WORD, 63 KB - Gemeente Leiden

B en W nummer 14.1112 ; besluit d.d. 09-12-2014
Onderwerp
Collegereactie op rekenkameronderzoek 'Grip op nieuwe taken van Leiden'
Besluiten:
1.
Bijgaande brief aan de raad, met de reactie namens het College op het
rekenkameronderzoek ‘Grip op nieuwe taken van Leiden’, vast te stellen.
2.
Deze brief ter kennis te brengen aan de Gemeenteraad.
de c ommis sie
Pers samenvatting:
Het college van burgemeester en wethouders stuurt een brief aan de gemeenteraad met een
reactie op het rekenkameronderzoek naar de stand van zaken met betrekking tot de
voorbereiding van de decentralisatie van de jeugdzorg en delen van de AWBZ naar de
gemeente. Ook worden in de brief de aanbevelingen vermeld die door het college worden
overgenomen.
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Gemeenteraad
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 14071
E-Mail
Website www.leiden.nl/gemeente
9 december 2014
Ons kenmerk Z/14/131071
Onderwerp Reactie op rekenkameronderzoek ‘Grip op nieuwe
taken van Leiden’
Datum
José Finders
Doorkiesnummer 071-5167415
Contactpersoon
Geachte leden van de Gemeenteraad,
Op 6 november jl. presenteerde de Rekenkamercommissie Leiden in de commissie OS
het rapport ‘Grip op nieuwe taken van Leiden. Gevolgen, risico’s en sturingsmogelijkheden
bij de decentralisatie van de jeugdzorg en de AWBZ.’ Na afloop van de presentatie is aan
u toegezegd dat het College voor het kerstreces met een reactie komt, waarna u het
rapport en de aanbevelingen na het reces kunt bespreken. Via deze brief informeren we u
over ons standpunt. Na een aantal algemene noties gaan we nader in op de afzonderlijke
aanbevelingen uit de bestuurlijke nota bij het onderzoeksrapport.
Wij willen graag onze waardering uitspreken voor het feit dat de Rekenkamer onderzoek
heeft laten doen naar de grip op de grote veranderingen in het sociale domein. Met name
ook vanwege het opereren in een context van hoge druk en late duidelijkheid over
regelgeving en budgetten vanuit het rijk, verheugt het ons dat in de bestuurlijke nota op
basis van het onderzoek op hoofdlijnen de conclusie getrokken is dat de voorbereiding
van de veranderopgave in het kader van de decentralisatie van de jeugdzorg en de AWBZ
voortvarend door de gemeente Leiden is opgepakt. Tegelijkertijd delen we een aantal door
de rekenkamercommissie geconstateerde risico’s.
In een eerdere fase is er in het kader van ambtelijk hoor en wederhoor al separaat
gereageerd op het conceptrapport. Daarmee achten wij het in deze fase van bespreking
van het onderzoeksrapport niet meer nodig om in te gaan op het gehele rapport noch op
losse feiten. We leggen de focus in onze reactie op de aanbevelingen naar aanleiding van
de geconstateerde risico’s. Met betrekking tot de tijdsspanne geven wij u mee dat de
interviews in de zomerperiode hebben plaatsgevonden. Vanaf september hebben wij de
contacten met de Raad willen intensiveren, zowel formeel als informeel. Als vervolg op de
3D-sessie in de Nieuwe Energie van begin juni, hebben we in het najaar een aantal
voorlichtings-bijeenkomsten als ook een begrotingsmarkt over de drie decentralisaties
georganiseerd.
Met name ook in de laatste weken zijn er de nodige stappen gezet om per 1-1-2015 als
gemeente klaar te staan voor de nieuwe taken en het anders georganiseerd hebben van
de zorg. U heeft dat onder meer kunnen constateren aan de hand van de veelheid aan
besluitvormende stukken die in het najaar ter besluitvorming dan wel ter informatie aan u
zijn voorgelegd. Dat neemt niet weg dat wij bij de reactie op de aanbevelingen de
doelrealisatie voor ogen hebben en onderschrijven in de geest daarvan te willen handelen.
In dat kader attenderen wij u ook op het gedeelde uitgangspunt te willen evalueren om
ervan te kunnen leren, teneinde de geleerde lessen in het verdere transformatieproces na
1 januari 2015 toe te kunnen passen.
