Titel - Wijzig document eigenschappen

CC Select
Gemeente Wielsbeke
SELECTIEPROGRAMMA
Diensthoofd Burgerzaken & Juridische
Ondersteuning
GRAAD A1a-A3a
Het gemeentebestuur van de gemeente Wielsbeke gaat over tot de aanwerving van een (m/v)
diensthoofd Burgerzaken en Juridische Ondersteuning, voltijdse statutaire functie (38/38u), graad
A1a-A3a, met een wervingsreserve van 3 jaar.
SELECTIEPROGRAMMA
Het selectieprogramma wordt als volgt vastgesteld:
Een schriftelijk gedeelte (30/60 punten) bestaande uit
1) een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de
inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere
uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken,
waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het
competentieprofiel worden getoetst.
2) een werkgerichte proef: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of
praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen
aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin
worden verwerkt
Dit schriftelijk gedeelte bestaat uit een gesloten én een openboek examen:
LEERSTOF (gesloten boek; deze leerstof mag u niet meebrengen):
−
het gemeente- en OCMW-decreet
−
leerstof te vinden op : http://binnenland.vlaanderen.be/
LEERSTOF (open boek ; leerstof zelf mee te brengen op papier of digitale drager):
− Wetgeving overheidsopdrachten:
 De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten van 15 juni 2006 (Overheidsopdrachtenwet van 2006)
 Het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011
(KB op de Klassieke Sectoren)
 Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (KB op de
Algemene Uitvoeringsregels en Aannemingsvoorwaarden)
− Openbaarheid van bestuur:
 Omzendbrief 2006/26 betreffende openbaarheid van bestuur
− Leerstof te vinden op : www.ccselect.be
317516127
pagina 1
CC Select
Gemeente Wielsbeke
Een mondeling gedeelte of grondig sollicitatiegesprek (20/40 punten)
Deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat
met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid,
eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde
competenties worden grondig bevraagd.
Om als geslaagd te worden beschouwd, moet de kandidaat minstens 50 % behalen op elke
selectietechniek, en 60% op het totaal van de selectie.
De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per
kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een
eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat.
De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het persoonlijk resultaat van de
selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming
met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
317516127
pagina 2
CC Select
Gemeente Wielsbeke
SELECTIECOMMISSIE
Samenstelling
De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie, die als volgt wordt samengesteld:
1. de selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen; onder deskundig wordt verstaan dat
de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de
kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria.
Komen in aanmerking voor deelname aan een selectiecommissie:
a. deskundigen in de personeelsselectie;
b. personen extern aan de gemeente, die daartoe wegens hun professionele activiteit en
specialisatie geschikt bevonden worden;
c. personeelsleden van andere overheden, de toezichthoudende overheid uitgezonderd, en,
binnen de grenzen van het toegelaten aantal interne commissieleden, personeelsleden van
het eigen bestuur, met een graad die minstens van gelijke rang is als de vacante functie;
2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste drie leden. Bij de selectieprocedure voor
vervangers bestaat de selectiecommissie ten minste uit twee leden;
3. ten minste een derde van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen bestuur; van
het minimumaantal externe leden kan uitzonderlijk vanwege de specificiteit van de functies en
op voorwaarde van uitdrukkelijke motivering worden afgeweken.
4. de selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht;
5. de gemeentelijke mandatarissen en de gemeentesecretaris als hij aanstellende overheid is
kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen bestuur;
De gemeentelijke mandatarissen en de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties
mogen uitsluitend als waarnemer bij de selectie aanwezig zijn. Zij mogen niet aanwezig zijn bij
het kiezen van de vragen en het delibereren over de uitslag van de selecties.
Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het
eindverslag van de kandidaten. De selectiecommissie kan geldig beraadslagen wanneer de helft van
de leden aanwezig is. De beslissingen worden bij eenvoudige meerderheid genomen.
De selecties kunnen geheel of gedeeltelijk uitgevoerd worden door een extern selectiebureau. Het
selectiebureau voert de selectie uit in overeenstemming met de gegeven opdracht.
Gedragsregels
De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke
voorschriften bij selecties:
1. onafhankelijkheid;
2. onpartijdigheid;
3. non-discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische
achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen,
handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in
de non-discriminatiewetgeving;
4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private
levenssfeer;
5. geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de
proeven;
6. verbod op belangenvermenging;
317516127
pagina 3
CC Select
Gemeente Wielsbeke
Niemand kan als lid van de selectiecommissie zetelen wanneer een familieverwantschap tot in de
derde graad wordt vastgesteld tussen hem en een kandidaat.
Werking
De selectiecommissies worden geleid door een voorzitter. De voorzitter wordt in zijn taak bijgestaan
door een secretaris die niet deelneemt aan de eigenlijke selectieactiviteiten en aan de beoordeling
van de kandidaten.
De leden en de secretaris van de selectiecommissie worden nominatief door de aanstellende
overheid aangewezen.
Rangschikking
De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in
een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat
wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle
kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet
betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
317516127
pagina 4
CC Select
Gemeente Wielsbeke
FUNCTIEBESCHRIJVING – DIENSTHOOFD BURGERZAKEN & JURIDISCHE
ONDERSTEUING – graad A1a-A3a
Doel van de entiteit
Deze dienst verzorgt de dienstverlening naar de burger en de administratieve verwerking van alle
opdrachten i.v.m. bevolking en burgerlijke stand. Tot het opdrachtenpakket behoren o.a. het
verstrekken van de diverse documenten noodzakelijk bij geboorte, huwelijk, overlijden, adoptie,… en
het afleveren van identiteitskaarten, rijbewijzen, paspoorten,… Ook het bijhouden van het
rijksregister behoort tot de opdrachten. Naast deze specifieke opdrachten heeft deze dienst ook een
onthaal- en wegwijsfunctie en verstrekt ze algemene informatie aan de bevolking.
Deze dienst biedt tevens algemene juridische ondersteuning aan de gemeente en OCMW-secretaris
en de andere afdelingen en diensten van zowel gemeente als OCMW. Het diensthoofd maakt deel uit
van het managementteam.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: gemeentesecretaris(Secretaris)
Is lid van het managementteam
Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst.
Kernresultaten
Juridische ondersteuning
Bieden van juridische ondersteuning aan alle diensten met betrekking tot overheidsopdrachten.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:





