2005 - Gemeente Leiden

B&W-nr.: 05.1074 d.d. 23-09-2004
Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Leiden 2005
Onderwerp
BESLUITEN
Behoudens advies van de commi ssie EGTV
1.
2.
3.
het voornemen uit te spreken de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Leiden 2005
vast te stellen;
GMT op te dragen een implementatieplan te schrijven, waaronder een Handboek Inkoop;
dit voorgenomen besluit voor te leggen aan de gemeenteraad met het verzoek zijn wensen en/of
bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
Samenvatting
B&W heeft na raadpleging van de gemeenteraad de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente
Leiden 2005 vastgesteld. Herziening van de vorige Nota uit 2001 was noodzakelijk geworden door
nieuwe ontwikkelingen als deelname aan het programma Duurzaam Inkopen, de Integriteitsnota, de
Wet BIBOB, een nieuw uniform aanbestedingsreglement, alsmede nieuwe nationale en internationale
wetgeving.
In deze Nota is dan ook de nieuwe nationale en Europese wet- en regelgeving opgenomen, zoals dat
van kracht wordt na de ratificatie door het parlement van de nieuwe Europese Richtlijn, uiterlijk 31
januari 2006. Het GMT heeft opdracht gekregen een implementatieplan te schrijven, waaronder een
Handboek Inkoo
RAADSAANBIEDINGSFORMULIER
Commissie Bestuur en Veiligheid
Gemeenteraad
REG.NR: 05.1074
Voorstel van : A.J. Langeveld
B&W
Telefoon
: 5456
Portefeuillehouder(s): A.C. Geertsema
Email
: [email protected]
Datum B&W
: 23-09-2005
Titel: Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Leiden 2005
Voorstel:
1. kennisneming van de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Leiden 2005
Korte inhoud document: De Nota is de herziene versie van de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2001.
Hierin is opgenomen de nieuwe nationale en Europese wet- en regelgeving, zoals dat van kracht wordt na de
ratificatie door het parlement van de nieuwe Europese Richtlijn, uiterlijk 31 januari 2006.
De Nota is bedoeld als beleidsstuk; de praktische handleiding zal op basis hiervan in het najaar van 2005 worden
opgesteld.
Soort onderwerp: (I/M/B)
ter kennisname
Deadline behandeling raad n.v.t.
Financiële consequenties
geen
Commissie: (naam commissie)
Griffie: par.
d.d.
d.d. (datum
commissie)
Naam:
Gemeenteraad
Tst 516
d.d. (datum raad)
Emailadres:
A
NOTA
INKOOP- EN
AANBESTEDINGSBELEID
GEMEENTE LEIDEN
2005
Versie 7.1 d.d. 16 augustus 2005
Vastgesteld bij besluit van
burgemeester en wethouders van
Leiden d.d.
september 2005
Goedgekeurd door de raad van de
gemeente Leiden
d.d.
oktober 2005
INHOUDSOPGAVE
Pagina
Managementsamenvatting
2
1
Inleiding
3
2
Doelstellingen Inkoop- en aanbestedingsbeleid
5
3
Uitgangspunten van het beleid
3.1
Juridisch (Europees, nationaal en gemeentelijk)
3.2
Ethisch
3.3
Bedrijfseconomisch
3.4
Aanvullende gemeentelijke uitgangspunten
6
6
7
8
10
4
Inbesteding
12
5
Organisatie
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
13
13
13
6
Mandatering
Bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid
Inkoopcontrol, registratie en verantwoording
Standaard inkoopprocedure
Inkoopsynergie
Raamovereenkomsten
Begripsbepalingen
BIJLAGEN
13
14
14
15
16
INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE LEIDEN
Managementsamenvatting
Onderstaand treft u aan de hoofdpunten uit deze nota.












Leiden is toe aan een nieuwe geactualiseerde nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid, mede omdat
begin 2006 de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn zal worden geïmplementeerd in de
nationale wetgeving. De nota treedt in werking zodra de Europese richtlijn in het nationale recht is
geïmplementeerd. Tot dat tijdstip blijft de bestaande nota uit 2001 van kracht.
In de nota worden de beleidsuitgangspunten van de gemeente Leiden uiteengezet en worden
kaders en richtlijnen geboden voor de (aan te besteden of in te besteden) inkooptaken. Er volgt in
het najaar van 2005 nog een inkoophandboek.
De doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn het naleven van de (Europese) weten regelgeving terzake, het naleven van ethische normen rondom inkoopbeleid, het beheersen en
zo mogelijk verlagen van de integrale kosten gemoeid met inkoop met behoud van kwaliteit, het
streven naar goede leveranciersprestaties en het gestructureerd verbeteren hiervan en het naleven
van overige gemeentelijke doelstellingen o.a. op het gebied van milieu en duurzaam inkopen.
Bij aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen wordt de Europese richtlijn 2004/18/EG
nageleefd. Bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen zijn echter ook de beginselen
van het aanbestedingsrecht van toepassing. Dit zijn de beginselen van non-discriminatie, gelijke
behandeling, evenredigheid en transparantie. Om naleving daarvan te waarborgen heeft de
gemeente in de nota vormen van inkopen en aanbesteden voorgeschreven. Daarmee wordt tevens
gewaarborgd dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid voldoet aan de eisen van openheid,
integriteit, zakelijkheid, efficiency, rechtmatigheid, zorgvuldigheid en objectiviteit.
Het uitgangspunt voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden is het in concurrentie
gunnen van opdrachten omdat daarmee voornoemde eisen het beste gediend zijn en de
marktmogelijkheden optimaal benut worden.
Voor de aanbesteding van werken onder de Europese drempelbedragen wordt in beginsel het
Uniform Aanbestedingsreglement 2001 toegepast, met uitzondering van o.a. de artikelen 17, 24,
41, 42, 43 en 44 van de UAR 2001 die ondermeer zien op de geschillenregeling en het vergoeden
van de aan de inschrijving verbonden kosten.
Het leveranciersbeleid en –management dient om de inkoopkosten en de kwaliteit te beheersen,
goede leveranciersprestaties te waarborgen en het gestructureerd verbeteren van deze prestaties
te bevorderen.
Gegund wordt ofwel aan de inschrijver met de laagste prijs ofwel aan de inschrijver met de
economisch meest voordelige aanbieding.
Motie 21/2002 dient te worden nageleefd op grond waarvan voor producten en diensten die DZB
kan leveren altijd eerst aan DZB gevraagd moet worden een offerte uit te brengen alvorens een
aanbestedingsprocedure mag worden gestart.
Bij de inkoopactiviteiten dienen de binnen het Programma Duurzaam Inkopen vastgestelde
adviezen te worden betrokken en de gemeentelijke uitgangspunten voor de milieuzorg te worden
nageleefd.
Per aanbesteding zal worden beoordeeld of de inzet van de wet BIBOB mogelijk, zinvol en
gewenst is. Er zal minimaal sprake moeten zijn van een vermoeden van een strafbaar feit.
Medewerkers dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en integer te
handelen. De gedragscode voor ambtenaren moet worden nageleefd. De integriteit kan worden
bevorderd door functiescheidingen te maken.



Alle gemeentelijke onderdelen dienen op een zelfde wijze de inkoop- en aanbestedingsprocedures
te voeren. Er is slechts één formele rechtspersoon, namelijk de gemeente Leiden zelf en niet
afzonderlijke diensten, sectoren of afdelingen.
Inbesteden mag. De Europese aanbestedingsrichtlijn is dan niet van toepassing. Getoetst moet
worden of een succesvol beroep op inbesteden kan worden gedaan.
Aanbestedingen boven een bepaald bedrag dienen vooraf en achteraf d.m.v. een
meldingsformulier gemeld te worden bij Concern-Inkoop. Bij Europese aanbestedingen wordt na
de aanbesteding een proces-verbaal ingediend bij Concern-Inkoop. Zodoende kan vooraf worden
getoetst of de inkoop geclusterd kan worden, wordt de wijze van aanbesteden vooraf getoetst en
kan achteraf worden verantwoord aan wie is gegund en waarom.
1
Inleiding
Algemeen
De onderhavige Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2005 is opgesteld om:
 beleidsuitgangspunten van de gemeente Leiden uiteen te zetten;
 kaders en richtlijnen te bieden voor de (aan te besteden of in te besteden) inkooptaken.
Hiermee worden alle eisen gediend die aan het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid
zijn gesteld, namelijk openheid, integriteit, zakelijkheid, efficiency, rechtmatigheid,
zorgvuldigheid, non-discriminatie en objectiviteit.
In deze nota worden de hoofdlijnen van de beleidsuitgangspunten uiteengezet. In de bijlagen worden
deze nader uitgewerkt. Ook de gegevens die aan veranderingen onderhevig zijn, zoals
drempelwaarden, staan in de bijlagen.
De Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2005 is niet opgesteld als een handboek voor de praktijk. In
het najaar van 2005 zal daarvoor op grond van de onderhavige nota een inkoophandboek worden
opgesteld. De begripsbepalingen die in de nota zijn verwerkt, staan in het laatste hoofdstuk.
Deze nota vervangt de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Leiden van maart 2001, die
aan vernieuwing toe is, mede omdat begin 2006 de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn zal
worden geïmplementeerd. De onderhavige nota treedt in werking zodra de Europese richtlijn
2004/18/EG in het nationale recht is geïmplementeerd.
Doelgroep
De nota is zowel bedoeld voor de beleidsmakers als voor alle uitvoerende functionarissen binnen de
gemeente Leiden die betrokken zijn bij de gemeentelijke inkooptaken.
Inkopen en Aanbesteden
De begrippen inkopen, aanbesteden en verwerven worden vaak door elkaar gebruikt. Meestal wordt
“inkopen” gebruikt voor het aanschaffen van goederen, de term “aanbesteden” gebruikt men in de
bouw en “verwerven” voor onroerende zaken. In essentie bedoelt men echter hetzelfde. De algemeen
bruikbare definitie van inkoop luidt:
Inkopen is alles waar direct of indirect een vergoeding tegenover staat
Professioneel inkopen is een proces dat bestaat uit zeven stappen.
tactische inkoop
1
inventariseren
2
specificeren
operationele inkoop
3
selecteren
aanbesteden
4
contracteren
5
bestellen
6
bewaken
7
nazorg
De eerste vier stappen behoren tot de zogeheten tactische inkoop:
1.
2.
3.
4.
Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod
in de markt;
Specificeren: opstellen van het programma van eisen of bestek, het conceptcontract en de
offerteaanvraag;
Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers;
Contracteren: onderhandelen met leveranciers waar dat toegestaan is en contract(en) afsluiten c.q.
de opdrachtbrief verstrekken.
Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop:
5.
6.
7.
Bestellen: het plaatsen van de orders;
Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering;
Nazorg: afhandelen klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en
herzien contracten.
Aanbesteden is dat gedeelte van het inkoopproces waarbij de meest geschikte
aanbieding wordt geselecteerd, leidend tot een opdracht aan de gekozen leverancier
Een aanbesteding bestaat dus uit de stappen 2 t/m 4 van het inkoopproces, ongeacht het onderwerp:
de aanschaf van goederen, diensten en werken kan op dezelfde gestructureerde wijze uitgevoerd
worden.
