Functie - Gemeente Sint-Martens

CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functie
Graadnaam: vrijetijdsconsulent
Afdeling: Cultuur, sport en vrije
tijd
Functienaam: vrijetijdsconsulent
Dienst: Sport en vrije tijd
Functiefamilie: vrije tijd
Subdienst:
Functionele loopbaan: B1-B3
Code:
Doel van de entiteit
De dienst Cultuur heeft als doel het cultuurbeleid naar kwaliteit uit te werken, uit te voeren en
op te volgen, zoals opgelegd in het gemeentelijk meerjarencultuurbeleidsplan, met als
speerpunten: verenigingsleven, kunsten en erfgoed. Zij organiseert diverse activiteiten zoals
tentoonstellingen, cultuurprijzen e.d. teneinde de participatie van de burger aan cultuur (in de
meest brede vorm) te garanderen.
De dienst sport en vrije tijd staat in voor een geïntegreerd lokaal vrijetijds- en welzijnsbeleid
en vormt de schakel tussen het beleid en de verschillende vrijetijds- en welzijnsactoren. Ze is
de overkoepelende entiteit van de diensten vrije tijd en sporthal. De dienst vrije tijd stimuleert
alle groepen uit de samenleving tot deelname aan beleidsadvisering, vorming en
vrijetijdsinitiatieven.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
22/10/2010
pagina 1 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Kernresultaten
Coördinatie en leiding van de entiteit
Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de
werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe
medewerkers.
Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit

waken over de uitvoering van de opdrachten

begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen,
kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de
entiteit

zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de
werkzaamheden

tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse
projecten en administratieve procedures

nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen
de entiteit

instaan voor de continuïteit van de entiteit

uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden
binnen de entiteit

toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de
interne project- en procesmethodieken

kwaliteitszorg implementeren en opvolgen

coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de
bestuursorganen moeten worden voorgelegd

zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Strategisch jeugdbeleid
Opstellen, opvolgen, evalueren en bijsturen van het gemeentelijk jeugdbeleid
Doel: streven naar een geïntegreerd globaal jeugdbeleid en afstemming tussen het
gemeentelijk, particulier jeugdwerk en andere jeugdactoren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

streven naar een geïntegreerd globaal jeugdbeleid en afstemming tussen
het gemeentelijk, particulier jeugdwerk en andere jeugdactoren

opmaken, uitvoeren en evalueren van het jeugdbeleidsplan, het jaarlijkse
actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag

begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de
evaluatie van het jeugdbeleidsplan
22/10/2010
pagina 2 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal
lokaal jeugdbeleid

verzamelen van werkingsresultaten jeugd en de verslaggeving ervan
voorleggen aan het bestuur

waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in
operationele doelstellingen

evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op
eventuele vernieuwing ervan

formuleren van beleidsadviezen aan het bestuur en daarbij rekening houden
met de basisopdrachten en de rol van de jeugddienst

bijwonen adviesraad
Seniorenbeleid
Een visie rond seniorenaanbod en -beleid ontwikkelen en doen toepassen
Doel: een seniorenbeleid uitwerken dat een coördinerende rol vervult tussen gemeentelijk
beleid en ouderenorganisaties
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op
eventuele vernieuwing ervan

opmaken, uitvoeren en evalueren van het seniorenbeleidsplan, het jaarlijkse
actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag

uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal
seniorenbeleid

coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategische
seniorenbeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit
in overleg met bevoegde mandataris(sen)

begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de
evaluatie van het seniorenbeleidsplan

waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in
operationele doelstellingen

op gang brengen van de lokale dynamiek door het ondersteunen van lokale
actieve actoren en het opzetten van bijzondere en vernieuwende
activiteiten

verzamelen van werkingsresultaten m.b.t senioren en de verslaggeving
ervan voorleggen aan bestuursorganen, beheerraad,…

adviseren en beleidsondersteuning: formuleren van beleidsadviezen aan
bestuursorganen

