werkaanvraag formulier ontwikkelingsproject

-
ICT-contract 2015
Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
Werkaanvraagformulier voor
het opmaken van een Projectvoorstel
“Ontwikkelingsproject”
Dit document betreft een oproep – met het oog op de minicompetitie – tot indiening
van een concrete offerte binnen de Raamovereenkomst voor ontwikkelingsprojecten
ten behoeve van de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen — bestek nr.
e-IB-2013-0087, gegund door de Vlaamse Regering op 25 april 2014.
BELANGRIJK: de Klant dient deze oproep gelijktijdig te versturen naar de ICT-Dienstverleners met wie
de raamovereenkomst gesloten werd, naar volgende e-mailadressen:
Atos
HB-plus
CSC
[email protected]
[email protected]
neemt niet meer apart deel aan de procedure maar zal voortaan samenwerken met HB-plus,
ingevolge de fusie van CSC met HPe (zgn. ‘DxC’).
Inhoud
1.
Project identificatie
2.
Klant identificatie
3.
Termijnen
4.
Projectkenmerken
5.
Inhoudelijk en vormelijke vereisten m.b.t. het Projectvoorstel
6.
De procedure en de wijze van beoordeling van de Projectvoorstellen
7.
Bijlagen
8.
Aanvraagdatum
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
Gebaseerd op template versie: 1.3 van 16/06/2017
1
ICT-contract 2015 – Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
1. Project identificatie
Projectcode /ref. Klant
Projectnaam
Projectbeschrijving
[1]
Programma
[4]
code
naam
[3] korte
beschrijving
[2]
programma
[1] code of referentie van de Klant ter identificatie van deze aanvraag (bijv. “MT-2015-bouw”)
[2] naam van het project (bijv. “Mijn toepassing: ontwikkeling - vernieuwing 2015”)
[3] zeer bondige beschrijving (telegramstijl) die aangeeft waarover het project gaat
[4] identificatie van het programma waartoe het Project behoort (optioneel)
2. Klant identificatie
[1]
Organisatie (Klant)
[2]
[3]
Vertegenwoordigd door
[4]
[5]
E-mailadres (indiening)
naam
code
naam en
voornaam
functie
tel.
e-mail
e-mail
[1] naam van de organisatorische eenheid die de Werkaanvraag indient
[2] officiële identificerende code van de organisatie of organisatorische entiteit (ondernemingsnummer voor lokale
overheden; entiteitscode voor Vlaamse overheidsentiteiten)
[3] naam van de persoon die de organisatorische eenheid vertegenwoordigt en die bevoegd is om de beslissingen te nemen
met betrekking tot dit Project (projectleider van de Klant), zoals het plaatsen van de bestellingen en het ondertekenen van
het ‘PV van Oplevering’.
[4] e-mailadres dat gebruikt kan worden door de Dienstverleners, voor het stellen van vragen
[5] e-mailadres dat door de Dienstverleners gebruikt hoort te worden voor de indiening van de Projectvoorstellen
3. Termijnen
Antwoordtermijn
[1]
Uiterste datum en tijdstip
../../…. om …. u
(minstens 30 werkdagen)
Termijn voor vragen
over de Werkaanvraag
[2]
Uiterste datum voor stellen
van vragen (default: 10
…/../…
werkdagen)
[1] antwoordtermijn: de uiterste antwoorddatum (‘due date’): dit zijn de datum en het tijdstip waarop het Projectvoorstel
uiterlijk bij de Klant moet zijn. Opgelet: de minimale antwoordtermijn is 30 Werkdagen te rekenen vanaf de
aanvraagdatum, i.e. de datum van het verzenden van de Werkaanvraag
[2] vragen en antwoorden m.b.t. de Werkaanvraag: tenzij anders bepaald door de Klant, beschikken de ICT-Dienstverleners
over een periode van 10 Werkdagen vanaf de datum van verzending van de voormelde Werkaanvraag, om eventuele
vragen te stellen ter verduidelijking van de in de Werkaanvraag opgenomen informatie (zie ook Service Portfolio par 3.1.1)
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
2
ICT-contract 2015 – Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
4. Projectkenmerken
Situering
Relevante situering en duiding van het project, met o.a.:
omschrijving van de huidige situatie: duiden van de huidige problematiek;
omschrijving van de gewenste situatie: geven van een visie op waar men naartoe wil en omschrijving van wat men
wil bereiken (doelstellingen);
Andere relevante informatie is op te nemen als bijlage(n) of referentie naar toegankelijke documentatie.
