Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een

Aanvraag van een werkingssubsidie voor de
uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid
voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad
CJSM-CE-CED12-151001
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD, SPORT EN MEDIA
Afdeling Cultureel Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 Brussel
T 02 553 68 68 – F 02 553 69 69
[email protected]
www.kunstenenerfgoed.be
In te vullen door de
behandelende afdeling
ontvangstdatum
dossiernummer
Wie vult dit formulier in?
Dit formulier wordt ingevuld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
De contactpersoon en de eindverantwoordelijke van de Vlaamse Gemeenschapscommissie ondertekenen de aanvraag.
Aan wie bezorgt u deze aanvraag?
U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier.
Stuur uw formulier in tien exemplaren naar mevrouw Marina Laureys, afdelingshoofd, Departement Cultuur, Jeugd,
Sport en Media, afdeling Cultureel Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL.
Stuur dit formulier samen met de bijlagen ook per e-mail op naar [email protected]. Vermeld de
volgende gegevens in de onderwerpsregel van uw e mailbericht: Aanvraag werkingssubsidie lokaal cultureelerfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel Hoofdstad.
Waar vindt u meer informatie?
Het departement heeft een handleiding bij het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 samengesteld, waarin het
subsidie-instrument, de basisvoorwaarden, de beoordelingscriteria en de aanvraagprocedure worden toegelicht. U vindt
er een gestructureerde samenvatting van de belangrijkste informatie uit het decreet, de uitvoeringsbesluiten en de
memorie van toelichting. U kunt de handleiding downloaden van www.kunstenenerfgoed.be.
Als u vragen hebt over uw aanvraag, kunt u contact opnemen met Leen Van Wezemael:
[email protected], tel.: 02 553 69 17.
Gegevens van de organisatie
1 Vul hieronder de gegevens van de organisatie in.
naam Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC)
ondernemingsnummer
.
.
juridisch statuut
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoonnummer
e-mailadres
website
IBAN
BIC
btw-nummer
BE
-
-
2 Vul hieronder de gegevens van de contactpersoon in.
Het adres vult u alleen in als het verschilt van de gegevens die u heeft ingevuld in vraag 1. Alle correspondentie over
deze aanvraag voor een werkingssubsidie verloopt via deze contactpersoon en via dit adres.
aanschrijftitel
De heer
Mevrouw
voor- en achternaam
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoonnummer
e-mailadres
3 Vul hieronder de gegevens van de eindverantwoordelijke in.
De eindverantwoordelijke heeft de bevoegdheid om de Vlaamse Gemeenschapscommissie te vertegenwoordigen.
Het adres vult u alleen in als het verschilt van de gegevens die u heeft ingevuld in vraag 1.
aanschrijftitel
De heer
Mevrouw
voor- en achternaam
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoonnummer
e-mailadres
Gegevens van het aanvraagdossier
4 Voor welke beleidsperiode vraagt u een werkingssubsidie aan?
periode: van
dag
01
maand
01
jaar
2016
tot en met
dag
31
maand
12
jaar
2020
5 Vul hieronder de gevraagde subsidiebedragen in.
jaar
bedrag
2016
euro
2017
euro
2018
euro
2019
euro
2020
euro
jaarlijks gemiddelde
euro
Bij te voegen bewijsstuk
6 Voeg het verplichte bewijsstuk Bijlage. Bij de aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal
cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad bij uw aanvraag. Die bijlage is achteraan in dit
formulier opgenomen.
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 2 van 9
Ondertekening
7 Vul de onderstaande verklaring in.
De contactpersoon vermeld in vraag 2, en de eindverantwoordelijke vermeld in vraag 3, ondertekenen deze aanvraag.
Verklaring.
Ik verklaar dat alle gegevens in dit formulier en in de bijhorende motivering naar waarheid ingevuld zijn.
