WORD, 83 KB - Gemeente Leiden

B&W-nr.: 06.0793 d.d. 27-06-2006
Onderwerp
Concept-reactie op accountantsrapportage Jaarrekening 2005
BESLUITEN
Behoudens advies van de commi ssie R O WR
1. Vaststellen concept-reactie op accountantsrapportage Jaarrekening 2005;
2. Reactie op 20 juni 2006 ter kennis te brengen aan de Raad.
Samenvatting
Het college is zeer content met het goedkeurend oordeel van de accountant ter zake van getrouwheid en
rechtmatigheid. In de reactie op het rapport van bevindingen geeft het college nadere
toelichingen en nuanceringen aan. Ook worden een aantal reacties opgenomen waaronder de belangrijkste het
doen van voorstellen om de informatiewaarde van de jaarstukken te doen
toenemen
Raadsaanbiedingsformulier
Rv nr.
Opsteller
Naam:
Dienst:
Telefoon:
Deuling
CS
5113
Verantwoordelijk portef.houder: Financiën en
B&W-besluit d.d: 27-6-2006
Sport
Meningsvormend
Besluitvormend
Informatief (t.k.n.)
Naam Programma + onderdeel:
Bestuur en Dienstverlening
Onderwerp:
Reactie college op accountantsrapportage JR 2005
Voorgenomen besluit:
Kennis nemen van de reactie
INHOUD
Aanleiding:
De commissie van de rekeningen adviseert de raad voorafgaande aan de raadsbehandeling van 4 juli
aanstaande betreffende de vaststelling van de Jaarstukken 2005 mede op basis van de reactie van het
college.
Doel:
Een zo vloeiend mogelijke behandeling van betreffend voorstel.
Kader:
Gemeentewet (Jaarlijks verantwoord het college over het gevoerde beleid) en voor 15 juli 2006 dient
de toezichthouder over de vastgestelde Jaarstukken te beschikken.
Overwegingen:
nvt
Procedure:
Afgesproken met de Griffie dat betreffende reactie op 20 juni ter beschikking wordt gesteld.
Financiën:
nvt
Bijgevoegde informatie:
Brief + bijlage
OVERIGEN
Communicatie: geen
Evaluatie:
nvt
In te vullen door de griffie:
Raadsbesluit
Raadsvoorstelnr.
Onderwerp:
De raad van de gemeente Leiden,
Besluit:
1.
2.
3.
4.
Gedaan in de openbare raadsvergadering van ……
Voorzitter raad, griffier,
Advies van de commissie ……
is:
Hamerstuk
Hamerstuk met stemverklaring van de fracties van
Kort bespreekpunt
Uitgebreide discussie
Het besluit van de raad is:
Ongewijzigd aanvaard
Gewijzigd aanvaard
Verworpen
Aanvaarde
moties/amendementen:
Aan de Raad Gemeente Leiden
Datum
16 juni 2006
Ons Kenmerk
Onderwerp
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
Contactpersoon
H. Deuling
Doorkiesnummer 5113
Reactie college op accountantsrapportage Jaarrekening 2005
Geachte leden van de Raad,
Hierbij geven wij onze reactie op de accountantsrapportage Jaarrekening 2005.
Met het oordeel van de accountant over de getrouwheid maar bovenal over de rechtmatigheid zijn wij zeer
content. Vooral de eigen Leidse inspanningen op het vlak van rechtmatigheid maakt dat wij vertrouwen
hebben in de voortgaande lijn ter zake van de verbeteringen van de bedrijfsvoering en het waarborgen van
gerealiseerde verbeteringen.
In het rapport van bevindingen heeft de accountant onderwerpen opgenomen, die uw aandacht verdienen.
