Voorstel_24982.doc - Hoogheemraadschap van Delfland

agendapunt
978055
Aan Delfland Management Team
MANAGEMENTLETTER 2011
Verantwoordelijk DMT
Datum
Aard bespreking
Naam steller
Afstemming
Bijlagen
Zaaknummer
Janssen, T.R.J.
7 december 2011
Informatief
Janssen, T.R.J.
0
24982
Gremia
Datum
PFO Wie
D&H
DMT
RKC
DMT
21-11-2011
06-12-2011
07-12-2011
08-12-2011
21-12-2011
Aard
Advies/
besluit
Gewijzigd akkoord
-
Parafering
-
Gevraagd besluit Delfland Management Team 07-12-2011
Kennis te nemen van de managementletter 2011.
Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 06-12-2011
I. Kennis te nemen van de managementletter 2011.
II. De managementletter 2011 door te sturen naar de rekeningcommissie met het verzoek
advies uit te brengen.
Voorstel PFO Aad Wiegman 21-11-2011
1. Kennis te nemen van de managementletter 2011.
2. In te stemmen met het besluit van het college van dijkgraaf en hoogheemraden om de
managementletter door te sturen naar de rekeningcommissie met het verzoek advies uit
te brengen.
Advies PFO Aad Wiegman 21-11-2011
Omdat de managementletter op de D&H-agenda van 6 december staat en de stukken voor de
rekeningcommissie vandaag (21 november) de deur uit gaan, zal morgen alvast een exemplaar
van de managementletter aan de collegeleden worden uitgereikt ter informatie.
Managementletter 2011
1.
Probleemstelling - context
Dit jaar heeft de accountant (Deloitte) de opdracht gekregen voor de controle op de
jaarrekening 2011. Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole heeft de accountant in
september de interim-controle uitgevoerd. Uit deze interim-controle zijn door de accountant
in de rapportage aanbevelingen en verbeteracties aangegeven.
De accountant is van mening dat de afgelopen periode hard gewerkt is aan de verbetering
van de bedrijfsvoering en de financiële beheersing waarbij belangrijke stappen zijn gezet en
concrete verbeteringen gerealiseerd. Dit moet als opmaat gezien worden naar de volgende
fase waarbij Delfland staat voor het behalen van een aantal prioritaire aanbevelingen ten
aanzien van de verdere verbetering en verdieping van de bedrijfsvoering en financiële
beheersing. Gezien de complexiteit en omvang – zowel in structuur als in cultuur - van het
totaal aan activiteiten waarmee de fase bereikt moet worden van “in control” zijn, vergt een
meerjarige inspanning met een grote mate van noodzaak tot duurzame verandering.
Afgesproken is dat het college van dijkgraaf en hoogheemraden advies zal vragen aan de
rekeningcommissie inzake de door de accountant gedane bevindingen en aanbevelingen.
Nadat het college de managementletter heeft behandeld zal deze doorgestuurd worden naar
de rekeningcommissie. Ambtelijk zal op basis van de door de accountant gedane bevindingen
en aanbevelingen een actualisatie plaatsvinden van de openstaande actiepunten.
2.
Beoogd effect
Het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant zal bijdragen aan het verder
verbeteren van de bedrijfsvoering en de financiële beheersing op korte en lange termijn.
3.
Kernboodschap
De bevindingen en aanbevelingen zoals aangegeven in de managementletter 2011 hebben
voornamelijk betrekking op de eerste helft van het lopende jaar. Hiermee wordt het belang
onderstreept van de reeds in gang gezette verbeter en verandertrajecten. Tegelijkertijd wordt
duidelijk de aandacht gevraagd voor de culture aspecten die om de hoek komen kijken bij
verandertrajecten.
Aan het college wordt gevraagd de managementletter 2011 door te sturen naar de
rekeningcommissie met het verzoek tot een advies te komen.
4.
Historie - eerdere besluitvorming
In de VV van 30 juni 2011 is het accountantsverslag 2010 behandeld. In de vergadering van
het college van dijkgraaf en hoogheemraden van Delfland van 6 december 2011 wordt de
stand van zaken ten opzichte van de managementletter 2010 en accountantsverslag 2010
aan het college verstrekt. De managementletter 2011 zal als basis dienen om tot een verdere
actualisatie te komen.
5.
Regelgeving en Beleid
Er wordt gewerkt vanuit de managementletter 2011 van de externe accountant en de eerdere
reacties op de managementletter en het accountantsverslag 2010.
6.
Financiën
N.v.t.
7.
Duurzaamheid
N.v.t.
8.
Organisatorische en personele consequenties
N.v.t.
9.
OR/GO
N.v.t.
10.
Risico- en beheersmaatregelen
Voortgang wordt via periodieke rapportages gemonitored.
11.
Communicatie (in- en extern)
Na kennisneming van de managementletter 2011 door het college van dijkgraaf en
hoogheemraden zal dit bekend worden gemaakt binnen het DMT, waarna de uitrol binnen de
organisatie zal plaatsvinden. Tevens zal de managementletter worden doorgestuurd naar de
rekeningcommissie met het verzoek om advies. Op basis van de managementletter 2011 zal
een actualisatie van de actiepunten worden opgesteld.
12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
Zie onder punt 11.
13.
Bevoegd orgaan
Het college van D&H is bevoegd op basis van artikel 2 van het delegatiebesluit.
14.
Toelichting
De managementletter 2011 is het rapport van de externe accountant over zowel de
bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie van het Hoogheemraadschap van
Delfland. Dit is een dynamisch document en zal jaarlijks worden geactualiseerd.
15.
Bijlagen
1. Managementletter 2011 d.d. 01-11-2011
2
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft
** = in te vullen door team Bestuur
Kenmerk VV
:
…**
Vergaderdatum
:
…
Beleidsveld
:
…
Agendapunt
:
…**
De Verenigde Vergadering van Delfland,
gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van …(datum van de VV-vergadering),
kenmerk …(kenmerk van het voorliggend VV-voorstel; dit betreft een voorstel van D&H aan
VV);
gelezen het positieve/negatieve …(bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is)
advies van de commissie(s) …(commissie noemen);
overwegende dat:
…
(motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen).
Gelet op:
…
artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen);
artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen);
alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit
etc.;
Besluit:
…
Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren).
Aldus besloten in de openbare vergadering van …(datum)
De Verenigde Vergadering voornoemd,
de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma