Hoe een projectvoorstel ontwikkelen – Projectpunt

Hoe ontwikkel je een Projectvoorstel
Wat is een projectvoorstel ?
Een projectvoorstel is een document dat volgende zaken beschrijft:

de reden voor een project

het doel van het project

de aanpak van het project
Het document is een onderdeel van een selectieprocedure:
i.
ii.
iii.
iv.
Eerst kies je als organisatie een probleem dat je wilt aanpakken of een kans die je wilt benutten.
Aangezien je tijd en middelen beperkt zijn, kun je niet op alles ingaan. Het is daarom belangrijk
om bewust te kiezen voor wat je wel en niet doet.
Vervolgens bedenk je verschillende oplossingen voor het probleem of verschillende manieren
om de kans te benutten. Kies samen met je team of - nog beter - met je doelgroep(en) wat de
beste oplossing is. Dat wordt je project. Redenen om voor een bepaalde oplossing te kiezen
kunnen bijvoorbeeld het aantal bereikte mensen of de link met de missie van je organisatie zijn.
Vervolgens schrijf je het project uit in een projectvoorstel. Je maakt onder meer een planning en
een begroting.
Daarna bekijken de personen/instanties die het project financieren het voorstel. Dat kan een
overheid of privésponsor zijn, maar ook je directie of raad van bestuur als het om een project
gaat dat de organisatie zelf financiert. Mogelijk vragen zij om nog een aantal dingen aan te
passen. Als het project haalbaar en duurzaam lijkt, kunnen ze groen licht geven.
Het projectvoorstel is vanaf dan een overzicht van de afspraken tussen de opdrachtgever en de
projectmanager, die de uitvoering van het project coördineert.
De projectmanager werkt vervolgens op basis van het projectvoorstel een uitgebreider projectplan uit
voor zichzelf en zijn projectteam. Dat projectplan bevat onder andere een meer gedetailleerde planning
en een communicatieplan.
Wat zijn mogelijke onderdelen van een projectvoorstel?
i.
Het probleem
Omschrijf wat het probleem is dat je organisatie of doelgroep(en) ondervindt. Als je een
probleem van je doelgroep(en) gaat aanpakken, bevraag hen dan zeker en gebruik hun
bewoordingen en ervaringen in de beschrijving. Geef zoveel mogelijk cijfers om het probleem
te staven.
ii.
Het einddoel
Wat wil je dat er anders is na afloop van je project? Benoem de groepen voor wie er iets
verandert en beschrijf wat er - meetbaar - anders is voor elk van hen.
iii.
De voorgestelde oplossing
Beschrijf in enkele zinnen wat je project zelf inhoudt. Dat is het antwoord op de vraag hoe je je
einddoel zal bereiken.
iv.
De link met de missie en visie van de organisatie
1
Hoe ontwikkel je een Projectvoorstel
Leg uit waarom je organisatie het belangrijk vindt om dit specifieke probleem aan te pakken. En
waarom jullie de juiste organisatie zijn om het project uit te voeren.
v.
De link met andere projecten
Hoe is je project een aanvulling op al bestaande projecten, binnen en buiten je organisatie. Hoe
zul je samenwerken met deze andere projecten?
vi.
De scope
Benoem duidelijk wat je wel en niet aanpakt binnen het project, zodat daar geen misverstanden
over bestaan. Je project kan bijvoorbeeld het maken van een nieuwe website zijn, maar niet het
promoten ervan.
vii. De producten en/of diensten die je zult afleveren
Je zult een aantal tastbare zaken creëren in de loop van project. Doordat mensen gebruik maken
van die diensten of producten, bereik je de verandering die je bij het einddoel omschreef. In dit
onderdeel som je duidelijk op welke producten en/of diensten je gaat ontwikkelen, welke
eigenschappen ze hebben en hoeveel van elk er zullen zijn.
viii. De planning
Geef een overzicht van de belangrijkste fases van je project en de einddatum van elke fase.
Mogelijke fases zijn: onderzoek, testproduct produceren, testproduct uittesten, product
produceren, promotie, …
ix.
De Projectorganisatie
Beschrijf de rollen en taken van de verschillende personen die betrokken worden bij de
organisatie en uitwerking van het project. Het is interessant om te vermelden wie welke rol
opneemt en welke ervaring die persoon heeft.
Binnen een project vind je verschillende rollen en organen:
-
Een projectmanager, die de uitvoering van het project op dagelijkse basis coördineert.
-
Een projectteam, met leden met verschillende expertises, die het project uitvoeren.
-
Een stuurgroep die bestaat uit:
-
de opdrachtgever, die de financierder vertegenwoordigt;
-
minstens één eindgebruiker, dit is een vertegenwoordiger van de doelgroep voor wie het
project bedoeld is
de dienstverlenende partner(s) van het project, afkomstig uit een organisatie die ook
bijdraagt aan het project, bv. door een medewerker of vrijwilligers beschikbaar te
stellen
eventueel inhoudelijk experten.
-
-
Tijdelijke werkgroepen, met een specifieke kennis, die een bepaald onderdeel van het project
uitvoeren, bv. de communicatie.
2
Hoe ontwikkel je een Projectvoorstel
x.
De stakeholdersanalyse
Maak een lijst van alle personen, groepen of organisaties die op de een of andere manier in
aanraking komen met of effecten ondervinden van het project. Je kan hen vervolgens opdelen in
4 groepen, op basis van de grootte van hun invloed op en hun belang bij het project. Er zijn nog
andere manieren om stakeholders in te delen, er is veel leesmateriaal over te vinden.
x.
De risico’s en hoe je ze aanpakt als ze zich voordoen
Risico’s zijn situaties die zich in de toekomst kunnen voordoen en die dan een effect hebben op
je planning, op je budget of op de kwaliteit van je diensten of producten. Je kunt ze visualiseren
in een matrix op basis van de kans dat ze werkelijkheid worden en hoe groot hun impact op dat
moment is. Op basis daarvan kun je op voorhand al een aantal strategieën formuleren om met de
risico’s om te gaan als ze werkelijkheid worden.
xi.
Een beknopt communicatieplan
Op basis van de fases uit de planning, de stakeholdersanalyse en de projectorganisatie die je
eerder beschreef, kun je ook al een aantal interne en externe communicatiemomenten
vastleggen.
xii. De begroting
Maak een overzicht van de uitgaven die je per post zult doen om het project te realiseren. Maak
daarnaast een overzicht van de inkomsten, zoals subsidies, lidgelden, eigen bijdrage van de
organisatie. De uitgaven en inkomsten moeten in evenwicht zijn.
Bekijk hier een werkbundel met vragen en schema’s om stap voor stap een projectvoorstel te schrijven.
Deze bijdrage werd geschreven door Projectpunt, dat opleidingen geeft tot projectmanager voor de
social profit.
3