Jaarverslag van een structureel gesubsidieerde cultureel

CJSM-KE-CED-120201
Jaarverslag van een structureel
gesubsidieerde cultureelerfgoedwerking
In te vullen door de
behandelende afdeling
Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Kunsten en Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL
Tel. 02 553 68 68 – Fax 02 553 69 69
Website: www.kunstenenerfgoed.be
dossiernummer
ontvangstdatum
Wie vult dit formulier in?
Dit formulier wordt ingevuld door alle cultureel-erfgoedorganisaties die een structurele subsidie ontvangen, met
uitzondering van provincies, VGC, gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden die met de Vlaamse
overheid een cultureel-erfgoedconvenant gesloten hebben. Hiervoor is een apart formulier beschikbaar.
Aan wie bezorgt u het ingevulde formulier?
U dient uw jaarverslag zowel digitaal als op papier in.
 Stuur dit formulier met alle bijlagen in 2 exemplaren naar Agentschap Kunsten en Erfgoed, afdeling Erfgoed, t.a.v.
mevrouw Marina Laureys, afdelingshoofd Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel.
 Stuur uw jaarverslag ook per e-mail op naar [email protected]. Vermeld de volgende gegevens in de
onderwerpregel van uw e-mailbericht: 'Jaarverslag - naam organisatie - jaartal'.
Waar vindt u meer informatie?
Informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet vindt u op www.kunstenenerfgoed.be.
Als u vragen hebt over dit formulier, kunt u die mailen naar [email protected] of bellen naar 02 553 68 50.
Wanneer moet u dit jaarverslag indienen?
U moet dit formulier samen met het inhoudelijk verslag en de bewijsstukken uiterlijk indienen op 1 april van het jaar dat
volgt op het jaar van toepassing.
Identificatiegegevens van het jaarverslag
1 Voor welk werkingsjaar dient u dit jaarverslag in?
2 Vul de gegevens in over de werking waarvoor een subsidie werd ontvangen.
Met ‘werking’ wordt de werking bedoeld waarvoor de subsidie is toegekend. Dat is niet noodzakelijk de naam van de
rechtspersoon. Een stedelijk museum geeft hieronder bijvoorbeeld de naam van het museum op en dus niet de naam
van de rechtspersoon die de subsidie ontvangt (bijvoorbeeld de stad).
naam van de werking
eventuele roepnaam
3 Vul de contactpersoon en de correspondentiegegevens voor dit jaarverslag in.
Alle correspondentie over de afrekening verloopt via deze contactpersoon en via dit adres.
aanschrijftitel
voor- en achternaam
functie
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoon- of gsm-nummer
e-mailadres
de heer
mevrouw
Jaarverslag van een structureel gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisatie - pagina 2 van 3
4 Is er een ondersteunende organisatie?
Met een ondersteundende organisatie wordt een ondersteunende vzw bedoeld, die de werking of een deel ervan
uitvoert. Voor musea kan het bijvoorbeeld om een vriendenvereniging gaan.
ja. Vul hieronder de gegevens van de ondersteunende organisatie in.
Voeg de balans en de resultatenrekening bij dit jaarverslag. Als die documenten niet voorhanden zijn, voeg dan het
overzicht van de inkomsten en uitgaven bij dit jaarverslag.
naam van de organisatie
soort rechtspersoon
nee. Ga naar vraag 7.
5 Wordt de subsidie van de Vlaamse overheid geheel of gedeeltelijk doorgestort aan de ondersteunende
organisatie?
ja. Vul hieronder
het bedrag in dat aan de ondersteunende organisatie wordt doorgestort.
euro
nee
6 Past uw organisatie het 1 eurotarief voor min-26-jarigen toe?
Instellingen die een 1 eurocompensatie ontvangen als onderdeel van hun subsidie, namelijk de Vlaams ingedeelde
musea, zijn verplicht om het 1 eurotarief toe te passen.
ja. Noteer de bezoekerscijfers in het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, dat u kunt downloaden van
www.kunstenenerfgoed.be.
nee
Bij te voegen bewijsstukken (in twee exemplaren)
7 Alle bijlagen die in deze rubriek zijn opgenomen, behalve het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, moet u in
twee exemplaren bij dit jaarverslag voegen. Het Excelformulier met beleidsrelevante informatie hoeft u alleen digitaal te
bezorgen.
