Projectvoorstellen maken - OIO - Bureau voor Organisaties in

Projectvoorstellen maken
1. Kader
1.1. Gebruiksaanwijzing
1.2. Wat zijn de eisen aan een projectvoorstel?
2. Inleiding
2.1 Signalering
2.2 Vooronderzoek
2.3 Probleemsituatie
3. Doelstellingen en randvoorwaarden
3.1 Projectdoelstelling
3.2 Randvoorwaarden
4. Projectopzet
4.1 Projectfasering
4.2 Activiteiten
5. De organisatie van het project
6. De projectplanning en de begroting
6.1 Planning
6.2 Begroting
7. Besluitvorming
Bijlage: Handleiding voor de effectmeting van projecten
OIO – bureau voor organisaties in ontwikkeling
Marie-Josée Dries 06 22455433
Gert van der Kolk 06 51050119
1. Kader
1.1. Gebruiksaanwijzing
De tekst van deze opzet geeft het raamwerk voor het opstellen van een
projectvoorstel. Het raamwerk wordt per onderdeel besproken. Het
projectvoorstel dient om besluiten op te nemen en de voortgang op bij te
sturen.
Het raamwerk kan overgenomen worden in de computer en telkens
verder aangepast op gewijzigd. Vergeet dan niet om telkens onder aan de
tekst een versienummer op te nemen.
Het gaat hier om een standaard raamwerk, per project wordt het nader
ingevuld en toegepast. Per project ziet het ingevulde raamwerk er dus
anders uit.
1.2 Wat zijn de eisen aan een projectvoorstel?
Doel
In veel gevallen kan de uitvoering van activiteiten projectmatig worden
aangepakt. Bij een projectmatige aanpak kan er precies worden aangegeven
welke doelen er nagestreefd worden welke kennis en vaardigheden
daarvoor nodig zijn en hoe samenwerking met andere instanties vorm
gegeven kan worden. Een projectmatige aanpak kent een duidelijk begin en
eind, met heldere afspraken over concreet te leveren resultaten.
Communicatie
Het projectvoorstel is een handig hulpmiddel om bij aanvang van de
activiteiten een aantal zaken vast te leggen. Op basis van het
projectvoorstel kunnen besluiten worden genomen en (toekomstig)
betrokkenen worden geïnformeerd. Daarom is het van belang je van te
voren te realiseren voor wie het projectvoorstel wordt geschreven
(deelnemers om hen te informeren of voor de opdrachtgever om hem een
besluit te laten nemen).
OIO – bureau voor organisaties in ontwikkeling
Marie-Josée Dries 06 22455433
Gert van der Kolk 06 51050119
Maximaal resultaat
Voorwaarde voor een maximaal resultaat van een project is een gedegen
projectvoorstel dat binnen de organisatie wordt gedragen. Op basis van het
projectvoorstel kan elders in de organisatie worden besloten of er
financiën, middelen en menskracht voor het project worden vrijgemaakt.
Een projectvoorstel zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij het project
precies weten wat er tijdens de uitvoering van hen verlangd wordt. Het
geeft aan wanneer er actie moet worden ondernomen. Blijkt tijdens de
uitvoering van het project dat de planning en/of de begroting door
onvoorziene omstandigheden moet worden bijgesteld, dan maakt het
projectvoorstel de consequenties inzichtelijk. Externe instanties waarvan de
betrokkenheid in het project gewenst is, kunnen op grond van het
projectvoorstel besluiten om al dan niet mee te doen.
Vormgeving
Het projectvoorstel moet:
3 Zo concreet mogelijk beschrijven wat doelen en resultaten zijn
4 Bij voorkeur meetbare afspraken bevatten
5 Kort en duidelijk zijn
6 Realistisch zijn
Tot slot
Het zal duidelijk zijn dat het onmogelijk is om voor een project een
blauwdruk te geven. Elk project is weer anders en kent zijn eigen
problemen, in de tekst wordt in cursief een voorbeeld uitgewerkt.