Werken
Aanbesteden van werken
Met name bij werken wordt de term “aanbesteden” gebruikt voor het gehele proces waarbij de zeven
stappen als volgt worden ingevuld:
1
2
ontwerpen
bestek
maken
3
aanbesteden
werken
4
5
6
7
gunnen
uitvoeren
administreren
oplevering
en overdracht
De stappen bij het aanbesteden van werken zijn:
1.
2.
3.
Ontwerpen: het vertalen van een stedenbouwkundig of verkeerskundig ontwerp, binnen
civieltechnische kaders, naar een civieltechnisch programma van eisen;
Bestek maken: het opstellen van technische specificaties met hoeveelheden en van toepassing
zijnde voorschriften;
Aanbesteden werken: voorgeschreven procedure waarbij gelijktijdig, in het openbaar de
inschrijvingen bekend worden gemaakt;
4.
5.
6.
7.
Gunnen: het na toetsen van de inschrijvingsvereisten en gunningscriteria opdracht verlenen;
Uitvoeren: de feitelijke realisatie van het werk door het leveren en verwerken van bouwstoffen;
Administreren: het verrichten van de voorgeschreven werkadministratie, zoals het bijhouden van
dagboek, weekrapporten, termijnstaten, opneming, oplevering ;
Oplevering en overdracht: het opstellen van de eindafrekening met verwerking van het meer en
minder werk; het verrichten van de overdracht van het werk aan de betrokken
onderhoudsafdelingen;
De Europese regelgeving die in deze nota genoemd wordt, heeft met name betrekking op de
voorwaarden waaraan een aanbesteding van werken, leveringen of diensten moet voldoen:
transparantie, objectiviteit en non-discriminatie als basisbegrippen met daaronder uitwerkingen als
drempelbedragen, vormen van aanbesteding etc.
De gemeentelijke regelgeving is een nadere invulling, o.a. ter vastlegging van de handelwijze bij
inkopen onder de Europese drempelbedragen.
2
Doelstellingen Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente Leiden streeft met haar inkoop- en aanbestedingsbeleid de navolgende doelstellingen
na:





het naleven van de (Europese) wet- en regelgeving terzake;
het naleven van ethische normen rondom inkoopbeleid;
het beheersen en zo mogelijk verlagen van de integrale kosten gemoeid met inkoop, met behoud
van kwaliteit;
het streven naar goede leveranciersprestaties en het gestructureerd verbeteren hiervan;
het naleven van overige gemeentelijke doelstellingen o.a. op het gebied van milieu en duurzaam
inkopen.
De doelstellingen worden in hoofdstuk 3 toegelicht en nader uitgewerkt. Achtereenvolgens wordt stil
gestaan bij de juridische, de ethische en de bedrijfseconomische aspecten van het inkoop- en
aanbestedingsbeleid en worden de overige gemeentelijke uitgangspunten uiteen gezet.
3
Uitgangspunten van het beleid
3.1
Juridische beleidsuitgangspunten
3.1.1
Inleiding
Eén van de doelstellingen die de gemeente nastreeft met haar inkoop- en aanbestedingbeleid is het
naleven van de (Europese) wet- en regelgeving terzake.
In dit hoofdstuk worden de hoofdlijnen van de regelgeving uiteengezet met een nadere uitwerking in
de bijlagen van de nota.
3.1.2
Europese regelgeving
Tot voor kort was sprake van drie afzonderlijke Europese richtlijnen voor werken, leveringen en
diensten. Deze zijn echter vervangen door één Europese richtlijn, de richtlijn 2004/18/EG van
31 maart 2004 die op 30 april 2004 in werking is getreden (verder ‘de richtlijn’). De richtlijn beoogt
gelijke kansen te bieden aan aanbieders binnen de Europese Unie om mee te dingen naar
overheidsopdrachten op een wijze die het voor aanbestedende diensten mogelijk maakt de beste
prijs-kwaliteitsverhouding te krijgen. Nederland moet deze richtlijn uiterlijk 31 januari 2006 hebben
omgezet in nationaal recht. Op basis van de Raamwet EEG-voorschriften zal de nieuwe richtlijn dus
uiterlijk op 31 januari 2006 moeten zijn geïmplementeerd, in eerste instantie via een algemene
maatregel van bestuur, en naar verwachting per 2007 in een Aanbestedingswet.
3.1.3
Europese drempelbedragen
De gemeente moet aanbesteden met inachtneming van de richtlijn als de geraamde waarde gelijk is
aan of hoger is dan de vastgestelde drempelbedragen. Deze drempelbedragen staan in Bijlagen 9 en
10, bij wijziging zullen deze bijlagen worden geactualiseerd.
Voor de berekeningsmethode van de geraamde waarde zie Bijlage 4. Het is verboden een opdracht te
splitsen om deze te onttrekken aan de richtlijn.
Op het werkingsbereik van de richtlijn bestaan een aantal uitzonderingen. Uitgesloten zijn onder meer
diensten betreffende grond- en onroerendgoedtransacties, arbitrage en bemiddeling,
arbeidsovereenkomsten en onderzoek en ontwikkeling. Bovendien is de richtlijn niet van toepassing
op de concessie-overeenkomsten voor diensten. Voor een overzicht van de uitzonderingen wordt
verwezen naar de artikelen 12 tot en met 18 van de richtlijn.
3.1.4 Risico’s
Indien ten onrechte niet Europees wordt aanbesteed, loopt de gemeente risico’s.
Een belanghebbende kan bij de nationale rechter vorderen dat de aanbestedingsprocedure wordt
gestopt, wordt opgeschort of dat hij alsnog wordt toegelaten tot de procedure. Na gunning van de
opdracht kan een belanghebbende die meent schade te hebben geleden doordat de richtlijn niet is
nageleefd, een eis tot schadevergoeding indienen vanwege onrechtmatig handelen van de gemeente.
Ook kan de accountant dan geen goedkeurende verklaring afgeven in het kader van de
rechtmatigheid, zie hieronder.
Een belanghebbende kan ook een klacht indienen bij de Europese Commissie, die Nederland kan
aanspreken en de zaak kan voorleggen aan het Europese Hof van Justitie. Het Europese Hof van
Justitie kan een dwangsom opleggen. Bovendien kan een belanghebbende een veroordeling van het
Hof van Justitie gebruiken om schadevergoeding bij de nationale rechter te vorderen.
Sinds 2004 geldt ook voor de Gemeente Leiden het Besluit Accountantscontrole Provincies en
Gemeenten (BAPG). In het kader van de rechtmatigheid zal de accountant jaarlijks toetsen of de
Gemeente Leiden de wet- en regelgeving in acht genomen heeft; hieronder vallen ook de
aanbestedingen. Dit houdt in dat de accountant toetst of de aanbestedingen conform de (Europese)
aanbestedingsrichtlijnen hebben plaatsgevonden. Belangrijk voor het afgeven door de accountant van
een goedkeurende verklaring is dus het feit, of de Gemeente Leiden ook bij de aanbestedingen
voldoet aan de rechtmatigheidseisen.
3.1.5 Onder de Europese drempelbedragen
Voor gemeenten gelden geen wettelijke (nationale) voorschriften voor de aanbesteding van
overheidsopdrachten onder de Europese drempelbedragen. Dit betekent dat gemeenten vrij zijn om
hun inkoop- en aanbestedingsbeleid onder die drempelbedragen vorm te geven.
De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht die in de Europese richtlijn zijn vastgelegd, zijn
echter altijd van toepassing, ook bij overheidsopdrachten die onder de drempelwaarden van de
Europese richtlijn vallen. De beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling, wederzijdse
erkenning, evenredigheid en transparantie dienen dus altijd te worden nageleefd.
Het Europese Hof van Justitie heeft met betrekking tot de transparantie geoordeeld dat elke
internationale inschrijver ‘een passende mate van openbaarheid’ dient te worden gegarandeerd opdat
hij kan nagaan of hij interesse heeft voor deze opdracht en deze interesse kan tonen. Dit betekent
overigens niet dat er een aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd. Vooralsnog kan uit de
Co.Na.Me zaak (C-231/03) worden afgeleid dat een (Europese) publicatie verplicht is, tenzij de
opdracht een te laag bedrag betreft. Welk bedrag dit is, is niet uitgekristalliseerd. Duidelijk is echter
wel dat de vereiste omvang en vorm van de bekendmaking afhankelijk is van de soort diensten en de
mate waarin er alleen regionale of nationale of ook Europese gegadigden kunnen zijn. Naast deze
geografische verspreiding is ook de ‘aard van het medium’ van belang. Naast de klassieke media zoals
(vak)bladen, kan ook het internet als publicatiemedium dienen.
Om de naleving van voornoemde beginselen te waarborgen en de hiernavolgende
bedrijfseconomische uitgangspunten in acht te nemen, hanteert de gemeente Leiden voor werken
enerzijds en voor diensten en leveringen anderzijds richtlijnen met drempelwaarden waarbinnen
bepaalde vormen van inkopen en aanbesteden zijn voorgeschreven. Verwezen wordt naar de Bijlagen
9 en 10.
Naast de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht zijn de algemene beginselen van
behoorlijk bestuur van toepassing op elk overheidshandelen, dus ook als de gemeente als inkoper of
aanbestedende partij optreedt. Het gaat om de beginselen van zorgvuldige voorbereiding, fair play,
verbod van détournement de procedure, de motiveringsplicht, de rechtszekerheid, het
vertrouwensbeginsel, het gelijkheidsbeginsel, het verbod van détournement de pouvoir, de materiële
zorgvuldigheid, het evenredigheidsbeginsel en het verbod van willekeur. Voor een uitwerking van deze
beginselen wordt verwezen naar Bijlage 2.
3.2
Ethische beleidsuitgangspunten
Hier wordt gedoeld op de eisen die worden gesteld aan de opdrachtnemer enerzijds en de
bestuurders en ambtenaren anderzijds
3.2.1
Integriteiteisen aan opdrachtnemers
Overheidsopdrachten die krachtens de Europese richtlijn worden aanbesteed, nationaal worden
aanbesteed of onderhands worden verstrekt, vallen onder het bereik van de wet Bibob. Op grond van
de Wet Bibob (Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) kan in de sectoren
bouw, ICT en milieu door het Bureau BIBOB een onderzoek worden ingesteld naar de achtergrond van
een onderneming die in aanmerking wil komen voor aanbesteding. Als daaruit blijkt dat sprake is van
een situatie van het hebben van criminele banden zoals bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob kan dit
een onderbouwing van een van de uitsluitingsgronden voor de gunning opleveren. Zodoende kan
worden voorkomen dat door aanbesteding van een overheidsopdracht de gemeente onbedoeld
criminele activiteiten faciliteert. In het kader van belangenafweging en om willekeur te voorkomen, is
voor de gemeente een gedragslijn opgenomen in de ‘Notitie in het kader van de Wet Bibob’.