Werkproducten, fasering en uitvoeringstermijnen
Zo specifiek en duidelijk mogelijke lijst/ opsomming van de verwachte, op te leveren resultaten van de activiteiten binnen
de Werkaanvraag, met de bijbehorende acceptatiecriteria. Eventueel verwijzing naar bijlagen met detailspecificaties van de
gewenste producten/ resultaten. Indien het project duidelijke fasering en mijlpalen omvat, worden deze hier opgenomen
en de producten daaraan gerelateerd, incl. eventuele bijhorende randvoorwaarden zoals eventuele toepasselijke uiterste
realisatiedatum (deadlines) of maximale uitvoeringstermijnen.
Prijsvorming
Kruis aan wat van toepassing is en vul eventueel aan:
RV
[1]
Geheel in Resultaatsverbintenis, tegen een totale prijs.
MV
[2]
Middelenverbintenis.
Een aantal gedeelten aan te bieden tegen een totaalprijs (SOG), betreffen:
Prijsvorming: resultaatverbintenis/ middelenverbintenis.
[1] De Klant geeft in de Offertevraag aan of het geheel een opdracht betreft in resultaatsverbintenis, tegen een totale prijs.
[2] De Klant duidt de gedeelten van de opdracht aan waarvoor hij een totaalprijs (som over geheel) in het Projectvoorstel
wenst te bekomen.
Waarborg
Kruis aan wat van toepassing is en vul eventueel aan:
STANDAARD 90 dagen waarborgperiode [1]
AANGEPAST: gedurende volgende aangepaste
periode:
GEEN waarborgperiode
Waarborg: een Project kan gevraagd worden al dan niet met waarborg na in productie name
[1] default, indien niets anders gepreciseerd in de opdracht door de Klant: een waarborgperiode van 90 dagen
Indien een andere keuze dan de default (90 dagen waarborgperiode) gewenst is, deze aankruisen en indien nodig
aanvullen.
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
3
ICT-contract 2015 – Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
Locatie van uitvoering van de activiteiten door de ICT-Dienstverlener
Geeft aan in welke mate de uitvoering ter plaatse bij de Klant dient te gebeuren; waar deze locatie zich situeert; en welke
eventuele specifieke modaliteiten en voorzieningen de Klant voorziet.
Licenties
Eventuele licenties die de Klant beschikbaar zal stellen voor gebruik.
Opmerking: in het geval de ICT-Dienstverlener voor een Project (voor de resulterende producten) licenties nodig heeft,
horen deze licenties duidelijk in het Projectvoorstel te worden vermeld.
Specificaties inzake de exploitatie
De Exploitant
Kruis aan wat van toepassing is en vul overeenkomstig eventueel aan:
De Exploitant van het ICT-contract voor Exploitatiegebonden diensten
Een andere exploitant, namelijk:
Nog te bepalen. Uitleg:
Waar en door wie het eindresultaat in exploitatie zal worden genomen, in detail te benoemen en te omschrijven indien het
een andere Exploitant betreft dan deze die in kader van ‘ICT-contract 2015’ is aangesteld. In dat geval minstens te
vermelden: naam, contactpersoon, e-mail, telnr, … Indien de Klant (aanvrager, opdrachtgever) de uitbating in eigen beheer
(met eigen personeel) zal verzorgen, hoort dit hier eveneens vermeld te worden.
Eventuele specifieke exploitatiemodaliteiten
Eventuele specifieke modaliteiten van exploitatie die van belang zijn voor de opdracht.
Voorbeelden: een specifieke te benutten doelomgeving, eventuele bijzondere eisen in acht te nemen of extra
voorzieningen die ingebouwd moeten worden en/of van belang zijn bij latere exploitatie: hoge beschikbaarheid, disasterrecovery-voorziening, meer dan normale performantie te borgen en te monitoren, … .
Indicatieve offerte exploitatie
Kruis aan indien van toepassing:
Ja, een indicatieve offerte van de Exploitant is gewenst voor het beheer na inproductiestelling
Aanduiding of er al dan niet een indicatieve offerte van de Exploitant gewenst is voor het beheer van de ontwikkelde
bedrijfstoepassing na “in-productiestelling”. In dit geval zal dit bij het projectvoorstel gevoegd worden.
Opmerking: het bestellen van een Projectvoorstel houdt niet tegelijk ook het bestellen van deze exploitatiedienst in.
Dergelijke exploitatieofferte is indicatief en laat de Klant toe de totale kost van de oplossing zo goed mogelijk in te
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
4
ICT-contract 2015 – Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
schatten. De Exploitatie, behalve het voorleggen van een indicatieve offerte vanwege de Exploitant, maakt dus geen deel
uit van het Ontwikkelingsproject.