bijwonen adviesraad
Organisatie initiatieven/projecten
Organiseren, begeleiden, opvolgen van lokale jeugdprojecten en initiatieven.
Doel: aanbieden van een gevarieerd aanbod jeugdactiviteiten
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
22/10/2010
pagina 3 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

coördineren, organiseren, begeleiden en stimuleren van de lokale
activiteiten

dienstverlening aan verenigingen: doorgeven van informatie, bemiddeling bij
provinciale diensten

organiseren en voorbereiden van activiteiten, evenementen en initiatieven
ten behoeve van kinderen en jongeren

organiseren en coördineren van de grabbelpaswerking en speelpleinwerking

meehelpen tijdens de activiteit

opvolgen monitoren speelpleinwerking (contracten, opmaken van
betalingsoverzichten i.v.m. gepresteerde dagen, enz..)

organiseren en opvolgen van werkgroepen
Projectmatig werken
Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten.
Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van
verschillende discplines en kennis en het doorvoeren van veranderingen
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en
bijsturen

coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten

uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter
beschikking stellen van de organisatie

opstarten van projectgroepen

ondersteunen van projectgroepen

formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot
middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een
aanvaardbaar niveau worden gehouden
Ondersteuning van de verenigingen
De verenigingen logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed
subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen.
Doel: zorg dragen dat de verenigingen zich ten volle kunnen ontplooien
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en
samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen

controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende
subsidies en budgetten

zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden
Personeelsbeleid
Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de
personeelsdienst.
Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met
de veranderende mogelijkheden en behoeften
22/10/2010
pagina 4 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de
entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid

coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer

instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de
medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging,
jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal

personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen

signaleren van wervings- en vormingsbehoeften

toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met
de eigenheid van de entiteit
Voorbereiding bestuursorganen
Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen.
Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten

voorbereiden en afwerken van dossiers

zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten
Administratie
Uitvoeren van administratieve handelingen.
Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse
administratieve procedures

uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende

opmaken van verslagen en nota's

opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen

opstellen artikels voor het infoblad
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de
dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak
optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit

waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit

zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde
schepen
22/10/2010
pagina 5 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving

bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en
horizontaal)

afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken
met de diverse entiteiten en medewerkers
Externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

instaan voor een vlot contact met de burger

bestaande relaties met externen (andere openbare diensten,
toezichthoudende overheden,…) onderhouden

de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op
evenementen, fora,…

verzorgen van public relations

voeren van promotie

telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele
manier afhandelen

ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van
bestuur
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van
belang voor de entiteit.
Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de
werking van de organisatie
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
22/10/2010
pagina 6 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter
beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties
onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is
verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Wetgeving en regelgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
Communicatiemanagement
Financieel management
Strategisch management
Databanken (Access)
PIM (Personal Information Manager) (Outlook)
Presentaties (PowerPoint)
Rekenbladen (Excel)
Software eigen aan de functie
Tekstverwerking (Word)
Procedures en procesbeheer
Projectmatig werken
Werking van de organisatie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster
Management en beleid
X
X
X
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Gradatie
Probleemoplossend
gedrag
22/10/2010
X
X
Analytisch denken
X
X
Conceptueel denken
Mondelinge communicatie
Schriftelijke communicatie
Teamwerk en samenwerken
Flexibiliteit
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Kwaliteit en accuraatheid
Initiatief
X
X
X
X
Klantgerichtheid
X
X
Competentie
Plannen en organiseren
gradatie 3
Persoonsgebonden
gedrag
gradatie 2
Interactief gedrag
gradatie 1
Cluster
Beheersmatige
vaardigheden
Informatieverwerkend
gedrag
X
pagina 7 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
Waardegebonden gedrag
22/10/2010
Integriteit
Organisatieverbondenheid
X
X
X
X
X
pagina 8 van 8