Met de invoering van de wet Bibob heeft de gemeente dus een instrument in handen gekregen om de
integriteit van opdrachtnemers te beoordelen. Per aanbesteding zal beoordeeld worden of inzet van
dit instrument mogelijk, zinvol en gewenst is; er zal minimaal sprake moeten zijn van een vermoeden
van een strafbaar feit.
3.2.2
Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren
Medewerkers dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier, dienstverlener of
aannemer en integer te zijn. Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn. Dit kan bijvoorbeeld
door de volgende functiescheiding te maken:
 Inkoper: degene die in rechtstreeks contact staat met de leverancier, dienstverlener of aannemer.
 Budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de doelmatige en doeltreffende aanwending
van de aan hem toegewezen middelen.
 Prestatie-beoordelaar: degene die nagaat of de geleverde goederen, diensten of werken conform
vooraf opgestelde specificaties en afspraken zijn geleverd.
Van toepassing is de “Gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Leiden”. Hierin staan
ondermeer regels met betrekking tot integriteit. De regeling is ook onverkort van toepassing bij het
inkoopproces. De Gedragscode staat op de website van de gemeente Leiden. Verder conformeert de
gemeente Leiden zich aan de NEVI-Beroepscode voor de inkoper, zie Bijlage 3. Een uitgebreide versie
staat op www.nevi.nl.
3.3
Bedrijfseconomische beleidsuitgangspunten
Essentieel hierbij is de manier van het benaderen van de markt en het hanteren van de economische
criteria in het selectieproces. De volgende aspecten komen hieronder aan de orde:
3.3.1 Mate waarin concurrentie wordt gezocht (welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd)
3.3.2 Leveranciersbeleid
3.3.3 Selectie- en gunningscriteria
3.3.1
Mate waarin concurrentie wordt gezocht
De gekozen inkoop- of aanbestedingsvorm hangt mede af van de mate waarin concurrentie
wordt gezocht. De volgende vormen van inkopen of aanbesteden kunnen worden
onderscheiden:
Nationaal:
a.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden (alleen toegestaan tot een beperkt bedrag);
b.
Meervoudig onderhands aanbesteden (met of zonder voorafgaande leveranciersselectie);
c.
Openbaar aanbesteden zonder voorafgaande leveranciersselectie;
d.
Openbaar aanbesteden met voorafgaande leveranciersselectie;
Europees:
e.
Europees aanbesteden (volgens openbare of niet-openbare procedure).
Dit is verder uitgewerkt in Bijlage 8.
In beginsel in concurrentie aanbesteden (met of zonder voorafgaande selectie) is uitgangspunt omdat
daarmeeintegriteit, openheid, objectiviteit, zorgvuldigheid en zakelijkheid het beste gediend zijn en de
marktmogelijkheden optimaal benut worden. De hiervoor uiteengezette beginselen van
aanbestedingsrecht zijn in dat geval ook gewaarborgd.
Dit heeft ertoe geleid, dat de gemeente Leiden de aanbestedingsvormen en drempelbedragen
hanteert bij levering van goederen en diensten en het aanbesteden van werken volgens Bijlagen 9 en
10 Inkoop- en Aanbestedingsschema Gemeente Leiden voor respectievelijk Diensten & Leveringen en
Werken.
Aandacht wordt nog gevestigd op het gevaar van de historisch gegroeide relaties. Voorkomen moet
worden, dat men al te gemakkelijk met de “huisleverancier” of “huisaannemer” afspraken maakt en
aldus de marktwerking uitsluit en daarmee de Europese aanbestedingsregels overtreedt met alle
financiële en juridische consequenties van dien. Voor het laten verrichten van repeterende
werkzaamheden, vallend onder werken en/of diensten al of niet in combinatie met leveringen zal met
Concern-Inkoop overlegd moeten worden of er in het kader van een Europese aanbesteding een
raamovereenkomst met meer leveranciers kan worden afgesloten. Een voorbeeld hiervan is b.v. het
schilderwerk aan alle gemeentelijke panden.
Verlagen van de drempel
Als een dienst zelfstandig een drempel wil verlagen is dat altijd geoorloofd. De ondergrens van de
Europese c.q. openbare c.q. meervoudig onderhandse aanbesteding is dus slechts een indicatie. Ook
beneden deze limieten mag Europees c.q. openbaar c.q. meervoudig onderhands worden aanbesteed.
Boven de ondergrens van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de
Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.
Bijzondere voorwaarden bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen en bij
openbare aanbestedingen
Om de kwaliteit te waarborgen geldt bij enkelvoudige onderhandse aanbesteding als richtlijn, dat een
leverancier, dienstverlener of aannemer zich eerst op de openbare markt moet hebben bewezen qua
concurrentiekracht en kwaliteit, voordat hij in aanmerking komt voor een enkelvoudige opdracht.
Voor diensten en leveringen moeten bij meervoudige onderhandse aanbesteding, al dan niet met
voorafgaande selectie, minimaal 3 offertes gevraagd worden.
Bij openbare aanbesteding van diensten en leveringen met voorafgaande selectie dienen in principe
minimaal 5 en voor de gunningsronde minimaal 3 gegadigden toegelaten te worden.
Voor werken is zowel voor de meervoudig onderhandse als de openbare aanbesteding de UAR 2001
van toepassing, uitgezonderd een aantal artikelen zoals genoemd onder Artikel 3.4.1.
Afwijken van voorgeschreven aanbestedingsprocedure
Afwijkingen op de aangegeven aanbestedingsprocedures dienen, voorzien van een advies van
Concern-Inkoop, voorgelegd te worden aan het College via de daartoe geëigende procedures. Van de
Europese procedure kan echter nimmer worden afgeweken.
Geen splitsing of knippen van opdrachten, al of niet in projecten
De gemeente is één entiteit. Binnen die entiteit mag de gemeente geen opdrachten splitsen. Van
knippen is sprake indien fase a en b door dezelfde leverancier gedaan zouden kunnen worden.
Opdrachten mogen niet worden gesplitst om (Europese) aanbestedingsregels niet te hoeven
toepassen.
Tijdgebrek kan en mag geen reden zijn om de opdracht te splitsen. Uitgangspunt is namelijk dat de
voorbereiding van elke aanbesteding op tijd moet worden gestart. Er moet rekening mee worden
gehouden dat de doorlooptijd voor een openbare procedure, inclusief voorbereiding en
besluitvorming, ongeveer 21 weken kan duren. Een niet-openbare procedure duurt 27 weken. De
leverings- en implementatietijd is daarbij niet meegerekend.
3.3.2
Leveranciersbeleid
Inleiding
Leveranciersbeleid en –management is een belangrijk element in de beheersing van kwaliteit en
kosten gemoeid met de inkoop van de gemeente. De doelstelling van leveranciersmanagement is het
leggen van een basis voor goede leveranciersprestaties en het gestructureerd verbeteren hiervan.
Beleid
Het leveranciersbeleid van de Gemeente Leiden richt zich op een aantal aspecten, maar wordt in
beginsel gedefinieerd door:
 het op objectieve en transparante wijze selecteren, ontwikkelen en onderhouden van relaties met
leveranciers (zie ook Bijlage 13);
 het realiseren van leveranciersoptimalisatie in aantal en toegevoegde waarde.
Daarvoor zal door Concern-Inkoop jaarlijks een kwantitatieve inkoopanalyse en een Kraljic
Inkoopportfolio gemaakt worden. Het beleid ten aanzien van het opbouwen en onderhouden van
relaties met de leverancier richt zich op het creëren van een win-win situatie voor beide partijen en
kent een onderscheid naar leveranciers van strategische producten, hefboomproducten,
knelpuntproducten en routineproducten. Ook dit is verder uitgewerkt in Bijlage 13;
 het streven naar een gezonde concurrentie tussen leveranciers en optimale marktwerking t.b.v. de
gemeentelijke opdrachten.
Leveranciersmanagement
Door middel van leveranciersmanagement wordt invulling gegeven aan de hiervoor geformuleerde
beleidsdoelstellingen en omvat de volgende aspecten:
 het beoordelen en selecteren van (potentiële) leveranciers;
 het opbouwen en onderhouden van de relatie met de leveranciers met inachtneming van de
integriteit;
 het bewaken van de prestaties van de leveranciers o.a. door periodieke evaluaties;
 het stelselmatig verbeteren van de prestaties van de leveranciers;
 het zo nodig afstoten van leveranciers.
Hierbij kan Bijlage 12 Leveranciersprofiel gebruikt worden.
Uitgangspunt voor het leveranciersbeleid is dat het past binnen de richtlijnen van EG-wetgeving,
gemeentelijke richtlijnen en gedragscode die vastgelegd zijn in dit document en de integriteitsregels
in acht worden genomen.
3.3.3
Selectie- en gunningcriteria
Voor het selecteren van leveranciers maakt men in aanbestedingsprocedures gebruik van selectie- en
gunningcriteria.
Selectiecriteria definiëren de minimumeisen waaraan de leverancier/aannemer moet voldoen.
Selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen
waaraan een leverancier/aannemer zowel op de dag van inschrijving als op de dag van
opdrachtverlening moet voldoen. Voor Europese aanbesteding geldt dat de beoordeling van de
geschiktheid en de selectie van de gegadigden alleen mag geschieden op basis van de in de EGRichtlijn genoemde gegevens betreffende betrouwbaarheid, financiële/economische draagkracht en
technische bekwaamheid. Pas wanneer deze hieraan voldoet, beoordelen we de aanbiedingen aan de
hand van de vooraf bepaalde gunningscriteria. Met de nieuwe EG-Richtlijn wordt het ook mogelijk
sociale aspecten in de beoordeling/gunning mee te nemen als b.v. het inzetten van WSW-ers. WWBers, gedeeltelijke WAO-ers enz. Dit sluit aan bij de wensen van de gemeente Leiden.
De gunningcriteria bepalen uiteindelijk welke leverancier(s) we contracteren (keuze van de
aanbieding). Bij de beoordeling van de offertes staat een overheidsorganisatie twee gunningscriteria
ter beschikking:
1. de laagste prijs;
2. de economisch meest voordelige aanbieding.
Gunning tegen de laagste prijs dient te worden beperkt tot de inkopen die een hoge mate van
standaardisatie kennen en goed technisch te specificeren zijn. Voor de overige inkopen dient het
gunningcriterium de economisch meest voordelige aanbieding te worden gehanteerd.
De selectie- en gunningcriteria zijn verder uitgewerkt in Bijlage 7.