Deze handleiding is bedoeld om je op weg te helpen bij het opstellen van
een projectvoorstel
2. Inleiding
2.1 Signalering
Een project is op en probleem gebaseerd en kan op verschillende manieren
worden gesignaleerd, bijvoorbeeld door:
0 een verzoek van een opdrachtgever
0 een verzoek vanuit de eigen organisatie
0 klachten van derden
0 eigen initiatief
OIO – bureau voor organisaties in ontwikkeling
Marie-Josée Dries 06 22455433
Gert van der Kolk 06 51050119
2.2 Vooronderzoek
Voordat wordt beoordeeld of het probleem in aanmerking komt voor een
projectmatige aanpak, is het zaak het probleem globaal in kaart te brengen.
Wat is de omvang van het probleem? Wat gebeurt er precies op welke
schaal?
2.3 Probleemsituatie
In het projectvoorstel wordt het probleem zoveel mogelijk omschreven en
uitgedrukt in een omschrijving van de huidige situatie. Daarmee kan het
belang van het project worden weergegeven een rol spelen bij de
prioriteitsstelling van opdrachtgevers.
3. Doelstellingen en randvoorwaarden
3.1 Projectdoelstelling
De projectdoelstelling beschrijft welk doel het project dient. Het
projectdoel kan globaal geformuleerd worden en concreet omschreven in
resultaten.
Voorbeeld
Doel:
Verhogen van de bereikbaarheid van gebied x
Resultaat:
Het aan leggen van een tunnel tussen a en b.
Doel:
Verkrijgen van inzicht in aard en omvang van de ziekteverzuim
Resultaat:
Een notitie met een uitgebreide analyse en verklaringen, inclusief aanbevelingen
voor vervolg
Een dergelijke formulering is belangrijk omdat nu bij de evaluatie van het
project kan worden nagegaan in hoeverre de doelen zijn gehaald. Wanneer
blijkt dat de doelen niet zijn gehaald dan is het project natuurlijk niet gelijk
mislukt. Het dwingt echter wel om na te gaan waarom de gestelde doelen
niet zijn gehaald. Daarvan kan in een vervolg op het project worden
geprofiteerd omdat je in staat bent om of de doelstelling of de invulling van
het project te verbeteren. Vanzelfsprekend is het ook mogelijk om
tussentijds de doelen van het project aan te passen.
OIO – bureau voor organisaties in ontwikkeling
Marie-Josée Dries 06 22455433
Gert van der Kolk 06 51050119
3.2 Randvoorwaarden
De uitvoeringsmogelijkheden van het project worden ingekaderd door
randvoorwaarden. Zoals: personele capaciteit, geld, tijd, samenwerking met
anderen enz. Met de randvoorwaarden moet bij de organisatie en
uitvoering terdege rekening worden gehouden.
4. Projectopzet
4.1 Projectfasering
Ten behoeve van de planning kan je het project onderverdelen in
verschillende fasen, te weten:
0 De voorbereidingsfase
0 De uitvoeringsfase
0 De afrondingsfase
0 De nazorgfase
In het voorbeeld hierna kan je zien welke activiteiten er tot welke fase
behoren. De fasering komt tot stand in overleg met alle betrokkenen. Het
voordeel van een projectfasering is dat er duidelijke meetpunten in het
project worden ingebouwd. Voordat wordt gestart met een vervolgfase
van het project vindt er overleg plaats en worden er zo nodig onderdelen
van het project bijgesteld.
4.2. Activiteiten
In iedere fase worden verschillende activiteiten uitgevoerd. Afhankelijk van
de omvang van het project worden de fases verder uitgewerkt in concrete
activiteiten.
Iedere activiteit wordt toebedeeld aan uitvoerders, dat kan een persoon
zijn maar ook een projectgroep.
5. De organisatie van het project
Vaak blijkt de organisatie van en project op verschillende personen te
drijven met ieder hun eigen kennis en inbreng. Deze personen zijn al dan
niet verenigd in een projectgroep. Soms zijn ze afkomstig uit de eigen
organisatie, soms tijdelijk ingehuurd.Tussen deze mensen moet ene goede
werkverdeling plaatsvinden. Ook moet overleg gevoerd worden over de
uitvoering van het project en de behaalde resultaten. In het projectvoorstel
worden deze zaken schriftelijk vastgelegd.