Ik bevestig dat ik de verplichte bijlage die bij deze aanvraag gevoegd is, volledig heb gelezen en ermee akkoord ga.
datum
dag
maand
jaar
handtekening van de
contactpersoon
handtekening van de
eindverantwoordelijke
voor- en achternaam
voor- en achternaam
functie
functie
Privacywaarborg
8 De gegevens die u meedeelt, worden door het agentschap Kunsten en Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL,
verwerkt voor identificatiedoeleinden. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de
persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens hebt u het recht om kennis te krijgen van
uw gegevens in ons bestand en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen.
Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens kunt u het register bij de Commissie voor de Bescherming
van de Persoonlijke Levenssfeer raadplegen.
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 3 van 9
Bijlage bij de aanvraag van een werkingssubsidie
voor de uitvoering van een lokaal cultureelerfgoedbeleid voor het tweetalig gebied BrusselHoofdstad
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Hoe vult u deze aanvraag in?
De vragen in dit formulier zijn gebaseerd op de decretale bepalingen in het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012
over het verkrijgen van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid.
Met dit formulier worden de gegevens opgevraagd over de werking in de komende beleidsperiode.
Een toelichting bij de procedurele elementen en bij de decretale criteria vindt u in de handleiding bij het Cultureelerfgoeddecreet van 6 juli 2012 dat het departement heeft opgesteld. U kunt de handleiding, samen met andere
relevante informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012, downloaden van www.kunstenenerfgoed.be.
Voeg deze bijlage bij het formulier Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureelerfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad.
Uw antwoord op onderstaande vragen mag u ook als een aparte bijlage bij uw aanvraag voegen. U kunt bij het
beantwoorden van de vragen ook verwijzen naar informatie die terug te vinden is in het strategische meerjarenplan
Cultuur, Jeugd en Sport 2016-2020 van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Voeg het meerjarenplan als bijlage toe.
Gelieve in de verwijzing de specifieke rubriek(en) of pagina(’s) te vermelden waar de informatie gevonden kan worden.
Overzicht van de rubrieken
Hieronder vindt u een overzicht van de rubrieken die u in de aanvraag moet opnemen:
het opstellen van de aanvraag;
het aanwezige cultureel erfgoed en de cultureel-erfgoedactoren;
de visie en doelstellingen voor de beleidsperiode;
de uitvoering van een complementair cultureel-erfgoedbeleid;
inspanningen voor diversiteit en duurzaamheid;
meerjarenbegroting;
zakelijke beheer en organisatie.
Het opstellen van de aanvraag
1 Hoe werd de aanvraag opgesteld in overleg met:
1. de lokale besturen;
2. de belanghebbenden van het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad?
.
Het aanwezige cultureel erfgoed en de cultureel-erfgoedactoren
2 Beschrijf beknopt het aanwezige cultureel erfgoed en de lokale cultureel-erfgoedactoren op het grondgebied,
inclusief de aanwezige expertises, verwachtingen en noden.
3 Gebruik de in vraag 2 in kaart gebrachte gegevens om een kritische gegevensanalyse te maken. Geef beknopt
(eventueel in een matrix) de gegevensinterpretatie en conclusies weer.
Het analyseren van de gegevens is nodig om de uitdagingen voor het lokale cultureel-erfgoedbeleid te kunnen bepalen.
De beleidsuitdagingen vormen de basis voor de strategische doelstellingen.
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 4 van 9
Visie en doelstellingen voor de beleidsperiode
4 Wat is de visie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor het lokale cultureel-erfgoedbeleid?
5 Geef een overzicht van de doelstellingen en acties die gerealiseerd zullen worden met het oog op de zorg voor en de
ontsluiting van het lokale cultureel erfgoed.
