Functie - Kuurne

Gemeente Kuurne
Functiekaart
Functie
Graadnaam: financieel beheerder
Afdeling: Financiën
Functienaam: financieel beheerder
gemeente
Dienst:
Subdienst:
Functiefamilie: managementteam
Functionele loopbaan: decretale graad
Code:
Doel van de entiteit
De afdeling Financiën werkt op beleidsmatig niveau. Dit houdt in het beheer, het toezicht en
de controle, de planning en het advies op het vlak van de financiën van de gemeente.
De financiële dienst werkt op operationeel niveau, waarbij de dienst instaat voor de
boekhouding, de verwerking van de financiële stromen, het uitvoeren van de betalingen en het
innen van de inkomsten, zowel fiscale als niet-fiscale.
Plaats in de organisatie
Werkt onder de functionele leiding van de secretaris voor welbepaalde taken.
Werkt onder het gezag van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen
of de burgemeester - al naargelang hun bevoegdheden - m.b.t. de taken die hij in volle
onafhankelijkheid uitvoert (conform art. 94 & 95 van het Gemeentedecreet).
Geeft leiding aan: alle medewerkers van de afdeling
Is ambtshalve lid van het managementteam
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
CC Consult
12 mei 2016
pagina 1 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart
Kernresultaten
Financiële planning op LT (MJP), MLT (budget) en KT (thesaurieplanning,
liquiditeitsplanning,...)
Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam,
opstellen van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse
herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen.
Doel: komen tot een optimale bedrijfsfinanciering en voor het bestuur en de administratie het
kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

vertalen van de strategische doelstellingen en acties uit de beleidsnota in een
financiële nota, zowel voor de meerjarenplanning als voor het budget, naar
diverse actoren (MAT, College, gemeenteraad, financiële commissies,
personeel,…)

opmaken van het financiële luik van het jaarlijkse budget

voorbereiden van de financiële nota van het meerjarenplan (de financiële
consequenties van de beleidsopties met o.a.: de planning van
exploitatiekosten en opbrengsten, de planning van de geldstromen, de
planning van de uitgaven en ontvangsten, kosten en opbrengsten, een schema
van het financieel evenwicht, de gebudgetteerde balansen, …)

opstellen in overleg met het managementteam van het voorontwerp van
financiële nota van het meerjarenplan en de herzieningen ervan, het
voorontwerp van de financiële nota van het jaarlijks budget en de
budgetwijzigingen en het voorontwerp van interne kredietaanpassingen

het proces van de opmaak van de financiële nota van het budget aansturen en
de collega’s diensthoofden ondersteunen bij de opmaak van het budget
aansturen en de collega’s diensthoofden ondersteunen bij de opmaak van hun
financiële nota en de consolidatie

centrale rol bij het samenbrengen en afstemmen van de financiële nota’s van
de sectorale beleidsplannen, het maken van simulaties

bij optredende afwijkingen t.o.v. de vooropgestelde financiële nota van het
budget, actief verzamelen van alle relevante informatie en bundelen in een
financiële nota voor budgetwijziging

opmaken van een breed spectrum van financiële planningen
(thesaurie/liquiditeitsplanning/beleggingsportefeuille/kredietportefeuille) in
functie van optimale organisatiefinanciering, afgestemd op het verloop van het
budget
Boekhouding en jaarrekeningen
Instaan voor het voeren van de boekhouding en opmaken van de jaarrekeningen.
Doel: het geven van een correcte weergave aan het bestuur en de leiding van de organisatie
van de financiële situatie en verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is
voldaan
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

bewaken van het getrouw beeld van de boekhouding en de continuïteit

zorgen voor een correcte implementatie van de regels en procedures voor de
boekhouding
CC Consult
12 mei 2016
pagina 2 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart

controle op de periodieke afsluitingen en op de jaarrekeningen

opmaak van het jaarverslag (jaarrekening en toelichten nota)
Fiscale en niet-fiscale debiteurenbeheer
Het in volle onafhankelijkheid coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en
bijsturen van de activiteiten m.b.t. het innen van fiscale en niet-fiscale inkomsten en
subsidies (inclusief de gemeentelijke belastingen en retributies).
Doel: verzekeren dat alle inkomsten/belastingen rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

aangiftes in kader van falingen en collectieve schuldenregelingen

opvolgen van betekeningen

in overleg met de beleidsorganen en het managementteam, de nieuwe
reglementeringen betreffende de vorderingen (belastingen, retributies,…)
opmaken

met de nodige aandacht voor functiescheiding, organiseren van een adequaat
(proactief) proces voor de inning van de fiscale en niet-fiscale vorderingen tot
de complete afhandeling

op niveau MAT, actief mee bepalen van de meest effectieve, efficiënte en
klantvriendelijke inningsmethoden (ook facturatie)

opvolgen van de dossiers waar de eigen organisatie optreedt als eiser

het geven van kwijting

kennisgeving van de vervallen huurovereenkomsten, van de achterstallen en
van elk feit dat de rechten van de eigen organisatie schaadt

