Jaarverslag - Kunsten en Erfgoed

Jaarverslag - werkingssubsidie voor de
uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid
CJM-CE-CED12-CEC-JV-010217
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD EN MEDIA
Afdeling Cultureel Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 Brussel
T 02 553 68 68
[email protected]
www.vlaanderen.be/erfgoed
In te vullen door de
behandelende afdeling
ontvangstdatum
dossiernummer
Wie vult dit formulier in?
Dit formulier wordt ingevuld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie of door een intergemeentelijk
samenwerkingsverband waaraan een werkingssubsidie toegekend werd voor de uitvoering van een lokaal cultureelerfgoedbeleid.
Aan wie bezorgt u het ingevulde formulier?
U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier:
vul dit formulier digitaal in, druk het af, onderteken het en stuur een exemplaar naar mevrouw Marina Laureys,
afdelingshoofd, Departement Cultuur, Jeugd en Media, afdeling Cultureel Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL;
mail dit formulier ook naar [email protected]. Vermeld volgende gegevens in de onderwerpsregel
van uw e-mail: jaarverslag <jaartal> <naam samenwerkingsverband of Vlaamse Gemeenschapscommissie>.
Waar vindt u meer informatie?
Informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 vindt u op www.vlaanderen.be/erfgoed.
Heeft u vragen over dit formulier? Mail naar [email protected] of bel naar 02 553 68 68.
Gegevens van het jaarverslag
1 Vul de naam van het bestuur in en het jaar waarvoor u het jaarverslag indient.
naam
jaar 20
2 Vul de gegevens in van de contactpersoon van het jaarverslag.
voor- en achternaam
telefoon- of gsm-nummer
e-mailadres
Verantwoording van de besteding van de subsidie
Gegevens van de subsidie
3 Vul de gegevens van de subsidie in.
Bij het subsidiebedrag voor dit werkingsjaar telt u ook het te ontvangen saldo.
subsidiebedrag
bedrag
toegekende subsidiebedrag voor dit
werkingsjaar
euro
reserve subsidie van vorige werkingsjaren
euro
totaal beschikbaar subsidiebedrag
euro
(=3)
Overzicht van de besteding van de subsidie
4 In deze rubriek geeft u aan voor welke activiteiten het totale beschikbare subsidiebedrag dat u in vraag 3 hebt ingevuld
(=3), aangewend werd.
De subsidie van de Vlaamse Gemeenschap mag alleen aangewend worden voor:
de kosten voor de werking van een cultureel-erfgoedcel;
de kosten van andere vormen van ondersteuning van lokale cultureel-erfgoedactoren.
De volgende kosten komen niet voor subsidiëring in aanmerking, overeenkomstig artikel 4 van het ministerieel besluit
van 22 oktober 2012 houdende de bepaling van nadere modaliteiten voor het toezicht op subsidies in het kader van het
Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012:
kosten die niet conform de geldende boekhoudwetgeving zijn aangerekend;
kosten waarvoor geen bewijsstukken kunnen worden voorgelegd;
kosten die niet in verband staan met de doelstelling waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend;
kosten van vergoedingen die niet conform zijn met andere wetgeving;
kosten voor de aankoop van activa, voor zover die kosten hoger zijn dan de afschrijving van die activa;
kosten die gerealiseerd worden buiten de periode waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend;
kosten, gedragen door derden die niet optreden als begunstigde of medebegunstigde van de werking;
overdreven kosten, voor zover ze meer bedragen dan de gangbare prijzen of de kosten van evenwaardige
alternatieven overstijgen;
kosten van ondersteunende aard, dat zijn:
o huisvestingskosten, met inbegrip van inrichtingskosten, onderhoudskosten en kosten die verbonden zijn
aan schoonmaak en nutsvoorzieningen;
o uitrustingskosten, met inbegrip van kosten voor kantoormateriaal, verzending en standaard informaticaen telecommunicatietoepassingen;
o kosten die verbonden zijn aan onthaal, boekhouding, loonadministratie, informaticaondersteuning,
juridische ondersteuning en aanwerving van personeel;
kosten waarvan in het cultureel-erfgoedconvenant is bepaald dat ze niet voor subsidiëring in aanmerking komen of
door het bestuur zelf gedragen worden.