Wij hechten er tenslotte aan te benadrukken dat waar in het onderzoek separaat
ingezoomd is op twee van de drie decentralisaties, wij bij de voorbereiding op de
decentralisaties in onze gemeentelijke visie vastgesteld hebben dat deze opgave een
transformatie van het gehele sociale domein betreft waarbij conform het herontwerp
gedeelde beleidsuitgangspunten en een integrale benadering noodzakelijk zijn. Wij
bevelen u dan ook aan om de discussie over het rapport en de aanbevelingen vanuit deze
integrale blik te voeren.
Reactie op de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie
Ad: Bestuurlijke aspecten
1. Zorg voor een structureel grotere betrokkenheid van de Raad bij toekomstige te
maken keuzes en nauwe betrokkenheid bij de uitvoering. Maak die betrokkenheid
institutioneel – d.w.z. in de relatie tussen Raad en College – duidelijk zichtbaar.
Concretiseer deze betrokkenheid in afspraken met het College over de wijze waarop
de raad betrokken is bij het voorbereiden van regionale besluiten, vraag periodieke
rapportages over de voortgang, de knelpunten en de financiële aspecten van de twee
decentralisaties, overweeg een apart overlegplatform te creëren dat periodiek en op
verzoek bijeen kan komen.
Reactie College:
2014 is een belangrijk jaar geweest in het kader van de besluitvorming ten aanzien
van de decentralisaties in het sociaal domein. Naast de formele besluitvorming waarin
u als Raad de kaders heeft vastgelegd, heeft het College u aan de hand van een
aantal inhoudelijke verdiepingsbijeenkomsten en overallplanningen meegenomen in
de ontwikkelingen. Graag blijven we ook na de transitiedatum van 1 januari 2015
rapportages en (tussen)evaluaties met u delen, zoals het afgelopen jaar bijvoorbeeld
ook is gebeurd rondom het beleidsplan Hart voor de Jeugd en de proeftuinen Jeugd &
Gezinsteams. Ook blijft het ter inspiratie organiseren van contacten met de uitvoering
in de stad mogelijk. Wij horen graag van u of en op welke wijze u deze contacten in de
toekomst wilt vormgeven.
Het College is het eens met de uitspraak van de rekenkamercommissie om 2015
beleidsmatig niet als verloren jaar te beschouwen’. Daarvoor is de noodzaak van
(bij)sturing in het 1e jaar van transformatie met grote veranderingen in de zorg als ook
financiële risico’s te groot. Voortgangsbespreking in 2015 met de raad is dan ook
zeker wenselijk. Het transformatieproces is een proces dat een aantal jaren duurt,
waarin we ook de tijd nodig hebben om ervaring op te doen. Daarin trekt het College
graag met u op, ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. We benadrukken
daarbij het belang van goed monitoren hoe het gaat, met als insteek bijsturen als
nodig maar ook ruimte geven aan inwoners, (zorg)partners en wijkteams. En zoals
ook op de begrotingsmarkt met u gedeeld: het gaat niet zozeer om tellen, maar zeker
ook om vertellen. Daarbij zullen we gezamenlijk op zoek moeten gaan naar een
evenwichtige balans tussen de wens om frequent geïnformeerd te zijn en de mate van
beslag op de capaciteit. In de optiek van het College dient zoveel mogelijk aandacht
uit te gaan naar de daadwerkelijke zorg en niet naar overmatige administratieve
lasten. De in het rapport gesuggereerde wekelijkse contacten en maandelijkse
voortgangsrapporten leggen vanuit deze optiek een te groot beslag op de capaciteit.
In de commissie O&S van donderdag 20 november heeft wethouder van Gelderen al
aangekondigd dat ze begin 2015 graag in gesprek gaat met u over de manier waarop
we u zo goed mogelijk in de gelegenheid kunnen stellen kaders mee te geven en
richting te bepalen. En specifiek ten aanzien van besluiten die regionaal voorbereid
worden onderkennen we het door u geconstateerde dilemma, en denken we zoals
aangegeven na over een goede werkwijze waarbij u als raad meer invloed heeft aan
de voorkant van het besluitvormingsproces.