Bijlagen waar een asterisk (*) voor staat, zijn verplichte bijlagen. Zonder die bijlagen kan het saldo niet uitbetaald
worden.
Voor de financiële jaarrekening, het overzicht van de individuele bezoldigingen, en het verslag van de financieel
beheerder van de gemeente of provincie moet u gebruikmaken van de sjablonen die achteraan bij dit formulier zijn
opgenomen. U hoeft alleen de informatie in te vullen die relevant is voor uw organisatie.
Gesubsidieerde werking binnen een vzw, stichting of gemeente- of provinciebedrijf
8 Als de gesubsidieerde werking binnen een vzw, stichting, gemeentebedrijf of provinciebedrijf is ondergebracht, voegt u
de volgende bijlagen bij uw jaarverslag:
 een inhoudelijk jaarverslag
 de financiële jaarrekening (balans, resultatenrekening, afschrijvingstabel, toelichting) voor de totaliteit van de
activiteiten, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank die u kunt downloaden van www.nbb.be, in de rubriek
'Balanscentrale'. Organisaties waarvoor geen standaardmodel voor de jaarrekening bestaat (gemeente- en
provinciebedrijven), zijn niet verplicht om die sjabloon te gebruiken.
 een afzonderlijke afrekening (op basis van kosten en opbrengsten) voor elke activiteit waarvoor de organisatie een
werkingssubsidie ontvangt, als de rechtspersoon naast de gesubsidieerde werking nog andere activiteiten uitvoert
 een overzicht van de individuele bezoldigingen, met vermelding van de functie, tewerkstelling, anciënniteit en totale
loonkosten van iedere werknemer, op basis van de sjabloon die achteraan bij dit formulier is gevoegd
 het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor, als dat verslag niet in de jaarrekening opgenomen is
 de financiële jaarrekening (balans, resultatenrekening, toelichting) van de ondersteunende organisatie, als er een
ondersteunende organisatie is, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank die u kunt downloaden van
www.nbb.be, in de rubriek 'Balanscentrale'. Organisaties waarvoor geen standaardmodel voor de jaarrekening bestaat
(gemeente- en provinciebedrijven), zijn niet verplicht om die sjabloon te gebruiken.
 het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, dat u kunt downloaden van www.kunstenenerfgoed.be. Dat
formulier bevat onder meer de bezoekersregistratie voor de 1 euromaatregel, als uw organisatie het 1 eurotarief voor
jongeren toepast.
 andere bijlagen die uw jaarverslag kunnen stofferen.
Jaarverslag van een structureel gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisatie - pagina 3 van 3
9 Kruis hieronder alle bijlagen aan die u bij uw jaarverslag hebt gevoegd.
Bijlagen waar een asterisk (*) voor staat, zijn verplichte bijlagen. Als u die bijlagen niet bij uw jaarverslag voegt, kan het
saldo niet uitbetaald worden.
Opgelet! Als u gebruikmaakt van het verkorte model van de jaarrekening, is het niet voldoende dat u in de
restulatenrekening alleen post 99 over de brutomarge invult. U moet minstens ook post 70/73 over de bedrijfopbrengsten
en post 60/61 over de handelgoederen enzovoort invullen.
