B en W nummer 11 - Gemeente Leiden

Ben W. nr. 13.0829 d.d. 10-9-2013
Onderwerp
Collegereactie op onderzoek naar financiële omissies in de gemeente Leiden
Besluiten:
bijgaande brief aan de raad (DIV-2013-10871) met daarin de reactie van het college op het
onderzoek naar financiële omissies in de gemeente Leiden vast te stellen.
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 14071
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
10 september 2013
DIV-2013-10871
Onderwerp Collegereactie op onderzoek naar financiële omissies in
de gemeente Leiden
Datum
Contactpersoon
Ons kenmerk
Doorkiesnummer
Pieter van der Straaten
5660
Geachte leden van de gemeenteraad,
Wij stellen het op prijs u een reactie te geven op het rapport van de commissie voor de
Rekeningen naar vier financiële omissies waarmee wij uw raad in 2012 in verlegenheid
hebben gebracht. Voor deze omissies hebben wij bij gelegenheid uw raad eerder excuses
aangeboden. Wij zijn ons er terdege van bewust dat het onze verantwoordelijkheid is uw
raad telkens volledig en tijdig te voorzien van informatie over de financiën van de
gemeente en óók over de mogelijke onzekerheden die over deze informatie kan bestaan.
Naar eer en geweten streven wij er naar uw raad in deze optimaal te bedienen.
Een goede financiële huishouding en een goede informatievoorziening achten wij van
groot belang voor de gemeente Leiden, voor burgers, bedrijven en instellingen en, niet in
de laatste plaats, voor uw gemeenteraad. Aanbevelingen die hieraan bijdragen, zoals de
aanbevelingen in het onderzoeksrapport “Er bovenop”, nemen wij graag over. Bij
aanbevelingen 3, 10 en 13 uit het rapport geven wij in deze brief een nadere duiding en
doen wij procesvoorstellen. Doel hiervan is te komen tot goede afspraken over
noodzakelijke verbeteracties. De overige aanbevelingen nemen wij onverkort over.
De aanbevelingen uit het rapport vloeien voort uit conclusies die wij in sommige gevallen
niet kunnen onderschrijven. In deze brief lichten wij dat toe. Dit is in het bijzonder relevant
voor de conclusies over de informatievoorziening aan de raad en over de toepassing van
het BBV.
Het onderzoek van de commissie voor de Rekeningen zien wij als bijdrage aan ons
gemeenschappelijk doel om zorg te dragen voor een gezonde, transparante en
verantwoorde financiële huishouding. Wij willen daarom graag lering trekken uit het
rapport en met u samenwerken aan de verbeteringen van onze financiële huishouding.
Informatievoorziening aan de raad
In de conclusie over de informatievoorziening inzake de verwerking van het amendement
“zachte landing” geeft het rapport aan dat uw raad “bewust” niet tijdig, juist en volledig is
geïnformeerd. Het college kan deze formulering niet onderschrijven en dat lichten we
hieronder toe. De woordkeuze van de commissie veronderstelt dat wij opzettelijk een
verkeerde voorstelling van zaken hebben willen geven. Hiervan was nadrukkelijk geen
sprake. Overigens kan hierbij geen verschil van inzicht bestaan over het gegeven dat een
amendement van de raad in het uiteindelijke raadsbesluit verwerkt dient te worden. Dat is
ten onrechte nagelaten bij de opstelling van het definitieve bestemmingsvoorstel bij de
jaarrekening 2011.
Het college heeft informatie over de omissie op 26 juni gedeeld met de commissie Werk &
Financiën, bij monde van de portefeuillehouder Cultuur, Werk en Inkomen. Eerder op deze
dag was de portefeuillehouder van de omissie op de hoogte gesteld.
In de commissievergadering heeft het college aangegeven dat het betreffende
amendement bij de eerstvolgende jaarrekening opnieuw betrokken zou moeten worden.
Vanaf dat moment had het college de overtuiging dat de raad geïnformeerd was over de
niet-verwerking van het amendement in het bestemmingsvoorstel, en dat deze omissie bij
de jaarrekening 2012 hersteld zou worden. Met de kennis van nu weten we dat deze
overtuiging misplaatst was: wij hadden u duidelijker moeten informeren. De raad nam
vervolgens op 3 juli het bestemmingsvoorstel aan zonder dat het amendement daarin was
verwerkt. Uiteindelijk is de omissie niet pas bij de volgende jaarrekening, maar in de
tweede bestuursrapportage van 2012 gecorrigeerd.
Wij hebben reeds eerder (in reactie op raadsvragen en in het debat van 13 september
2012) aangegeven te betreuren dat de informatievoorziening aan de raad niet duidelijk en
expliciet was. Ons mag verweten worden dat wij onhandig met het amendement van de
raad zijn omgesprongen. Wij hadden het amendement in het bestemmingsvoorstel
verwerkt moeten hebben. De communicatie rond deze omissie was wat het college betreft:
onduidelijk en achteraf bezien (in de verwijzing naar het “op PM zetten” van programma
10) gedeeltelijk onjuist. Dit betreuren wij. De verwijzing was echter zeker niet bedoeld als
“dekmantel”, zoals de commissie stelt, voor de gemaakte fout. Deze woordkeuze van de
commissie veronderstelt een opzettelijke verkeerde voorstelling van zaken. Hiervan was
geen sprake. Bij de 2e bestuursrapportage in november 2012 is op ons voorstel deze
omissie hersteld.