3.4
Aanvullende gemeentelijke uitgangspunten
Naast de Europese en nationale wet- en regelgeving kent de Gemeente Leiden nog de volgende
uitgangspunten:
3.4.1
Aanbestedingsreglement:
In afwachting van vaststelling van de ARW (Algemene Richtlijn Werken) 2005 kiest de gemeente
Leiden ervoor bij aanbesteding van werken het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001) toe
te passen. Dit reglement is opgesteld door de overheid en de bouwsector gezamenlijk en heeft als
uitgangspunt het verlagen van de transactiekosten en het verbeteren van de nationale
aanbestedingsprocedures. De gemeente Leiden zal de artikelen 17, 24, 41, 42, 43 en 44 van de UAR
2001, die ondermeer zien op de geschillenregeling (art. 44) en het vergoeden van de aan de
inschrijving verbonden kosten (art. 41, 42 en 43), in principe buiten toepassing verklaren bij de
bekendmaking en de uitnodiging tot inschrijving. Door het vergoeden van de inschrijfkosten wordt het
doel om de transactiekosten te verlagen namelijk ondermijnd. Bovendien kan de gemeente zich niet
vinden in de in artikel 17 van de UAR 2001 opgelegde verplichting om een inschrijving, inhoudende
een alternatieve aanbieding, in beschouwing te moeten nemen.
3.4.2
Gemeentelijke richtlijnen:
In Bijlage 9 en 10 staan de gemeentelijke Inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen voor werken, diensten
en leveringen beschreven.
3.4.3
Motie 21/2002:
Ingevolge Motie 21/2002 dienen de Diensten voor producten en diensten die DZB kan leveren altijd
eerst aan DZB te vragen om een offerte uit te brengen alvorens een aanbestedingsprocedure te
starten.
3.4.4
Duurzaam inkopen:
De Gemeente Leiden heeft zich gecommitteerd aan het Programma Duurzaam Inkopen. Dit is
een uitvoeringsprogramma van o.a. het Ministerie van EZ en VROM, de VNG en de NOVEM
voor overheden om milieubelasting door bedrijfsmatige activiteiten te verminderen. Door
deelname aan dit Programma door de Gemeente Leiden verplichten wij ons de binnen het
Programma vastgestelde adviezen te betrekken bij onze inkoopactiviteiten, de ervaringen
met die adviezen terug te koppelen naar het Programma ter verbetering van de adviezen en
binnen onze eigen organisatie in het jaar- of milieuverslag te rapporteren in welke mate de
adviezen geleid hebben tot concrete toepassing bij inkopen en aanbestedingen en deze zijn
terug te vinden in de afgesloten contracten.
Met de deelname aan het Programma Duurzaam Inkopen brengt de Gemeente Leiden tot uitdrukking
dat zij duurzaam wil inkopen/aanbesteden, waarbij de levenscyclus, toepassing van materialen en
middelen en hun effect op milieu en samenleving kritisch worden beschouwd, teneinde bij te dragen
aan een beter milieu en hierin een voorbeeld te zijn voor de samenleving. Ook de kostencomponent in
de kwaliteit zal als afwegingsfactor in beschouwing worden genomen. Invulling geven aan duurzaam
inkopen wordt wel begrensd door Europese, nationale en provinciale wetgeving.
3.4.5
Kinderarbeid:
Van alle gegadigden in een aanbestedingsprocedure als onderdeel van de selectiecriteria wordt
gevraagd te waarborgen, dat zij geen producten leveren/gebruiken die zijn vervaardigd met
gebruikmaking van kinderarbeid en dat bij de bedrijfsuitoefening geen gebruik wordt gemaakt van
(producten die zijn vervaardigd door) kinderarbeid, danwel tijdens de uitvoering van de opdracht één
van de andere fundamentele arbeidsnormen geschonden wordt, zoals vastgelegd in de door
Nederland geratificeerde verdragen van de International Labour Organisation (ILO).
3.4.6
Milieubeleid:
Naast de criteria van het Programma Duurzaam Inkopen kent de Gemeente Leiden een eigen actief
milieubeleid, vastgelegd in de Notitie Interne Milieuzorg SBH1993A113, Rapportage Gemeentelijke
Interne Milieuzorg SBH1994A278 en in Stand van Zaken Gemeentelijke Interne Milieuzorg
SBH1997A72. De hierin weergegeven uitgangspunten dienen nageleefd te worden bij het opstellen
van specificaties en het selecteren van leveranciers.
Op de website www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/ staan voor een aantal aanbestedingen deze
milieucriteria genoemd, alsmede enige inkooptools die men daarbij kan toepassen.
3.4.7 Samenwerking:
Er is afgesproken met de gemeenten Alphen aan den Rijn en Gouda samen te gaan werken
op het gebied van inkopen en aanbesteden. Zo’n samenwerking kan variëren van het gebruik
maken van elkaars kennis bij het specificeren tot het gezamenlijk uitvoeren van complete
Europese aanbestedingen. Met de gemeente Leiderdorp wordt al – zowel op bestuurlijk als
ambtelijk niveau – intensiever samengewerkt.
Samenwerking is geen doel op zich, maar een middel om doelen te behalen die individueel
niet bereikbaar zijn. Niet alleen kunnen door bundeling van de inkoopkracht bij een
gezamenlijk uitgevoerde aanbesteding betere condities worden behaald, vooral door
gebruikmaking van elkaars kennis kan in het voortraject kwaliteits- en geldwinst worden
behaald.
Een dergelijke samenwerking hoeft niet beperkt te blijven tot omringende gemeenten. Met
de Universiteit van Leiden zijn al contacten omtrent samenwerking op facilitair gebied.
4
Inbesteding
Inbesteden houdt in dat een aanbestedende dienst, zoals de gemeente, een opdracht binnen zijn
eigen gezagsstructuur verstrekt: de gemeente voert de opdracht zelf uit. Bij het inbesteden, het
verlenen van een ‘in-house’ opdracht, is de Europese aanbestedingsrichtlijn niet van toepassing.
Inbesteden mag. Voor zover de gemeente een opdracht binnen haar eigen gezagsstructuur
kan verstrekken, bijvoorbeeld aan DZB of aan het Ingenieursbureau (indien en voorzover niet
verzelfstandigd), zijn er geen beletselen om het niet te doen. De gemeente mag dus bij een
marktconforme aanbieding van DZB of het Ingenieursbureau de opdracht direct gunnen. In motie 21
(zie hoofdstuk 4.4.3) is vastgelegd dat bij een aanbesteding voor opdrachten die het SW-bedrijf kan
uitvoeren altijd aan het SW-bedrijf offerte gevraagd zal worden.
Op de regel dat inbesteden mag, bestaat een uitzondering: op grond van de sociale zekerheids- en
arbeidsmarktwetten dienen reïntegratiewerkzaamheden namelijk door marktpartijen, meer in het
bijzonder door een reïntegratiebedrijf of een arbodienst, te worden verricht. In het besluit SUWI zijn
randvoorwaarden en eisen gesteld waaraan de overeenkomsten van de gemeente met deze
marktpartijen moeten voldoen. Tot voor kort werden in dat kader ook eisen gesteld over de (wijze van)
aanbesteding. De regels hiervoor zijn echter onlangs vervallen.
Het door de gemeente verstrekken van een opdracht aan een openbaar lichaam waarin zij samenwerkt
met andere overheidsorganen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, kan als
inbesteden worden beschouwd als wordt voldaan aan de criteria genoemd bij het Teckal-arrest (HvJ
EG 18-11-‘99, C-107/98). Om te bepalen of sprake is van inbesteding biedt dit arrest een handvat: er is
sprake van een gezagsstructuur als de gemeente toezicht uitoefent op een entiteit zoals op zijn eigen
diensten en de entiteit tegelijkertijd het merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van
de gemeente.
Uit het arrest Stadt Halle (HvJ EG 11-01-2005, C-26/03) blijkt dat, ook al is de gemeente meerderheidsaandeelhouder in een bedrijf, het enkele feit dat een private partij ook aandelen van dat bedrijf in
handen heeft, de mogelijkheid van een inbesteding uitsluit.
BTW-Compensatiefonds
Het BTW-Compensatiefonds (BCF) is o.a. opgericht om een zuivere afweging te bevorderen tussen
inbesteden (het zelf uitvoeren) van een taak en het uitbesteden daarvan. Door de invoering van het
BCF is het nadeel van doorgaans 10% voor externe aanbieders verdwenen, doordat de BTW geen
kostencomponent meer is voor de gemeente. De gemeente kan de BTW sinds 1 januari 2003
declareren bij het BTW-Compensatiefonds. De concurrentie tussen in- en uitbesteden is hierdoor
toegenomen. In de afweging tussen in- en uitbesteden dient men rekening te houden met de invloed
van de fiscale status van de activiteit of dienstverlening. In uitzonderlijke gevallen kan de BTW namelijk
niet verrekend worden met de fiscus en dient de BTW als kostencomponent meegenomen te worden
in de kostprijs.
5
5.1
Organisatie
Mandatering
Het college van burgemeester en wethouders zal zijn bevoegdheid om uitvoering te geven aan het
beleid in ruime mate neerleggen bij de directeuren van de Diensten of zoveel lager in de organisatie
als wenselijk is.
Deze mandaatbevoegdheid zal worden opgenomen in het gemeentelijk mandatenschema, vast te
stellen door het college van burgemeester en wethouders.
5.2
Bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid en wijzigingen daarvan zijn van kracht voor de gehele
gemeentelijke organisatie. Het wordt daarom vastgesteld door het college van burgemeester en
wethouders en goedgekeurd door de gemeenteraad. Dit is een openbaar besluit, waarmee openheid,
integriteit en zorgvuldigheid worden gediend.
De bestuurlijke betrokkenheid richt zich voornamelijk op het in acht te nemen van het kaderstellende
beleid (vaststelling college van burgemeester en wethouders en goedkeuring gemeenteraad).
De ambtelijke betrokkenheid richt zich voornamelijk op de uitvoering van het beleid, onder
verantwoording van het college van burgemeester en wethouders.
Al naar gelang het aan te besteden product of de dienst is het college bij gemeentebrede producten
en diensten en de dienstdirecteur bij dienstbrede producten en diensten verantwoordelijk.
De gezamenlijke gemeentebrede inkoopexpertise is verenigd in het Inkoopplatform, onder leiding van
het FB/Concern-Inkoop. In dit Inkoopplatform worden de inkoopontwikkelingen gevolgd; worden de
inkoop- en aanbestedingstrajecten geinventariseerd en besproken; worden Inkoopteams
samengesteld voor nieuwe gemeentebrede aanbestedingstrajecten en wordt per kwartaal
managementinformatie geleverd voor het Controllersoverleg, de dienstdirecteuren en het college.
Concern-Inkoop onderdeel van het Facilitair Bedrijf van de Dienst Informatie en Dienstverlening
begeleidt c.q.verzorgt de (Europese) aanbesteding van gemeentebrede producten en diensten, is
adviseur op inkoop en aanbestedingsterrein naar de verschillende gemeentelijke diensten en
coördineert de managementinformatie op inkoop- en aanbestedingsterrein. Zie Bijlage 17.
5.3
Inkoopcontrol, registratie en verantwoording
Concern-Inkoop vervult een registrerende rol voor de gemeentelijke aanbestedingen.
Voorafgaand aan de feitelijke aanbesteding dienen de Diensten met het “Meldingsformulier
Aanbestedingen” alle aanbestedingen met een verwachte aanneemsom boven een bepaald bedrag en
alle Europese aanbestedingen aan Concern-Inkoop te melden (zie Bijlage 9 en 10).