Ad: Kwaliteit van zorg
2. Zorg ervoor dat de verleners van de zorg zich uitdrukkelijk uitspreken over de kwaliteit
van hun dienstverlening en hoe deze zich verhoudt tot de kwaliteit in de oude situatie.
Reactie College:
We zijn het eens met deze aanbeveling over de kwaliteit van dienstverlening, en gaan
daar als volgt mee aan de slag. Juist degenen die hulp ontvangen, hun omgeving en
hun partners in de wijk zullen worden bevraagd op de ervaren kwaliteit. De sociale
wijkteams doen klanttevredenheidsonderzoeken in het eerste jaar. Zoals verzocht
door de Raad wordt aan klanten gevraagd of zij tevreden zijn over het proces van
herindicaties.
In de beleidsregels heeft het college beschreven op welke wijze invulling gegeven
wordt aan het onderdeel kwaliteit. Over de kwaliteit van dienstverlening zijn afspraken
gemaakt met de aanbieders die opgenomen zijn in de (resultaat)overeenkomsten
Jeugd en Wmo. De kwaliteitsmonitoring, waaronder ook hoe de kwaliteit van
dienstverlening in de nieuwe situatie zich verhoudt tot de oude situatie, zal
nadrukkelijk onderwerp van gesprek zijn in de periodieke voortgangsbesprekingen met
de aanbieders.
3. Borg dat er goede afstemming plaatsvindt tussen de beide vormen van zorg,
bijvoorbeeld in de overgang van 18- naar 18+
Reactie College:
Wij onderschrijven dat goede afstemming tussen beide vormen van zorg een
belangrijk aandachtspunt is. We borgen de afstemming tussen de beide vormen van
zorg door vanuit de door de raad vastgestelde visie voor de drie decentralisaties te
werken en door de gezamenlijke sturing op de beide decentralisaties zowel bestuurlijk
als ambtelijk in de uitvoering. Zo vindt er momenteel concrete afstemming met
betrokken partners plaats over hoe de overgang van 18- naar 18+ goed vorm te
geven. In de beleidsregels Wmo is vastgelegd dat wanneer iemand een
jeugdhulpvoorziening ontvangt en 18 jaar wordt, de begeleiding door kan lopen. Of en
op welke wijze dat het geval is zal in nauwe onderlinge afstemming met de jongere,
het jeugd- en gezinsteam en het sociaal wijkteam beoordeeld worden. Hierbij zal
gekeken worden of de situatie qua problematiek het best afgehandeld kan worden
door het jeugd- en gezinsteam of door het sociaal wijkteam.
Ook de toepassing van de methodiek 1 huishouden 1 plan moet er toe leiden dat er in
de praktijk geen mensen tussen wal en schip vallen. Tussen de jeugd & gezinsteams
en de sociale wijkteams is sprake van korte lijnen. Zij stemmen onderling af en
hebben de opdracht om pragmatisch om te gaan met binnenkomende hulpvragen.
Waar mensen binnenkomen worden ze gehoord, en zo nodig vindt warme overdracht
plaats.
Het afstemmingsonderwerp zal in het overgangsjaar 2015 beleidsmatig extra
aandacht krijgen, dit zal breder zijn dan alleen de afstemming tussen de teams van
jeugdzorg en Wmo; er wordt ook gekeken naar de relatie met onderwijs, werk, wonen
etc.
4. Zorg voor de tijdige evaluatie, monitoring en bijsturing wat betreft de inhoudelijke
invulling van de decentralisaties, inclusief de daarbij voorziene risico’s.
Reactie College:
Wij onderschrijven het belang van deze aanbeveling. We werken momenteel aan een
overzicht met een planning waaruit u op kunt maken wanneer u welke
monitoringsinformatie kunt verwachten.
Op diverse momenten is al aandacht besteed aan het inzichtelijk maken van doelen,
indicatoren en risico’s:
 Met de notitie Toekomst Sociaal Domein heeft de Raad een visie meegegeven
aan het College t.a.v. de uitvoering van de nieuwe taken in het sociaal domein.
 In de visie op subsidieverlening staat het uitgangspunt dat we de doelen en
meetbare effectindicatoren van beleid in de programmabegroting verwerken.
