Voorbeeld leaseregeling

Voorbeeld leaseregeling
Dit betreft een voorbeeld leaseregeling. Indien u een eigen regeling opstelt verdient het altijd
aanbeveling deze te laten controleren door een jurist. Een leasemaatschappij kan hierin ook adviserend
optreden.
BEDRIJFSAUTOREGELING <naam bedrijf>
I.
ALGEMEEN
Artikel 1: Definities
1.
Werkgever:
<naam bedrijf> of onder deze vennootschap vallende organisaties.
2.
Werknemer: <naam werknemer>
Iedere persoon met wie de onder lid 1 van dit artikel vermelde werkgever een arbeidsovereenkomst
heeft gesloten.
Artikel 2: Werkingssfeer
1. Deze bedrijfsautoregeling is van toepassing op alle werknemers, met een dienstverband van
tenminste 80% van een full–time dienstverband, aan wie door werkgever een auto van de zaak in
bruikleen ter beschikking is gesteld.
Eén en ander voor zover in individuele gevallen niet uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken van
deze bedrijfsautoregeling.
2. In geval van uiteenlopende inzichten inzake de toepassing van deze bedrijfsautoregeling, beslist
de werkgever.
3. Deze regeling treedt op <datum> in werking. Toekenning van een auto van de zaak zal na
inwerkingtreding van deze regeling slechts conform deze regeling geschieden.
De voorwaarden waaronder reeds in gebruik zijnde auto's van de zaak zijn toegekend, zullen,
indien deze afwijken van deze regeling, bij eerste gelegenheid in overeenstemming worden
gebracht met deze regeling.
Deze gelegenheid kan zijn:
– vervanging van een auto van de zaak;
– functiewijziging van de gebruiker van een auto van de zaak.
II.
TOEKENNING AUTO VAN DE ZAAK
Artikel 3: Toekenningscriteria
Indien dat voor de uitoefening van de functie nodig is, zal de werkgever een auto van de zaak in
bruikleen ter beschikking stellen aan de werknemer.
De werkgever beoordeelt of en in hoeverre een werknemer een auto van de zaak nodig heeft. Het
uitgangspunt hierbij is dat werknemers die gemiddeld per jaar meer dan <aantal> zakelijke kilometers
rijden en werknemers, die een functie vervullen waarvoor een auto absoluut noodzakelijk is, voor de
uitoefening van hun functie een auto ter beschikking krijgen.
Artikel 4: Vervanging auto van de zaak
Werkgever bepaalt, in overleg met de leasemaatschappij, het tijdstip van vervanging van de auto van
de zaak. Toekenning van een auto van de zaak ter vervanging, geschiedt conform de op dat moment
van vervanging geldende “Bedrijfsautoregeling <naam bedrijf>”.
Artikel 5: Opteren voor kilometervergoeding
1. De werknemer aan wie, conform artikel 3 van deze regeling, een auto van de zaak is toegekend,
kan voor het aangaan van een (nieuw) leasecontract, afzien van het ter beschikking krijgen van
een auto van de zaak en opteren voor een vergoeding van zakelijk gereden kilometers met de
eigen auto van werknemer. De vergoedingen zijn dan conform CAO.
Artikel 6: Eindigen van ter beschikking hebben auto van de zaak
1.a Indien een gebruiker van een auto van de zaak gedurende een volle kalendermaand de functie
waarvoor aan werknemer een auto van de zaak in bruikleen ter beschikking is gesteld, niet heeft
uitgeoefend en het dienstverband met werkgever is blijven bestaan, bijvoorbeeld in geval van
arbeidsongeschiktheid, kan de gebruiker van de auto van de zaak voor de daaropvolgende periode
waarin werknemer deze functie niet uitoefent in de auto van de zaak blijven rijden waarbij de eigen
bijdrage voor privé gebruik van de werknemer, zoals die is bepaald conform artikel 9.3 van deze
regeling, per feitelijk gereden kilometer in deze periode, zal worden verhoogd met een bedrag per
kilometer, gerelateerd aan de leasekosten per kilometer.
1.b Indien de auto normaliter gebruikt wordt voor het vervoer van meerdere personen of onmisbaar is
voor het werk kan de werkgever gebruik maken van het recht de auto direct hiervoor op te eisen
en in te zetten.
