Functie - Gemeente Sint-Martens

CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functie
Graadnaam: cultuurfunctionaris
Afdeling: Cultuur, sport en vrije
tijd
Functienaam: cultuurfunctionaris
Dienst:
Functiefamilie: managementteam
Subdienst:
Functionele loopbaan: B1-B3
Code:
Doel van de entiteit
De dienst Cultuur heeft als doel het cultuurbeleid naar kwaliteit uit te werken, uit te voeren en
op te volgen, zoals opgelegd in het gemeentelijk meerjarencultuurbeleidsplan, met als
speerpunten: verenigingsleven, kunsten en erfgoed. Zij organiseert diverse activiteiten zoals
tentoonstellingen, cultuurprijzen e.d. teneinde de participatie van de burger aan cultuur (in de
meest brede vorm) te garanderen.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris
Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
22/10/2010
pagina 1 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Kernresultaten
Strategische beleidsvoering
Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen
de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de
visie en missie van de organisatie en bijsturen.
Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

opmaken van een voorstel van strategische nota en meerjarenplanning

waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in
operationele doelstellingen

toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de
strategische nota

jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken, de meerjarenplanning
evalueren en eventueel bijsturen

bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen

evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op
eventuele vernieuwing ervan
Management organisatie
Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende
entiteiten.
Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte
beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het
managementteam

mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de
werking van de gemeentelijke diensten

aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen

suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de
optimalisering van de werking van de entiteiten

meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal
personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie)
Communicatiestroom managementteam
Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen
het managementteam en het bestuur.
Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de
globale missie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

22/10/2010
frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te
verlenen, …
pagina 2 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het
bestuur

toelichting geven aan de bestuursorganen

beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkeres en de
uitvoering ervan verzekeren

samenwerking tussen de entiteiten bevorderen

informeren van de leden van het managementteam over de projecten en
zaken waarmee de entiteit bezig is
Budgetbeheer
Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een
meerjarenplanning van de entiteit.
Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier

aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen
en kosten

zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig
budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle

advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend
budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle

opvolgen van het dagelijks financieel beheer

advies verlenen

afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere
overheid en de gemeentelijke begroting
Coördinatie en leiding van de entiteit
Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de
werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe
medewerkers.
Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit

waken over de uitvoering van de opdrachten

begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen,
kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de
entiteit

zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de
werkzaamheden

tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse
projecten en administratieve procedures
22/10/2010
pagina 3 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen
de entiteit

instaan voor de continuïteit van de entiteit

uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden
binnen de entiteit

toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de
interne project- en procesmethodieken

kwaliteitszorg implementeren en opvolgen

coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de
bestuursorganen moeten worden voorgelegd

zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Strategisch cultuurbeleid
Coördinatie van de strategische doelstellingen van het gemeentelijk/stedelijk cultuurbeleid en
het organiseren van overleg.
Doel: bevorderen van een integraal gemeentelijk cultuurbeleid en het op elkaar afstemmen
van de strategische beleidsplannen voor de vrijetijdssector
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch integraal
cultuurbeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in
overleg met bevoegde mandataris(sen)

opmaken, uitvoeren en evalueren van het integraal cultuurbeleidsplan, het
jaarlijkse actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag

begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de
evaluatie van het integraal cultuurbeleidsplan

waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in
operationele doelstellingen

evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op
eventuele vernieuwing ervan

bijwonen adviesraad

uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal
lokaal cultureel beleid

verzamelen van werkingsresultaten m.b.t. cultuur en de verslaggeving ervan
voorleggen aan bestuursorganen, beheerraad,…

formuleren van beleidsadviezen aan het bestuur
Cultuurprogrammatie
Plannen en programmeren van culturele activiteiten en deze promoten bij het grote publiek
Doel: aanbieden van een gevarieerd cultuurprogramma
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

verkennen van het cultuuraanbod

overleg met culturele actoren, scholen, gemeentelijke diensten
22/10/2010
pagina 4 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

contracteren van gezelschappen en afrekenen van de contracten

opstellen van het jaarprogramma

bekend maken en instaan voor de promotie van het cultuuraanbod

coördineren van initiatieven rond naschoolse vorming en kunsteducatie

programmeren van podiumkunsten (theater-, dans- en muziek ) en
tentoonstellingen hedendaagse beeldende en toegepaste kunsten

deelnemen aan werkgroepen in het kader van de programmering op (sub)regionaal, provinciaal en Vlaams niveau
Projectmatig werken
Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten.
Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van
verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en
bijsturen

coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten

uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter
beschikking stellen van de organisatie

opstarten van projectgroepen

ondersteunen van projectgroepen

opmaken kosten-baten analyse
Archiefbeheer
Instaan voor het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op het
beheer van het gemeentelijk kunsthistorisch archief en de organisatie ervan.
Doel: een geordend archief uitwerken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

begeleiden van de archiefvorming

inventariseren van de archiefbescheiden, archiefstukken of databestanden
(waaronder de titels)

mogelijk maken om het archief te consulteren

treffen van maatregelen om archief in goede staat te bewaren en zonodig te
herstellen

automatiseren van het archief op basis van concrete noden en het
automatiseren van de consultatie en inventarisatie

ondersteuning bieden bij het digitaliseren van het archief

bijwerken en aanvullen van de documentatie

opzoekingen doen

wegbrengen van afgehandelde dossiers

bijhouden van diverse lijsten (inventaris archief, ….)
22/10/2010
pagina 5 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