Financiële organisatie
In aanbeveling (2) beveelt u onder meer aan de bestuurlijke sturing ten aanzien van het
PRIL te versterken. Wat betreft uw aanbeveling (2) kunnen wij aangeven dat de
bestuurlijke projectverantwoordelijkheid voor de totstandkoming van een correcte
aansluiting tussen de subadministratie bij de afdeling VAG en de centrale financiële
administratie (Decade) vanaf heden door ons is belegd bij de wethouder Ruimtelijke
Ordening. Ambtelijk ligt de verantwoordelijkheid voor het PRIL en de
projectverantwoordelijkheid voor de aansluiting tussen de twee administraties bij de
directeur van de directie Stad.
In aanbeveling (3) vraagt de onderzoekscommissie om een herijking van de business
case van Servicepunt71. In het voorjaar van 2014 behandelen wij de begroting 2015 van
Servicepunt71. Bij die gelegenheid zullen wij kritisch nagaan of de beoogde resultaten
gehaald gaan worden. Dit zullen wij ijken aan de oorspronkelijke business case van
Servicepunt71. Overigens blijven wij uw raad volgens afspraak periodiek informeren over
de voortgang en het Servicepunt71.
Wij onderschrijven veel van uw conclusies over de financiële organisatie, maar nemen
afstand van de stelling dat in de ambtelijke organisatie “specifieke kennis” over
grondzaken ontbreekt. Die stelling achten wij onvoldoende onderbouwd. Voorts betreuren
wij dat het rapport tot personen herleidbare uitspraken bevat over medewerkers in onze
organisatie.
Grondzaken algemeen
Een van uw aanbevelingen (nummer 10) stelt dat we BBV-regelgeving correct moeten
toepassen. Die aanbeveling onderschrijven wij uiteraard. Dat geldt echter niet voor de
conclusies waaruit deze aanbeveling voortvloeit. Daarin stelt de onderzoekscommissie dat
de gemeente de financiële regelgeving voor gemeenten uit het Besluit Begroting en
Verantwoording (BBV) niet juist zou hebben toegepast. Deze conclusie kunnen wij niet
onderschrijven.
Wij constateren hier dat sprake is van verschillende inzichten over de waardering van
projecten na kaderbesluit (en vóór uitvoeringsbesluit) tussen enerzijds uw accountant, die
de afgelopen jaren goedkeurende verklaringen heeft afgegeven voor onze jaarrekeningen,
en anderzijds Deloitte Consulting, dat u heeft ondersteund bij uw onderzoek. Op dit
moment passen wij naar onze mening de BBV-regelgeving correct toe en is er geen
aanleiding voor de interne of externe accountant afwijkingen te constateren.
Om het verschil van inzicht over de toepassing van de BBV-regelgeving te beslechten
stellen wij voor een advies te vragen aan de Landelijke Commissie BBV.
Voor wat betreft de grondopbrengsten constateren wij dat we weliswaar meestal later dan
voorzien verkoop van gronden realiseren, maar dat gronden over het algemeen verkocht
worden tegen de waarde waarvoor zij in de boeken staan. Recent hebben wij als
steekproef een viertal grondexploitaties laten toetsen door een externe specialist. Uit deze
toets bleek dat wij onze portefeuille op realistische wijze in onze boeken hebben verwerkt.
De conclusie dat begrote projectresultaten naar alle waarschijnlijkheid te positief worden
voorgesteld, kunnen wij dan ook niet onderschrijven.
Opvolging geven aan aanbevelingen/verbeterplannen
De rode draad in de conclusies is dat in het verleden aanbevelingen van de accountant en
voornemens ten aanzien van nader onderzoek van de financiën te weinig of soms in het
geheel niet werden opgevolgd. Voor zover hiervan in het verleden sprake was,
onderschrijven wij de mening van de commissie dat dit niet acceptabel is. Vandaar dat wij
met de leiding van de organisatie strak sturen op het opvolgen van de aanbevelingen van
de accountant. Dit heeft er toe geleid dat we nu ook op de “hoofdpijndossiers” in control
geraken, zoals u uit de managementletter van de accountant kunt opmaken. Vanaf 2012
rapporteren we elk kwartaal over de voortgang bij opvolging van aanbevelingen van de
accountant.