2. Indien een gebruiker van een auto van de zaak gedurende drie volle kalendermaanden de functie
waarvoor aan werknemer een auto van de zaak in bruikleen ter beschikking is gesteld, niet heeft
uitgeoefend en het dienstverband met werkgever is blijven bestaan, behoudt de werkgever zich het
recht voor deze werknemer na afloop van deze drie maanden de auto van de zaak onmiddellijk te
laten inleveren bij de werkgever.
3. Indien het dienstverband tussen werkgever en werknemer wordt opgezegd, dient de werknemer
de auto van de zaak aan het einde van zijn of haar laatste werkdag voor werkgever, in te leveren
bij de werkgever.
4. Op het moment dat werknemer niet meer beschikt over een in Nederland geldig rijbewijs, dient
werknemer er zorg voor te dragen dat de auto van de zaak onmiddellijk wordt ingeleverd bij de
werkgever.
De terbeschikkingstelling in bruikleen van de auto van de zaak aan de werknemer eindigt eveneens
onmiddellijk indien:
–
de auto van de zaak door verlies, inbeslagname, verduistering of diefstal uit de feitelijke macht
van de werknemer is geraakt;
–
de verzekering van de auto van de zaak eindigt en gelijkwaardige dekking bij dezelfde of een
andere verzekeraar niet verkregen kan worden;
–
de werknemer tot enige vrijheidsstraf wordt veroordeeld.
III.
KEUZE AUTO VAN DE ZAAK
Artikel 7: Voorlopige terbeschikkingstelling auto van de zaak
1. Indien de werkgever, of namens de werkgever de leasemaatschappij, een auto van de zaak in
voorraad heeft, zal deze auto voorlopig aan de werknemer in bruikleen ter beschikking worden
gesteld en wordt de eigen keuze van de auto van de zaak uitgesteld.
2. Gedurende de eerste twee maanden van het dienstverband tussen werknemer en werkgever zal
door werkgever aan werknemer voorlopig een auto in bruikleen ter beschikking worden gesteld die
in voorraad is of die wordt gehuurd door werkgever. De keuze van de auto van de zaak wordt
uitgesteld tot na deze twee maanden.
3. Bij een dienstverband voor bepaalde tijd zal door de werkgever aan de werknemer een auto worden
verstrekt op basis van short–lease, uitgaande van het gestelde in artikel 9.1.
Artikel 8: Randvoorwaarden aan de keuze van de auto van de zaak
De werkgever kan de keuze van de auto van de zaak beperken tot een aantal merken of types.
Uit deze merken of types kan de werknemer zelf de keuze van de auto van de zaak bepalen, mits de
werknemer met deze keuze voldoet aan de volgende randvoorwaarden:
a. het maandelijkse leasebedrag van de auto van de zaak is kleiner of gelijk aan het de functie van
werknemer behorende maximale bedrag (zie hiervoor artikel 9);
b.
voor het maandelijkse leasebedrag van de auto van de zaak kan slechts één lease–autocontract
worden afgesloten;
c. indien de werknemer per jaar meer dan <aantal> kilometer rijdt of gaat rijden, wordt gekozen voor
een diesel– of LPG auto;
d. de auto van de zaak dient functioneel en representatief te zijn. (ter bepaling van de directie).
Artikel 9: Maximaal leasebedrag
1.
Onder “leasebedrag” wordt verstaan:
de voorgecalculeerde leaseprijs per maand inclusief accessoires en exclusief BTW uitgaande van een
lease–overeenkomst voor vier jaar op basis van 30.000 kilometer per jaar waarin begrepen alle kosten
(waaronder de verzekeringspremies en brandstofkosten).
2.
Werkgever bepaalt voor ieder kalenderjaar het maximale leasebedrag per functie (groep).
Voor <jaar> zijn de maximale leasebedragen als volgt vastgesteld:
<naam bedrijf> functiegroep
Maximaal leasebedrag <jaar>
Functie <naam>
Functie <naam>
Functie <naam>
<bedrag>
<bedrag>
<bedrag>
3.
4.
5.
De werknemer kan kiezen voor een auto van de zaak met een leasebedrag dat maximaal 10%
hoger is dan het op basis van lid 2 van dit artikel voor de functie van werknemer geldende maximale
leasebedrag.