*
een inhoudelijk jaarverslag
*
de financiële jaarrekening (balans, resultatenrekening, afschrijvingstabel, toelichting) voor de totaliteit van de
activiteiten, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank (niet verplicht voor gemeente- en provinciebedrijven)
*
een afzonderlijke afrekening (op basis van kosten en opbrengsten) voor elke activiteit waarvoor de organisatie een
werkingssubsidie ontvangt, als de rechtspersoon naast de gesubsidieerde werking nog andere activiteiten uitvoert
*
een overzicht van de individuele bezoldigingen, met vermelding van de functie, tewerkstelling, anciënniteit en totale
loonkosten van iedere werknemer, op basis van de sjabloon die achteraan bij dit formulier is gevoegd
*
het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor, als dat verslag niet in de jaarrekening opgenomen is
*
de financiële jaarrekening (balans, resultatenrekening, toelichting) van de ondersteunende organisatie, als er een
ondersteunende organisatie is, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank (niet verplicht voor gemeente- en
provinciebedrijven)
*
het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, waaronder de bezoekersregistratie voor de 1 euromaatregel, als
uw organisatie het 1 eurotarief voor jongeren toepast (www.kunstenenerfgoed.be)
andere bijlagen:
Gesubsidieerde werking als onderdeel van een gemeente of provincie
10 Als de gesubsidieerde werking onderdeel is van een gemeente of provincie, voegt u de volgende bijlagen bij uw
jaarverslag:
 een inhoudelijk jaarverslag
 een verslag van de financieel beheerder van de gemeente of provincie, op basis van de sjabloon die achteraan bij dit
formulier is gevoegd
 bewijsstukken ter verantwoording van de subsidie, bijvoorbeeld op basis van het verslag van de financieel beheerder
van de gemeente of provincie, aan de hand van uittreksels uit de budgettaire boekhouding, individuele kostenbewijzen
of een bewijs van doorstorting
 een overzicht van de individuele bezoldigingen, met vermelding van de functie, tewerkstelling, anciënniteit en totale
loonkosten van iedere werknemer, op basis van de sjabloon die achteraan bij dit formulier is gevoegd
 de financiële jaarrekening (balans, resultatenrekening, toelichting) van de ondersteunende organisatie, als er een
ondersteunende organisatie is, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank die u kunt downloaden van
www.nbb.be, in de rubriek 'Balanscentrale'
 het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, dat u kunt downloaden van www.kunstenenerfgoed.be. Dat
formulier bevat onder meer de bezoekersregistratie voor de 1 euromaatregel, als uw organisatie het 1 eurotarief voor
jongeren toepast.
 andere bijlagen die uw jaarverslag kunnen stofferen.
11 Kruis hieronder alle bijlagen aan die u bij uw jaarverslag hebt gevoegd.
Bijlagen waar een asterisk (*) voor staat, zijn verplichte bijlagen. Als u die bijlagen niet bij uw jaarverslag voegt, kan het
saldo niet uitbetaald worden.
*
een inhoudelijk jaarverslag
*
een verslag van de financieel beheerder van de gemeente of provincie, op basis van de sjabloon die achteraan bij dit
formulier is gevoegd
*
bewijsstukken ter verantwoording van de subsidie, bijvoorbeeld op basis van het verslag van de financieel beheerder
van de gemeente of provincie, aan de hand van uittreksels uit de budgettaire boekhouding, individuele
kostenbewijzen of een bewijs van doorstorting
*
een overzicht van de individuele bezoldigingen, met vermelding van de functie, tewerkstelling, anciënniteit en totale
loonkosten van iedere werknemer, op basis van de sjabloon die achteraan bij dit formulier is gevoegd
*
de financiële jaarrekening (balans, resultatenrekening, toelichting) van de ondersteunende organisatie, als er een
ondersteunende organisatie is, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank (www.nbb.be)
*
het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, waaronder de bezoekersregistratie voor de 1 euromaatregel, als
uw organisatie het 1 eurotarief voor jongeren toepast (www.kunstenenerfgoed.be)
andere bijlagen:
Jaarverslag van een structureel gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisatie - pagina 4 van 3
Verklaring op erewoord
12 Vul de onderstaande verklaring op erewoord in.
Deze verklaring moet worden ingevuld door de eindverantwoordelijke van iedere organisatie die de subsidie van de
Vlaamse overheid ontvangt.
