Functie - Gemeente Sint-Martens

CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functie
Graadnaam: diensthoofd
Afdeling: Grondgebiedzaken
Functienaam: Deskundige patrimonium
Dienst: Patrimonium
Functiefamilie: coördinerend deskundigen
Subdienst:
Functionele loopbaan: B1-B3
Code:
Doel van de entiteit
De afdeling grondgebiedzaken heeft als doel de gehele ruimte en de infrastructuur van de
gemeente te beheren, te onderhouden en nieuwe infrastructuur te voorzien en duurzaam te
ontwikkelen. Ze werkt hierbij volgens een doordachte visie.
De Buitendienst beheert het gemeentelijk patrimonium op een duurzame wijze.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd Grondgebiedzaken
Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
22/10/2010
pagina 1 van 6
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Kernresultaten
Coördinatie van de entiteit
Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie en opvolging van de werking van de
entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers.
Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

zorgen voor de maandelijkse planning van de werkzaamheden

tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse
projecten en administratieve procedures

nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen
de entiteit

instaan voor de continuïteit van de entiteit

uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden
binnen de entiteit

toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de
gereedschappen, materiaal en middelen

kwaliteitszorg implementeren en opvolgen

coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de
bestuursorganen moeten worden voorgelegd

zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Coördinatie, opvolging en controle uitbestede werken
Het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede patrimoniumwerken.
Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform
de wettelijke bepalingen en afspraken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen
van een planning

controleren van vorderingsstaten

verantwoordelijk voor de definitieve oplevering der werken

tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse
overheidsopdrachten en procedures binnen de entiteit

controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen:
controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing

bijwonen van de werfvergaderingen met aannemers

opvolging werven

opmaken van plaatsbeschrijvingen

contacten met studiebureaus en aannemers van werken

beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van
gunningsbesluiten
22/10/2010
pagina 2 van 6
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en
vergunningen

opmaken en opvolgen van werkbrieven/ werkopdrachten
Coördinatie, opvolging en controle van de werken in eigen beheer
Controle en opvolging van de werken in eigen beheer, bijgestaan door de werkleiders /
ploegbazen van de verschillende subdiensten.
Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform
de wettelijke bepalingen en afspraken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

inschatten van personeel, benodigd materiaal, tijdsbesteding

planning van de werken en nacalculatie opdat de werken in eigen beheer
tijdig en juist zouden worden uitgevoerd

coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst en waken over de
uitvoering van de opdrachten

coördineren van de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse planning van de
werkzaamheden, rekening houdend met de lokale toestand en met de
voorhanden zijnde werklieden en materialen

instaan voor de administratieve voorbereiding en opvolging

begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

zorg dragen dat de materialen optimaal ingezet worden
Bescherming werkplaats
De coördinatie van de preventie en bescherming op de werkplaats
Doel: garanderen van de veiligheid op het werk
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

rondgang van de gebouwen

onderzoeken van arbeidsongevallen

contacten met de preventieadviseur over psychosociale aspecten op het
werk

contacten met de externe dienst voor preventie en welzijn op het werk

opstellen van verslagen wat betreft de installaties, de machines, de
gemechaniseerde werktuigen en de individuele of collectieve
beschermingsuitrustingen

coördineren risicoanalyse pyscho-sociale aspecten

contacten met de arbeidsinspectie en keuringsorganisaties

sensibiliseren van de werknemers, voorlichting en vorming van de
werknemers inzake de voorkoming van arbeidsongevallen en
beroepsziekten

voorbereiden en opmaken van een globaal veiligheidsplan

aanspreekpunt voor thema's ivm veiligheid

begeleiden en uitwerken van verschillende veiligheidsprojecten
22/10/2010
pagina 3 van 6
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Advisering veiligheid en welzijn op het werk
Adviezen verstrekken over veiligheid en welzijn op het werk aan de diverse organen binnen
de organisatie.
Doel: ondersteunen van de organisatie bij haar beleid in het kader van welzijn en veiligheid
op het werk
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

verstrekken van adviezen bij aankopen

verstrekken van adviezen bij het toezicht, het onderhoud en het gebruik van
individuele en collectieve beschermingsmiddelen, machines en installaties

op vraag advies geven aan de leden van het comité voor veiligheid,
gezondheid en verfraaiing van de werkplaatsen of, bij ontstentenis aan de
leden van de syndicale afvaardiging

opmaken en/of coördineren van het globaal preventieplan
Beheer en regie gebouwen en gronden
Coördinatie, planning, uitvoering en opvolging van het dagelijks operationeel beheer van de
gebouwen en geklasseerde monumenten.
Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief patrimoniumbeheer volgens de door het bestuur
vooropgestelde kwaliteitsnormen en doelstellingen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

planning en coördinatie van het onderhoud van de gebouwen

leiding en coördinatie van renovatie-, restauratie en nieuwbouwprojecten

inventarisatie van de gebouwen, hun technische installaties,
onderhoudsverplichtingen, …

opstellen van beheersplannen voor het onderhoud van de gebouwen en
geklasseerde monumenten

verlenen van technisch advies aan andere entiteiten en overheden met
betrekking tot gebouwen

opvolging technische dossiers i.v.m. de gebouwen die eigendom zijn van de
kerkfabrieken

coördineren en opvolgen van dagelijkse meldingen m.b.t. gebouwen

aankoop en verkoop van gronden en gebouwen voor het bestuur
Veiligheidscoördinatie
Controle op de naleving van de veiligheidsvoorschriften.
Doel: ervoor zorgen dat het supplementair risico dat ontstaat als gevolg van de interactie van
verschillende aannemers wordt ingedijkt
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

het opstellen van een gezondheids- en veiligheidsplan

controle op de werken

het bijhouden van een coördinatiedagboek
22/10/2010
pagina 4 van 6
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Voorbereiding bestuursorganen
Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen.
Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten

voorbereiden en afwerken van dossiers

zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten
Technische kennis en expertise
Zich voortdurend op de hoogte houden van de technische ontwikkelingen m.b.t. de functie;
deze assimileren en implementeren binnen de eigen ploeg.
Doel: zorgen dat de procedures en de werking altijd gekend is
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de nodige vakkennis opdoen

de opgedane kennis integreren in de werking van de entiteit

zorgen dat de kennis ook geactualiseerd wordt

zorg dragen dat de veiligheidsprocedures gekend zijn
Budgetbeheer
Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen van de entiteit.
Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier

aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen
en kosten

zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig
budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle

advies verlenen
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van
belang voor de entiteit.
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de
werking van de organisatie

vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers
van de eigen entiteit

briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te
houden
22/10/2010
pagina 5 van 6
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter
beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties
onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is
verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Wetgeving en regelgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
Financieel management
Strategisch management
Rekenbladen (Excel)
Software eigen aan de functie
Tekstverwerking (Word)
Procedures en procesbeheer
Werking van de organisatie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
elementair
Cluster
Management en beleid
X
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Gradatie
22/10/2010
gradatie 3
Leiderschap
Persoonsgebonden
gedrag
Probleemoplossend
gedrag
Waardegebonden gedrag
gradatie 2
Interactief gedrag
Competentie
Plannen en organiseren
gradatie 1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
Informatieverwerkend
gedrag
X
X
X
Analytisch denken
X
Conceptueel denken
Mondelinge communicatie
Teamwerk en samenwerken
Coaching
Kwaliteit en accuraatheid
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Klantgerichtheid
X
X
Integriteit
X
X
X
pagina 6 van 6