Naleving procedures en protocollen
Aanbeveling 13, over de aanwezigheid van voldoende financiële expertise, sluit aan op
conclusies naar aanleiding van omissie 1 in het onderzoeksrapport. Deze omissie had
betrekking op een onderuitputting in programma 9. Over deze onderuitputting heeft de
portefeuillehouder Jeugd, Zorg en Welzijn voorafgaand aan de retraite gesproken met de
“verantwoordelijk directeur” (dit wordt genoemd op pagina 18 van het rapport). De
directeur is voorzitter van het programmamanagementteam (PMT) voor programma 9. Met
deze twee feiten vervalt de basis onder de hoofdconclusie (pagina 13) dat de
portefeuillehouder ten onrechte geen afstemming zou hebben gezocht met het PMT. Deze
conclusie kunnen wij dan ook niet onderschrijven.
Overigens zullen wij aanbeveling 13 zo interpreteren dat bij de behandeling van financiële
documenten tijdens de collegeretraites de programmamanagementteams zich laten
vertegenwoordigen door de betreffende directeuren. Ook is de concerncontroller dan
standaard aanwezig. Overige financieel specialisten zullen aanschuiven, wanneer dat
nodig is.
Er bovenop
Terecht stelt de commissie voor de Rekeningen dat haar onderzoeksrapport niet het
zoveelste rapport “boven op” de stapel mag worden. De onderzochte omissies waren
weliswaar de aanleiding voor het onderzoek van de commissie voor de Rekeningen, maar
terecht stelt de commissie dat het vooral gaat om het krijgen van helderheid over de
oorzaken ervan. Zij verlangt van ons een actieprogramma dat de geconstateerde
problemen effectief aanpakt. Als leidraad voor dat actieprogramma fungeert het “Plan van
aanpak programma Verbetering Financiën en Control”. Een concept daarvan hebben wij
toegezonden aan de commissie voor de Rekeningen (zie bijlage 2 van het rapport). Dit
concept is nu al leidend voor de verbeteracties waarmee al is gestart. Wij zullen binnen
een maand de definitieve versie van dit plan toesturen, waarin wij dan ook de
aanbevelingen van de commissie zullen hebben verwerkt. Op grond van dit
actieprogramma informeren wij uw raad elk kwartaal over de voortgang van de
verbeteracties. Met deze hoge rapportagefrequentie willen wij uitstralen dat
geconstateerde problemen op korte termijn opgelost moeten worden en dat we daarmee
onze burgers en partners, ook in de regio, het vertrouwen kunnen geven dat de financiële
bedrijfsvoering van de gemeente Leiden op orde is.
Overigens wijzen wij u erop dat er sinds 2011 door ons college belangrijke verbeteracties
zijn uitgevoerd. De jaarrekeningen over 2011 en 2012 zijn voorzien van goedkeurende
verklaringen van uw accountant en ook hebben zij de toets van het provinciaal toezicht
doorstaan. In zowel 2012 als 2013 zijn er “In-control-verklaringen” afgegeven, voor de
afzonderlijke directies van onze organisatie ook over 2012. Uit de managementletters van
uw accountant blijkt dat er belangrijke vorderingen gemaakt zijn voor wat betreft de
opvolging van aanbevelingen door de gemeentelijke organisatie.
Tegen deze achtergrond betreuren wij het dat naar aanleiding van uw rapport in de media
een negatieve beeldvorming is ontstaan over het stadsbestuur van de gemeente Leiden.
Die beeldvorming komt niet overeen met de feiten. In veel opzichten presteert Leiden zeer
goed ten opzichte van andere 100.000+ gemeenten. Dit blijkt onder andere uit de
stresstesten die in 2012 zijn uitgevoerd, uit de gezonde positie van ons “grondbedrijf” en
de hoge score van Leiden in vele benchmarks.
Over het proces
Naar aanleiding van de totstandkoming van het rapport geven wij u in overweging te
bezien of de geheimhouding die rondom het onderzoek leefde, achteraf gezien de
wenselijke vorm was, en of quotes en tot personen herleidbare uitspraken in het rapport
vermeden hadden kunnen worden.
Ten slotte
In deze brief hebben wij uiteengezet dat het altijd onze intentie is geweest om de raad
goed, tijdig en volledig te informeren. Door onhandigheid is dat in 2012 een aantal keer
niet goed gebeurd. Dat is niet wat u van ons mag verwachten en dat spijt ons oprecht. Wij
hebben daar tijdens de raadsvergadering van 13 september 2012 onze excuses voor
aangeboden. Die herhalen wij hier.
Het onderzoek van de commissie van de Rekening bevat veel conclusies die op onze
instemming kunnen rekenen. Conclusies die wij niet kunnen onderschrijven, hebben wij
hierboven benoemd en voorzien van een toelichting. Springende punten hierbij zijn de
conclusies over “bewust” verkeerd informeren en over de toepassing van het BBV.
De aanbevelingen uit het onderzoeksrapport nemen wij over, met in achtneming van
bovenstaande procesopmerkingen over aanbevelingen 3, 10 en 13.
Voor het overige stellen we vast dat het rapport instructieve bevindingen en
aanbevelingen bevat die wij zullen verwerken in onze aanpak van de verbetering van onze
financiële huishouding. Over de voortgang van deze acties willen wij u graag in
overeenstemming met uw wensen periodiek mondeling en schriftelijk informeren.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,