Concern-Inkoop brengt deze meldingen in in het Inkoopplatform, waar deze beoordeeld
zullen worden op mogelijke clustering en op de wijze van aanbesteding. Mede hierdoor kan
worden voorkomen dat de gemeente Leiden onbewust opdrachten splitst.
Het meldingsformulier is digitaal beschikbaar.
Inkoopcontrol dient onderdeel uit te maken van de planning- en controlcyclus. In het Inkoopplatform
hebben de dienstcontrollers zitting c.q. zijn erin vertegenwoordigd. Het houden van interne audits op
het proces en het naleven van de voorschriften kan een bijdrage zijn om het inkoopproces te
verbeteren.
Naast de registratie aan de hand van voornoemde melding vooraf moeten aanbestedingen boven een
bepaald bedrag achteraf bij Concern-Inkoop worden gemeld op grond van een daartoe opgesteld
meldingsformulier. Daaruit moet het voorwerp en de waarde van de opdracht blijken, de naam van de
uitgekozen inschrijver(s) en de motivering van die keuze, de namen van de uitgesloten inschrijvers en
de motivering van die uitsluitingen.
Bij Europese aanbestedingen dient conform artikel 43 van de Europese richtlijn een proces-verbaal
worden opgesteld met een soortgelijke inhoud. Voor een verdere toelichting hierop wordt verwezen
naar Bijlage 1.
Mede aan de hand van de registratie van voornoemde meldingen voor- en achteraf en de processenverbaal van de (Europese) aanbestedingen kan de gemeente Leiden zich bij de jaarlijkse
accountantscontrole verantwoorden over de rechtmatigheid van het door haar gevoerde inkoop- en
aanbestedingsbeleid.
Diensten dienen halfjaarlijks alle uitgevoerde aanbestedingsresultaten aan Concern-Inkoop te
rapporteren ten behoeve van het Inkoopcontrolsysteem. Concern-Inkoop maakt een gemeentebrede
rapportage voor het College van B&W.
Daarnaast heeft iedere dienstcontroller zijn eigen verantwoordelijkheid binnen zijn dienst. De
dienstdirecteur is integraal verantwoordelijk voor zijn of haar dienst inclusief het hierin gevoerde
inkoop- en aanbestedingsbeleid conform deze beleidsnota. Het is dan ook mede aan de
dienstcontroller om binnen de dienst de juiste uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te
bewaken.
5.3.1
Contractmanagement
Concern-Inkoop heeft een contractenbeheerssysteem uitgewerkt, dat in eerste instantie binnen het
Facilitair Bedrijf geïmplementeerd zal worden. Daarna zal het gemeentebreed ingevoerd worden.
Uitgangspunten zijn hierbij lokale registratie van alle contracten en centraal beheer door ConcernInkoop. Concern-Inkoop vervult een rappelfunctie ten aanzien van gemeentebrede contracten die
vrijvallen en opnieuw aanbesteed moeten worden. De Diensten blijven zelf verantwoordelijk voor hun
dienstgerichte contracten.
5.3.2
ABC-analyses
Jaarlijks na de financiële afsluiting zal Concern-Inkoop een ABC-analyse opstellen.Met de meldingen
van de aanbestedingen door de Diensten en de resultaten van de ABC-analyses is Concern-Inkoop in
staat de niet-dienstspecifieke inkooppakketten te inventariseren en mogelijk verbeterpotentieel vast te
stellen.
5.4
Standaard inkoopprocedure
Een gedeelte van deze standaard inkoopprocedure is hierboven al beschreven. Daarnaast kan het
gebruik van standaardformulieren bijdragen aan een professionele werkwijze.
Gedacht wordt hierbij aan:
a.
b.
c.
Brieven voor het aanvragen van offertes
Formulieren voor het beoordelen van offertes
Gemeentelijke modelinkoopcontracten
d.
e.
Bestelformulieren
Gemeentelijke inkoop- en leveringsvoorwaarden
Voor “Werken” gelden andere formulieren. Alle modellen en standaardformulieren zullen
worden opgenomen in de Inkoophandboeken van de gemeente Leiden. Voor specifieke
zaken kunnen deze handboeken per Dienst aangepast worden.
5.5
Inkoopsynergie
De in te kopen goederen en diensten dienen zo veel mogelijk geclusterd te worden. Soms is dit
wettelijk verplicht, namelijk bij Europees aanbesteden. De gemeente wordt hierbij als één geheel
gezien. Europees gezien moeten de bedragen voor gelijksoortige diensten en leveringen van
gelijksoortige goederen bij elkaar worden opgeteld. Voor “werken” is dit niet verplicht. Daarnaast kan
met clusteren een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald en wordt de
zakelijkheid en efficiëncy gediend. De mogelijkheid van clustering wordt onderzocht in het
Inkoopplatform. Bij dit onderzoek wordt met het volgende rekening gehouden:

Schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of een dienstoverschrijdende
bundeling voordelen zal opleveren.

Aard van het product: dienstoverstijgende producten (producten zijn voor meer diensten van
belang en worden door meer diensten ingekocht, bijvoorbeeld kantoormeubilair) lenen zich
voor clustering, dit in tegenstelling tot de dienstspecifieke producten.
Om tot een optimale clustering te komen zijn de diensten verplicht om - voor zover te overzien - een
bestedingsoverzicht te overleggen aan het Inkoopplatform, waarin alle in dat jaar door de diensten
aan te besteden opdrachten met uitzondering van de enkelvoudige aanbestedingen staan vermeld.
Hiermee kan worden bereikt dat zoveel mogelijk gelijksoortige producten gebundeld worden
aanbesteed.
5.6
Raamovereenkomsten
In het kader van gecoördineerde inkoop wordt in het Inkoopplatform afgestemd in hoeverre
clustering van gelijksoortige goederen en diensten mogelijk is. Als dat het geval is, wordt er
een gemeentebreed inkoopteam gevormd voor de aanbesteding. Na de gunning wordt er
een gemeentebreed mantelcontract afgesloten, waarop de betrokken Diensten
afroepopdrachten kunnen plaatsen.
Op deze wijze wordt de efficiëncy in het inkoopproces bevorderd.
6
Begripsbepalingen
Aanbesteden: een inkoopvorm waarbij een vragende partij, in dit geval de gemeente, twee of meer
aanbiedende partijen uitnodigt tot het doen van een aanbod met betrekking tot het uitvoeren van een
werk, het leveren van een product of het verrichten van een dienst.
Aanbestedende dienst: o.a. de Staat en zijn territoriale lichamen, in het kader van deze nota de
gemeente Leiden.
ABC-analyse: bepaling van het relatieve belang van leveranciers voor de organisatie door
rangschikking naar inkoopvolume.
Clustering: bij elkaar voegen van gelijksoortige producten.
Concessieovereenkomst (voor werken of diensten): overeenkomst die zich van een overheidsopdracht
onderscheidt, doordat aan de ondernemer uitsluitend exploitatie-rechten worden toegekend of een
met dit recht gepaarde gaande prijs wordt vastgelegd.
Contractmanagement: beheer van afgesloten overeenkomsten, o.a. kwaliteit, kwantiteit en looptijd.
Dienst: een opdracht voor dienstverlening is een schriftelijke overeenkomst tussen een aanbestedende
dienst en een dienstverlener.
Europese aanbesteding: een aanbesteding waarbij de gemeente twee of meer aanbiedende partijen
uitnodigt op Europees niveau conform de Europese richtlijn (2004/18/EG van 31 maart 2004).
Europees drempelbedrag: als de geraamde waarde van een opdracht dit bedrag overschrijdt is de
Europese richtlijn van toepassing.
Inkoop: de levering van goederen of diensten aan de gemeente of het uitvoeren van een werk voor de
gemeente waar een factuur tegenover staat.
Inkoopanalyse: methode om het belang van een overeenkomst te bepalen, o.a. Kraljic-matrix.
Inkoopplatform: de gezamenlijke gemeentebrede inkoopexpertise voor afstemming van
inkooptrajecten en rapportage aan Controllersoverleg en directeuren.
Kraljic-matrix: karakteriseert producten door het inkoopvolume af te zetten tegen het risico van
toelevering. De indeling in routine-, knelpunt-, hefboom- en strategische producten is een hulpmiddel
bij de bepaling van de gewenste inkoopinspanning.
Leveranciersmanagement: bewaken van de kwaliteit van het leveranciersbestand.
Leveranciersoptimalisatie: de meest geschikte samenstelling van het leveranciersbestand.
Levering: een opdracht voor levering is een schriftelijke overeenkomst tussen een aanbestedende
dienst en een leverancier voor de aankoop, lease, huur of huurkoop van een product.
Mantelcontract: zie Raamovereenkomst.
Non-discriminatie: één van de drie grondbeginselen van de Europese richtlijn. Het is in beginsel niet
toegestaan om leveranciers-, merk- of typenamen te gebruiken omdat het bepaalde leveranciers zou
uitsluiten. Als het echt niet anders kan dient aan de naam toegevoegd te worden “of daarmee
overeenstemmend”.
Objectiviteit: één van de drie grondbeginselen van de Europese richtlijn. Een programma van eisen
dient algemene technische en/of functionele normen en specificaties te bevatten.
Overheidsopdracht: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer
ondernemers en een of meer aanbestedende diensten zijn gesloten en betrekking hebben op de
uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van
voornoemde Europese richtlijn.
Raamovereenkomst: een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer
ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen
opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde
hoeveelheid. De raamovereenkomst wordt ook wel aangeduid als mantelovereenkomst,
mantelcontract en afroepcontract.
Transparantie: één van de drie grondbeginselen van de Europese richtlijn. Aanbestedende diensten
stimuleren concurrentie door openbare bekendmaking van (voorgenomen) opdrachten.
Werk: een product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is
als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
A
BIJLAGEN BIJ
NOTA
INKOOP- EN
AANBESTEDINGSBELEID
GEMEENTE LEIDEN
2005
Versie 6.1
OVERZICHT BIJLAGEN BIJ NOTA INKOOP- EN
AANBESTEDINGSBELEID
Bijlage:
1. De juridische uitgangspunten
2. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
3. Beroepscode voor de inkoper (NEVI)
4.
Vaststelling waarde van de opdracht/raamovereenkomst conform EG Richtlijn
5. Europese aanbestedingsprocedures
6. Checklist (Europees) aanbesteden
7. Selectie- en gunningcriteria
8. Vormen van aanbesteding
9. Schema aanbesteden Werken
10. Schema aanbesteden Diensten & Leveringen
11. Dossiervorming
12. Leveranciersprofiel
13. Leveranciersmanagement
14. Het verloop van het inkoopproces
15. Definities werken, diensten en leveringen
16. Gesubsidieerde arbeid en reïntegratiediensten (wordt later toegevoegd)
17. Schema Concern-Inkoop
18. Praktische informatie (websites, adressen)
19. Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Leiden
Bijlage 1
1
De juridische uitgangspunten
Welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd?
Bij Europese aanbestedingen kan de gemeente altijd kiezen voor de openbare of de niet-openbare
procedure.