De belangrijkste bevindingen van de accountant ons inziens betreffen:
voor de tussentijdse controle:
A. verankeren van de controlplannen in de bedrijfsprocessen;
B. plannen werkzaamheden interne beheersingsmaatregelen;
C. voorstel accountant om afdeling FC centrale toetsende rol te doen vervullen op effectieve werking
interne beheersingsmaatregelen;
voor de jaarrekeningcontrole:
1. niet gecorrigeerde controleverschillen getrouwheid en rechtmatigheid;
2. het rechtmatigheidsonderzoek;
2.1. interne organisatie rechtmatigheidsbeheer doorontwikkelen;
2.2. opmerkingen bij het voorwaardencriterium, begrotingscriterium, én het criterium misbruik en
oneigenlijk gebruik;
3. totstandkoming en informatiewaarde verslaggeving 2005;
4. concretisering van tussentijdse winstneming van grondexploitaties;
5. huidige systematiek weerstandsvermogen geeft geen goed beeld;
6. specifieke jaarrekeningposten:
6.1. WWB en voorziening uitkeringsdebiteuren
6.2. Dienstreserve DZB / WSW reserve
7. Geautomatiseerde gegevensverwerking
7.1. Decade (financieel systeem)
7.2. Soleil (Sociaal Welzijn Systeem)
8. Actuele ontwikkelingen
Indien en voorzover niet afzonderlijk door ons wordt ingegaan op een opmerking van de accountant betekent
dit dat wij ons kunnen verenigen met de gegeven bevindingen en deze opmerking betrekken in de verbetering
van de bedrijfsvoering.
De tussentijdse controle (§2.1 p 6)
A. verankeren van de controlplannen in de bedrijfsprocessen;
In 2005 hebben de diensten met behulp van controlplannen en de uitvoering van specifieke
controlewerkzaamheden de vereisten in de rechtmatigheid transparant gemaakt. Terecht merkt de accountant
op dat de waarborging van de uit te voeren beheersmaatregelen dient plaats te vinden door de
proceseigenaren. Dit advies is niet meer dan een logische volgende stap om op een efficiënte wijze te
voldoen aan de rechtmatigheid.
2. plannen werkzaamheden interne beheersingsmaatregelen;
Binnen de planning- en controlcyclus wordt veelvuldig gewerkt met het plannen van werkzaamheden. Aan
de uitwerking van de acties interim-controle 2005 wordt/is gevolg gegeven. Elke individuele dienst
actualiseert het dienstcontrolplan en plant op basis van diensteigen processen de uitvoering van de eigen
interne beheersingsmaatregelen. De verwachting is dat de accountant in oktober 2006 (interim-controle 2006)
een significante verbetering zal constateren in de uitvoering van beheersingsmaatregelen dan ten opzichte
van 2005.
3. voorstel accountant om afdeling FC centrale toetsende rol te doen vervullen op effectieve werking
interne beheersingsmaatregelen;
Over de suggestie van de accountant zullen controllers en afdeling FC van gedachten wisselen mede gelet op
het feit dat het controlmodel van de gemeente Leiden als gevolg van Anders Werken ingrijpend wijzigt. Of
en in welke mate er invulling gegeven kan worden aan dit voorstel in 2006 is nog niet duidelijk. In de
Commissie voor de Rekeningen van oktober 2006 zou dit onderwerp van gesprek kunnen zijn.
De jaarrekeningcontrole
1. niet gecorrigeerde controleverschillen getrouwheid en rechtmatigheid (§2.3 p 9);
De opmerkingen van de accountant worden door ons op twee punten niet gedeeld. Deze twee punten zijn
‘actualisatie norm voorziening WWB-vorderingen’ (zie onze reactie punt 6.1) en ‘ROA/VVTV’. Voor het
laatste zal in de loop van 2006 duidelijk zijn in welke mate de fout ook in financiële zin wordt hersteld.
2.
het rechtmatigheidsonderzoek;
2.1. interne organisatie rechtmatigheidsbeheer doorontwikkelen (§2.5.3);
De accountant herhaalt in deze opmerking hetgeen ook al gesteld is bij de interim controle rapportage
2005 dd. 3 februari 2006. Wij onderschrijven dan ook dat de basis is neergezet en dat dit een goed
uitgangspunt is voor verdere ontwikkeling.
2.2. opmerkingen bij het voorwaardencriterium, begrotingscriterium, én het criterium misbruik en
oneigenlijk gebruik (§2.5.4 t/m § 2.5.6 p 12 t/m 14);
Wij kunnen ons verenigen met de bevindingen ter zake van het voorwaarden- en het M&O-criterium en
lichten specifiek de overschrijdingen toe op een viertal programma’s (begrotingscriterium).