Het bedrag waarmee het leasebedrag van de gekozen auto het maximale leasebedrag als bepaald
in lid 2 van dit artikel overstijgt, zal in dit geval worden ingehouden als een eigen bijdrage voor
privégebruik bij de werknemer. Indien het dienstverband eindigt voor de afloopdatum van de lease–
overeenkomst, verplicht werknemer zich de resterende eigen bijdragetermijnen ineens te voldoen.
Als tegemoetkoming in de kosten voor privégebruik van de auto van de zaak betaalt de
medewerker per maand een bedrag van <getal>% van het leasebedrag inclusief de brandstof.
Indien de medewerker geen volledige dienstbetrekking heeft, wordt dit percentage verhoogd tot
(aantal uren per week full–time/werkelijk aantal uur per week) *<getal>%.
De in 3. en 4. vermelde bedragen worden ingehouden op het salaris van de medewerker, in principe
in de maand waarin de bedragen berekend zijn.
Artikel 10: Minimale cataloguswaarde
1. Onder “cataloguswaarde” wordt verstaan:
de cataloguswaarde van de auto inclusief accessoires, BPM en BTW, zoals opgegeven onder
consumentenprijs door de lease maatschappij.
2. Werkgever bepaalt voor ieder kalenderjaar de minimale cataloguswaarde per functie(groep).
3.
Per medewerker wordt één auto aangeschaft.
IV.
KOSTEN AUTO VAN DE ZAAK
Artikel 11: Brandstofkosten
1. Alle kosten van brandstof, met uitzondering van de brandstofkosten gemaakt tijdens buitenlandse
vakantie van de werknemer, zijn voor rekening van de werkgever.
2. Werknemer zal bij brandstof tanken gebruikmaken van het ter beschikking gestelde tankpasje. Het
tankpasje mag uitsluitend worden gebruikt voor het aftanken van de onder deze
bedrijfsautoregeling ter beschikking gestelde auto.
3. Bij gebruik van het tankpasje is werknemer verplicht bij het tanken altijd de kilometerstand van de
auto te vermelden dan wel in te geven, gebruik van olie apart te vermelden, gebruik van een
eventueel vervangende auto te vermelden en de richtlijnen van de organisatie die de tankpas ter
beschikking stelt, te volgen.
De werknemer zal bij het tanken alleen gebruikmaken van het tankpasje waarop het kenteken staat
vermeld van de auto waarvoor wordt getankt.
4. Indien het onder lid 2 vermelde, onmogelijk is, betaalt werknemer zelf de brandstof en declareert
deze vervolgens, gespecificeerd en tegen overlegging van de nota's, bij de leasemaatschappij.
Artikel 12: Overige kosten
Alle overige kosten, voor zover niet behandeld in deze regeling, zijn voor rekening van de werkgever
met uitzondering van:
–
tol–, veer– en parkeergelden;
–
kosten van wassen en poetsen;
–
het eigen risico van de all–risk verzekering in geval van meer dan één schade per kalenderjaar;
–
–
boetes;
kosten van en voortvloeiende uit inbeslagname van de auto, mits inbeslagname toegerekend kan
worden aan de werknemer.
Voor zover werkgever deze kosten voorschiet voor werknemer, zullen deze kosten worden ingehouden
op de salarisbetaling aan werknemer.
Artikel 13: Fiscale consequenties
De fiscale consequenties, als gevolg van het ter beschikking hebben van een auto van de zaak, zijn
voor rekening van de werknemer.
V.
VERZEKERING EN SCHADE
Artikel 14: WA–, casco– en inzittendenverzekering
1. De werkgever draagt zorg (via de leaseprijs) voor WA–, casco– en inzittendenverzekering.
2. Accessoires zijn verzekerd voor zover die zijn meegeleased. Niet meegeleasede accessoires
kunnen worden meeverzekerd na opgave daarvan aan de werkgever.
Artikel 15: Schade en diefstal
1. Bij schade dient de werknemer de leasemaatschappij terstond telefonisch op de hoogte te brengen.
Binnen 24 uur dient de werknemer een schadeformulier, volledig ingevuld en ondertekend, toe te
zenden aan de leasemaatschappij.
Overige richtlijnen zijn terug te vinden in de ter beschikking gestelde berijderset.
