Communicatie over de peilingsresultaten

COMMUNICATIE OVER DE PEILINGSRESULTATEN
AANBEVELINGEN
Deze aanbevelingen zijn gebaseerd op de toelichtingen in de online Actiegids
Personeelspeiling (bereikbaar voor leidinggevenden, communicatie- en hrmmedewerkers – Wie graag meer info wenst kan mailen naar
[email protected]). Raadpleeg deel 4 van dit handboek voor meer
informatie over de rapportage, de analyse en de communicatie van de resultaten van
de peiling.
1.
Voer SNEL een eerste communicatie over de resultaten
Uw medewerkers zijn hongerig naar de resultaten. Te lang wachten met
communiceren leidt tot achterdocht (“we horen niets, het zal vast en zeker niet goed
zijn…”).
In een allereerste snelle communicatie, bijvoorbeeld via e-mail, volstaat het om te
melden dat u de resultaten ontvangen heeft, ermee aan de slag gaat en wanneer de
medewerkers een eerste algemeen resultaat mogen verwachten. Eventueel vermeldt u
ook reeds de deelnamegraad.
2.
Voer een “getrapte” communicatie
Bepaal vooraf naar wie u de resultaten communiceert, in welke opeenvolgende stadia
en in welke mate van detail. Deel de informatie liever in kleinere, overzichtelijke
stukken op, dan alle details in één keer te serveren.
Bijvoorbeeld:
In een tweede communicatie (bv. via een artikel in de nieuwsbrief of het magazine van
uw organisatie) kunt u de algemene resultaten voorstellen, bijvoorbeeld: responsgraad
per afdeling, gemiddelde tevredenheid, hoogste gemiddelde scores, laagste
gemiddelde scores, contactpersoon voor vragen, …
De details van de resultaten reserveert u voor een derde communicatie, bijvoorbeeld
tijdens een ploegoverleg met uw medewerkers.
3.
Ook al zijn de resultaten minder goed: communiceer!
Niet communiceren over minder goede resultaten tast de geloofwaardigheid van de
organisatie aan en is funest voor de deelnamebereidheid bij volgende peilingen. Bij het
communiceren van minder goede resultaten is het des te belangrijker om aan te geven
wat de concrete plannen zijn om de zwakke punten aan te pakken.
4.
Communiceren = cijfers situeren en interpreteren
Link Inc  communicatieadviesbureau
Communicatie over de peilingsresultaten: Aanbevelingen
1
Presenteer de resultaten nooit als een overzicht van droge cijfers die voor vele
interpretaties vatbaar zijn, maar situeer ze (tegenover vergelijkbare organisaties, in de
tijd, tegenover de doelstellingen van de organisatie…) en interpreteer ze
(benchmarking, wat is “goed”/slecht”, verband met bepaalde eigenschappen van de
organisatie…).
Zorg er ook voor dat grafieken, diagrammen, … gemakkelijk en eenduidig te
interpreteren zijn door de gemiddelde medewerker zonder kennis van statistiek.
5.
Bereid mondelinge communicatie over de resultaten zorgvuldig voor
Als u een mondelinge presentatie voorziet van de resultaten, met ruimte voor directe
feedback, vragen en commentaren van de medewerkers, bereid dit dan zorgvuldig
voor. Tracht te anticiperen op mogelijke vragen en opmerkingen, koppel acties aan de
resultaten, ga bij uzelf na hoe u tegenover de resultaten staat (bv. frustratie bij slechte
resultaten voor terreinen waarvoor u reeds heel wat verbeterinspanningen deed), …
Zo vergroot de kans dat het feedbackproces constructief verloopt, en dat het moment
van informatie en dialoog niet ontaardt in het spuien van frustraties, verwijten, …langs
weerszijden.
6.
Koppel van meet af aan actie aan de cijfers
Geef van bij de eerste communicatie concreet aan:
- Hoe (presentatie/folder/online…), wat (algemene lijnen/afdelingsdetails, …)
wanneer en naar wie er gecommuniceerd wordt over de resultaten.
- Welk traject er voorzien wordt om tot concrete verbeteracties te komen.
- Wat is uw concrete doelstelling, welk resultaat wilt u minimaal behalen?
7.
Hanteer duidelijke en consequente criteria voor de cijferinterpretatie
Bespreek vooraf binnen uw organisatie de beoordelingscriteria van de resultaten:
- Waarop gaat u zich baseren om een resultaat goed of slecht te noemen
(hoe “streng” zijn we voor onszelf?) Waarmee gaat u vergelijken
(benchmarking)?
- Welke resultaten zijn van groot belang voor uw organisatie, bv. in relatie tot
de kernopdracht voor uw organisatie, en zullen dus prioritaire aandachts- en
actiepunten vormen?
Waak erover dat in alle communicatie deze criteria consequent gehanteerd worden.
Een bepaalde score mag niet de ene keer als “slecht” voorgesteld worden en de
andere keer als “eigenlijk nog niet zo slecht, als je het bekijkt vanuit….”
8.
Bewaak de volstrekte anonimiteit van de peiling, ook voor open
vragen
Detailrapportering over groepen van minder dan 10 personen wordt niet doorgegeven.
Want als van een kleine groep of een kleine afdeling aparte resultaten worden gegeven
dan zullen in de uitsplitsingen (bijvoorbeeld per niveau) in bepaalde
Link Inc  communicatieadviesbureau
Communicatie over de peilingsresultaten: Aanbevelingen
2
antwoordcategorieën al heel snel maar een paar medewerkers voorkomen, zodat de
anonimiteit niet langer gewaarborgd wordt.
Let op met het citeren van antwoorden op open vragen. Door inhoud en vorm kunnen
antwoorden soms zo specifiek zijn dat ze worden herkend door directe collega’s of de
leidinggevende. Dat is echter zeker geen reden om deze antwoorden niet op te nemen
in de rapportering en communicatie. De open vragen leveren immers vaak interessante
informatie op over aspecten die niet door de overige vragen worden gedekt.
Door de open vragen in te delen in rubrieken, verdwijnt de herkenbaarheid.
Link Inc  communicatieadviesbureau
Communicatie over de peilingsresultaten: Aanbevelingen
3