Jaarverslag van een structureel gesubsidieerde cultureel

CJM-CE-CED12-
Jaarverslag van een structureel gesubsidieerde
cultureel-erfgoedwerking
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD EN MEDIA
Afdeling Cultureel Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 Brussel
T 02 553 68 68 – F 02 553 69 69
[email protected]
www.vlaanderen.be/erfgoed
In te vullen door de
behandelende afdeling
ontvangstdatum
dossiernummer
Wie vult dit formulier in?
Dit formulier wordt ingevuld door alle cultureel-erfgoedorganisaties die een structurele subsidie ontvangen, met
uitzondering van provincies, VGC, gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden die met de Vlaamse
overheid een cultureel-erfgoedconvenant gesloten hebben. Hiervoor is een apart formulier beschikbaar.
Aan wie bezorgt u het ingevulde formulier?
U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier:
vul dit formulier digitaal in, druk het af, onderteken het en stuur een exemplaar naar mevrouw Marina Laureys,
afdelingshoofd, Departement Cultuur, Jeugd en Media, afdeling Cultureel Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000
BRUSSEL;
stuur dit formulier ook per e-mail op naar [email protected]. Vermeld de volgende gegevens in de
onderwerpsregel van uw e-mailbericht: jaarverslag <jaartal> <naam organisatie>.
Waar vindt u meer informatie?
Informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 vindt u op www.vlaanderen.be/erfgoed.
Als u vragen hebt over dit formulier, kunt u een mailtje sturen naar [email protected] of bellen naar
02 553 68 50.
Wanneer moet u dit jaarverslag indienen?
U moet dit formulier samen met het inhoudelijk verslag en de bewijsstukken uiterlijk indienen op 1 april van het jaar dat
volgt op het jaar van toepassing.
Gegevens van het jaarverslag
1 Vul de naam van de werking in en het jaar waarvoor u het jaarverslag indient.
Met ‘werking’ wordt de werking bedoeld waarvoor de subsidie is toegekend. Het gaat over de naam van de
rechtspersoon die de subsidie ontvangt.
naam
jaar 20
2 Vul de gegevens in van de contactpersoon van het jaarverslag.
voor- en achternaam
telefoon- of gsm-nummer
e-mailadres
Verantwoording van de besteding van de subsidie
Ondersteunende organisatie
3 Wordt de subsidie van de Vlaamse overheid geheel of gedeeltelijk doorgestort aan een ondersteunende organisatie?
Met een ondersteunende organisatie wordt bijvoorbeeld een ondersteunende vzw bedoeld die de werking of een deel
ervan uitvoert.
Ja, vul hieronder het bedrag in en ga naar vraag 4.
euro
nee. Ga naar vraag 5.
4 Vul de gegevens van de ondersteunende organisatie in.
Voeg de balans en de resultatenrekening bij dit jaarverslag. Als die documenten niet voorhanden zijn, voeg dan het
overzicht van de inkomsten en uitgaven bij dit jaarverslag.
naam
juridisch statuut
Bij te voegen bewijsstukken
5 Kruis alle bijlagen aan die u bij dit formulier hebt gevoegd.
Alle bijlagen die in deze rubriek zijn opgenomen, behalve het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, moet u in
twee exemplaren bij dit jaarverslag voegen. Het Excelformulier met beleidsrelevante informatie, dat u kunt downloaden
van www.vlaanderen.be/erfgoed, hoeft u alleen digitaal te bezorgen. Bijlagen waar een asterisk (*) achter staat, zijn
verplichte bijlagen. Zonder die bijlagen kan het saldo niet uitbetaald worden.
Voor het overzicht van de individuele bezoldigingen en het verslag van de financieel beheerder van de gemeente of de
provincie kunt u gebruikmaken van de sjablonen die achteraan bij dit formulier zijn ingesloten. Hiervoor kunne ook eigen
overzichten gebruikt worden indien deze dezelfde informatie bevatten.
Opgelet! Als u gebruikmaakt van het verkorte model van jaarrekening van de NBB, is het niet voldoende dat u in de
resultatenrekening alleen post 99 over de brutomarge invult. U moet minstens ook post 70/73 over de
bedrijfsopbrengsten en post 60/61 over de handelsgoederen enzovoort invullen.
6
Gesubsidieerde werking binnen een vzw, stichting of gemeente – of provinciebedrijf
een inhoudelijk jaarverslag, als bijlage 1*
de jaarrekening (balans, resultatenrekening, toelichting) voor de totaliteit van de activiteiten, op basis van de
sjabloon van de Nationale Bank (niet voor gemeente- en provinciebedrijven), als bijlage 2*
een afzonderlijke afrekening (op basis van de kosten en opbrengsten) voor elke activiteit waarvoor de organisatie
een werkingssubsidie ontvangt, als de rechtspersoon naast de gesubsidieerde werking nog andere activiteiten
uitvoert, als bijlage 3*
het overzicht van de individuele bezoldigingen, als bijlage 4* (zie sjabloon onderaan)
het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor (als dat verslag niet in de jaarrekening opgenomen is) als
bijlage 5*
de jaarrekening (balans, resultatenrekening, toelichting) van de ondersteunende organisatie, als er een
ondersteunende organisatie is, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank (niet voor gemeente- en
provinciebedrijven), als bijlage 6*
het formulier met beleidsrelevante informatie, als bijlage 7*
andere bijlagen:
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 2 van 6
7
Gesubsidieerde werking als onderdeel van een gemeente of provincie
een inhoudelijk jaarverslag, als bijlage 1*
een verslag van de financieel beheerder van de gemeente of provincie, als bijlage 2* (zie sjabloon onderaan)
bewijsstukken ter verantwoording van de subsidie, bijvoorbeeld op basis van het verslag van de financieel
beheerder van de gemeente of provincie, aan de hand van uittreksels uit de budgettaire boekhouding, individuele
kostenbewijzen of een bewijs van doorstorting, als bijlage 3*
het overzicht van de individuele bezoldigingen, als bijlage 4* (zie sjabloon onderaan)
de jaarrekening (balans, resultatenrekening, toelichting) van de ondersteunende organisatie, als er een
ondersteunende organisatie is, op basis van de sjabloon van de Nationale Bank, als bijlage 5*
het formulier met beleidsrelevante informatie, als bijlage 6*
andere bijlagen:
Ondertekening
8 Vul de onderstaande verklaring in.
Dit formulier moet worden ingevuld door de eindverantwoordelijke van iedere organisatie die een subsidie van de
Vlaamse overheid ontvangt.
Ik verklaar dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn.
datum
dag
maand
jaar
handtekening
voor- en achternaam
Privacywaarborg
9 De gegevens die u meedeelt, worden door het Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel,
verwerkt voor identificatiedoeleinden.
Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de
verwerking van persoonsgegevens hebt u het recht om kennis te krijgen van uw gegevens in ons bestand en zo nodig de
verbetering ervan aan te vragen.
Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens kunt u het register bij de Commissie voor de Bescherming
van de Persoonlijke Levenssfeer raadplegen.
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 3 van 6
CJM-CE-CED12Bijlage 4
Jaarverslag -werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureelerfgoedbeleid
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Overzicht van de individuele bezoldigingen
Met VTE op jaarbasis worden de voltijdequivalenten per jaar bedoeld. Als een persoon bijvoorbeeld zes maanden halftijds werkt, komt dat neer op 0,25 VTE.
De totale loonkosten van dit jaar omvatten het brutoloon en de werkgeversbijdragen.
voor- en achternaam
functie
VTE op jaarbasis
anciënniteit
totale loonkosten
van dit jaar
1
euro
2
euro
3
euro
5
euro
6
euro
7
euro
8
euro
9
euro
10
euro
11
euro
12
euro
13
euro
14
euro
15
euro
CJM-CE-Bijlage 4
Verslag van de financieel beheerder van de
gemeente of provincie
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Verantwoording van de besteding van de subsidie
1 Vul hieronder de gegevens van de subsidie in.
bedrag
toegekend subsidiebedrag voor dit
werkingsjaar, inclusief te ontvangen saldo
euro
overdracht subsidies vorige werkjaren
euro
TOTAALBEDRAG
euro (=1)
2 Vul hieronder de verdeling en de besteding van de subsidie in de begroting van de gemeente of provincie in, inclusief
de overdracht.
U mag alleen de begrotingsartikelen invullen die exclusief voor de gesubsidieerde werking gebruikt worden. Voeg de
uittreksels uit de budgettaire boekhouding als bijlage bij dit verslag.
code begrotingsartikel
naam begrotingsartikel
toegewezen bedrag
effectief besteed bedrag
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
TOTAAL BESTEED BEDRAG
euro (=2)
3 Vul hieronder het totaalbedrag in van de kosten die aan de hand van individuele kostenbewijzen verantwoord
worden.
U mag alleen de kosten meetellen die duidelijk identificeerbaar zijn en die exclusief aan de werking toegewezen kunnen
worden.
Voeg de volgende documenten als bijlage bij dit verslag:
een overzicht van de kostenbewijzen, met de vermelding van het soort activiteit, een beschrijving van de kosten en
het volgnummer van het kostenbewijs
genummerde afschriften van de kostenbewijzen
euro
(=3)
4 Vul hieronder het bedrag van de subsidie in dat zal worden doorgestort aan de ondersteunende organisatie die de
werking uitvoert.
U mag alleen de kosten meetellen die duidelijk identificeerbaar zijn en die exclusief aan de werking toegewezen kunnen
worden.
Voeg de volgende documenten als bijlage bij dit verslag:
het bewijs van doorstorting
de jaarrekening van de ondersteunende organisatie.
euro
(=4)
5 Vul hieronder de totale kosten in afrekening in.
Om de totale kosten te berekenen, maakt u de som van de bedragen die u in vraag 2,3 en 4 hebt ingevuld (= 2+3+4)
bedrag
totaal kosten in afrekening (=2+3+4)
euro (=5)
aangerekend op andere subsidies of eigen
inkomsten
euro (=6)
aan te rekenen op de subsidie van de
Vlaamse overheid ( =5-6)
euro (=7)
resterend bedrag voor overdracht naar
volgend werkingsjaar (=1-7)
euro
Ondertekening
6 Vul de onderstaande verklaring in.
Dit formulier moet worden ingevuld door de eindverantwoordelijke van iedere organisatie die een subsidie van de
Vlaamse overheid ontvangt.
Ik verklaar dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn.
datum
dag
maand
jaar
handtekening
voor- en achternaam
Jaarverslag – werkingssubsidie voor de uitvoering van een cultureel-erfgoedbeleid - pagina 6 van 6