Ik verklaar dat ik alle gegevens in dit jaarverslag volledig en te goeder trouw heb ingevuld.
datum
handtekening
voor- en achternaam
functie
dag
maand
jaar
CJSM-KE-CED-120201
(bijlage 1 bij het jaarverslag structureel
gesubsidieerde cultureel-erfgoedwerking)
Overzicht van de individuele bezoldigingen
Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Kunsten en Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL
Tel. 02 553 68 68 – Fax 02 553 69 69
Website: www.kunstenenerfgoed.be
Met vte op jaarbasis worden de voltijdequivalenten per jaar bedoeld. Als een persoon bijvoorbeeld zes maanden halftijds werkt, komt dat neer op 0,25 vte.
Voor de berekening van de totale loonkosten van dit jaar moet u de werkgeversbijdragen, extralegale voordelen, voordelen in natura enzovoort meetellen.
voor- en achternaam
functie
vte op jaarbasis
anciënniteit voor de
bepaling van het loon
totale loonkosten
van dit jaar
1
euro
2
euro
3
euro
4
euro
5
euro
6
euro
7
euro
8
euro
9
euro
10
euro
11
euro
12
euro
13
euro
14
euro
15
euro
Verslag van de financieel beheerder van
de gemeente of provincie
CJSM-KE-CED-120201
(bijlage 2 bij het jaarverslag structureel
gesubsidieerde cultureel-erfgoedwerking)
Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Kunsten en Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL
Tel. 02 553 68 68 – Fax 02 553 69 69
Website: www.kunstenenerfgoed.be
Verantwoording van de besteding van de subsidie
1 Vul hieronder de gegevens van de subsidie in.
bedrag
toegekend subsidiebedrag voor dit werkingsjaar, inclusief het te ontvangen saldo
euro
overdracht subsidies voor vorige werkingsjaren
euro
totaalbedrag
euro
(= 1)
2 Vul hieronder de verdeling en besteding van de subsidie in de begroting van de gemeente of provincie
in, inclusief de overdracht.
U mag alleen de begrotingsartikelen invullen die exclusief voor de gesubsidieerde werking gebruikt worden.
Voeg de uittreksels uit de budgettaire boekhouding als bijlage bij dit verslag.
code begrotingsartikel
naam begrotingsartikel
toegewezen bedrag
effectief besteed bedrag
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
totaal besteed bedrag
euro
(= 2)
3 Vul hieronder het totaalbedrag in van de kosten die aan de hand van individuele kostenbewijzen
verantwoord worden.
U mag alleen de kosten meetellen die duidelijk identificeerbaar zijn en die exclusief aan de werking toegewezen kunnen
worden.
Voeg de volgende documenten als bijlage bij dit verslag:
 een overzicht van de kostenbewijzen, met de vermelding van het soort activiteit, een beschrijving van de kosten en
het volgnummer van het kostenbewijs
 genummerde afschriften van de kostenbewijzen.
(= 3)
euro
4 Vul hieronder het bedrag van de subsidie in dat zal worden doorgestort aan de ondersteunende
organisatie die de werking uitvoert.
U mag alleen de kosten meetellen die duidelijk identificeerbaar zijn en die exclusief aan de werking toegewezen kunnen
worden.
Voeg de volgende documenten als bijlage bij dit verslag:
 het bewijs van doorstorting
 de jaarrekening van de ondersteunende organisatie.
(= 4)
euro
5 Vul hieronder de totale kosten in afrekening in.
Om de totale kosten te berekenen, maakt u de som van de bedragen die u in vraag 2, 3 en 4 hebt ingevuld (= 2+3+4)
bedrag
totaal kosten in afrekening (= 2+3+4)
euro
(= 5)
aangerekend op andere subsidies of eigen inkomsten
euro
(= 6)
aan te rekenen op de subsidie van de Vlaamse Gemeenschap (= 5-6)
euro
(= 7)
resterend bedrag voor overdracht naar volgend werkingsjaar (= 1-7)
euro
Verklaring op erewoord
6 Vul de onderstaande verklaring op erewoord in.
Ik verklaar dat ik alle gegevens in dit verslag van de financieel beheerder volledig en te goeder trouw heb
ingevuld.
datum
dag
maand
jaar
handtekening
voor- en achternaam
functie financieel beheerder van de gemeente of provincie