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 2 van 7
5 Geef een overzicht van de kosten voor de werking van de cultureel-erfgoedcel.
Voor alle kosten vermeldt u het referentienummer, de beschrijving en het bedrag van de inhoudelijke kosten die
gefinancierd werden met de subsidie van de Vlaamse Gemeenschap. Let daarbij op het volgende:
de opgegeven kosten moeten ingevoerd zijn in de boekhouding van de organisatie die het convenant uitvoert;
de opgegeven kosten moeten betrekking hebben op het werkingsjaar waarvoor de afrekening wordt ingediend;
van alle kosten die u hieronder opgeeft, moet u een rechtsgeldig bewijsstuk, bijvoorbeeld een factuur of loonfiche,
kunnen voorleggen. Uittreksels uit de boekhouding of begroting komen dus niet in aanmerking. Die bewijsstukken
moeten vereffend zijn door de organisatie die het cultureel-erfgoedconvenant uitvoert;
de bewijsstukken moeten aan de hand van het referentienummer traceerbaar zijn;
u hoeft de bewijsstukken niet als bijlage bij dit jaarverslag te voegen, maar moet ze wel ter beschikking houden
zodat het departement Cultuur, Jeugd en Media bij een plaatsbezoek inzage in die stukken kan krijgen.
referentienummer
van het bewijsstuk
beschrijving van de kosten
bedrag
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
totaalbedrag werking van de cultureel-erfgoedcel
Euro (=5)
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 3 van 7
6 Geef een overzicht van de kosten voor andere vormen van ondersteuning van lokale cultureel-erfgoedactoren.
Vermeld alleen de vormen van ondersteuning van lokale cultureel-erfgoedactoren die gefinancierd werden met de
subsidie van de Vlaamse Gemeenschap.
Subsidies moeten toegekend zijn aan de hand van een subsidiebesluit. Dat subsidiebesluit geldt als bewijsstuk. Voor deze
subsidies hoeft u dus geen andere bewijsstukken voor te leggen. Let ook op het volgende:
de subsidiebesluiten moeten aan de hand van het referentienummer traceerbaar zijn;
de opgegeven subsidies moeten ingevoerd zijn in de boekhouding van de organisatie die het convenant uitvoert;
de opgegeven subsidies moeten betrekking hebben op het werkingsjaar waarvoor de afrekening wordt ingediend;
u hoeft het subsidiebesluit niet als bijlage bij dit jaarverslag te voegen, maar moet het wel ter beschikking houden
zodat het departement Cultuur, Jeugd en Media bij een plaatsbezoek inzage in die stukken kan krijgen.
referentienummer
van het
subsidiebesluit
begunstigde en doelstelling van de subsidie
bedrag
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
Totaalbedrag andere vormen van ondersteuning
Euro (=6)
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 4 van 7
Overzicht van de besteding van de subsidie
7 Vul het overzicht in.
In de rechterkolom vult u de totalen in die u in vraag 5 en 6 heeft ingevuld.
Het restbedrag dat u onderaan in de tabel moet invullen, is de reserve die overgedragen wordt naar het volgende
werkingsjaar. U trekt daarvoor de totaal kosten (=7) af van het totale beschikbare subsidiebedrag dat u in vraag 5 hebt
ingevuld (= 5).
bedrag
werking van de cultureel-erfgoedcel
euro
(=5)
ondersteuning lokale cultureelerfgoedactoren
euro
(=6)
Totaal kosten
euro
(=7)
beschikbaar subsidiebedrag
euro
(=3)
restbedrag
euro
(=3-7)
Eigen inbreng
8 Geef hieronder (een schatting van) de eigen inbreng die gerealiseerd werd.
Het intergemeentelijk samenwerkingsverband of de VGC zorgt ook voor een gedeelte van de financiering van het
cultureel-erfgoedconvenant. De uitvoering van het cultureel-erfgoedbeleid kan daarnaast ook nog eigen inkomsten
verwerven. Financiering die niet afkomstig is van de subsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt beschouwd als eigen
inbreng. De eigen inbreng hoeft u niet te bewijzen. Het agentschap vraagt dat bedrag alleen op om een beeld te kunnen
vormen van de totale kosten..
