Functiebeschrijving diensthoofd Sociale zaken

Functiebeschrijving diensthoofd Sociale zaken
Functietitel
Diensthoofd Sociale zaken (‘afdelingschef’)
Cluster
Leren, gezin en samenleving
Dienst
Sociale zaken
Plaats in de organisatie
Het diensthoofd Sociale zaken rapporteert in het geïntegreerd organogram
van de groep Aalst aan de directeur van de cluster Leren, gezin en
samenleving en werkt nauw samen met de collega’s uit de diensten
Onderwijs, Gezin, Samenleving en integrale veiligheid.
Het diensthoofd Sociale zaken geeft zelf aansturing aan de
bestuurssecretarissen, hoofdmaatschappelijk werkers en
verantwoordelijken van de diverse dienstverleningsclusters. Vandaag zijn
dit de clusterdelen 1) Algemeen Sociaal Werk (wettelijke en aanvullende
steunverlening), 2) Schulden & Werk en 3) Lokaal Sociaal Beleid.
Niveau
A
Weddeschaal
A4a - A4b
Statuut
Statutair / contractueel
De dienst Sociale zaken maakt in het geïntegreerd organogram groep Aalst deel uit van de cluster Leren,
gezin en samenleving. In deze cluster bevinden zich ook de dienst Gezin, de dienst Onderwijs en de dienst
Samenleving en integrale veiligheid.
VTE
Strategische
doelstellingen
65 medewerkers
De kern van de algemene missie van het OCMW is gelegen in artikel 1 van de
Organieke Wet betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk
Welzijn, dat stelt: ‘Elke persoon heeft recht op maatschappelijke
dienstverlening. Deze heeft tot doel eenieder in de mogelijkheid te stellen een
leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid’.
In art. 3 van het OCMW-decreet lezen we dat de OCMW’s een burgernabije,
democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun
bevoegdheden dienen te verzekeren.
De ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging van elke
hulpvrager zal steeds worden geëerbiedigd. Wanneer de hulpvrager
psychosociaal, moreel of opvoedkundig moet begeleid worden of wanneer
hij moet worden aangesloten bij een Sociale Zekerheidsinstelling (vb.
Functiebeschrijving diensthoofd Sociale Zaken
maart 2015
ziekenfonds, pensioendienst…), dan moet de vrije keuze van de
betrokkene strikt gewaarborgd worden.
Het OCMW verzekert niet alleen curatieve, maar ook preventieve hulp en het
bevordert de maatschappelijke participatie van de gebruikers. De
dienstverlening kan van materiële, sociale, geneeskundige, sociaalgeneeskundige of psychologische aard zijn.
Om haar wettelijk en decretaal omschreven opdracht te vervullen, richt het
OCMW Aalst zich in hoofdzaak tot twee hulpbehoevende doelgroepen in de
samenleving:
Enerzijds de ouderen, die door hun leeftijd vaak in de onmogelijkheid zijn
bepaalde taken zelf uit te oefenen en daarom aangewezen zijn op anderen.
Het OCMW heeft dan ook een zeer gevarieerd aanbod in haar dienst
Gezinszorg en Aanvullende Thuiszorg (DGAT), waarbij maaltijdbezorging,
klusjesdienst, groenonderhoud, personenalarm, poetsdienst, verzorgende
interventiedienst allen bijdragen tot het zo lang mogelijk in hun vertrouwde
omgeving houden van onze bejaarden. Wanneer een opname onvermijdelijk
wordt, beschikt het OCMW over drie eigen woonzorgcentra en twee
serviceflat-complexen.
Anderzijds zet het OCMW zich in om de sociale basisrechten van ieder
individu te vrijwaren en eenieder kansen te bieden om een menswaardig
bestaan te leiden. Het kan onder meer gaan over mensen die zich bevinden
in een netwerk van sociale uitsluitingen, dat zich uitstrekt over meerdere
gebieden van het individuele en collectieve bestaan, dat de armen scheidt
van de algemeen aanvaarde leefpatronen van de samenleving en waarbij ze
niet op eigen kracht deze kloof kunnen overbruggen.
Tevens heeft het OCMW Aalst zowel oog voor de externe klanten als de
interne medewerkers.
Doelstellingen op
dienstniveau –
operationele
doelstellingen
Doel van de functie
Binnen de strategische nota van het Meerjarenplan 2014-2019 vertaalt zich
dit in de volgende onderstaande strategische doelstellingen:
 Beleidsdoelstelling D-1: OCMW Aalst als aantrekkelijke werkgever
(speerpunt 4).
 Beleidsdoelstelling D-2: OCMW Aalst als efficiënte en performante
organisatie (speerpunt 4).
 Beleidsdoelstelling D-3: De burger van Aalst ondersteunen,
activeren, emanciperen en responsabiliseren (speerpunt 1).
 Beleidsdoelstelling D-4: Aan de ouderen bieden we een meer
gespreid en uitgebreid zorgaanbod ter ondersteuning van zelfzorg,
zelfredzaamheid en mantelzorg om ouderen zo lang mogelijk thuis
laten wonen en sociale isolatie tegen te gaan (speerpunt 2 en 3).
 Beleidsdoelstelling D-5: Aan de ouderen bieden we een meer
gespreid en bescheiden uitgebreid aantal plaatsen residentiële zorg
zoals opgenomen in het zorgstrategisch plan ‘ZSP’ (speerpunt 2).
Het diensthoofd Sociale zaken staat vanuit een leidinggevende en
overkoepelende positie in voor de realisatie van de strategische en
operationele doelstellingen van deze dienst.
Het diensthoofd staat onder meer in voor het ontwikkelen van een op een
klantgericht en modern dienstverleningsconcept afgestemde structuur van
de dienst. Het diensthoofd Sociale zaken organiseert de dienst zodanig dat er
flexibel en pro-actief ingespeeld kan worden op nieuwe, opkomende
Functiebeschrijving diensthoofd Sociale Zaken
maart 2015
behoeften en noden.
Het diensthoofd staat tevens in voor het aangaan, afstemmen, opvolgen en
bijsturen van samenwerkingsverbanden met lokale actoren in functie van de
strategische en operationele doelstellingen van de dienst.
Het diensthoofd Sociale zaken staat ook, in samenwerking met relevante
partners, in voor de beleidsvoorbereiding en beleidsopvolging inzake de
relevante thema’s.
Persoonlijke
doelstellingen
De strategische en operationele doelstellingen vormen samen met de
resultaatsgebieden en het competentieprofiel de basis voor het formuleren
van persoonlijke doelstellingen.
Resultaatsgebieden
Kerntaken
Leiding geven