In de gevallen die in artikel 29 van de richtlijn zijn vermeld, kan de gemeente de opdracht
plaatsen door middel van de concurrentiegerichte dialoog.
In de gevallen die in artikel 30 en 31 van de richtlijn zijn vermeld, kan de gemeente gebruik
maken van de onderhandelingsprocedure, met of zonder voorafgaande bekendmaking.
Bij het aanbesteden van raamovereenkomsten gelden de standaard aanbestedings-procedures.
De richtlijn biedt daarnaast in artikel 32 bijzondere procedurevoorschriften hiervoor. Voor
nadere informatie wordt verwezen naar de factsheet raamovereenkomsten van de stichting
Europa Decentraal.
Voor het aanbesteden van prijsvragen voor ontwerpen, die tot doel hebben de gemeente een plan of
een ontwerp te verschaffen, bepalen de artikelen 69 tot en met 74 van de richtlijn welke procedure
moet worden gevolgd.
Het onderscheid tussen de verschillende procedures wordt uiteengezet in Bijlage 5.
2
De aanbestedingsprocedure
De Europese aanbesteding vangt aan met de aankondiging van de opdracht in het supplement
van het Publicatieblad van de EU, eventueel voorafgegaan door een zogenaamde
‘vooraankondiging’ (enuntiatieve aankondiging, zie Bijlage 5).
Belangrijke onderdelen van de aankondiging van de opdracht zijn de beschrijving van de opdracht, de
gekozen aanbestedingsprocedure, de selectie- en gunningcriteria en de opgave waar nadere
inlichtingen kunnen worden ingewonnen.
Na de aankondiging worden de aanbieders in de gelegenheid gesteld zich in te schrijven. Daarvoor
dienen minimumtermijnen in acht te worden genomen die afhankelijk zijn van de gekozen
aanbestedingsprocedure.
Na de inschrijving volgt de selectie en de gunning. De uitslag van de gunning moet ook naar het
Publicatieblad van de EG worden gestuurd.
Het sluiten van de overeenkomst vormt het sluitstuk van de aanbestedingsprocedure.
3
Publicaties
Voor de Europese aankondigingen moet gebruik worden gemaak van de standaardformulieren van
SIMAP en de daarbij behorende CPV-codes van de gemeenschappelijke woordenlijst
overheidsopdrachten voor het invullen van de standaardformulieren (zie website SIMAP). De
publicaties moeten worden gezonden naar het Bureau voor Officiële Publikaties van de EU te
Luxemburg (zie website van het Bureau). Dit kan langs elektronische weg. Voor de adressering en de
websites wordt verwezen naar Bijlage 18.
De aankondigingen en de inhoud ervan mogen niet op nationaal niveau bekend worden gemaakt vóór
de datum waarop zij naar het Bureau voor Officiële Publikaties van de EU worden toegezonden.
Bovendien mag de verstrekte informatie op nationaal niveau niet anders zijn dan op Europees niveau.
De verzenddatum van de aankondiging moet door de gemeente kunnen worden aangetoond. De
bevestiging door het Bureau van de bekendmaking van de verzonden informatie, met vermelding van
de datum van bekendmaking, vormt het bewijs van bekendmaking.
4
Toetsing op uitsluitingsgronden
Voordat de gemeente aan selectie toekomt, kan de gemeente een inschrijver uitsluiten van
deelneming aan de overheidsopdracht, bijvoorbeeld als er een onherroepelijk vonnis is waaruit
blijkt dat de inschrijver is veroordeeld voor deelneming aan een criminele organisatie,
omkoping, fraude of het witwassen van geld, de onderneming in staat van faillissement of
liquidatie verkeert of de ondernemer niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van
de betaling van de socialezekerheidsbijdragen of de belastingen.
De uitsluitingsgronden staan in artikel 45 van de richtlijn. In het kader van de
uitsluitingsgronden kan de gemeente in de aankondiging onder meer verzoeken om:
een verklaring waaruit blijkt dat de inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichting tot betaling
van belastingen en heffingen;
een verklaring waaruit blijkt dat de inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichting tot betaling
van sociale premies.
5
Toetsing op selectiecriteria / geschiktheidseisen
Om te beoordelen of de ondernemingen die zich hebben ingeschreven geschikt zijn voor de
overheidsopdracht worden vooraf selectiecriteria / geschiktheidseisen door de gemeente opgesteld.
Om gelijke kansen te bieden aan de ondernemingen, moeten de criteria objectief zijn, voor alle
aanbieders gelden en op gelijke wijze worden toegepast.
De selectiecriteria bevatten minimumeisen waaraan de onderneming moet voldoen, de economische
en financiële draagkracht en de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van de
onderneming.
In de artikelen 47 en 48 van de richtlijn staat op welke wijze de inschrijvers kunnen aantonen
dat zij voldoen aan de minimumeisen. De minimumeisen moeten verband houden met en in
verhouding staan tot de opdracht. De draagkracht en bekwaamheid kan bijvoorbeeld worden
aangetoond door bankverklaringen over de solvabiliteit en liquiditeit van de onderneming,
inzage in de omzet en de balansen van de afgelopen drie jaar, een opgave van de afgesloten en
geldende verzekeringspolissen met de polisvoorwaarden en maximum-bedragen, een opgave
van het organisatieschema van de onderneming, een lijst van in omvang en aard vergelijkbare
projecten die de afgelopen vijf jaar werden verricht met certificaten waaruit blijkt dat de
projecten naar behoren zijn uitgevoerd en een beschrijving van de technische uitrusting van de
onderneming en van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen.
Bij een openbare procedure moeten deze gegevens doorgaans tegelijk met de offerteworden
ingediend.
Is een onderneming geschikt op grond van de selectiecriteria dan moet deze in beginsel worden
toegelaten tot de gunningsprocedure.
6
Vragenlijst
Om administratieve lastendruk die door toepassing van de regelgeving ontstaat te verminderen,
hebben de overheid en het bedrijfsleven ‘best practices’ opgesteld. In navolging van de aanbevelingen
daarvan zal de gemeente Leiden zoveel mogelijk werken met zogenaamde ‘eigen verklaring’ van een
inschrijver. Een onderneming kan, in plaats van het inleveren van velerlei stukken, verklaren dat te
zijner tijd op een daartoe strekkend verzoek van de gemeente de relevante stukken worden verstrekt.
Aan iedere inschrijver zal in dat kader worden verzocht een vragenlijst in te vullen, die is opgesteld aan
de hand van het model, dat daartoe in het inkoophandboek is opgenomen (zie Bijlage 12). Deze
vragenlijst heeft niet alleen betrekking op de draagkracht en bekwaamheid van de onderneming maar
ook op de uitsluitingsgronden.
Omdat de vragen proportioneel moeten zijn in verhouding tot de aard en de omvang van de
opdracht, zal bij iedere aanbesteding moeten worden afgewogen welke vragen al dan niet kunnen
worden gesteld.
7
Gunningcriteria
De opdracht wordt aan de geselecteerde onderneming(en) gegund op basis van de gunningcriteria die
ook in de aankondiging, dus vooraf, bekend moeten worden gemaakt. Er zijn twee mogelijkheden.
Gegund kan worden aan de inschrijver met:
-
alleen de laagste prijs;
de economisch meest voordelige aanbieding.
Daarbij kunnen bijvoorbeeld meewegen de kwaliteit, de prijs, de levertijd, de service, de
gebruikskosten, de verwachte onderhoudskosten de esthetische en functionele kenmerken, de
milieukenmerken, de technische bijstand. De gemeente dient de wegingsfactor bij de
aankondiging van de opdracht te specificeren.
8
Aankondiging gunning / informatie belanghebbenden
Direct na de keuze stuurt de gemeente aan de begunstigde een brief met voornemen tot gunning
conform model Inkoophandboek.
Gelijktijdig met deze brief stuurt de gemeente aan iedere afgewezen inschrijver een afwijzingsbrief
model Inkoophandboek. Daarin staat de motivering van de afwijzing, de kenmerkende en relatieve
voordelen van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Zo kan de afgewezen inschrijver
beoordelen of het zinvol is een rechtsmiddel aan te wenden tegen de (voorgenomen) gunning. De
gemeente verzoekt in de afwijzingsbrief schriftelijk mee te delen of een rechtsmiddel wordt
aangewend en in voorkomend geval de betekening van dagvaarding mee te zenden.
Binnen 48 dagen na het gunnen van de opdracht moet de gemeente een aankondiging zenden naar
Luxemburg waaruit blijkt aan welke onderneming en tegen welke prijs de opdracht is gegund
(artikel 35 van de richtlijn).
9
Alcatel-termijn
Na het gunnen wordt de overeenkomst gesloten met de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. Op
grond van het Alcatel-arrest (C-81-98 van 28 oktober 1999) moet een redelijke termijn worden
ingebouwd tussen de verzending van de afwijzingsbrieven en het sluiten van de overeenkomst.
Doorgaans wordt een periode van minimaal 15 dagen als redelijke termijn beschouwd. In de
aanbestedingsdocumentatie (offerteaanvraag en bestek) moet worden aangegeven dat de gemeente
de overeenkomst zal sluiten als gedurende een termijn van 15 dagen door belanghebbenden geen
gebruik is gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen het voornemen tot
gunning. Zodoende kunnen belanghebbenden rechtsmiddelen aanwenden tegen de gunning en kan
degene aan wie de opdracht zal worden gegund geen nakoming vorderen. In het Inkoop-handboek
zullen de brieven en standaardclausules worden opgenomen die dienen te worden gehanteerd in het
kader van het Alcatel-arrest.
10
Registratie en documentatie
Over iedere opdracht die Europees wordt aanbesteed stelt de voor de aanbesteding verantwoordelijk
ambtenaar conformartikel 43 van de richtlijn een proces-verbaal op waaruit onder meer het voorwerp
en de waarde van de opdracht, de namen van de uitgekozen inschrijvers en de motivering van die
keuze, de namen van de uitgesloten inschrijvers en de motivering van die uitsluitingen blijken.
De afdeling Concern-Inkoop zal zorgen voor het naleven van de statistische verplichtingen als
uiteengezet in de artikelen 75 en 76 van de Richtlijn. Op grond daarvan moeten de lidstaten de
Europese Commissie uiterlijk op 31 oktober van ieder jaar een statistisch overzicht zenden waaruit
onder meer het aantal en de totale waarde van de geplaatste opdrachten die onder de richtlijn vallen,
blijken. In dat kader zal Concern-Inkoop ieder jaar bijtijds dit overzicht naar de Belastingdienst/
Douane Noord zenden.
11
Opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen
Op grond van artikel 19 van de Richtlijn 2004/18/EG ‘kunnen de lidstaten de deelneming aan
procedures voor de gunning van overheidsopdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of de
uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid indien de
meerderheid van de betrokken werknemers personen met een handicap zijn die wegens de aard of de
ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen’.