2. Bij een aanrijding in het buitenland dient de werknemer zich te houden aan de daar geldende regels
en de op de groene kaart vermelde voorschriften.
3. Bij diefstal of inbraak zal de werknemer onverwijld de leasemaatschappij verwittigen en bij de
plaatselijke politie aangifte doen, waarvan het proces verbaal aan de leasemaatschappij wordt
overlegd.
4. Alle schade die, bijvoorbeeld wegens nalatigheid van de werknemer, niet door de
verzekeringsmaatschappij wordt vergoed, kan op de werknemer worden verhaald. (Dit geldt niet
voor het eerste eigen risico in een kalenderjaar als vermeld onder artikel 12 van deze regeling.)
Werkgever is gerechtigd de kosten van deze schade in te houden op de salarisbetaling aan
werknemer. De directie beoordeelt in concrete situaties of en in hoeverre inhouding plaatsvindt.
VI.
GEBRUIK AUTO VAN DE ZAAK
Artikel 16: Gebruikersovereenkomst
Werknemer kan de auto in gebruik nemen nadat tussen werknemer en werkgever een
gebruikersovereenkomst is gesloten. Zie voor een model–gebruikersovereenkomst de bijlage.
Artikel 17: Behandeling auto van de zaak
1. Werknemer zal de auto van de zaak zorgvuldig en overeenkomstig de bestemming en uitrusting
van de auto behandelen en berijden, de auto in overeenstemming met de geldende wetten en met
de richtlijnen, zoals die zijn vervat in het instructieboekje van de fabrikant van de auto, gebruiken
en zich houden aan de voorschriften van de leasemaatschappij.
2. Het is de werknemer verboden de auto van de zaak te vervreemden, te belenen, te verpanden, te
verhuren, in bruikleen te geven, in onderhuur te geven of in de auto personen tegen betaling te
vervoeren, evenals het gebruik voor snelheidsritten, prestatieritten (uitgezonderd puzzelritten),
lesdoeleinden dan wel voor het vervoeren van gevaarlijke en/of explosieve stoffen.
Gezinsleden van de werknemer en andere werknemers van werkgever, in het bezit van een geldig
rijbewijs, mogen de auto wel besturen, echter de verantwoordelijkheid blijft berusten bij de
werknemer.
Voor andere werknemers van werkgever geldt, dat zij de auto van de zaak uitsluitend ten behoeve
van zakelijk gebruik mogen besturen.
3. Het is de werknemer, dan wel de gezinsleden van werknemer of andere werknemers van
werkgever, strikt verboden om met de auto van de zaak de wettelijke bepalingen inzake gebruik
van alcohol, of enig ander bedwelmend middel, gecombineerd met deelname aan het verkeer, te
overtreden. Alle schade die ontstaat door een dergelijke overtreding, komt geheel voor rekening
van de werknemer.
Artikel 18: Onderhoud van de auto van de zaak
1. De werknemer is verplicht er zorg voor te dragen dat aan de auto door een officiële dealer van het
desbetreffende merk tijdig de voorgeschreven controlebeurten, onderhoudsbeurten en
noodzakelijke reparaties worden verricht.
De werknemer geeft hiertoe de dealer opdracht met vermelding dat de auto van <naam
leasemaatschappij> is.
2.
De werknemer is verplicht:
–
alle afwijkingen aan de auto onverwijld aan de leasemaatschappij te melden;
–
noodzakelijke reparaties kenbaar te maken aan de leasemaatschappij en deze onverwijld te
laten uitvoeren;
–
de auto aan te bieden voor de periodieke onderhoudswerkzaamheden volgens het schema in
het instructieboekje van de fabrikant en/of voor de Algemene Periodieke Keuring voor de
daarvoor aangegeven datum;
–
het oliepeil en andere vloeistofniveaus regelmatig te controleren en op peil te houden;
–
de banden regelmatig te controleren en op spanning te houden;
–
defecten aan de kilometerteller uiterlijk binnen 24 uur te melden aan de leasemaatschappij.
3. Alle werkzaamheden aan de auto van de zaak, die noodzakelijk zijn geworden als gevolg van
verwaarlozing door of onachtzaamheid van de werknemer, zijn voor rekening van de werknemer.