In dit overzicht moeten minstens de volgende vragen beantwoord worden:
welke strategische doelstellingen wilt u de komende beleidsperiode bereiken door:
o expertise te ontwikkelen en ter beschikking te stellen met het oog op een betere zorg voor en
ontsluiting van het cultureel erfgoed;
o lokale cultureel-erfgoedactoren te ondersteunen?
door middel van welke operationele doelstellingen en mogelijke acties wilt u die strategische doelstellingen
realiseren?
door wie zullen de operationele doelstellingen uitgevoerd worden?
hoe wordt het bereiken van de operationele doelstellingen meetbaar gemaakt? Welke meetbare doelstellingen
wilt u bereiken?
welke (financiële en personeels-)middelen worden ingezet voor het bereiken van de operationele
doelstellingen?
6 Hoe zullen de verschillende cultureel-erfgoedgemeenschappen op het grondgebied tijdens de beleidsperiode
betrokken worden bij het lokale cultureel-erfgoedbeleid?
De uitvoering van een complementair cultureel-erfgoedbeleid
7 Beschrijf de wijze waarop een complementair cultureel-erfgoedbeleid tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie
en de Vlaamse Gemeenschap uitgevoerd zal worden.
Inspanningen voor duurzaamheid en diversiteit
8 Welke inspanningen doet u in het cultureel-erfgoedbeleid op vlak van duurzaamheid?
9 Welke inspanningen doet u in het cultureel-erfgoedbeleid op vlak van maatschappelijke en culturele diversiteit?
Meerjarenbegroting
10 Over welke middelen beschikt de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor het cultureel-erfgoedbeleid en hoe zullen
die middelen ingezet worden voor het bereiken van de doelstellingen?
De meerjarenbegroting toont welke personele, logistieke en financiële middelen ingezet worden om de doelstellingen te
behalen.
Zorg ervoor dat alle verwachte kosten en opbrengsten voor de uitvoering van het lokale cultureel-erfgoedbeleid in beeld
gebracht worden, ook de opbrengsten in natura.
De kosten worden zo veel mogelijk per doelstelling berekend.
De inbreng van eigen middelen in het lokale cultureel-erfgoedbeleid en andere financieringsbronnen moeten duidelijk af
te lezen zijn.
De meerjarenbegroting is uiteraard sluitend.
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 5 van 9
11 Geef een toelichting bij de meerjarenbegroting.
In de toelichting bij de meerjarenbegroting moeten minstens de volgende twee vragen beantwoord worden:
wat betekenen de bedragen in de begroting en hoe zijn ze bepaald?
hoe verhouden de bedragen in de begroting zich tot de te bereiken doelstellingen?
Zakelijk beheer en organisatie
Onderstaande vragen zijn bedoeld om zicht te krijgen op:
de aanwezige randvoorwaarden voor een goed bestuur;
de wijze waarop de cultureel-erfgoedcel georganiseerd wordt en hoe deze wordt aangestuurd.
Toezicht en evaluatie
12 Hoe gebeurt het toezicht en de evaluatie van de uitvoering van het cultureel-erfgoedconvenant?
Vermeld in geval van een positief antwoord de frequentie waarmee dit gebeurt.
tussentijdse opvolging van de
uitvoering het convenant door
het bestuur
ja
nee
frequentie
tussentijdse opvolging van het
budget door het bestuur
ja
nee
frequentie
periodieke rapportering van
de cultureel-erfgoedcel aan
het bestuur
ja
nee
frequentie
jaarlijkse evaluatie van de
uitvoering van het convenant
door het bestuur
ja
nee
jaarlijkse evaluatie van de
werking van de cultureelerfgoedcel door het bestuur
ja
nee
andere vormen van aansturing
13 Is er een adviesraad of reflectiegroep die de uitvoering van het cultureel-erfgoedconvenant of de werking van de
cultureel-erfgoedcel adviseert of aanstuurt?
nee.
ja. Beschrijf kort de samenstelling en werking van die adviesraad of reflectiegroep.
Cultureel-erfgoedcel
14 Hoe is de cultureel-erfgoedcel ingebed binnen de structuur van de Vlaamse Gemeenschapscommissie? Voeg een
organisatieschema toe.
15 Is er een delegatie van beslissingsbevoegdheid naar de cultureel-erfgoedcel?
ja. Ga naar vraag 16.