Opstellen van een eigen beleid/visie gebaseerd op de missie en de
doelstellingen van de stad en de dienst

Toewijzen van taken en/of projecten aan medewerkers met het oog op
een evenwichtige verdeling en een efficiënte inzet van de verschillende
medewerkers

Aansturen en motiveren van de medewerkers / team-verantwoordelijken
teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en
verdere ontwikkeling

Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken

Organiseren en voorzitten van werkoverleg

Leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op
algemene en nieuwe tendensen teneinde een kwalitatieve en efficiënte
dienstverlening te garanderen

Rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten, signaleren
van knelpunten en verbeteracties lanceren

Opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het budget van de dienst
voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus)

Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de
werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de
dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de
klanten

Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, procedures en
kwaliteitsnormen
Budgetbeheer en
Beleidsondersteuning
Kwaliteitszorg
Functiebeschrijving diensthoofd Sociale Zaken
maart 2015

Opvolgen van de regelgeving op vaktechnisch gebied en het waken
over de correcte toepassing hiervan

Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures,
kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen, zowel
als projectleider als projectteamlid

Instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en rapportering
van projecten.

Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatie- en
veranderingsprojecten

In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor
een meer efficiënte en effectieve proceswerking

Bewaken van uniforme, klantgerichte, kwalitatieve dienstverlening
binnen vastgelegde termijnen en volgens intern opgestelde richtlijnen

Snel en accuraat behandelen van (complexere) dossiers, klachten,
vragen, .. met het oog op een efficiënte en klantgerichte
dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd

Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van
communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd
en betrokken zijn

Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en de
nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen teneinde de
voortgang en de inhoudelijke stoffering van een dossier te bevorderen
Interne contacten

Alle relevante ocmw- en stadsdiensten (o.m. dienst Loketbeheer,
dienst Samenleving en integrale veiligheid, dienst Gezin, dienst
Planning, stadsvernieuwing en wonen, dienst Economie en landbouw
en dienst Financiën)
Externe contacten

Actoren Lokaal Sociaal Beleid binnen het kader van het Welzijnsforum
en de diverse werkgroepen
Lokale Diensteneconomie- en toeleidingsorganisaties.
Proces- en
projectbeheer
Dienstverlening
Communicatie