4. De werkgever of namens deze de leasemaatschappij is te allen tijde bevoegd de auto van de zaak
te bezichtigen of te inspecteren.
5. Bij reparaties of onderhoudsbeurten wordt geen vervangende auto ter beschikking gesteld.
Echter, indien blijkt dat een auto noodzakelijk is, dit ter beoordeling van de werkgever, zal op
verzoek van de werknemer een vervangende auto ter beschikking worden gesteld.
Artikel 19: Accessoires
1. De auto van de zaak is standaard onder meer voorzien van de volgende accessoires:
– gevarendriehoek;
– mattenset:
– lampenset.
Alle accessoires geleverd af fabriek, blijven eigendom van de leasemaatschappij.
2. Werknemer mag na ingebruikname enkel accessoires aan (laten) brengen, indien werknemer
hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft van de leasemaatschappij.
Deze accessoires kunnen door de werknemer, na toestemming hiervoor van de
leasemaatschappij, worden gedemonteerd, mits er hierdoor geen schade ontstaat aan de auto van
de zaak. Voor accessoires die niet verwijderd mogen worden, wordt geen vergoeding gegeven.
3. Indien de werknemer op eigen verzoek het dienstverband met werkgever beëindigt, betaalt
werknemer aan werkgever de extra leasekosten met betrekking tot de naar keuze van de
werknemer meegeleasede accessoires over de bij beëindiging van het dienstverband nog
resterende looptijd van het leasecontract.. Indien het normbedrag is overschreden conform het
bepaalde in artikel 9. lid 2, is de werknemer het bedrag van de overschrijding maal de resterende
looptijd in maanden van het leasecontract ineens verschuldigd.
Artikel 20: Einde gebruik auto van de zaak
Bij beëindiging van het gebruik van de auto van de zaak, levert de werknemer, samen met de auto, bij
de werkgever de sleutels, de kentekenbewijzen en de (eventueel uitgereikte) tankpas, evenals alle
overige bij de auto behorende bescheiden in.
De kosten van vervanging van eventueel ontbrekende zaken zijn voor rekening van de werknemer.
1.1.1 Model gebruikersovereenkomst auto van de zaak
BIJLAGE: MODEL GEBRUIKERSOVEREENKOMST AUTO VAN DE ZAAK
De ondergetekenden,
1.
(werkgever)................................, gevestigd aan de .................................. te ......................, ten
deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door (naam).............................., (functie).................., hierna te
noemen de werkgever,
en
2.
(naam
werknemer)...........................,
geboren
op
...................................,
wonende............................................................................ te ................................., hierna te noemen de
werknemer,
VERKLAREN HET VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:
1.
Onder de voorwaarden als bepaald in de “Bedrijfsautoregeling <naam bedrijf>.”, hierna te
noemen de Bedrijfsautoregeling, en conform deze regeling, welke regeling aan deze overeenkomst is
toegevoegd als bijlage en deel uitmaakt van deze overeenkomst, kent werkgever aan werknemer ten
behoeve van de uitoefening van de functie van ........................................... een auto van de zaak toe.
2.
Derhalve wordt met ingang van ...................................... door werkgever aan werknemer de
navolgende auto van de zaak in bruikleen ter beschikking gesteld.
Merk:
...............................................
Model:
...............................................
Type:
...............................................
Catalogusprijs:
...............................................
Kenteken:
...............................................
Chassisnummer:
...............................................
Tankpas:
...............................................
Brandstofsoort:
...............................................
Kilometerstand:
...............................................
3. Het vaste bedrag van de bijdrage voor privé gebruik, en indien van toepassing de eigen bijdrage
wegens normoverschrijding van de werknemer voor deze auto van de zaak, wordt vastgesteld op
€ <bedrag> per betalingsperiode.
4.
–
–
–
5.
Naast de standaardaccessoires is de auto van de zaak affabriek, voorzien van de volgende
accessoires:
..............................................;
..............................................;
...............................................
Werknemer verklaart in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs.
6.
Werknemer is er van op de hoogte dat er een fiscale bijtelling geldt van ..%, welke voor rekening
van Werknemer komt.
Aldus overeengekomen en opgemaakt en getekend in tweevoud
te ..........................., d.d. .............. 200
1. Werkgever:
2. Werknemer: