwe versies) worden opgesteld. Grondige wijzigingen aan het projectplan voer je
pas door als een tussentijdse evaluatie hebt gemaakt.
Stappenplan algemene preventie: instrument projectplan
Pag. 1 van 5
Het projectplan is het basisinstrument voor al wie rechtstreeks mee verantwoordelijkheid
opneemt in het project. Het biedt hen houvast, duidelijkheid en helderheid. Sommige gegevens
kunnen ook dienstig zijn voor registratie.
Het is de bedoeling dat dit instrument zowel gebruikt wordt voor beperkte projecten (bv
beleidssignalen) als voor omvangrijke projecten (bv een voorbeeldproject uitwerken). Het
projectplan is niet bedoeld als communicatie-instrument voor derden. Hiervoor maakt men best
een afzonderlijk document.
1. Projectorganisatie en identificatie

Naam van het CAW

Titel en volgnummer (?), van het project

Versie

Goedgekeurd door

Op datum van

Voorziene startdatum

Voorziene einddatum

Thema(’s) waar rond het project actief zal zijn (zie lijst problematieken signaalfiche)

Doelgroep die rechtstreeks getroffen is door de problematiek (aanvinklijst, met onder meer de
vermelding van groepen zoals die opgenomen zijn in het BVR dd 21/06/2013, jongeren 1225 jaar, slachtoffers van geweld, slachtoffers van intra-familiaal geweld, misdrijven, rampen en
verkeersongeval en hun naastbestaanden, thuislozen, gedetineerden en hun naastbestaanden,
personen met dreigende of overmatige schuldenlast, slachtoffers/daders van seksueel
misbruik, etnisch culturele minderheden…)

Doelgroep(en) - groepen waarmee effectief zal gewerkt worden - in het project:

Naam en coördinaten van de projectleider (persoon die het project trekt, samenwerking
organiseert en er voor zorgt dat iedereen zijn engagementen opneemt)

Naam en coördinaten contactpersoon (persoon die derden informeert over het project)

Namen en coördinaten van projectmedewerkers (leden van het projectgroep/projectteam) of
personen die mee taken opnemen in de uitvoering van het project), met vermelding van team,
afdeling of organisatie van waaruit zij functioneren.

Samenstelling van een eventuele stuurgroep (bewaakt de globale voortgang van het project,
neemt beslissingen over belangrijke koerswijzigingen, beslist of eindresultaat wordt
vrijgegeven of niet, doet de eindevaluatie) met vermelding naam, functie, naam organisatie.

Het CAW treedt op als eigenaar van het project of als mede-eigenaar.
Indien het CAW optreedt als mede-eigenaar, vermeldt dan de namen en coördinaten van de
andere mede-eigenaars.
Stappenplan algemene preventie: instrument projectplan
Pag. 2 van 5
2. Beknopte situering van de structurele problematiek
Omschrijf beknopt de probleemsituatie (cijfers, feiten, regelgeving..) en geef aan op welke
risicofactoren uw project wil anticiperen. Het gaat hier om de problematiek zoals die door
rechtstreeks getroffenen en door andere soorten betrokkenen wordt ervaren. Beperk u tot de
problematiek die je in het project zult aanpakken. Illustreer kort de ernst en het structureel
karakter van de problematiek met enkele kencijfers, argumenten of anekdotes (voorbeelden).
3. Doelgroep(en)
Benoem de groep(en) die rechtstreeks getroffen wordt door de problematiek. Benoem de
doelgroep(en) tot wie het project zich zal richten, met wie er zal gewerkt worden?
Hoe participeert de doelgroep(en) aan het beleid van het project?
4. Projectdoelen
Wat wil je bereiken met dit project? Formuleer maximum 2 à 3 einddoelstellingen.

Goede einddoelstellingen zeggen wat er structureel moet veranderd zijn op het einde van het
project.

Een goede doelstelling is richtinggevend, het is een hypothese of veronderstelling die we
denken te kunnen halen.

Een goede doelstelling is geformuleerd in termen van waarneembaar resultaat, niet in termen
van een activiteit of een aanbod, het mag ook niet gaan over een middel.

