Functie

OCMW
Functiekaart
Functie
Graadnaam: Deskundige
Functienaam: deskundige facilitair
management
Functionele loopbaan: B4-B5
Afdeling: Beleid en organisatie
Dienst: Technisch Facilitaire
dienst
Code:
Doel van de entiteit
De afdeling Beleid en organisatie is voornamelijk gericht op de interne ondersteuning van de
verschillende entiteiten binnen het OCMW op het vlak van administratief bestuur, interne en
externe communicatie, personeelsaangelegenheden en financiën, om op die manier bij te
dragen aan de optimale werking van de OCMW- diensten.
De technisch facilitaire dienst zorgt dat gebouwen en ondersteunende diensten optimaal
aangewend worden ter ondersteuning van de kernactiviteiten van de organisatie.
Plaats in de organisatie
Werkt onder functionele leiding van de secretaris. Geeft leiding aan de technische cel.
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
CC Consult
pagina 1 van 5
OCMW
Functiekaart
Kerntaken
Planning en organisatie
Het plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dienst Facilities :
o Coördineren dagelijkse werking van de technische cel
o Bepalen van prioriteiten, planning en tijdslimieten
o Opmaken van beheersplannen (interne noodprocedures, legionella,…)
o Contacteren, coördineren en controleren van de werkzaamheden van externe
firma’s
o Uitwerken en actualiseren van procedures en richtlijnen
Coachen van & leiding geven aan medewerkers van de technische cel
Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties,
betrokkenheid en verdere ontwikkeling:
o Functionerings- en evaluatiegesprekken voeren
o Opvolgen leerproces van de medewerkers en taken delegeren ikv
ontwikkeling van de medewerker
o Stimuleren van de inzet van de medewerkers en demotivatie wegwerken
o Zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor de medewerkers van de technische cel
o Minder ervaren collega’s begeleiden door kennis en ervaring door te geven.
Kwaliteitsborging
- Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures,
normen, … zoals de interne reglementen, de camerawet, politiecodex, welzijnswet,
het ARAB, HACCP enz…
o Opvolging van onderhoudscontracten
o Opvolgingen van keuringen en controles
- Toezien op het naleven van de opgestelde veiligheidsvoorschriften en erop toezien
dat het nodige materiaal of hulpmiddelen ter beschikking zijn
o Opvolging van veiligheid, security, brandveiligheid, noodplanning, evacuatie,…
- Verantwoordelijkheid voor het uitbouwen en opzetten van controlesystemen
Beheren van de middelen
Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet
worden binnen het beschikbare budget.
-
Instaan voor de uitvoering van de procedure stockbeheer waaronder:
o
o
o
o
Beheer digitale documenten voorraadbeheer
Bestelaanvraag ontvangen van de betrokken medewerkers
Nagaan of gevraagde bestellingen niet in strijd zijn met het voorziene budget
Bestelbon opmaken en ter ondertekening voorleggen aan de OCMWsecretaris en OCMW-voorzitter
o Bestellingen plaatsen bij leveranciers
o Leveringen:
 plannen
 ontvangen
CC Consult
pagina 2 van 5
OCMW
Functiekaart
 controleren
 producten opslaan op de juiste plaats
 dienstverantwoordelijken op de hoogte brengen
 terugzendingen
o Voorraadcontroles uitvoeren
o Bewaarruimtes controleren
En dit voor volgende toepassingsgebieden:
o
o
o
o
o
-
dranken en versnaperingen in de cafetaria
etenswaren keuken
onderhoudsproducten (onderhoudsdienst residentie)
materiaal technische dienst residentie
kantoormateriaal
Aanbesteden conform de regelgeving overheidsopdrachten en expertise
hierrond opbouwen. Bijdragen tot de opmaak van lastenboeken (technisch
luik), opvragen en controleren van offertes en valideren, eventueel in overleg
met studiebureau, van de wijzigingen aan dit bestek
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
o tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse
overheidsopdrachten en procedures met betrekking tot gebouwen.
o prijzen opvragen
o technische ondersteuning voor opmaak bestek
o opvragen of zelf uitvoeren van proeven
o opstellen van PV van vaststelling
-
Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-batenanalyse bij bv.
Aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten,…
-
Opvolgen energieverbruik en zo mogelijk besparingsvoorstellen doen
Informeren en overleggen
-
Rapportering aan en overleggen met de stafmedewerker en secretaris
-
verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de
dienst
-
Indien nodig deelnemen aan het overleg van het MAT (expertise)
-
Uitbouwen van een professioneel netwerk
-
vorming volgen en zorgen voor doorstroming van de opgedane kennis
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
CC Consult
pagina 3 van 5
OCMW
Functiekaart
Functieprofiel
De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking
gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een
hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties
Niveau
Wetgeving en regelgeving
CC Consult
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
HR-management
Communicatiemanagement
Financieel management
Strategisch management
Algemene PC-vaardigheden
Tekstverwerking
Rekenbladen
Presentaties
Databanken
PIM (outlook)
Software eigen aan de functie
Procedures en procesbeheer
Projectmatig werken
Werking van de organisatie
Werkmiddelen en werkmethodieken
Kennis van de wetgeving en regelgeving m.b.t.
de functie
Kennis van de wetgeving en regelgeving m.b.t.
de organisatie
elementair
Cluster
Management en beleid
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
pagina 4 van 5
OCMW
Functiekaart
Gedragscompetenties
Niveau
1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
Informatieverwerkend
gedrag
Interactief gedrag
Leiderschap
Persoonsgebonden
gedrag
Probleemoplossend
gedrag
Waardegebonden gedrag
CC Consult
2
Competentie
Plannen en organiseren
x
Voortgangscontrole
Analytisch denken
x
Visieontwikkeling
Organisatiebewustzijn
Assertiviteit
Empathie
Overtuigingskracht
Mondelinge communicatie
Schriftelijke communicatie
Teamwerk en samenwerking
Netwerken
Delegeren
Leiding geven
Coachen
Flexibiliteit
Kwaliteit en nauwgezetheid
Veranderingsbereidheid
Leerbereidheid
Stressbestendigheid
Zelfvertrouwen
Besluitvaardigheid
Creativiteit
Initiatief
Klantgerichtheid
Loyauteit
Integriteit
Resultaatgerichtheid
Diversiteit
3
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
pagina 5 van 5