Competentiecluster: vakkennis
Verworven kennis





Kennis van de regelgeving (decreten, besluiten) op het gebied van
maatschappelijke dienstverlening en lokaal sociaal beleid in ruime zin.
Kennis van en inzicht in subsidie- en financieringsstromen.
Kennis van basistechnieken inzake beleidsvoorbereiding en rapportering.
Projectmanagement.
Parate kennis en gebruikservaring van de meest frequent gebruikte software
Functiebeschrijving diensthoofd Sociale Zaken
maart 2015
(zoals MsOffice en internet).
Verworven kennis of
bereid zijn op korte
termijn te verwerven



Kennis over de werking en van de specifieke gebruikerssoftware van de
organisatie.
Kennis m.b.t. het ocmw- en gemeentedecreet en de organen in een ocmw en
de werking ervan.
Kennis over het lokale welzijnslandschap in de regio Aalst.
Competentiecluster: omgaan met informatie
CONCEPTUEEL DENKEN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen
in werkbare en concrete oplossing.





Denken in globale termen zonder zich te verliezen in details
Denkt kritisch en zelfstandig
“vertalen” van abstracte concepten naar concreet werkbare
oplossingen
Ontwikkelingen in de externe omgeving opvolgen en begrijpen
teneinde een aangepaste dienstverlening te kunnen garanderen
Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatieen beleidscontext
Competentiecluster: omgaan met taken
PLANNEN EN ORGANISEREN
Omschrijving
Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet uittekenen van
competentie
actieplannen. Beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en
middelen.
Gedragsindicatoren
 Strategische doelstellingen vertalen in concreet meetbare doelstellingen





en acties
Efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en
in functie van de prioriteiten uitwerken; daarbij de vereiste middelen
(mensen, budget, logistiek) juist inzetten.
Mogelijke toekomstige obstakels correct inschatten en in functie daarvan
de juiste acties ondernemen.
Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en
de behaalde kwaliteit
Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een efficiënte,
doelmatige stijl en aanpak om toch de doelstellingen te bereiken
Blijft in alle werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk
onderscheiden
OPVOLGING EN RAPPORTERING
Omschrijving
De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien nodig
competentie
consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken
doelstellingen.
Gedragsindicatoren
 Formuleert meetindicatoren voor de primaire processen van de dienst.
Functiebeschrijving diensthoofd Sociale Zaken
maart 2015




Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een
werkproces
Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang
Formuleert gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen /
procedures te verbeteren om efficiënter en effectiever de doelstellingen te
bereiken en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen
Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in
BESLUITVAARDIGHEID & OVERTUIGINGSKRACHT
Omschrijving
Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en
competentie
doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren
Gedragsindicatoren
 Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie , rekening


houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er
zijn
Kan standpunten op een beargumenteerde en overtuigende manier
overbrengen
Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding
Competentiecluster: omgaan met medewerkers
ONTWIKKELING VAN MEDEWERKERS (RESULTAATGERICHT COACHEN)
Omschrijving
Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan
competentie
medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling)
Gedragsindicatoren







Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet
worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren
Heeft een actieve rol en brengt een positieve inbreng in het kader van de
persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van medewerkers
Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden
Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen
functioneren te versterken
Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de andere(n) en
stimuleert dat ook
Is in staat om zijn/haar advies en coachingstijl aan te passen aan het
ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers
Geeft feedback op een gepaste manier en via correcte gesprekstechnieken
Competentiecluster: omgaan met relaties
KLANT- EN KWALITEITSGERICHTHEID
Omschrijving
Verzekert een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticipeert op noden van
competentie
interne en externe klanten.
Gedragsindicatoren
 Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden



door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig
te nemen.
Geeft richting aan het beleid van de dienst opdat het zou voldoen aan de
huidige en toekomstige noden van de klanten
Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen
Ontwikkelt procedures om het werk efficiënter te laten verlopen.
Functiebeschrijving diensthoofd Sociale Zaken
maart 2015

SAMENWERKEN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
Stimuleert medewerkers om de klantgerichtheid van hun aanpak
voortdurend in vraag te stellen.
Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen de eigen dienst evenals
binnen de cluster en clusteroverschrijdend




Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren
Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en
onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het
eigen werk overstijgen
Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor
verscheidenheid in mensen
Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer,
zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe
Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren
ORGANISATIEBETROKKENHEID
Omschrijving
Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de
competentie
organisatie
Gedragsindicatoren
 Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten,

ZELFONTWIKKELING
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
tegenover de organisatie en klanten
Zet zich in om de doelstellingen van de cluster en de dienst te realiseren.
Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is voor
de organisatie als voor de eigen professionele groei



Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of
het eigen vakgebied
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn
voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein
Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling
Functiebeschrijving diensthoofd Sociale Zaken
maart 2015