Basis informatie die elke partner moet aanleveren

BASIS INFORMATIE DIE ELKE PARTNER MOET AANLEVEREN
De promotor/schrijver van het project heeft heel wat informatie en ondertekende
documenten van de partners nodig. Het is belangrijk deze informatie tijdig op te vragen.
Wanneer één document ontbreekt, wordt het dossier onontvankelijk verklaard en wordt het
zelfs niet beoordeeld, ongeacht van de kwaliteit van het dossier.
PI-CODE
Voor bijna alle Europese subsidieaanvragen heb je een PI-Code nodig: de Personal
Identification Code. Met dit identificatienummer wordt je organisatie duidelijk traceerbaar. De
Nationale Agentschappen en de Europese Commissie kunnen nagaan aan hoeveel en
welke projectaanvragen je organisatie deelneemt en in welke projecten ze effectief
participeert. Dit om eventuele dubbele financiering op te sporen en te voorkomen. De PICode van elke deelnemende partner moet gekend zijn voordat de projectpromotor (of
diegene die het project uiteindelijk schrijft) kan beginnen met het invoeren van het
aanvraagdossier.
Meer informatie over hoe je de PI-Code voor je organisatie aanvraagt vind je hier (3.6 pagina
PIC aanvragen).
BASIC INFORMATION, BACKGROUND & EXPERIENCE
In elke projectaanvraag zal er een uitgebreide beschrijving gevraagd worden per partner:
basisinformatie, achtergrond en de ervaring van de organisatie in het projectthema en in
Europese projecten. Deze beschrijving moet de subsidieautoriteit een zicht geven op het
partnerschap en hen overtuigen dat je voor de projectdoelstellingen de juiste partners aan
boord hebt.
LEGAL REPRESENTATIVE EN CONTACT PERSON
Van elke partner zal je de gegevens van twee (minstens) personen nodig hebben:
 Legal Representative: de verantwoordelijke van de organisatie. Alle documenten moeten
door deze persoon worden ondertekend. Check dus met alle partnerorganisaties of deze
handeling veel tijd in beslag zal nemen. Is de ‘Legal Representative’ gemakkelijk te
bereiken of neemt de procedure veel tijd gezien er binnen de partnerorganisatie heel wat
hiërarchie bestaat?
 Contact person: met de contactpersoon werk je samen voor de inhoudelijke en
technische uitwerking van het project. Waarschijnlijk wordt dit ook de persoon waarmee
je het meeste samenwerkt eenmaal het project is goedgekeurd.
SIGNED DOCUMENTS
Bij de projectaanvraag moeten ondertekende documenten bijgevoegd worden van alle
partners. Afhankelijk van het EU-subsidieprogramma gaat dit over de originele of de
gescande documenten.
 Letter of intent: deze verklaring is een voorlopige schriftelijke overeenkomst waarin de
contouren van een contract reeds worden bepaald. Er wordt bepaald wat de
verantwoordelijkheden zijn van elke partner in het project, hoeveel budget de organisatie
hiervoor zal krijgen, hoe zal samengewerkt worden, et cetera. Deze contouren dienen
vastgelegd te worden in een contract, eenmaal het project wordt goedgekeurd.
 Declaration of honour: elke partner moet verklaren dat de informatie in het formulier over
zijn organisatie waarheidsgetrouw is en dat de eigen organisatie financieel gezond is.
OTHER DETAILED QUESTIONS
Hier kan je specifieke vragen stellen aan de partners met betrekking tot het projectvoorstel.
Wat is de situatie in hun land met betrekking tot dit thema? Welke innovatieve acties worden
al ondernomen? Welke specifieke expertise en competenties kunnen ze in het project
binnenbrengen? Hoe denken ze de resultaten na afloop van het project structureel te
implementeren binnen de organisatie?
Deze extra informatie kan je gebruiken om je projectvoorstel inhoudelijk op te bouwen.
p. 2 van 2
Ref doc: Error! Reference source not found.-17-Error!
Reference source not found.