Bijzondere karakteristieken of vereisten
De Klanten kunnen voor diverse opdrachten specifieke karakteristieken vastleggen (‘technische klantvereisten’), die de
specifieke gewenste dienst verder indelen aan de hand van niet-functionele karakteristieken.
Voorbeelden:
de targetomgeving, indien gekend, bijv. MS SQL Server, OracleEE…, Solaris-Windows-Linux-ZOS systeem,
de applicatielaagprogrammeertaal. bijv.: .Net, J2EE, enz.,
de methodiek (vereist / voorkeur), bijv. Agile,
eventuele verwachtingen met betrekking tot hergebruik, zoals opgelegd hergebruik van bestaande software of
componenten (informatie daarover toe te voegen of beschikbaar te stellen).
Web toegankelijkheid (AnySurfer)
De Klant hecht een bijzonder belang aan de toegankelijkheid van zijn websites en wenst de websites ook maximaal
toegankelijk te maken voor personen met een handicap. Daarom zullen de ICT-Dienstverleners bij het ontwerpen,
ontwikkelen en opbouwen van de website de richtlijnen van de AnySurfer checklist naleven. Deze checklist staat ter
beschikking op volgende webpagina: http://www.anysurfer.be/nl/in-de-praktijk/checklist (link is external).
De Klant behoudt zich het recht voor om de website formeel te-laten onderzoeken met het oog op het behalen van een
AnySurfer label overeenkomstig één van de trajecten op volgende webpagina: http://www.anysurfer.be/nl/labelbehalen/het-anysurfer-label (link is external). Indien AnySurfer in het kader van het verstrekken van het label opmerkt dat
één of meerdere aspecten van de website niet conform de richtlijnen van de AnySurfer checklist zijn gebouwd, dient de ICTDienstverlener die de website heeft gebouwd, deze aandachtspunten kosteloos te verhelpen.
Indien, in afwijking van bovenstaande, bepaalde delen of aspecten van de website of de ter beschikking gestelde
documenten niet conform de checklist voor web toegankelijkheid moeten worden opgemaakt (rekening houdende met
haalbaarheid en het aantal gebruikers), moeten deze hier worden vermeld :
De conformiteit aan de checklist inzake web toegankelijkheid is niet van toepassing op volgende
gedeelten van de oplossing:
5. Inhoudelijk en vormelijke vereisten m.b.t. het Projectvoorstel
Het Projectvoorstel zal alle nodige informatie bevatten die de Klant moet toelaten om het
Projectvoorstel te beoordelen op de gunningscriteria, d.w.z. zowel op vlak van kwaliteit, prijs, als
doorlooptijd (uitvoeringstermijn). Dit betekent dus o.a.: een duidelijk overzicht van alle
kostenelementen en de berekende totaalprijs voor het project, een Projectplan met
uitvoeringstermijn.
Het Projectvoorstel moet voldoen aan de bepalingen van de Raamovereenkomst. De Dienstverlener
hanteert voor de opmaak van het Projectvoorstel een eigen model (template), conform Prince-2 of
gelijkwaardig. Daarbij benadert het voorstel zoveel mogelijk de inhoud en het detailniveau van een
‘PID’ (‘projectinitiatiedocument’, cfr. Prince-2-projectmanagement).
6. De procedure en
Projectvoorstellen
de
wijze
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
van
beoordeling
van
de
5
ICT-contract 2015 – Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
Onderhavige aanvraag kadert in een minicompetitie zoals voorzien in de “Raamovereenkomst voor
ontwikkelingsprojecten ten behoeve van de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen —
bestek nr. e-IB-2013-0087”.
Meer informatie over de Raamovereenkomst Ontwikkelingsprojecten, evenals de contractuele
documenten, zijn te vinden op de website: http://www.bestuurszaken.be/ontwikkelingsprojecten.
Onder andere het volgende is voorzien, cfr. Service Portfolio:
Vragen en antwoorden
Vragen en antwoorden m.b.t. de Werkaanvraag: tenzij anders bepaald door de Klant, beschikken de
ICT-Dienstverleners over een periode van 10 Werkdagen vanaf de datum van verzending van de
voormelde Werkaanvraag, om eventuele vragen te stellen ter verduidelijking van de in de
Werkaanvraag opgenomen informatie. De Klant zal vervolgens alle vragen beantwoorden, om
vervolgens alle vragen en antwoorden (zonder indicatie van de vraagsteller) tegelijkertijd aan alle
ICT-Dienstverleners te bezorgen via e-mail. De Klant beschikt hiervoor in principe over 5 Werkdagen.