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 6 van 9
nee. Ga naar vraag 17.
16 Bestaat er een schriftelijke neerslag van de bevoegdheidsdelegatie?
ja.
nee.
Controlemechanismen
17 Welke controlemechanismen past u toe?
limietbedrag op
beslissingsbevoegdheid van de
cultureel-erfgoedcel
ja
nee
bedrag:
functiescheiding tussen
voorstellen bestelling en
goedkeuring bestelling
ja
nee
functiescheiding tussen
goedkeuren bestelling en
plaatsen bestelling
ja
nee
functiescheiding tussen
plaatsen bestelling en
uitvoeren betaling
ja
nee
functiescheiding tussen
uitvoeren betaling en
registreren betaling
ja
nee
periodieke controle op
toepassing van procedures
ja
nee
interne audit
ja
nee
externe audit
ja
nee
neergeschreven procedures
ja
nee
18 Is bij het toewijzen van opdrachten of bestellingen in functie van het uitvoeren van het cultureel-erfgoedconvenant
de wetgeving voor overheidsopdrachten van toepassing?
ja. Ga naar vraag 19.
nee. Ga naar vraag 20.
19 Zijn de procedures uitgeschreven?
ja.
nee.
20 Welke methode wordt er gehanteerd voor de voortgangscontrole op de budgetten?
Vermeld wie opvolgt, bijstuurt en of daarover periodiek gerapporteerd wordt.
21 Worden subsidies vanuit het cultureel-erfgoedconvenant toegekend aan lokale initiatieven of organisaties?
ja. Ga naar vraag 22.
nee. Ga naar vraag 23
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 7 van 9
22 Welke controlemechanismen past u toe bij het toekennen van subsidies aan lokale initiatieven of organisaties?
functiescheiding tussen
begeleiden aanvraag en
behandelen aanvraag
ja
nee
Functiescheiding tussen
behandelen aanvraag en
opvolgen subsidie
ja
nee
opmaak subsidiebesluiten
ja
nee
Personeel en vrijwilligers
23 Gebruikt u onderstaande personeelsbeleidsinstrumenten?
personeelsplan
ja
nee
personeelsschema
ja
nee
functiebeschrijvingen of
competentieprofielen
ja
nee
nascholings- of opleidingsplan
ja
nee
diversiteitsplan
ja
nee
24 Hoe ziet de aanwervingsprocedure voor het personeel van de cultureel-erfgoedcel eruit?
worden vacatures openbaar
gemaakt?
ja
soms
wordt bij de vacature een
functiebeschrijving gevoegd?
ja
nee
wie beslist over de
aanwerving?
nee
antwoord
25 Hoe worden de personeelsleden van de cultureel-erfgoedcel geëvalueerd?
jaarlijkse evaluatie
ja
nee
evaluatie gekoppeld aan
functiebeschrijving
ja
nee
evaluatie gekoppeld aan
beloningssysteem
ja
nee
26 Welke loonschaal hanteert de Vlaamse Gemeenschapscommissie?
Naam Paritair Comité of overheidsbarema
27 Wordt er afgeweken van het Paritair Comité of overheidsbarema?
ja. Licht toe:
nee.
28 Worden er extralegale voordelen toegekend?
ja. Licht toe:
nee.
29 Heeft u een vrijwilligerswerking voor de uitvoering van het cultureel-erfgoedconvenant?
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 8 van 9
ja. Ga naar vraag 30.
nee.
30 Beschikt u over:
een uitgeschreven
vrijwilligersbeleid
ja
nee
vrijwilligersovereenkomsten
ja
nee
functiebeschrijvingen of
competentieprofielen voor
vrijwilligers
ja
nee
vrijwilligersvergoedingen
ja
nee
vrijwilligersverzekering
ja
nee
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Aanvraag van een werkingssubsidie voor de uitvoering van een lokaal cultureel-erfgoedbeleid voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad pagina 9 van 9