 In lijn met het rekenkamerrapport ‘Evalueren om te leren’, kijken we kritisch
naar passende indicatoren. Het gaat om evalueerbaar - en niet alleen maar
meetbaar beleid. Het gesprek met instellingen is belangrijker dan het opleveren
van cijfers.
 We vinden het van groot belang hoe de inwoners en cliënten de veranderingen
in het sociale domein ervaren. Er zal daarom veel aandacht zijn om hun
ervaringen mee te nemen in de monitoring, bijvoorbeeld door focusgroepen,
bewonersbijeenkomsten en het opnemen van vragen in de stadsenquête. De
gesprekken met cliënten in focusgroepen dragen bij aan het blijven leren als
organisatie. De Wmo-adviesraad is voor ons ook een belangrijke partner in dat
proces.
 De OverlegTafel met aanbieders zetten we voort in 2015. Zo gaan we begin 2015
in gesprek met aanbieders om te leren van het eerste jaar bestuurlijk
contracteren. En op basis van die ervaringen kunnen we het proces en de inhoud
daarvan verder optimaliseren.
 In de begroting van 2016 zullen indicatoren m.b.t. het nieuwe beleid op het
gebied van het sociaal domein opgenomen worden.
 Movisie is in 2014 gestart met proeftuinen in circa 6 gemeenten, waaronder
Leiden, om zicht te krijgen op bruikbare indicatoren voor kwaliteit en effecten van
maatschappelijke ondersteuning. De proeftuin in Leiden richt zich op het
formuleren van indicatoren gericht op de functie van vrijwilligers als ondersteuner
van kwetsbare mensen.
 Ee sociale wijkteams brengen in kaart wat er goed loopt en wat niet, tegen welke
knelpunten de wijkteams aanlopen en wat moet worden bijgestuurd. De sociale
wijkteams werken zoveel mogelijk op basis van de vraag uit de wijk (wijkagenda),
zodat we doen wat nodig is en het past bij de behoeften van bewoners.
 Over de jeugdzorg wordt op verschillende manieren beleidsinformatie verzameld
en geanalyseerd. Via Statline en CBS komt informatie beschikbaar over het
jeugdhulpgebruik en de inzet van jeugdbescherming en jeugdreclassering.
Landelijk, wordt gewerkt aan een plan van aanpak voor verdere invoering van




outcome-criteria. In de voortgangsgesprekken met aanbieders speelt het
kwaliteitsbeleid, de medezeggenschap en de aandacht voor cliëntervaringen een
belangrijke rol. De jeugd & gezinsteams vervullen een cruciale rol bij het
monitoren. Met daarin naast tellen ook vertellen, dossieronderzoek en
klanttevredenheid.
In de beleidsregels is toegelicht dat er een toezichthoudend ambtenaar en een
onafhankelijke vertrouwenspersoon worden ingesteld. Een klachten en
bezwarenprocedure is in ontwikkeling.
De voorziene risico’s zijn in kaart gebracht, inclusief de beheersmaatregelen.
We sluiten aan bij de landelijk verplichte informatie, de door de VNG vastgestelde
gegevensset die gebruikt wordt voor de Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein.
Via de site 'waarstaatjegemeente.nl' kan per gemeente een rapport op maat
worden gemaakt. Het stelt gemeenten in staat om gegevens en resultaten met
elkaar te kunnen vergelijken en vinger aan de pols te houden bij lokale
ontwikkelingen.
Leiden volgt de ontwikkelingen van het VISD (Verkenning Informatievoorziening
Sociaal Domein) op de voet. De VNG en KING zijn dit gezamenlijke programma
gestart om goede informatievoorziening op het sociaal domein te organiseren. De
eerste fase van transitie-proof maken is nu afgerond, hierin zijn standaarden voor
informatiestromen en infrastructuren ontwikkeld. In 2015 start de tweede fase: er
vindt een doorontwikkeling plaats om de informatievoorziening efficiënter en
eenvoudiger te maken. De derde fase van dit programma (2016 en verder) richt
zich op het samenhangend kunnen sturen op resultaat.
Het overzicht met monitoringsplanning waar momenteel aan gewerkt wordt bespreken
we graag met u in de commissie OS in het vroege voorjaar van 2015.
