Functie - Gemeente Sint-Martens

CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functie
Graadnaam: sportfunctionaris
Afdeling: Cultuur, sport en vrije
tijd
Functienaam: sportfunctionaris
Dienst: Sport en vrije tijd
Functiefamilie: vrije tijd
Subdienst:
Functionele loopbaan: B1-B3
Code:
Doel van de entiteit
De dienst Cultuur heeft als doel het cultuurbeleid naar kwaliteit uit te werken, uit te voeren en
op te volgen, zoals opgelegd in het gemeentelijk meerjarencultuurbeleidsplan, met als
speerpunten: verenigingsleven, kunsten en erfgoed. Zij organiseert diverse activiteiten zoals
tentoonstellingen, cultuurprijzen e.d. teneinde de participatie van de burger aan cultuur (in de
meest brede vorm) te garanderen.
De dienst sport en vrije tijd staat in voor een geïntegreerd lokaal vrijetijds- en welzijnsbeleid
en vormt de schakel tussen het beleid en de verschillende vrijetijds- en welzijnsactoren. Ze is
de overkoepelende entiteit van de diensten vrije tijd en sporthal. De dienst vrije tijd stimuleert
alle groepen uit de samenleving tot deelname aan beleidsadvisering, vorming en
vrijetijdsinitiatieven.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris
Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
22/10/2010
pagina 1 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Kernresultaten
Coördinatie en leiding van de entiteit
Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de
werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe
medewerkers.
Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit

waken over de uitvoering van de opdrachten

begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de
werkzaamheden

tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse
projecten en administratieve procedures

nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen
de entiteit

instaan voor de continuïteit van de entiteit

uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden
binnen de entiteit

kwaliteitszorg implementeren en opvolgen

coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de
bestuursorganen moeten worden voorgelegd
Personeelsbeleid
Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de
personeelsdienst.
Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met
de veranderende mogelijkheden en behoeften
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de
entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid

coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer

instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de
medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging,
jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal

personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen

signaleren van wervings- en vormingsbehoeften

toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met
de eigenheid van de entiteit
22/10/2010
pagina 2 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Strategisch sportbeleid
Opstellen, opvolgen, evalueren en bijsturen van het gemeentelijk sportbeleid.
Doel: bevorderen van een integraal gemeentelijk sportbeleid en het op elkaar afstemmen
van de strategische beleidsplannen voor de vrijetijdssector
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategische
sportbeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in
overleg met bevoegde mandataris(sen)

opmaken, uitvoeren en evalueren van het sportbeleidsplan, het jaarlijkse
actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag

begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de
evaluatie van het sportbeleidsplan

uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal
lokaal sportbeleid

verzamelen van werkingsresultaten sport en de verslaggeving ervan
voorleggen aan gemeentebestuur, beheerraad en directeur vrije tijd

waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in
operationele doelstellingen

evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op
eventuele vernieuwing ervan

adviseren en beleidsondersteuning: formuleren van beleidsadviezen aan het
gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en
de rol van de sportdienst

bijwonen adviesraad
Integrale sportpromotie
Stimuleren, ondersteunen, organiseren en coördineren van sportgerelateerde projecten en
evenementen.
Doel: burgers aanzetten tot sportbeoefening en op een aangename manier laten kennis
maken met sport
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

praktische organisatie, voorbereiding en coördinatie gemeentelijke
sportinitiatieven

plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van alle eigen sportinitiatieven

informatie- en adviesverstrekking omtrent sportmogelijkheden binnen en
buiten de gemeente

het uitbouwen van samenwerkingsverbanden en netwerken rond het thema
sport

informatieopmaak en -verdeling betreffende sportieve aangelegenheden

ondersteunen en eventueel mee begeleiden van initiatieven van derden en
van de gemeentelijke sportraad

dienstverlening aan verenigingen: doorgeven van informatie, kopiëren, …

instaan voor de financiële opvolging van activiteiten
22/10/2010
pagina 3 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Projectmatig werken
Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten.
Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van
verschillende discplines en kennis en het doorvoeren van veranderingen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en
bijsturen

coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten

uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter
beschikking stellen van de organisatie

opstarten van projectgroepen

ondersteunen van projectgroepen

formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot
middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een
aanvaardbaar niveau worden gehouden
Voorbereiding bestuursorganen
Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen.
Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten

voorbereiden en afwerken van dossiers

zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten
Beheer sportinfrastructuur
Instaan voor het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke sportinfrastructuur.
Doel: erop toezien dat de sportinfrastructuur optimaal en veilig ter beschikking gesteld kan
worden aan de verschillende gebruikers
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

bijhouden van een overzicht van de geplande activiteiten in de
sportinfrastructuur

toezien op dat de praktische uitwerking en organisatie van activiteiten
(logistiek, infrastructuur, …) en sportevenementen

toezicht houden op het optimaal onderhoud en gebruik van de
sportinfrastructuur en de werking van de technische installatie

opmaken en bijhouden van een inventaris van de sportinfrastructuur

onderhoud en controle van de sportinfrastructuur
Beheer sporthal
Instaan voor het beheer en de exploitatie van de sporthal.
Doel: erop toezien dat de sporthal optimaal en veilig ter beschikking kan gesteld worden aan
de verschillende gebruikers
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
22/10/2010
pagina 4 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

tarifering toegangsprijzen

uitrusting sporthal

maken van investeringsanalyses
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de
dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak
optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit

informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch
beleid, veranderingsprocessen

organiseren en opvolgen van intern overleg

zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde
schepen en de voorzitter van de vzw sporthal

bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en
horizontaal)

toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan
(systeem)

afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken
met de diverse entiteiten en medewerkers
Externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

instaan voor een vlot contact met de burger

bestaande relaties met externen (andere openbare diensten,
toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden

de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op
evenementen, fora,…

verzorgen van public relations

voeren van promotie

telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele
manier afhandelen

afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van
bestuur

ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten
22/10/2010
pagina 5 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van
belang voor de entiteit.
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de
werking van de organisatie

vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers
van de eigen entiteit

briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te
houden

wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
22/10/2010
pagina 6 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter
beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties
onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is
verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Wetgeving en regelgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
Communicatiemanagement
Financieel management
Strategisch management
PIM (Personal Information Manager) (Outlook)
Presentaties (PowerPoint)
Rekenbladen (Excel)
Software eigen aan de functie
Tekstverwerking (Word)
Procedures en procesbeheer
Projectmatig werken
Werking van de organisatie
Werkmiddelen en werkmethodieken
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster
Management en beleid
X
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Gradatie
Probleemoplossend
gedrag
22/10/2010
gradatie 3
Leiderschap
Persoonsgebonden
gedrag
gradatie 2
Interactief gedrag
gradatie 1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
Informatieverwerkend
gedrag
X
X
X
Analytisch denken
X
X
Conceptueel denken
Mondelinge communicatie
Schriftelijke communicatie
Teamwerk en samenwerken
Coaching
Flexibiliteit
X
X
X
X
X
X
X
X
Kwaliteit en accuraatheid
Initiatief
X
X
X
X
Competentie
Plannen en organiseren
X
X
X
pagina 7 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Waardegebonden gedrag
22/10/2010
Klantgerichtheid
Integriteit
Organisatieverbondenheid
X
X
X
X
X
X
X
X
pagina 8 van 8