Onderwerp - Gemeente Leiden

Collegevoorstel
Onderwerp
Managementletter 2015
In te vullen door Bureau Secretaris
Portefeuille:
Programma:
RVT:
Werk & Inkomen, Wijken en
Financiën
Programma
Concernstaf
Naam opsteller:
Telefoonnummer
Versie stuk:
F. Timp
4614
1.0
Datum
vergadering
B en Wnummer
Publieksparticipatie
Ja
Nee
Openbaarheid
Openbaar
Uitgesteld openbaar tot:
Vertrouwelijk, omdat:
Raadplegen
Adviseren
Coproductie
Parafen
Clusterdirecteur
RVT manager
R. Klijberg
R. Klijberg
1
Concerncontroller
Ja
Clustercontroller
Servicepunt712
Nee
Ja
Nee
L. de Leede
Bevoegd gezag
Gemeenteraad
College
Mandaat portefeuillehouder
Portefeuillehouder
M. Damen
A-hamerstuk
B-bespreekstuk
Besluiten:
1. De bijgevoegde interne managementletter 2015 vast te stellen
2. De bijgevoegde brief aan de raad, waarmee de interne managementletter ter informatie
aan de raad wordt aangeboden, met de reactie vanuit het college op de interne
managementletter 2015 vast te stellen.
Behoudens advies van de c ommissie
Perssamenvatting:
1
Indien van toepassing; bij instemming/vaststelling planning & control product, kredietvoorstel, begrotingswijziging,
voorstel met aanmerkelijk financieel risico. Dekking post onvoorzien of algemene middelen.
Voorstellen met financiële consequenties dienen altijd geparafeerd te worden door de directiecontroller van
Servicepunt71
2
1
Het college stelt de interne managementletter 2015 van de interne accountant vast. De
interne managementletter bevat de tussentijdse uitkomsten inzake Leiden in control en
daarbij geformuleerde verbeterpunten naar aanleiding van de uitgevoerde (verbijzonderde)
interne controlewerkzaamheden binnen de organisatie over het 1e halfjaar 2015.
De mate waarin “Leiden in control” is, wordt bepaald voor de belangrijkste financiële
processen. Hiervoor wordt vastgesteld in hoeverre de opzet, het bestaan en de werking van
daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen in voldoende mate de getrouwheid en
rechtmatigheid van uit die processen voortvloeiende baten, lasten en balansmutaties
waarborgen. Dit met het oog op eventuele verbetering van die processen.
Het college neemt alle verbeterpunten/aanbevelingen uit de interne managementletter 2015
over en biedt de interne managementletter ter informatie aan aan de gemeenteraad. In de
aanbiedingsbrief aan de raad gaat het college specifiek in op de door de interne accountant
gerapporteerde bevindingen ten aanzien van Jeugd en Wmo.
2
Ambtelijk memo
Onderwerp: Managementletter 2015
B en W-nummer:
Versie: 1.0
Bijlagen
1. Interne managementletter 2015 – Gemeente Leiden
2. Brief college B&W met reactie op interne managementletter 2015 die ter informatie wordt
aangeboden aan de gemeenteraad
Openbaar
Vertrouwelijk, omdat:
Doel
Het doel van de interne managementletter is het verschaffen van inzicht in de tussentijdse
stand van zaken ten aanzien van Leiden in control 2015 en daarbij geformuleerde
verbeterpunten. Bij de jaarrekening 2015 zal het college een in control-verklaring gaan
afgeven op grond van de financiële verordening. De interne managementletter geeft een
tussentijdse uitkomst van de mate van in control en geeft tevens de status van
verbeterpunten weer die op korte en lange termijn dienen te worden opgepakt.
In de separate brief aan de gemeenteraad geeft het college B&W een reactie op de interne
managementletter 2015 en biedt zij deze ter informatie aan de raad aan.
Bestaand kader
Leiden ambieert een financieel gezonde stad te zijn. Bij deze ambitie past de regelkring van
Plan, Do, Check, Act om continue te blijven monitoren en bijsturen om zo de geplande
doelstellingen voor de stad te realiseren: we creëren een lerende en slagvaardige organisatie
die grote veranderopgaven en innovaties initieert en uitvoert. Het instrument Leiden in control
en de daaruit voortvloeiende in control-verklaring -vanuit het college bij de jaarrekening 2015is een gevolg van artikel 21 van de financiële verordening (ex artikel 212 GW) en vraagt van
het college dat zij jaarlijks verklaart in hoeverre zij door goed te plannen en correct bij te
sturen consequent en aantoonbaar haar doelen bereikt en afgesproken prestaties levert, met
de ter beschikking gestelde middelen en in overeenstemming met wet- en regelgeving (en
dus ‘in control’ is). De mate van in control wordt bepaald voor de belangrijkste financiële
processen: hiervoor wordt vastgesteld in hoeverre de opzet, het bestaan en de werking van
daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen in voldoende mate de getrouwheid en
rechtmatigheid van uit die processen voortvloeiende baten, lasten en balansmutaties
waarborgen.
De kaders voor Leiden in control en de af te geven in control-verklaring zijn vastgelegd in het
Algemeen Controleplan 2015 dat op 30 april 2015 door de gemeenteraad is vastgesteld.
Hierin is in paragraaf 3.2 tevens vastgelegd dat de interne accountant op twee momenten in
het jaar een rapportage uitbrengt met de uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden.
De interne managementletter wordt tevens gebruikt door de externe accountant voor de
uitvoering van zijn werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole.
Overwegingen We nemen alle verbeterpunten/aanbevelingen van de interne accountant
zonder verder voorbehoud over.
3
In de brief aan de gemeenteraad gaat het college wel specifiek in op de in de
managementletter beschreven verantwoordingsproblematiek rondom Jeugd en Wmo. Dit is
een actueel thema, waarover de raad inmiddels ook al brieven heeft ontvangen vanuit VNG
en de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA).
Afstemming De interne accountant heeft de belangrijkste bevindingen uit de interne
managementletter 2015 besproken in het PO van de portefeuillehouder Financiën (26 oktober
2015), in het Clusterberaad (26 oktober 2015), de concept-managementletter voor inspraak
aan de verantwoordelijke clusterdirecteuren en teammanagers voorgelegd (week 44) en de
belangrijkste bevindingen besproken in het college (10 november 2015).
Financiële, personele en organisatorische consequenties N.v.t.
Juridische consequenties
N.v.t.
Communicatie/Publieksparticipatie IN.v.t.
Medezeggenschap
N.v.t.
Evaluatie
Opvolging van gerapporteerde verbeterpunten wordt gemonitord volgens bestaande
afspraken.
4