adviseren, opstellen en opvolgen van verschillende soorten overeenkomsten,
besluiten en andere regelgeving
begeleiding bij het invoeren van nieuwe wet- en regelgeving in de afdelingen en
diensten
opvolgen van geschillendossiers
controleren en coördineren van alle officiële documenten, nota’s en dergelijke
afhandelen van juridische dossiers
Verlenen juridisch advies
Het verlenen van juridisch advies en van juridische assistentie bij dienstoverschrijdende projecten
aan de diensten en het beleid.
Doel: de diensten en het beleid toelaten op een zo juridisch correct mogelijke wijze beslissingen te
nemen en te werken
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

dragen van de eindverantwoordelijkheid van beslissingen betreffende de dienst voor
het college en de gemeenteraad
317516127
pagina 5
CC Select


Gemeente Wielsbeke
het verlenen van mondeling advies over de wijze waarop een dossier juridisch
correct dient afgehandeld te worden en indien nodig het zelf uitvoeren van het
dossier
het adviseren van het college, voorafgaandelijk of tijdens de zittingen
Opvolgen gerechtsdossiers
Het opvolgen van gerechtsdossiers.
Doel: de belangen van de gemeente optimaal vrijwaren en verdedigen
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:



het nalezen en becommentariëren van de besluiten of memories en het voorleggen
van de besluiten aan het college
het volgen van de administratieve procedures bij het opstarten van rechtsgedingen
of het optreden als verweerder en bij bepaalde te nemen beslissingen in de loop van
het geding
het bespreken van de dossiers met de aangestelde advocaat
Gemeentelijke reglementen
Het opstellen van of het adviseren m.b.t. gemeentelijke reglementen en van dienstgerelateerde
reglementen.
Doel: de diensten toelaten met juridisch onderbouwde reglementen te werken
Dit omhelst onder meer volgende concrete taak:

in overleg met de betrokken diensten het opmaken van gemeentelijke reglementen
Verkiezingen
Instaan voor de organisatie en coördinatie van de verkiezingen, zowel logistiek als administratief.
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:



waken over de actualisering van de kiezerslijsten
meewerken aan of secretariaat vervullen
gemeenteraadsverkiezingen
administratief voorbereiden van de verkiezingen
van
het
hoofdbureau
bij
de
Coördinatie en leiding van de entiteit
Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de
entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers.
Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:









coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit
waken over de uitvoering van de opdrachten
begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers
zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden
tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en
administratieve procedures
nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit
instaan voor de continuïteit van de entiteit
uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit
coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten
317516127
pagina 6
CC Select


Gemeente Wielsbeke
organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen
moeten worden voorgelegd
zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Budgetbeheer en meerjarenplanning
Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een
meerjarenplanning van de entiteit.
Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:







inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier
aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten
zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor
een accuraat budgetbeheer en -controle
advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor
een accuraat budgetbeheer en -controle
opvolgen van het dagelijks financieel beheer
advies verlenen
afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en de
gemeentelijke begroting
Management organisatie
Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten.
Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding,
beleidsuitvoering en beleidsevaluatie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:





deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het
managementteam
mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de
gemeentelijke diensten
aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen
suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de
werking van de entiteiten
meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan
(ganse organisatie)
Communicatiestroom managementteam
Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het
managementteam en het bestuur.
Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale
missie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:





frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te verlenen, …
meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur
toelichting geven aan de bestuursorganen
beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkeres en de uitvoering ervan
verzekeren
samenwerking tussen de entiteiten bevorderen
317516127
pagina 7
CC Select

Gemeente Wielsbeke
informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de
entiteit bezig is
Personeelsbeleid
Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de
personeelsdienst.
Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de
veranderende mogelijkheden en behoeften
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:






leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit
volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid
coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de
medewerkers op regelmatige basis.
Hierbij staan taakplanning, opvolging,
jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal
personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen
signaleren van wervings- en vormingsbehoeften
toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de
eigenheid van de entiteit
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de
andere entiteiten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal
te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:










meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit
waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit
informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid,
veranderingsprocessen
organiseren en opvolgen van intern overleg
informeren van de leden van het managementteam over de projecten en
werkzaamheden van de entiteit
zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie
(intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…)
bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en
horizontaal)
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de
diverse entiteiten en medewerkers
317516127
pagina 8
CC Select
Gemeente Wielsbeke
Externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:





instaan voor een vlot contact met de burger
bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende
overheden,…) in kaart brengen en onderhouden
de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op
evenementen, fora,…
telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier
afhandelen
ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang
voor de entiteit.
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:






de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de
organisatie
vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de
eigen entiteit
briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
volgen van bijscholing, vorming,… voor het op peil houden van het benodigde
kennisniveau
vakgerichte informatie raadplegen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende
taken van de eigen dienst of van andere diensten.
317516127
pagina 9
CC Select
Gemeente Wielsbeke
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld
in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie
impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Wetgeving en regelgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
Communicatiemanagement
Financieel management
HRM-management
Strategisch management
Algemene PC-vaardigheden
PIM (Personal Information Manager) (Outlook)
Presentaties (PowerPoint)
Rekenbladen (Excel)
Software eigen aan de functie
Tekstverwerking (Word)
Procedures en procesbeheer
Projectmatig werken
Werking van de organisatie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster
Management en beleid
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Gradatie
317516127
X
X
Analytisch denken
X
X
Organisatiebewustzijn
Visieontwikkeling
Netwerken
Teamwerk en samenwerken
Leidinggeven
Flexibiliteit
Klantgerichtheid
Loyauteit
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Competentie
Plannen en organiseren
pagina 10
gradatie 3
Leiderschap
Persoonsgebonden gedrag
Probleemoplossend gedrag
Waardegebonden gedrag
gradatie 2
Interactief gedrag
gradatie 1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
Informatieverwerkend
gedrag
X
X
X