Functie - Gemeente Sint-Martens

CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functie
Graadnaam: beleidsmedewerker
Afdeling: Secretariaat
Functienaam: beleidsmedewerker
Dienst:
Functiefamilie: managementteam
Subdienst:
Functionele loopbaan: A1a-A3a
Code:
Doel van de entiteit
De dienst secretariaat heeft hoofdzakelijk een administratief ondersteunende functie ten
overstaan van de burgemeester, het college, de gemeenteraad en de gemeentesecretaris.
Het algemeen secretariaat helpt mee aan de opmaak van de agenda's en de notulen van de
gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris
Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
22/10/2010
pagina 1 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Kernresultaten
Strategische beleidsvoering
Concipïeren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen
de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de
visie en missie van de organisatie en bijsturen.
Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's

ondersteuning bieden bij de opmaak van een voorstel van strategische nota
en meerjarenplanning

waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in
operationele doelstellingen

toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de
strategische nota

jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken

evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op
eventuele vernieuwing ervan
Kwaliteitsbeleid
Mee ontwikkelen, invoeren en opvolgen van een beleidsvisie op kwaliteit binnen de
organisatie.
Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

bewaken van de kwaliteitszorg

opleiden en ondersteunen van de medewerkers

bepalen van kwaliteitsindicatoren

opbouw van een kwaliteitshandboek

meten van klantentevredenheid

beschrijven van de opdracht en de organisatie ervan

inschatting maken van de omvang van de opdracht en de haalbaarheid van
de te bereiken doelen

voorleggen van de opdracht aan het managementteam, de leidinggevenden
Personeelsbeleid
Trachten vanuit een gericht personeelsbeleid te werken aan de ontwikkeling van de
competenties van de diverse medewerkers.
Doel: behouden en ontwikkelen van de aanwezige competenties
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

voorbereiden van een personeelsbehoeftenplan, organogram en formatie

ontwikkelen van een visie over personeelszaken en – beleid
22/10/2010
pagina 2 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

opvolgen van de evaluaties

instaan voor onthaal nieuwe medewerkers

instaan voor het vormingsbeleid

instaan voor werving, bevordering en selectie

advies verlenen aan het managementteam m.b.t. personeelsbeleid en beheer

aansturen en coachen van de leidinggevenden rond leiderschap en in hun
taken als 'personeelsmanager' van hun entiteit
Budgetbeheer
Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een
meerjarenplanning van de entiteit.
Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier

aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen
en kosten

advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend
budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle

afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere
overheid en de gemeentelijke begroting
Management organisatie
Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende
entiteiten.
Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte
beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het
managementteam

mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de
werking van de gemeentelijke diensten

aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen

suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de
optimalisering van de werking van de entiteiten

meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal
personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie)
Communicatiestroom managementteam
Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen
het managementteam en het bestuur.
Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de
globale missie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
22/10/2010
pagina 3 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te
verlenen, …

meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het
bestuur

toelichting geven aan de bestuursorganen

beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkeres en de
uitvoering ervan verzekeren

samenwerking tussen de entiteiten bevorderen

informeren van de leden van het managementteam over de projecten en
zaken waarmee de entiteit bezig is
Coördinatie en leiding van de entiteit
Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de
werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe
medewerkers.
Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit

waken over de uitvoering van de opdrachten

begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse
projecten en administratieve procedures

nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen
de entiteit

instaan voor de continuïteit van de entiteit

uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden
binnen de entiteit

toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de
interne project- en procesmethodieken

kwaliteitszorg implementeren en opvolgen

coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de
bestuursorganen moeten worden voorgelegd

zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Intern controlesysteem (ICS)
Ondersteuning bieden bij het intern controlesysteem.
Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

rapporteren en communiceren van de wijze waarop de interne controle
wordt georganiseerd aan het managementteam en de medewerkers

opstellen van maatregelen en procedures die bepalen op welke wijze de
interne controle wordt georganiseerd
22/10/2010
pagina 4 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

opvolgen en indien nodig bijsturen van het intern controlesysteem
Plaatsvervangend gemeentesecretaris
Vervangen van de gemeentesecretaris (-titularis) bij diens afwezigheid.
Doel: verzekeren van de continuiteit van de organisatie
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de
dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak
optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit

waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit

informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch
beleid, veranderingsprocessen

organiseren en opvolgen van intern overleg

informeren van de leden van het managementteam over de projecten en
werkzaamheden van de entiteit

zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde
schepen

bevorderen van communicatie in alle richtingen

toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan
(systeem)

ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken
met de diverse entiteiten en medewerkers
Externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

instaan voor een vlot contact met de burger

bestaande relaties met externen (andere openbare diensten,
toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden

telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele
manier afhandelen

ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van
bestuur
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van
belang voor de entiteit.
22/10/2010
pagina 5 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de
werking van de organisatie

vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers
van de eigen entiteit

briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te
houden

wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
22/10/2010
pagina 6 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter
beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties
onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is
verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Wetgeving en regelgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
Communicatiemanagement
Financieel management
HRM-management
Strategisch management
Databanken (Access)
PIM (Personal Information Manager) (Outlook)
Presentaties (PowerPoint)
Rekenbladen (Excel)
Software eigen aan de functie
Tekstverwerking (Word)
Procedures en procesbeheer
Projectmatig werken
Werking van de organisatie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster
Management en beleid
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Gradatie
Probleemoplossend
gedrag
22/10/2010
gradatie 3
Leiderschap
Persoonsgebonden
gedrag
gradatie 2
Interactief gedrag
gradatie 1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
Informatieverwerkend
gedrag
X
X
X
Analytisch denken
X
X
X
Conceptueel denken
Impact en invloed (overtuigingskracht)
Teamwerk en samenwerken
Coaching
Kwaliteit en accuraatheid
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Veranderingsbereidheid
Creativiteit
X
X
X
X
Competentie
Plannen en organiseren
X
pagina 7 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Waardegebonden gedrag
22/10/2010
Klantgerichtheid
Integriteit
Organisatieverbondenheid
X
X
X
X
X
X
X
pagina 8 van 8