Indien het beantwoorden van de vragen meer tijd vergt voor de Klant, dan zal de termijn voor het
indienen van het Projectvoorstel ook verlengd worden met de extra tijd die de Klant heeft genomen
zodat de ICT-Dienstverleners nog over minstens 15 Werkdagen kunnen beschikken na ontvangst van
de antwoorden.
Indiening van de Projectvoorstellen
De hiertoe gemachtigde personen van de ICT-Dienstverlener dienen de goedgekeurde
Projectvoorstellen in via e-mail naar het e-mailadres dat is opgegeven in de Werkaanvraag, en dit
binnen de in de Werkaanvraag vermelde antwoordtermijn.
Onmiddellijk na ontvangst van een offerte, verzendt de Klant een bevestiging van deze ontvangst
naar de betrokken ICT-Dienstverlener met vermelding van datum en tijdstip. De Projectvoorstellen
worden door de Klant slechts geopend na het verstrijken van de antwoordtermijn.
Beoordeling van de Projectvoorstellen
De Klant zal in eerste instantie de regelmatigheid van het Projectvoorstel nakijken en vervolgens de
Projectvoorstellen evalueren op basis van de gunningscriteria (zie Service Portfolio rubriek Error!
Reference source not found.).
Voor het beoordelen van de Projectvoorstellen zullen met name de volgende gunningscriteria
gebruikt worden:
 Kwaliteit van het voorstel (40%): de inhoudelijke kwaliteit van het Projectvoorstel;
 Totaalprijs (50%): de totaalprijs voor de uitvoering van het Project;
 Uitvoeringstermijn (10%): de door de ICT-Dienstverlener gegarandeerde uitvoeringstermijn voor
de uitvoering van het Project alsook van de onderliggende Projectfasen indien van toepassing.
Optioneel: de Klant kan beslissen om over de ontvangen Projectvoorstellen te onderhandelen met de
verschillende ICT-Dienstverleners. Tijdens de onderhandelingen waarborgt de Klant de gelijke
behandeling van de verschillende ICT-Dienstverleners. Na de onderhandelingen worden de ICTDienstverleners uitgenodigd om een verbeterd Projectvoorstel in te dienen (op dezelfde wijze als dit
voor het initiële Projectvoorstel gebeurde). Dit verbeterde Projectvoorstel wordt dan opnieuw
geëvalueerd op basis van de gunningscriteria, na voorafgaand nazicht van de regelmatigheid.
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
6
ICT-contract 2015 – Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
Kennisgeving van de toewijzing van het Projectvoorstel en startdatum voor uitvoering
De Klant zal vervolgens de Werkaanvraag of Werkaanvragen indienen voor de uitvoering van het
Project bij de ICT-Dienstverlener die het economisch meest voordelige Projectvoorstel heeft
ingediend.
De klant brengt de ICT-Dienstverleners die niet het economisch voordeligste Projectvoorstel
indienden, via e-mail op de hoogte van de gemotiveerde beslissing van de Klant.
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
7
ICT-contract 2015 – Raamovereenkomst ontwikkelingsprojecten
7. Bijlagen
1.
2.
3.
Een lijst van documenten die als bijlage (of via een referentie (link) naar een elektronische versie in een daarvoor geëigend
systeem dat voor alle voor alle partijen toegankelijk is en dat o.a. ook duidelijk en automatisch de versies onderscheidt) zijn
opgenomen (bijvoorbeeld bestaande toepassingsdossiers of projectdossiers, …). Ingeval een bijlage grotere aantallen
documenten omvat, worden deze in een zipbestand gecomprimeerd gebundeld en toegevoegd aan de aanvraag.
Opmerkingen: voor de meeste projecten zal een aanvraag van een projectvoorstel als bijlage een uitgebreide bundel
informatie bevatten die relevant en verhelderend is voor de opdracht. Deze bundel dient zo overzichtelijk en voldoende
gedetailleerd te zijn dat ze de Dienstverleners toelaat om de opdracht goed te begrijpen en te bevatten, zodat ze een
kwaliteitsvol, gepast voorstel en een goede prijs kunnen geven.
Voorbeelden: een eventuele voorafgaand uitgevoerde studie of analyse, informatie ter verklaring van de objectieven, de
behoeften/verwachtingen, de specifieke vereisten (randvoorwaarden), eventuele te respecteren timing, … .
Hoe beter en eenduidiger de opdrachtformulering, hoe beter de voorstellen.
8. Aanvraagdatum
De datum van verzending van deze aanvraag via e-mail door de Klant, geldt als aanvraagdatum.
Werkaanvraagformulier Projectvoorstel “Ontwikkelingsproject”
Laatst gewijzigd: 19/07/2017 16:47
8