Een hulpmiddel om een goede doelstelling te formuleren is de zin ‘Ik wil bereiken dat….’ aan
te vullen.
Indien het CAW mede-eignaar is, formuleer dan de bijdrage van het CAW.
5. Indicatoren
Formuleer per projectdoelstelling minstens één indicator. Een indicator is iets (meeteenheid, een
variabele..) waaraan je kan zien in welke mate je uw doelstelling bereikt hebt. Een indicator kan
kwalitatief of kwantitatief zijn. Goede indicatoren geven een antwoord op de vraag hoe je kan
waarnemen (zien, horen, ..) dat er iets veranderd is. Geef ook aan hoe je indicatoren gaat
opvolgen (meten).
6. Globale strategie
Expliciteer uw basisstrategie? Welke weg ga je bewandelen om uw doelen te bereiken?
Qua strategie:

Voor welk soort methodische aanpak kies je: beleidssignaleren, informeren/voorlichten,
sensibiliseren, vormen, sociale actie, voorbeeld project…
Stappenplan algemene preventie: instrument projectplan
Pag. 3 van 5

Kies je voor structuurgerichte oplossingen (maatschappelijke problemen bespreekbaar maken,
beleidsmatige oplossingen..) en/of persoonsgerichte oplossingen (mentaliteit of gedrag
structureel beïnvloeden), motiveer:

Voor welk soort beïnvloeding kies je, waar ligt de klemtoon:



Rationeel: door nieuwe kennis of informatie mensen te overtuigen
Normatief: mensen overtuigen door beroep te doen op hun sociaal en emotioneel
engagement (waarden, normen…)
Dwang/macht: mensen overtuigen door hen onder economische, politieke of morele druk
te zetten.
7. Stappenplan, sleutelactiviteiten en tussentijdse resultaten of
mijlpalen
Formuleer de belangrijkste sleutelactivtiteiten of tussentijdse resultaten (mijlpalen, producten…)
die je in de loop van het project voorziet.
Een sleutelactivtiteit of een tussentijds resultaat/mijlpaal past best logisch en natuurlijk bij de
afronding van een fase (taken die zijn afgewerkt). Denk na in termen van een tijdslijn, welke
activiteiten of stappen (fasering) zet je achtereenvolgend.
Alhoewel we in dit stadium globaal in de uitvoeringsfase van het project zitten, kunnen binnen
een uitvoeringsfase nog meerdere fasen onderscheiden worden. In situaties waarin een project
wordt uitgewerkt binnen samenwerkingsverbanden of volledig externe structuren (bv denk aan
een project rond pesten in een school) dan is het aangewezen dat er eerst een fase is van het
maken van een overeenkomst of het uitklaren van het referentiekader, randvoorwaarden
engagementen. In dergelijke situaties worden in de eerste versie van dit projectplan enkel de grote
lijnen vastgelegd en pas na het maken van een overeenkomst een meer gedetailleerd projectplan.
Maak een schematisch overzicht van de belangrijkste activiteiten, acties of producten met de
vermelding wanneer deze best plaatsgrijpen. In de mate dat duidelijk is wie in het project zal
meewerken, kan hier ook al kolom ‘Wie’ toegevoegd worden.
WANNEER?
WAT?
8. Voor intern gebruik: inzet van middelen

Personeelskosten (VTE-budget, hoeveel mandagen voor welke periode?)

Werkingskosten (activititeiten, producten, overheadkosten …)

Inkomsten (sponsor, regulier budget, extra subsidies…)
Stappenplan algemene preventie: instrument projectplan
Pag. 4 van 5
9. Communicatie
Hoe (verslagen, interne nieuwsbrief, website, regionaal welzijnsnieuws…), wanneer en tav wie zal
er systmatisch intern en extern gecommuniceerd worden?
10. Rapportage tussentijdse resultaten
(van belang bij nieuwe versies van het projectplan)
Stappenplan algemene preventie: instrument projectplan
Pag. 5 van 5