kosten
met subsidie Vlaamse
Gemeenschap
met eigen inbreng
totale kosten
werking van de
cultureel-erfgoedcel
euro
(=5)
euro (=8a)
euro (=5+8a)
ondersteuning lokale
cultureel-erfgoedactoren
euro
(=6)
euro (=8b)
euro (=6+8b)
totaal
euro
(=7)
euro (=8c)
euro (=7+8c)
Bijlagen
9 Kruis alle bijlagen aan die u bij dit formulier hebt gevoegd.
Het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, dat u kunt downloaden van www.vlaanderen.be/erfgoed, bezorgt u
alleen digitaal. De andere bijlagen, stuur u zowel digitaal als per post.
*Voor het overzicht van de individuele bezoldigingen maakt u gebruik van de sjabloon die achteraan bij dit formulier is
opgenomen.
**Het verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht, met commentaar bij de
waarheidsgetrouwe weergave van het overzicht van de kosten en opbrengsten, kunt u als aparte bijlage bezorgen of u
vult hiervoor rubriek 11 van dit formulier in.
een inhoudelijk jaarverslag, als bijlage 1
een overzicht van de individuele bezoldigingen*, als bijlage 2
het formulier met beleidsrelevant informatie, als bijlage 3
het verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht**, als bijlage 4
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 5 van 7
Ondertekening
Verklaring financieel toezicht
10 Voegt u het verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht als aparte bijlage bij dit
jaarverslag?
Het verslag bevat commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van het overzicht van de kosten en opbrengsten.
ja. Ga naar vraag 12.
nee. Ga naar vraag 11.
11 Vul de onderstaande verklaring in.
Deze verklaring wordt ondertekend door de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht.
Ik bevestig dat ik het financiële toezicht in de organisatie uitoefen.
Ik verklaar dat de kosten die in dit jaarverslag zijn opgenomen, een waarheidsgetrouw beeld geven van de besteding
van de subsidie van de Vlaamse Gemeenschap.
Ik formuleer volgende opmerkingen bij dit jaarverslag:
datum
dag
maand
jaar
handtekening
voor- en achternaam
functie
Verklaring eindverantwoordelijke
12 Vul de onderstaande verklaring in.
Dit formulier wordt ondertekend door een persoon die het intergemeentelijk samenwerkingsverband of de Vlaamse
Gemeenschapscommissie rechtsgeldig kan verbinden.
Ik verklaar dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn.
datum
dag
maand
jaar
handtekening
voor- en achternaam
Privacywaarborg
15 De gegevens die u meedeelt, worden door het Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel,
verwerkt voor identificatiedoeleinden.
Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de
verwerking van persoonsgegevens hebt u het recht om kennis te krijgen van uw gegevens in ons bestand en zo nodig de
verbetering ervan aan te vragen.
Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens kunt u het register bij de Commissie voor de Bescherming
van de Persoonlijke Levenssfeer raadplegen.
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 6 van 7
Jaarverslag -werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureelerfgoedbeleid
CJM-CE-CED12-CEC-JV-010217
Bijlage 2
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Overzicht van de individuele bezoldigingen
Met VTE op jaarbasis worden de voltijdequivalenten per jaar bedoeld. Als een persoon bijvoorbeeld zes maanden halftijds werkt, komt dat neer op 0,25 VTE.
De totale loonkosten van dit jaar omvatten het brutoloon en de werkgeversbijdragen.
voor- en achternaam
functie
VTE op jaarbasis
anciënniteit
totale loonkosten
van dit jaar
1
euro
2
euro
3
euro
5
euro
6
euro
7
euro
8
euro
9
euro
10
euro
11
euro
12
euro
13
euro
14
euro
15
euro