leveren van inspanningen om het archief uit te breiden (schenkingen,…)
Erfgoedbeheer
In overleg met de verschillende actoren instaan voor het behoud en beheer van
monumenten en het waardevol, niet-beschermd erfgoed in de gemeente.
Doel: het erfgoed levend houden in de gemeente
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

meewerken aan het behoud – het beschermen en bewaren – van het
erfgoed voor huidige en toekomstige generaties

uitdenken, uitwerken en stimuleren van lokale en bovenlokale projecten en programma's rond erfgoed

optekenen en bewaren van mondelinge geschiedenis/erfgoed

ondersteuning en begeleiding bieden in hun werking

opvolgen van vergaderingen, overleg

actief meewerken bij initiatieven zoals tentoonstellingen, uitgaven boeken,
verzamelingen,…

rapporteren naar het bestuur

inventarisatie van monumenten

in kaart brengen en vrijwaren van archeologisch bodemarchief, in geval van
bedreiging door nieuwbouw, wegenwerken, ruimtelijke
ontwikkelingsprojecten, e.d.
Promotie toerisme
Verantwoordelijk voor het uitbouwen, coördineren en organiseren van de promotie inzake
toerisme.
Doel: zorgen dat toeristen zich aangetrokken voelen voor een bezoek
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

opmaken of instaan voor de coördinatie van de opmaak van brochures en
folders

verantwoordelijke voor de algemene toeristische brochure en de
thematische toeristische publicaties van de gemeente, provincie, regio of
Vlaamse Gemeenschap

zorgen dat de nodige contacten gelegd worden voor de uitbouw van het
toeristische aanbod
Kwaliteitsbeleid
Ontwikkelen, invoeren en opvolgen van een beleidsvisie op kwaliteit binnen de organisatie.
Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

bewaken van de kwaliteitszorg

opleiden en ondersteunen van de medewerkers

bepalen van kwaliteitsindicatoren

opbouw van een kwaliteitshandboek
22/10/2010
pagina 6 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

meten van klantentevredenheid
Museumbeheer
Instaan voor een evenwichtige, historisch en educatief verantwoorde presentatie van de
kunstcollectie in de gemeentelijke musea.
Doel: bijdragen tot kunstparticipatie in het algemeen en de kennis bevorderen van het
kunsthistorisch verleden van de gemeente in het bijzonder
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

verantwoordelijk voor aanwervingsbeleid (aankoop, schenking, bruikleen)
van (ontbrekende) delen in bestaande collectie

coördineren van een levendig beheer van de collectie, passend bij de
kunsthistorisch belangrijke periode van Sint-Martens-Latem

opzetten van een korte- en langetermijnplanning rond het bereiken en
werven van specifieke onderdelen van collectie

adviseren over uitgaande bruiklenen

verantwoordelijk voor aanwervingsbeleid (aankoop, schenking, bruikleen)
van (ontbrekende) delen in de bestaande collectie

produceren van projecten/museale presentaties en tentoonstellingen en het
inhoudelijk verzorgen van de catalogi

ondersteuning bieden bij het opstellen van inrichtingsplannen voor museale
presentaties

voorstellen voor onderhoud en restauratie van kunstwerken uit de
museumcollectie

voorbereiden van tentoonstellingen, o.a. door het doen van kunsthistorisch
onderzoek en het schrijven van informatieve teksten en essays

onderhouden van het contact met 'beheerders' (huisbewaarders) en hen
begeleiden in hun opdracht

toezien op de dagelijkse zorg voor de museumcollectie en - presentatie

advies verlenen over beheer- en behoudbeleid

leveren van inhoudelijke bijdragen aan wetenschappelijk onderzoek en
publicaties

verantwoordelijk voor het ontwikkelen, invullen en opvolgen van een
coherente, duidelijke visie en strategie op zakelijk vlak voor de werking van
de gemeentelijke musea

conceptuele invulling, financieel beleid en beheer, personeelsbeleid,
administratief-juridische taken,…
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de
dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak
optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

22/10/2010
meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit
pagina 7 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit

informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch
beleid, veranderingsprocessen

organiseren en opvolgen van intern overleg

informeren van de leden van het managementteam over de projecten en
werkzaamheden van de entiteit

zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde
schepen

toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan
(systeem)

afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken
met de diverse entiteiten en medewerkers

verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan
verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen
Externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

instaan voor een vlot contact met de burger

bestaande relaties met externen (andere openbare diensten,
toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden

de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op
evenementen, fora,…

verzorgen van public relations

telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele
manier afhandelen

afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van
bestuur

ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
22/10/2010
pagina 8 van 9
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter
beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties
onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is
verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Wetgeving en regelgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
Communicatiemanagement
Financieel management
HRM-management
Strategisch management
PIM (Personal Information Manager) (Outlook)
Presentaties (PowerPoint)
Rekenbladen (Excel)
Software eigen aan de functie
Tekstverwerking (Word)
Procedures en procesbeheer
Projectmatig werken
Werking van de organisatie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster
Management en beleid
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Gradatie
gradatie 3
22/10/2010
gradatie 2
Interactief gedrag
Leiderschap
Persoonsgebonden
gedrag
Probleemoplossend
gedrag
Waardegebonden gedrag
gradatie 1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
Informatieverwerkend
gedrag
X
X
X
Analytisch denken
X
X
X
Conceptueel denken
Teamwerk en samenwerken
Coaching
Kwaliteit en accuraatheid
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Klantgerichtheid
X
X
Integriteit
X
X
Competentie
Plannen en organiseren
X
pagina 9 van 9