uitschrijven van fiscale en niet-fiscale dwangbevelen

de moeilijke debiteurendossiers behandelen en opvolgen (bijv. gerechtelijke
procedures)

opvolgen, adviseren en controleren van subsidiedossiers teneinde bijkomende
werkingsmiddelen te verkrijgen

verrichten van alle handelingen tot stuiting van verjaring en verval, overgang
tot beslaglegging, vorderen van de inschrijving, de herinschrijving, de
vernieuwing, de doorhaling of de rangsafstand van elke titel die daarvoor
vatbaar is op het hypotheekkantoor
Rapportering en analyse
Maken van analyses van data, gegevens en informatie en opstellen van rapporten.
Doel: inzicht verwerven in de financiële processen om deze te optimaliseren, ondersteunen
van beslissingsprocessen zodoende de operationele en strategische doelstellingen van de
organisatie te behalen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringvereisten
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

verzamelen van financiële benchmarkgegevens (sectoranalyses) in overleg
met managementteam voor bestaande activiteiten

financiële analyses en ad hoc rapporteringen opmaken ter ondersteuning van
belangrijke bestuursbeslissingen over dossiers als opstart van nieuwe
dienstverleningen, reorganisaties van diensten, opstart van grote
investeringsdossiers
CC Consult
12 mei 2016
pagina 3 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart

actief de bestuursorganen en het MAT ondersteunen met adviezen rond
beleidsbeslissingen met stevige financiële repercussies

het managementteam op een efficiënte wijze alle financiële informatie
verschaffen die nodig of bruikbaar is voor het managen van hun entiteiten
(rapportering op maat

te allen tijde waken over de koppeling tussen beleidsnota en financiële nota

jaarlijks aan de beleidsorganen en het MAT toelichting verschaffen bij de
jaarrekening

bestuursorganen en de secretaris rapporteren over de thesaurietoestand,
liquiditeitsprognose, evolutie van de budgetten, beheerscontrole…

op de gepaste wijze en in volle onafhankelijkheid aan de bestuursorganen
rapporteren

als financiële ‘controller’ in overleg met het MAT de brug bouwen tussen de
plancyclus en de evaluatiecyclus (monitoring) en rapporteren over de
beheerscontrole om erover te waken dat er niet afgeweken wordt van de
strategie en dat de vooropgestelde financiële doelstellingen gerealiseerd
worden met respect voor de interne en externe regels

complexe financiële informatie vertalen en efficiënt communiceren naar
diverse interne factoren

regelmatig rapporteren aan de bestuursorganen over de uitvoering van de taak
van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid
Financieel management
Binnen de grenzen uitgestippeld in het gemeentedecreet, aansturen en implementeren van
het financieel management van de organisatie.
Doel: bijdragen tot het optimaal gebruik van de beschikbare middelen en de wettelijkheid en
regelmatigheid van alle financiële verrichtingen verzekeren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

opvolgen van de interne kredietaanpassingen

de wetgeving opvolgen en zo nodig, de financiële procedures, na overleg met
het managementteam, hieraan aanpassen

verlenen van advies bij de geplande beslissing van de secretaris om bepaalde
ambtenaren te belasten met het ter beschikking stellen van een provisie

opvolgen van de investeringsdossiers (nazicht toepassing wet op de
overheidsopdrachten, vorderingstaten, wijze van financiering, registratie in de
boekhouding, klassement investeringsfiches, …)

uitbouwen van een gebalanceerde belegging- en kredietportefeuille

instaan voor het thesauriebeheer, het schuldbeheer, het debiteurenbeheer (in
volle onafhankelijkheid) en het crediteurenbeheer

het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opstellen van de inventaris,
de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening

de uitgaven verrichten die door de secretaris betaalbaar gesteld zijn (tweede
handtekening)

de samenwerkingsakkoorden met de financiële instellingen negotiëren,
regelmatige contacten met de banken onderhouden
CC Consult
12 mei 2016
pagina 4 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart

opvolging falingen, fiscale en sociale toestand van leveranciers en
dienstverleners

de bestuursorganen ondersteunen bij het definiëren van het financieel beleid
(beleidsvoorbereiding) en, na goedkeuring zorgen voor een correcte
implementatie ervan in overleg met het MAT(beleidsuitvoering)

de bestuursorganen en het MAT op algemeen financieel vlak adviseren, hen
de gevolgen van hun beslissingen op financieel vlak aantonen, zowel op korte
als op lange termijn; eventueel (creatieve) alternatieven formuleren (o.a.
investeringsdossiers, oprichten nieuwe dienst)

maken van kostprijsberekeningen en –analyses
Interne financiële controle met inbegrip van visum
Onder de functionele leiding van de secretaris en in overleg met het managementteam, een
strategische rol spelen bij het opzetten van systemen van interne financiële controle.
Doel: de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie waarborgen, de
wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen verzekeren en fouten, misbruiken of fraude
vermijden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

samen met de secretaris en het managementteam de financiële interne
controlemechanismen opzetten