OIO – bureau voor organisaties in ontwikkeling
Marie-Josée Dries 06 22455433
Gert van der Kolk 06 51050119
Eerst wordt in kaart gebracht wie er allemaal bij het project betrokken zijn
en welke rol zij krijgen.
Opdrachtgever
Voor ieder project bestaat een opdrachtgever. De opdrachtgever houdt
contact met de projectleider over het voorstel en de voortgang. De
opdrachtgever zorgt voor middelen.
Projectleider
Hoe kleinschalig of simpel een project ook is, er zal altijd iemand
verantwoordelijk moeten zijn voor de voortgang van het project, de
organisatie en de budgetbewaking. Hij of zij moet in staat zijn om de
dagelijkse leiding van een project op zich te nemen. Hij rapporteert aan de
opdrachtgever.
Leden van de projectgroep
Onder voorzitterschap van de projectleider wordt een projectgroep
ingesteld. De projectgroep overlegt regelmatig over de voortgang van het
project. Het verdient aanbeveling om duidelijk te omschrijven wat de taken
en bevoegdheden zijn van de participanten.
Anderen
Naast de bovengenoemde betrokkenen kan het nuttig zijn om het project
aan te vullen met andere organisatievormen.
Te denken valt aan een stuurgroep, bijvoorbeeld als er meerdere
opdrachtgevers of bestuurders bij zijn betrokken.
Een klankbordgroep die de opdrachtgever voeden met ideeën en wensen, te
denken valt aan klanten, gebruikers.
Een begeleidingsgroep die de projectleider voedt met ideeën en kennis,
bijvoorbeeld leidinggevenden of deskundigen.
6. De projectplanning en de begroting
6.1 Planning
Globaal zijn de activiteiten van het project onder het kopje fasering en
organisatie op een rijtje gezet. Op basis van een activiteitenschema kan je
nu de definitieve planning in de tijd maken. Dus moet worden ingeschat
hoeveel tijd het kost om de activiteiten uit te voeren.
Het is zinvol om bij de planning rekening te houden met het feit dat het
project van tevoren moet worden aangekondigd bij participanten buiten de
organisatie. Iedereen weet dan op tijd waar men rekening mee moet
houden. De voorgenomen activiteiten kunnen dan ook per
instantie/persoon in de tijd worden gepland. Er moet nagedacht worden
OIO – bureau voor organisaties in ontwikkeling
Marie-Josée Dries 06 22455433
Gert van der Kolk 06 51050119
over de looptijd van een project. De looptijd is vaak aan seizoenen
gebonden.
6.2 Begroting
Per fase en activiteit worden de kosten ingeschat.
• Een belangrijke kostenpost vormt het materiaal dat moet worden
aangeschaft.
• Een eventuele kostenpost wordt ook gevormd door werkzaamheden
van derden. Geef in een begroting ook wie er allemaal aan het project
meebetalen. Wellicht zijn er subsidies of andere inkomsten mogelijk.
• Als derde kostenpost kan eventueel ook de personeelskosten binnen
de eigen organisatie in beeld gebracht worden.
• Tenslotte wordt in de begroting een post onvoorzien opgenomen ter
grootte van ongeveer 10% van de projectkosten.
Het is natuurlijk mogelijk dat de begroting niet overeenkomt met het
beschikbare budget. In dat geval moeten er kostenposten of soms hele
activiteiten worden geschrapt, zonder dat daarmee het hele project instort.
Dit vergt vanzelfsprekend veel creativiteit
7. Besluitvorming
Het projectvoorstel wordt voorgelegd aan degene die de opdracht aan de
projectleider geeft. De opdrachtgever gaat akkoord met het totale
projectvoorstel.
Afwijkingen tijdens de uitvoering worden daarom ook gemeld aan de
opdrachtgever, het voorstel wordt bijgesteld en opnieuw voorgelegd aan
de opdrachtgever.
OIO – bureau voor organisaties in ontwikkeling
Marie-Josée Dries 06 22455433
Gert van der Kolk 06 51050119