Mede in het kader van het begrotingscriterium krijgt de raad een errata vaststelling jaarrekening 2005
(RV06.0064) ter besluitvorming aangeboden.
Toelichting (§2.5.5 p14):
1. Bestuur en dienstverlening`
5. Bereikbaarheid
8. Onderwijs en jeugd
9. Sport , cultuur en recreatie
Real.
28,8
Begr.
24,5
15,5
71,3
27,6
Verschil
4,3
14,2
65,9
26,3
1,3
5,4
1,3
De acccountant stelt dat er door bovenstaande overschrijdingen mogelijk sprake is van
onrechtmatigheid en wenst daarom expliciete besluitvorming over deze overschrijdingen.
Uw raad heeft echter in een eerder stadium besloten dat wanneer extra inkomsten leiden tot extra
uitgaven, er géén sprake is van onrechtmatige uitgaven.
Uit analyse blijkt dat op programma 1 er uitgaven zijn gedaan, die niet gedekt zijn door extra
inkomsten. Op basis van deze analyse hebben wij besloten om betreffende overschrijdingen en
toelichting door u vast te stellen bij de besluitvorming van de jaarrekening 2005. Met uw Commissie
voor de Rekeningen willen wij in gesprek hoe hier voortaan mee om te gaan.
3. totstandkoming en informatiewaarde verslaggeving 2005;
Omdat dit het tweede achtereenvolgende jaar is waarbij sprake is van een moeizame samenstelling van dit
budgetcyclusproduct, zal door de afdeling FC nadere voorstellen worden gedaan voor de jaarstukken 2006.
De accountant geeft aan dat verslaggeving 2005 omvangrijk is en dat dat de leesbaarheid en transparantie niet
altijd ten goede komt. Omdat er veel nieuwe raadsleden zijn gekozen, hebben wij bewust gekozen voor deze
uitgebreide variant. Het gesprek met uw raad om de programmabegroting en daarvan afgeleid de jaarstukken
(verantwoording) kwalitatief te verbeteren geeft daarvoor mogelijk oplossingen en of oplossingsrichtingen.
Voorstellen daaromtrent kunt u van ons dit najaar verwachten.
4. concretisering van tussentijdse winstneming van grondexploitaties;
Een nadere beleidslijn ter zake van tussentijdse winstneming van grondexploitaties wordt uitgewerkt
(uiterlijk in 2008).
5. huidige systematiek weerstandsvermogen geeft geen goed beeld;
De accountant geeft aan dat de systematiek van Leiden geen goed beeld geeft van de risico’s en dus van de
benodigde omvang van het weerstandsvermogen.
In Leiden heeft u een nieuwe lijn ingezet met het Beleidskader risicomanagement en weerstandsvermogen
(RV05.0084). Een lijn die door meerdere gemeenten wordt gevolgd en die leidt tot het op termijn beter
inzicht verschaffen in de risico’s van onze gemeente en het vergroten van het risicobewustzijn van de
medewerkers. Het gevolg daarvan is dat beheersmaatregelen kunnen worden geoptimaliseerd, waardoor een
eventueel beslag op het weerstandsvermogen (lees concernreserve) kan worden beperkt.
Als ambitie is ingezet op het organisatiebreed ontwikkelen van strategisch risicomanagement. ‘Strategisch’
omdat het te ontwikkelen risicomanagement nadrukkelijk in het teken wordt geplaatst van het beter kunnen
realiseren van de beleids- en bedrijfsvoeringdoelstellingen van onze organisatie. In navolging van de
verplichting opgenomen in het BBV, de toename van de risico’s in gemeentelijke organisaties en de wens de
bedrijfsvoering te professionaliseren is in veel gemeenten risicomanagement volop in ontwikkeling.