zelf, ook preventief, een aantal beheerscontroletaken uitoefenen (bijv.
vastleggen subsidiedossiers, …)

samen met het managementteam instaan voor de bescherming van de activa
van de organisatie door het opmaken van een jaarlijkse inventaris van
bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de organisatie, …

begeleiding in financiële procedures en anticiperen op problemen

jaarlijks de kas controleren van de personeelsleden aan wie een provisie ter
beschikking gesteld werd en/of die belast zijn met de inning van de geringe
dagontvangsten

invoeren en ondersteunen van veranderingstrajecten die vaak getriggerd
worden vanuit financiële analyses en rapporteringen

opvolging van alle mogelijke wetgeving, rechtspraak en rechtsleer (betreffende
alle mogelijke lokale beleidsdomeinen) teneinde de wettelijkheid en
regelmatigheid te kunnen beoordelen

vanuit een helikopterview zowel strategische als operationele financiële
risicoanalyses en risico- inschattingen uitvoeren en communiceren…

visum: in volle onafhankelijkheid instaan voor de voorafgaande krediet- en
wetmatigheidcontrole van de beslissingen van het bestuur, teneinde
conformiteit van de genomen beslissingen aan alle toepasselijke regelgeving
(decreet, overheidsopdrachten, sociaal recht, burgerlijk recht,
rechtspositieregeling, personeelsformatie,…) en aan het budgettair
overeengekomen kader te kunnen verzekeren
Management organisatie
Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende
entiteiten.
CC Consult
12 mei 2016
pagina 5 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart
Doel: de werking van de organisatie optimaliseren om te komen tot een efficiënte
beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het
managementteam

mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de
werking van de diensten

aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen

suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de
optimalisering van de werking van de entiteiten

meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal
personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie)
Communicatiestroom managementteam
Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen
het managementteam en het bestuur.
Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de
globale missie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te
verlenen, …

meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het
bestuur

toelichting geven aan de bestuursorganen

beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de
uitvoering ervan verzekeren

samenwerking tussen de entiteiten bevorderen

informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken
waarmee de entiteit bezig is
Personeelsbeleid
Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst in overleg met het diensthoofd personeel
Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met
de veranderende mogelijkheden en behoeften
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de
entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid

coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer

instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de
medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging,
jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal

personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen

signaleren van wervings- en vormingsbehoeften
CC Consult
12 mei 2016
pagina 6 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart

verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de
medewerkers
Coördinatie en leiding van de entiteit
Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de
werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe
medewerkers.
Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit

waken over de uitvoering van de opdrachten

begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de
werkzaamheden

tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse
projecten en administratieve procedures

nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen
de entiteit

instaan voor de continuïteit van de entiteit

uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden
binnen de entiteit

coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de
bestuursorganen moeten worden voorgelegd

zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van
belang voor de entiteit.
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking
van de organisatie

vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van
de eigen entiteit

briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden

wetgeving en regelgeving kunnen toepassen

organiseren van bijscholing, vorming,… voor het op peil houden van het
benodigde kennisniveau

vakgerichte informatie raadplegen
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de
dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.
CC Consult
12 mei 2016
pagina 7 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak
optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de
entiteit

informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch
beleid, veranderingsprocessen

organiseren en opvolgen van intern overleg

informeren van de leden van het managementteam over de projecten en
werkzaamheden van de entiteit

zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen

zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie
(intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…)

bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en
horizontaal)

afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken
met de diverse entiteiten en medewerkers
Externe communicatie en externe contacten
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

bestaande relaties met externen (andere openbare diensten,
toezichthoudende overheden,…) onderhouden

instaan voor een vlot contact met de burger

telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele
manier afhandelen

ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en
klachten
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
CC Consult
12 mei 2016
pagina 8 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking
gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een
hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Wetgeving en
regelgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Projectmatig werken
Werking van de organisatie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
X
X
X
X
X
X
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de
organisatie
X
X
Competentie
Communicatiemanagement
Financieel management
HR-management
Strategisch management
Algemene PC-vaardigheden
Excel
Outlook
Presentaties
Software eigen aan de functie
Word
Procedures en procesbeheer
grondig
Werking en
werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
elementair
Cluster
Management en beleid
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Gradatie
Leiderschap
Probleemoplossend
gedrag
Waardegebonden gedrag
CC Consult
gradatie 3
Interactief gedrag
gradatie 2
Informatieverwerkend
gedrag
gradatie 1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
X
X
X
Voortgangscontrole
Organisatiebewustzijn
X
X
X
X
X
X
Visieontwikkeling
Overtuigingskracht
Teamwerk en samenwerken
Leidinggeven
Besluitvaardigheid
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Klantgerichtheid
Integriteit en loyauteit
X
X
X
X
Competentie
Plannen en organiseren
12 mei 2016
X
X
pagina 9 van 10
Gemeente Kuurne
Functiekaart
Resultaatgerichtheid
CC Consult
12 mei 2016
X
X
pagina 10 van 10