5. Zorg ervoor dat er reservecapaciteit beschikbaar is om een eventuele prestatiedip op
te vangen.
Reactie College:
We (h)erkennen het verschijnsel van de tijdelijke prestatiedip bij een organisatie in
verandering. In de transformatieperiode hebben we hier oog voor als het gaat om
verwachtingen. We gaan aan de slag met een nieuwe manier van werken in de wijken,
dat brengt met zich mee dat we op zoek gaan naar wat werkt in de praktijk. Dat kost
tijd en tijdelijk betekent het waarschijnlijk lagere prestaties. Om deze dip op te vangen
wordt voor de periode na 1 januari 2015 goed in beeld gebracht wat projectmatige
activiteiten zijn om de transformatie verder te brengen en welke capaciteit hiervoor
extra nodig is. Deze capaciteit zullen we eerst binnen de eigen organisatie zoeken,
zoals we dat tot nu toe ook hebben gedaan. Zo hebben we ervoor gezorgd dat er met
een tijdelijke maatregel gedurende het eerste jaar - na interne werving - extra fte in elk
wijkteam beschikbaar is.
Ad: Financiële risico’s
6. Zorg vanaf het begin voor een goede monitoring van de uitgaven en de mate waarin –
door innovatieve aanpak – de noodzakelijke besparingen door het werken met
wijkteams en innovaties daadwerkelijk wordt gerealiseerd.
Reactie College:
We zijn het met deze aanbeveling eens; gezien de forse bezuinigingsopgave is een
goede monitoring van de uitgaven van groot belang. Om dit adequaat uit te voeren is FIM
3D aangeschaft, een financieel informatiemanagementsysteem over de drie
decentralisaties heen. Hiermee houden we op wijkniveau en integraal zicht op de
uitgaven in relatie tot de budgetten, zodat we tijdig kunnen bijsturen. Niet alleen de
daadwerkelijk gefactureerde kosten, maar ook de gerealiseerde aantallen en de te
verwachten aanspraken kunnen op deze wijze budgettair vertaald worden. Met dit
systeem kunnen we gedurende de komende jaren ook monitoren of bijvoorbeeld de
verwachte substitutie van dure specialistische zorg naar goedkopere zorg plaatsvindt en
of er in totaal minder bewoners aanspraak maken op de zorg. De spreiding van de
budgetten over de gemeente is een waardevolle bron om te bekijken of de wijkteams de
noodzakelijke innovatie kunnen realiseren.
Tot slot
De decentralisatie van de jeugdzorg en de AWBZ brengt een zeer grote veranderopgave
met zich mee in het sociale domein. We gaan een spannende tijd tegemoet waarin het
belangrijk is de rust te bewaren. In samenwerking met de regiogemeenten hebben we er
alles aan gedaan om per 1 januari 2015 ‘transitieproof’ te zijn en daarmee klaar te staan
voor de nieuwe taken. De door uw raad vastgestelde kaders om tot transformatie van het
sociale domein te komen zijn daarbij leidend geweest. Wij realiseren ons dat dit een
langdurig proces zal zijn dat ook in 2015 en de jaren daarna nog verder vormgegeven zal
moeten worden. De aanbevelingen uit het rekenkamerrapport nemen we mee teneinde
zoveel als mogelijk de voorziene risico’s te beperken. Er zullen zich ongetwijfeld ook
onvoorziene situaties gaan voordoen. Het is de gezamenlijke opgave van Raad en
College om daar goed mee om te gaan, het gesprek te blijven voeren met betrokkenen, en
escalaties te helpen voorkomen.
Op basis van tussentijdse ervaringen gaan we graag met u als raad het vervolggesprek
aan om lering te trekken uit die bevindingen, en bij te sturen in de gewenste richting. Bij
voorkeur sluiten we aan bij de reguliere planning in de Planning & Control cyclus,
informeren wij u aanvullend zodra de actualiteit daar om vraagt, en gaan we door met het
organiseren van informele sessies voor verdere verdieping. Door concrete afspraken met
u over het met regelmaat agenderen van de voortgang zullen wij ook de komende jaren
onze volle aandacht hebben voor de gewenste transformatie van het sociaal domein.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,