Gemeenten worden volgens de BBV geacht een beleidslijn te formuleren over het vaststellen van de
adequaatheid van het weerstandsvermogen. Een algemeen geformuleerde norm (bijv percentage van de
uitgaven) is niet gewenst, doch veeleer moet de eigen situatie en context als richtsnoer worden genomen. In
het beleidskader is dan ook gekozen voor de lijn om door objectivering en kwantificering van risico’s de
komende jaren geleidelijk een steeds betere relatie te kunnen leggen tussen de benodigde
weerstandscapaciteit (de vrije concernreserve) en de risico’s. De bij de begroting uit te voeren risicoinventarisatie, inclusief de kwantificering is een eerste stap naar een fundamentelere onderbouwing van de
benodigde weerstandscapaciteit.
Recent onderzoek heeft aangetoond dat Leiden een van weinige gemeenten is die al zover is.
Kortom wij zijn de mening toegedaan dat wij voort moeten gaan op deze weg.
6.
specifieke jaarrekeningposten:
6.1. WWB en voorziening uitkeringsdebiteuren
De accountant stelt in de rapportage dat de gemeentelijke organisatie geen gebruik maakt van de
ervaringscijfers van afgelopen jaren voor het toetsen van de norm.
Wij zijn het niet eens met de bevinding van de accountant.
Ultimo 2003 is besloten om WWB-debiteuren in de balans op te nemen voor 30% van de nominale
waarde van de vordering. Per debiteur werd de gehele vordering opgenomen (= 100%), waar tegenover
een voorziening werd opgenomen van 70%; per saldo dus 30%.
Doordat er ervaring moest worden opgedaan met de normstelling, is afgesproken om over een aantal
jaren een evaluatie uit te voeren. In de tussentijd zou niet direct de voorziening worden aangepast. Het
niet aanpassen van de voorziening leidt ertoe dat de verhouding ‘saldo voorziening’ : ‘nominale waarde
openstaand debiteurensaldo’ groter wordt dan 70%. Wanneer voldoende duidelijkheid bestaat over de
niet invorderbaarheid van het openstaande nominale debiteurensaldo zal een voorstel over afboeking
van betreffende debiteuren ten laste van voornoemde voorziening ter besluitvorming worden
voorgelegd aan ons college. De organisatie heeft voldoende ervaringscijfers om in 2006 de betreffende
evaluatie uit te voeren. Onderzocht gaat worden op welke wijze een periodieke waardering van
debiteuren kan plaatsvinden (bijv op basis van ouderdom), waardoor herijking van de norm (= 70%
bijstellen ja of neen) dan wel zicht wordt verkregen op de bandbreedte groter dan 70%.
6.2. Dienstreserve DZB / WSW reserve
De accountant heeft dit item uitsluitend opgenomen om aan u duidelijk te maken dat de dienstreserve
DZB een specifieke component bevat. Een nadere toelichting onzerzijds kan ons inziens achterwege
blijven.
7.
Geautomatiseerde gegevensverwerking
7.1. Decade (financieel systeem)
Wij onderschrijven de algemene conclusie dat de doelstellingen van het VIBOS-project nagenoeg zijn
behaald en dat er voldoende waarborgen zijn voor een betrouwbare gegevensverwerking. Echter door
de administratie van de gemeentelijke organisatie zoveel mogelijk te concentreren (project Naar één
financiële administratie) zullen verbeteringen in gebruik van dit pakket worden verbeterd. De conceptrapportage van 22 maart wordt nog definitief uitgebracht en zal de basis zijn voor de prioritering van de
verbeteringen dienaangaande, waaronder de logische toegangsbeveiliging en de geprogrammeerde
controles.
7.2. Soleil (Sociaal Welzijn Systeem)
De aanbevelingen inzake wijzigingsbeheer, logische toegangsbeveiliging en autorisatie vereisen een
gemeentebrede visie. Omdat het wenselijk is om uniformiteit te houden c.q. te bewerkstelligen is een
schriftelijk advies van de concern I-adviseur in voorbereiding. Naar verwachting zullen de
aanbevelingen van voornoemd advies in 2006 kunnen worden uitgewerkt.
8.
Actuele ontwikkelingen
Wij hebben kennis genomen van de door de accountant aangegeven actuele ontwikkelingen.
In de bijlage geven wij aan welke bevindingen van de accountant actualiteitswaarde hebben.
Hoogachtend,
de Secretaris
P.I.M. van den Wijngaart
de Burgemeester
H. Lenferink