Nota De drie sporen naar de nieuwe ambtelijke organisatie van De

De drie sporen naar de nieuwe ambtelijke organisatie van De Wolden en Hoogeveen
Op 12 maart 2013 hebben de colleges van Hoogeveen en De Wolden het principebesluit genomen
om de ambtelijke organisaties samen te voegen. De samenvoeging is uiterlijk 1 januari 2015 gereed.
Beide algemeen directeuren voeren tot uiterlijk 1 januari 2015 gezamenlijk de directie over het
proces tot samenvoegen. De beide directies geven de organisatie daarin de tijd en ruimte om de
samenvoeging te realiseren. De werkwijze om te komen tot één ambtelijke organisatie bestaat uit
drie sporen:
•
•
•
Missie, visie en contouren
De bedrijfsvoering
Organisch groeien
Missie, visie en contouren van de nieuwe organisatie
Hoogeveen en De Wolden gaan samen een nieuwe ambtelijke organisatie vormen met ongeveer 750
medewerkers. De nieuwe organisatie heeft in tegenstelling tot de huidige organisaties van
Hoogeveen en De Wolden nog geen visie, missie en vorm. De eerste stap is het uitwerken van de
missie, visie en contouren van de nieuwe organisatie. Daarbij is de omvang van de nieuwe
organisatie een belangrijk uitgangspunt. Het 7-s Model van McKinsey1 wordt gebruikt als hulpmiddel.
De projectgroep neemt hierin het initiatief. De eerste “ruwe versie”, opgesteld door de projectgroep,
wordt interactief verder ontwikkeld in bijeenkomsten met het DT/MT, de stuurgroep, de beide
colleges en OR-en. Dit is voor de zomer van 2013 klaar. Bij het schrijven van de missie, visie en
contouren van de nieuwe organisatie staat de vraag “wat betekent dit voor onze inwoners” centraal.
Dit om de belangrijkste doelstelling van de samenvoeging, het verbeteren van de dienstverlening, te
realiseren.
Op 11 juni 2013 wordt de nota “Samenwerkingsorganisatie De Wolden – Hoogeveen, Misie, visie en
contouren” ter vaststelling voorgelegd aan de beide colleges.
De bedrijfsvoering
Naast de missie, visie en contouren is er het vraagstuk rond de bedrijfsvoering van de nieuwe
organisatie, de zogeheten PIJCOFA vraagstukken (personeelszaken, informatisering, juridische zaken,
communicatie, organisatie, financiën en automatisering). Voor het uitwerken van de
bedrijfsvoeringsvraagstukken zijn onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep een viertal
werkgroepen in het leven geroepen:
1
-
Werkgroep personeel en organisatie .
-
Werkgroep juridische zaken.
-
Werkgroep financiën.
-
Werkgroep informatisering & automatisering.
Significante waarden, Strategie, Structuur, Systemen, Stijl, Staf en Sleutelvaardigheden.
De missie, visie en contouren van de nieuwe organisatie zijn richtinggevend voor het uitwerken van
de bedrijfsvoeringsvraagstukken.
De werkgroepen leveren voor zomer van 2013 aan de stuurgroep een eerste uitwerking van de
bedrijfsvoeringsvraagstukken op met daarin de volgende punten:
•
•
•
Wat hebben we nodig voor de nieuwe organisatie?
Wat moet er gebeuren voor 1 januari 2015 en de periode daarna?
Een inhoudelijke vertaling van de contouren.
Organisch groeien
Voor de nieuwe organisatie wordt geen blauwdruk geschreven. De beide algemeen directeuren
wijzen kwartiersmakers aan die aan de hand van de missie, visie en de contouren de toekomstige
organisatie-eenheden gaan vormen. De kwartiermakers krijgen de opdracht een beweging te
organiseren waarbinnen de nieuwe organisatie stapsgewijs vorm krijgt. De werkgroepen
ondersteunen de kwartiermakers bij de bedrijfsvoeringsvraagstukken.
Om deze organisatieverandering te realiseren kiezen we voor de filosofie van het organisch groeien.
Het tempo en de wijze van veranderen is daarbij afhankelijk van in- en externe factoren. Uit de
interne verkenning is namelijk gebleken dat er verschil in tempo is waarin de afzonderlijke
onderdelen samengevoegd kunnen worden. Er zijn onderdelen die per direct samengevoegd kunnen
worden. Om die positieve energie vast te houden is er de mogelijkheid om onderdelen al in 2013 en
2014 te laten samenwerken.
De kwartiermakers worden in de zomer van 2013 door de directeuren van de beide organisaties
aangesteld.
Tijdpad
•
•
•
•
•
•
11 juni 2013: missie, visie en contouren gereed en vastgesteld door beide colleges.
27 juni 2013: kadernotitie ter vaststelling voorgelegd aan de beide raden
Voor de zomer van 2013: Eerste uitwerking van de werkgroepen gereed
In de zomer van 2013: kwartiermakers aangesteld en opdracht verleend
1 januari 2014: juridische vorm nieuwe organisatie uitgewerkt en ter vaststelling aan de
raden voorgelegd.
1 januari 2015: ambtelijke samenvoeging gerealiseerd.
Juni 2013, Zuidwolde/Hoogeveen