Reactie van de directie op de managmentletter 2005

3
visie
Ter informatie
Concernstaf
Reactie van de directie op de managementletter 2005
Datum
11mei 2006
Telefoon (038) 498 23 33
Fax (038) 498 40 18
Bijgaand ter informatie de reactie van de directie op de managementletter 2005 van accountant
Deloitte.
Korte samenvatting (max 10 zinnen)
De accountant heeft op 31 maart jl. de concern managementletter 2005 aan de directie aangeboden (in mei levert
de accountant het definitieve accountantsrapport bij de jaarrekening aan).
Evenals over 2004 signaleert de accountant dat “uw organisatie inmiddels een relatief hoog niveau van financiële
beheersing heeft gerealiseerd”. De accountant signaleert dat in 2005 verdere verbeteringen zijn aangebracht. De
accountant onderschrijft het belang van in gang gezette ontwikkelingen op het gebied van risicomanagement en
concern- en beleidscontrol en de centralisatie en concentratie van de financiële administratie.
De accountant doet de nodige aanbevelingen voor verdere verbeteringen. De belangrijkste aanbevelingen
hebben betrekking op de verdere aanscherping, uniformering en tijdige en kwalitatief hoogstaande uitvoering van
de interne controle werkzaamheden bij de eenheden, op doorontwikkeling van de instrumenten voor auditting en
control en op het meer op prestaties & effecten inrichten van het beheersinstrumentarium, dit laatste onder
andere in relatie tot GSB-3.
De directie kan zich goed vinden in de managementletter. Veel van de aanbevelingen werden al eerder
onderkend en staan als verbeterpunten op de agenda voor 2006 en verdere jaren.
Toelichting op het voorstel
RELATIE MANAGEMENTLETTER – CONTROLE JAARREKENING
Met ingang van het verslagjaar 2004 geeft de Raad (en niet het College) opdracht aan de accountant. Dit heeft
geleid tot enkele procedurele wijzigingen. De werkwijze van de accountant is niet substantieel gewijzigd. Dit
betekent dat op basis van een interim-controle de accountant een managementletter uitbrengt aan de directie.
Een bestuurssamenvatting van deze letter is - voor de Raad – door Deloitte aan de griffie uitgebracht. Vervolgens
stelt de accountant in mei bij de jaarrekening 2005 het accountantsrapport en accountantsverklaring op ten
behoeve van de Raad. Deze wordt gelijktijdig met de jaarrekening en een reactie van het College op het
accountantsrapport aan de Raad ter beschikking gesteld.
Recent is de Managementletter 2005 ontvangen. Dit rapport omvat de uit de interim-controle over 2005
voortgekomen bevindingen van de accountant en treft u als bijlage aan. De interim-controle is vooral gericht op
de beoordeling van het interne beheersingssysteem. In het rapport signaleert de accountant risico’s en attendeert
ons op verbetermogelijkheden. De concern managementletter is daarom primair bestemd voor de directie. Aan de
eenheidsmanagers zijn eveneens managementletters uitgebracht. Deze bevatten de bevindingen van de
accountant over de betreffende eenheid.
OORDEEL ACCOUNTANT IN CONCERN MANAGEMENTLETTER 2005
Op hoofdlijnen constateert de accountant verdere verbeteringen ten opzichte van 2004. Onderstaande passage
uit de managementletter geeft een goed beeld van het oordeel en de aanbevelingen van de accountant.

In instrumentele zin is uw organisatie ver gevorderd op weg naar de beoogde
zelfcontrolerende organisatie op basis van integraal management. Onder meer de basale
3
visie
Datum

11
mei 2006
financiële administratie, de planning & control- annex informatiecyclus (met name de
voortgangsrapportages) en de interne controle zijn inmiddels van een behoorlijk niveau. Hierdoor
is gemeentebreed sprake van het in toenemende mate (zichtbaar) in financiële control zijn van
uw organisatie.
Voor de realisering van uw hoge ambitieniveau op het gebied van de beheersorganisatie is
voor de jaren 2006 en volgende van cruciaal belang:









Op systematische wijze opnemen van (ingaande 1 januari 2006 voorgenomen) volledige
rechtmatigheidcontrole in de interne controle werkprogramma´s. Dit betreft met name de
naleving van termijnen, administratieve verplichtingen, bevoegdheden, etc., van de
gemeentelijke regelgeving.
Voor enkele eenheden en/of processen aanscherpen van de interne controle
werkprogramma´s en het zoveel mogelijk uniformeren van werkprogramma´s
Centrale coördinatie van planning en uitvoering van interne controlewerkzaamheden (ter
verbetering van prioritering, kwaliteit, effectiviteit en efficiëntie)
Tijdiger uitvoeren van de interne controlewerkprogramma´s
Inhoudelijke toetsing van de verantwoordingsrapportages van de Eenheden
Bij de uitvoering van de interne controle systematisch de afwikkeling nagaan van eerdere
opmerkingen en aanbevelingen van de interne en externe controles
Beschikbaarheid en continuïteit gekwalificeerde interne controle medewerkers
Doorontwikkeling en implementatie van een gemeentebreed controlinstrumentarium met een
systeem van monitoring en interne auditing door of namens de directie, alsmede verdere
vormgeving van de toetsende rol (niet alleen procedureel, maar ook inhoudelijk) van de
Concernstaf
De financiële beheersing is nog overwegend input(middelen)gericht. Voor een door uw
organisatie gewenste output(prestaties)-, outcome(effecten)- en programma gerichte sturing
van de beleidsdoelstellingen is het noodzakelijk een aantal verbeteringen aan te brengen. In
dit kader noemen wij vooral het kwantificeren van de daarbij te realiseren prestaties en
effecten door middel van prestatienormen en kengetallen en het (bij)sturen hierop. De
noodzaak hiertoe wordt onder meer onderschreven door de in het kader van het GSB-3
(periode 2005 - 2009) te realiseren outcomedoelstellingen met bijbehorende prestatieindicatoren
REACTIE DIRECTIE OP OORDEEL IN CONCERN MANAGEMENTLETTER
De directie herkent zich goed in het oordeel van de accountant. Het sluit goed aan bij de verbeteringen die sinds
2002 in gang zijn gezet en nog steeds doorgaan. De aanbevelingen van de accountant zijn ook geen verrassing
en staan voor het overgrote deel al op de agenda voor 2006 en verdere jaren. Het betreft daarbij vaak complexe
onderwerpen die enige jaren nodig hebben om tot wasdom te komen. In 2006 zal met name aandacht besteed
gaan worden aan verdere aanscherping, uniformering en tijdige en kwalitatief hoogstaande uitvoering van de
interne controle werkzaamheden bij de eenheden.
Wat betreft de rechtmatigheidtoets adviseert de accountant in het toetsingskader voor 2006 nog beperkingen aan
te brengen en dus nog niet te kiezen voor een volledige toets. Het z.s.m. realiseren van een volledige toets blijft
onze ambitie maar wij delen het advies van de accountant om in de feitelijke controle opdracht voor 2006 geen
2/3
3
visie
Datum
11
mei 2006
onhaalbare doelen op te nemen. De komende maanden zal via het afstemmingscomité met de raad worden
overlegd over de inhoud van de controle opdracht 2006.
De rapportage van de accountant voorziet in een signalering van eenheidsspecifieke observaties en
aanbevelingen. Deze worden bovendien ook jaarlijks gevolgd om te borgen dat voorgenomen acties
daadwerkelijk worden uitgevoerd. De directie constateert daarbij tempoverschillen tussen de eenheden. Enkele
eenheden hebben de zaken prima op orde en er zijn ook twee eenheden die achterblijven t.o.v. de collega´s en
t.o.v. de eigen toezeggingen. Bij de verantwoordingsgesprekken tussen directie en eenheidsmanagers worden
specifieke afspraken gemaakt over de opvolging van de aanbevelingen en deze worden toegevoegd aan de
management contracten van de betreffende eenheidsmanagers.
HET INFORMEREN VAN DE RAAD
De accountant heeft de bestuurssamenvatting van de managementletter inmiddels aan de raad gezonden. Deze
ligt momenteel bij de griffie ter verdere afhandeling. Over 2002 en 2003 heeft de Raad nog een gedetailleerde
reactie van het college op de managementletter ontvangen. Gezien de aard van de bevindingen maar vooral ook
de door het Dualisme gewijzigde verhoudingen is dat met ingang van 2004 niet meer gebeurd. Voorgesteld wordt
om bij de reactie van het college op het accountantsrapport 2005 ook in algemene zin te reageren op de
uitgebrachte bestuurssamenvatting.
3/3