Bijlage 2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Zorgvuldige voorbereiding: alle relevante factoren en omstandigheden worden opgespoord en bij het
nemen van de beslissing moet daarmee rekening worden gehouden. Het formele
zorgvuldigheidsbeginsel stelt onder meer eisen aan het onderzoek van de relevante belangen en eist
dat al die belangen in de afweging worden betrokken.
Fair play: de burger moet alle gelegenheid krijgen om voor zijn kansen op te komen en aan het besluit
mag slechts geen schijn van partijdigheid kleven.
Verbod van détournement de procedure: als een bepaald resultaat kan worden bereikt via een
eenvoudige ‘lichte’ weg maar ook via een besluitvormingsprocedure die meer waarborgen voor de
burger bevat (een ‘zwaardere’ procedure) dan betekent het kiezen voor de eerste methode in het
algemeen détournement de procedure.
Motiveringsbeginselen: doorgaans is vereist dat een besluit van een uitdrukkelijke redengeving is
voorzien en de gegeven motivering moet het besluit ook kunnen dragen.
Formele rechtszekerheid: bestuursbesluiten moeten duidelijk zijn geformuleerd, de betekenis van een
besluit mag niet afhankelijk zijn van een uitleg door een ander of door onzekere factoren en de
belanghebbenden moeten van het besluit op de hoogte zijn.
Materiële rechtszekerheid: het geldende recht moet worden toegepast, besluiten mogen niet met
terugwerkende kracht worden gewijzigd of ingetrokken ten nadele van burgers. Je moet van het recht
op aankunnen.
Vertrouwensbeginsel: de overheid mag door haar gewekte verwachtingen niet (licht) beschamen.
Gelijkheidsbeginsel: gelijke gevallen moeten gelijk worden behandeld. Er moet voldoende rekening
worden gehouden met relevante verschillen.
Verbod van détournement de pouvoir: een aan een bestuursorgaan toekomende bevoegdheid mag
alleen voor het doel op grond waarvan de bevoegdheid is verstrekt, ter behartiging van bepaalde
belangen, worden gebruikt, dus niet voor een ‘onjuist’ doel.
Materiële zorgvuldigheid: de voor burgers nadelige gevolgen van een besluit mogen niet in
verhouding zijn in verhouding tot de met het besluit te dienen doelen. De overheid mag niet meer
inbreuk maken op de belangen van burgers dan met het oog op het algemeen belang strikt
onvermijdelijk is. Soms brengt dit met zich mee dat een maatregel pas aanvaardbaar is als de daardoor
veroorzaakte schade geheel of gedeeltelijk wordt vergoed. Het materiële zorgvuldigheidsbeginsel stelt
eisen aan het resultaat van de afweging van de betrokken belangen.
Evenredigheidsbeginsel: dit speelt met name bij sancties een rol: de zwaarte van de opgelegde sanctie
moet in een behoorlijke verhouding staan tot de zwaarte van de geconstateerde overtreding.
Verbod van willekeur: de overheid moet voor zover er beleidsvrijheid is, blijven binnen de grenzen van
wat redelijk kan worden genoemd.
De omschrijvingen van de beginselen zijn ontleend aan het boekje ‘Resume: hoofdlijnen van
administratief recht’ van Willem Konijnenbelt.
Bijlage 3
Beroepscode voor de inkoper
I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming
De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als
uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang
van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming.
1.1
Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen, dienen door de
inkoper uit eigen beweging te worden gemeld aan zijn leidinggevende.
1.2
De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van
huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken,
amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid
moet hierbij worden vermeden.
1.3
Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het
dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden
gebruikt.
1.4
Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij
leveranciers voor produkten of diensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de
medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming.
II Leveranciers rechtvaardig behandelen
De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van
de leverancier in het oog moeten worden gehouden.
2.1
De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien.
2.2
De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te
verstrekken.
2.3
De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij
voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende
onderneming.
III Eerlijke concurrentie ondersteunen
Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar
opdrachten.
3.1
Prijs-, produkt- en procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie
verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden behandeld.
3.2
De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien.
3.3
Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te
worden vermeden wanneer dit de concurrentie beperkt.
3.4
Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van objectieve criteria en dus niet op
grond van persoonlijke voorkeuren.
IV Reputatie van de professie hoog houden
Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper.
4.1
De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven.
4.2
Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen.
4.3
De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit
en het aanzien van de inkoopfunctie.
Bijlage 4
Vaststelling waarde van de opdracht/raamovereenkomst conform
Europese richtlijn
In artikel 9 van de richtlijn staat hoe de waarde van de opdracht moet worden berekend. Voor
prijsvragen staat dit in artikel 67 van de richtlijn. Indien het totale verwachte bedrag van de opdracht
bekend is, moet van dat totale bedrag uit worden gegaan, exclusief BTW, maar inclusief de eventuele
opties en eventuele verlengingen van het contract en eventueel prijzengeld aan gegadigden of
inschrijvers.
Voor onderstaande leveringen en diensten gelden bijzondere berekeningsmethoden:
Lease, Huur of Huurkoop,
Looptijd
bepaalde looptijd maximaal 12 mnd.
bepaalde looptijd langer dan 12 mnd.
Overeenkomst van onbepaalde duur,
of waarde overeenkomst onbepaald
Diensten zonder totale prijs,
Looptijd
Bepaalde looptijd gelijk aan of korter
dan 4 jaar
Overeenkomst van onbepaalde duur
of looptijd langer dan 4 jaar
Waardebepaling
geraamde waarde voor gehele looptijd
geraamde waarde voor gehele looptijd,
inclusief geraamde restwaarde v.h. product
waarde berekend over 4 jaar op grond van het
maandelijks te betalen bedrag
Waardebepaling
totale geraamde waarde voor gehele looptijd
waarde berekend over 4 jaar op grond van het
maandelijks te betalen bedrag
Verzekeringsdiensten
Bank- en financiële diensten
Te betalen premie e.a. beloningsvormen
honoraria, provisie, rente, bezoldigingen
Opdrachten betreffende een ontwerp
Honoraria, provisie e.a. bezoldigingen
Leveringen of diensten die met een
zekere regelmaat worden verleend
totale werkelijke waarde van de tijdens voorafgaande
boekjaar of tijdens voorafgaande 12 mnd. geplaatste
soortgelijke opdrachten, indien mogelijk gecorrigeerd
met verwachte wijzigingen gedurende de
eerstvolgende 12 mnd. volgend op de eerste opdracht
of
totale geraamde waarde van opeenvolgende
opdrachten over de 12 mnd. volgende op de eerste
levering of over het boekjaar, indien dit zich over meer
dan 12 mnd. uitstrekt.
Raamovereenkomst
berekening van de geraamde maximale waarde,
exclusief btw, van alle voor de totale duur van de
overeenkomst voorgenomen opdrachten
Prijsvragen die in het kader van een
procedure voor het plaatsen van
overheidsopdrachten voor diensten
worden georganiseerd
Prijsvraag met prijzengeld en/of
betaling van de deelnemers
geraamde waarde van de opdracht voor diensten,
exclusief btw, inclusief het evt. prijzengeld of de
betaling van deelnemers
totale bedrag van het prijzengeld en betalingen,
inclusief de geraamde waarde, excl. btw, van de
opdracht voor diensten die later kan worden gegund
indien de gunning in de aankondiging niet uit wordt
gesloten
De richtlijn is van toepassing op het sluiten van een raamovereenkomst voorzover de geraamde
maximale waarde van alle voor de totale duur van de overeenkomst voorgenomen opdrachten gelijk is
aan of hoger is dan de aanbestedingsdrempels.
Bij opdrachten voor werken worden de noodzakelijke goederen die ter beschikking van de aannemer
zijn gesteld voor de uitvoering van het werk, bij de berekening van de geraamde waarde
meegenomen.
Bijlage 5
Europese aanbestedingsprocedures
De Europese richtlijn kent de volgende procedures:
Openbare procedure
Na aankondiging mogen alle belangstellenden mogen direct een offerte indienen (aanbesteding in
één fase, geen onderhandelingsruimte).
Niet-openbare procedure
Na aankondiging kunnen alle belangstellenden zich aanmelden voor deelname. Op basis van
selectiecriteria vindt een selectie plaats. Vervolgens worden minimaal vijf geselecteerde bedrijven
uitgenodigd een offerte in te dienen. Daarna vindt de gunning plaats (aanbesteding in twee fasen,
geen onderhandelingsruimte).
Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
Na aankondiging kunnen alle belangstellenden zich aanmelden voor deelname. Op basis van
selectiecriteria vindt een selectie plaats. Hierna wordt door de gemeente in onderhandeling getreden
met één of meer gegadigden (aanbesteding in twee fasen).
Deze procedure is alleen mogelijk in de situaties als genoemd in artikel 30 van de richtlijn.
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Er wordt zonder voorafgaande aankondiging rechtstreeks onderhandeld met de door de gemeente
gekozen gegadigde(n). Deze is slechts in uitzonderingssituaties als genoemd in artikel 31 van de
richtlijn toepasbaar.
Procedure inzake prijsvragen voor ontwerpen
Na aankondiging van de prijsvraag conform het standaardformulier van de SIMAP ‘aankondiging van
een prijsvraag voor ontwerpen’ met duidelijke en niet-discriminerende selectiecriteria beslist een jury
van onafhankelijke personen of adviseert deze jury over de gunning op grond van de criteria die in de
aankondiging zijn vermeld.
Concurrentiegerichte dialoog
Na aankondiging kunnen alle belangstellenden zich aanmelden. Er vindt op basis van de
selectiecriteria een selectie plaats. Hierna voert de gemeente afzonderlijke dialogen met de uitgekozen
gegadigden (minimaal drie). De dialogen kunnen uit verschillende fasen bestaan en kunnen doorlopen
tot oplossingen (van technische en/of economische en juridische aard) gevonden zijn. Er mogen
afvalrondes worden ingelast, maar dan moeten er meerdere partijen zijn (er moet voldoende
concurrentie over zijn). De door de gegadigden verstrekte informatie dient vertrouwelijk te worden
behandeld en de gegadigden dienen een gelijke behandeling te krijgen. De dialogen mogen niet
gebruikt worden voor een nieuw bestek.
Na afloop van de dialogen kunnen de gegadigden tot de inschrijvingen overgaan, waarbij zij hun
inschrijving mogen preciseren en toelichten maar geen wezenlijke wijzigingen mogen doorvoeren. Op
grond van de gunningcriteria wordt de opdracht gegund aan de economisch meest voordelige
inschrijving.
De concurrentiegerichte dialoog kan alleen gebruikt worden voor complexe opdrachten, indien de
gemeente alléén niet in staat is om de technische middelen te vinden waarmee aan de behoefte
tegemoet kan worden gekomen of indien de gemeente niet in staat is de juridische en/of financiële
voorwaarden van een project te specificeren. Grote infrastructuurprojecten en PPS (Publiek Private
Samenwerking) lijken geschikt voor de concurrentiegerichte dialoog.
Elektronische veiling
Als er nauwkeurige specificaties van de opdracht kunnen worden gegeven en het gunningscriterium
kan worden uitgedrukt in een wiskundige formule, kan aanbesteed worden via een elektronische
veiling. Een elektronische veiling is een zich herhalend proces langs elektronische weg voor de
presentatie van nieuwe, verlaagde prijzen en/of nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de
inschrijvingen. Het bestek bevat de veilingvoorwaarden. Belangstellenden kunnen zich na
aankondiging inschrijven. Het proces vindt plaats na de eerste volledige beoordeling van de
inschrijvingen. Aan de hand van de gunningcriteria dient de gemeente namelijk eerst de inschrijvingen
te beoordelen en te wegen. De geldige inschrijvers krijgen vervolgens een uitnodiging langs
elektronische weg om aan de veiling deel te nemen, waarin de datum, de begintijd en eventueel het
aantal fasen van de veiling zijn vermeld en waarbij de wiskundige formule voor de herklassering,
waarin het gewicht dat aan de gunningscriteria wordt gegeven is verwerkt, wordt vermeld. De
identiteit van de deelnemers blijft geheim tijdens de veiling. In elke fase kunnen de deelnemers zien
hoe zij t.o.v. de andere deelnemers staan. Een elektronische veiling mag niet worden aangewend voor
de aanbesteding van werken of diensten voor intellectuele prestaties, zoals het ontwerpen van
bouwwerken.
De vooraankondiging (enuntiatieve aankondiging)
De vooraankondiging houdt in dat éénmaal per jaar in het Publikatieblad kan worden vermeld welke
grote opdrachten men van plan is in de loop van het jaar te plaatsen. De vooraankondiging vindt
alleen plaats als het totaal aan opdrachten voor leveringen en diensten € 750.000,- of meer bedraagt
of als het totaal aan opdrachten voor werken € 5.923.624,- of meer bedraagt.
Toetsing aan uitsluitingsgronden Richtlijn
Inschrijvers kunnen om aan te tonen dat zij niet in staat van faillissement of liquidatie/ surséance van
betaling verkeren of er geen faillissement of surséance van betaling is aangevraagd, een bewijsstuk
van de griffier van de rechtbank vragen waaruit dit blijkt.
Het Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen (LISV) kan een verklaring afgeven waaruit blijkt dat de
inschrijver voldoet aan de betalingsverplichtingen ten aanzien van de sociale verzekeringsbijdragen,
voor wat betreft de werknemers- verzekeringen.
De inspecteur van de belastingen die bevoegd is tot het heffen en invorderen van loonbelasting of
inkomstenbelasting is bevoegd een bewijsstuk af te geven waaruit blijkt dat de verschuldigde premies
zijn voldaan.
De inschrijver kan zich tot de belastingdienst wenden om een verklaring te krijgen waaruit blijkt dat hij
zijn belastingverplichtingen heeft voldaan.
De inschrijver kan bij het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG), een onderdeel van
het Ministerie van Justitie, een verklaring van goed gedrag krijgen, ook als de inschrijver een
rechtspersoon is. Voor nadere informatie hierover wordt verwezen naar de website van het ministerie
van Economische Zaken, nieuwsbrief 30 inzake Europees aanbesteden.
IIA en IIB Diensten
In de richtlijn wordt onderscheid gemaakt tussen IIA en IIB diensten. Voorbeelden van IIB diensten zijn
opdrachten voor sociaal maatschappelijke dienstverlening, reïntegratie-opdrachten, groenonderhoud
en parkeerbeheer. Op IIB diensten is slechts een deel van de richtlijn van toepassing, namelijk alleen de
artikelen 23 en artikel 35, lid 4 van de richtlijn.
Bijlage 6 Checklist (Europees) aanbesteden
Stap 1: bepalen aard opdracht
 Werk
 Dienst
 Levering
Stap 2: bepalen totale geraamde waarde opdracht
Stap 3: bepalen aanbestedingsprocedure
 meervoudig onderhands
 openbaar aanbesteden
 Europees aanbesteden
zie Bijlage 15
zie Bijlage 15
zie Bijlage 4
zie Bijlage 9 en 10
zie Bijlage 4
zie Bijlage 9 en 10
Nationaal
Europees
Stap 4: aankondiging opdracht
 vooraankondiging
 aankondiging in Luxemburg voor publicatie
 advertentie(s) in regionaal, landelijk dag- of
vakblad
Stap 5: keuze Europese aanbestedingsprocedure
 openbaar
 niet-openbaar
 onderhandelingsprocedure
 procedure inzake prijsvragen voor ontwerpen
 concurrentiegerichte dialoog
 elektronische veiling
Stap 6: keuze selectie- en gunningcriteria
Knock-outcriteria
 Toetsings- en uitsluitingsgronden
Selectiecriteria
 Maatschappelijk
(Duurzaam Inkopen, paragraaf kinderarbeid)
 Technisch
 Organisatorisch
 financieel-economisch
Gunningcriteria
 laagste prijs
 economisch meest voordelige aanbieding
Bijlage 8
n.v.t.
n.v.t.
afhankelijk van soort
aanbesteding
n.v.t.
zie Bijlage 1 § 3,
Bijlage 5 en
Bijlage 8
afhankelijk van soort
aanbesteding
zie Bijlage 1 § 1 en § 2
en Bijlage 5
zie Bijlage 1 § 4, 5 en
7,
Bijlage 5,
Bijlage 7 en
Bijlage 14
zie Bijlage 1 § 4, 5 en
7,
Bijlage 5,
Bijlage 7 en
Bijlage 14
Stap 7: inbouwen termijn tussen gunning en
sluiten overeenkomst (standstillperiode)
Stap 8: gunning opdracht
zie Bijlage 1 § 9
zie Bijlage 1 § 9
Bijlage 14
Stap 9: registratie en documentatie
 opstellen proces-verbaal van aanbesteding
 dossiervorming
Bijlage 11
zie Bijlage 1 § 8 en
Bijlage 14
zie Bijlage 1 § 10 en
Bijlage 11
Bijlage 7 Selectie- en gunningcriteria
Het beoordelen en selecteren van (potentiële) leveranciers
Richtlijnen ten behoeve van de selectie van (potentiële) leveranciers:
 leveranciers van de Gemeente Leiden dienen beoordeeld te worden op en te voldoen aan het
leveranciersprofiel;
 bestaande, goed presterende leveranciers genieten de voorkeur boven nieuwe leveranciers mits zij
onder minimaal gelijkwaardige condities aanbieden; de uitslag van (Europese) aanbestedingen
moet daarbij geëerbiedigd worden;
 alle leveranciers genieten gelijke behandeling;
 door voldoende publicatie moeten locale en regionale leveranciers in staat gesteld worden aan
(Europese) aanbestedingen van de Gemeente Leiden deel te nemen; de Europese
aanbestedingsregels sluiten een speciale voorkeursbehandeling voor lokale en regionale
leveranciers uit (non-discriminatie).
Het inkoopbeleid van de gemeente is gericht op leveranciersoptimalisatie. Dit houdt in dat er
gestreefd wordt naar een sterke vermindering van leveranciers.
In het kader van de beleidsdoelstellingen van standaardisering, bundeling en beheersbaarheid dient
derhalve kritisch gekeken te worden naar de noodzaak van een nieuwe leverancier.
Redenen om over te gaan tot benaderen van nieuwe leveranciers, zijn o.a.:
 doorbreken van monopoliepositie en het bevorderen van gezonde concurrentie;
 spreiding van inkooprisico;
 indicatie dat de (potentiële) leverancier tegen betere condities aanbiedt;
 vraag naar nieuwe producten of diensten;
 beëindiging van de relatie met de bestaande leverancier.
Grondslag voor beoordeling van een potentiële leverancier is het Leveranciersprofiel in Bijlage 12, die
een aantal basisvoorwaarden omvat. Het leveranciersprofiel wordt toegepast in geval:
 een nieuwe leverancier in aanmerking wil komen voor leveringen aan de Gemeente Leiden; in
geval van een (Europese) aanbesteding is deze informatie opgenomen in de selectiecriteria.
 de relatie met een bestaande leverancier wijzigt (bijv. indien toegestaan bij uitbreiding van het
contract);
 leveranciersinformatie op gestructureerde wijze vastgelegd en gevolgd wordt.
Door gebruik te maken van het Leveranciersprofiel wordt het afbreukrisico voor de gemeente Leiden
verminderd.
Selectiecriteria (keuze van de inschrijver) en gunningcriteria (keuze van de aanbieding) worden vooraf
opgesteld en moeten objectief zijn.
a.
Selectiecriteria
De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische
eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de
opdrachtverlening moet voldoen. In de EG-richtlijn staan de criteria vermeld die de gemeente mag
toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures.
b.
Gunningcriteria
Gunning kan op twee verschillende manieren plaatsvinden, namelijk de laagste prijs en de economisch
meest voordelige aanbieding. Afhankelijk van de aard en de complexiteit van het product dient er een
keuze te worden gemaakt.
Gunnen tegen de laagste prijs dient te worden beperkt tot de inkopen die een hoge mate van
standaardisatie kennen en goed technisch te specificeren zijn. Voor de overige inkopen dient het
gunningscriterium de economisch meest voordelige aanbieding te worden gehanteerd.
Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Gecontroleerd
wordt of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de
prijs de doorslag geeft. Het Programma van Eisen c.q. het bestek moet in dat geval wel een
gedetailleerde (technische) specificatie bevatten.
Gunning tegen de laagste prijs is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die de gemeente
Leiden gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden
vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar
alleen met hun prijs.
Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige aanbieding worden naast de prijs
aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit,
milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken e.d.
Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van de economisch meest voordelige aanbieding is een
eenduidige beoordelingssystematiek. Bij een Europese aanbesteding dient de score en de weging die
men aan de criteria toekent vooraf te worden bepaald en dient opgenomen te worden in de
aanbestedingsdocumenten. Met de nieuwe Richtlijn is het verplicht de wegingsfactoren in de
aanbestedingsdocumenten te vermelden; in geval er geen weging mogelijk is dienen de criteria in
volgorde van belangrijkheid aangegeven te worden. Het vermelden van de wegingsfactoren geldt voor
alle aanbestedingsdocumenten, dus ook al voor de aankondiging van de opdracht. Subjectieve criteria
als b.v. kwaliteit van presentaties van leveranciers dienen vermeden te worden. Tijdens de
selectieprocedure mogen de criteria niet gewijzigd worden.
Duurzaam inkopen
Nadrukkelijk zij vermeld dat de gemeente bij de gunning op basis van deelname aan het Programma
Duurzaam Inkopen voor zoveel als mogelijk rekening moet houden met de eisen die het Programma
stelt aan milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. Op de website
www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/milieuspecificaties/index.asp staan per onderwerp altijd de
meest actuele criteria, b.v. over energie, groenvoorziening, schilderwerk kantoren, transportmiddelen,
vuilniswagens/bestratingsmateriaal, onderhoud verhardingen enz.
Maatschappelijke eisen aan leveranciers
Van alle gegadigden in een aanbestedingsprocedure als onderdeel van de selectiecriteria wordt
gevraagd te waarborgen, dat zij geen producten leveren/gebruiken die zijn vervaardigd met
gebruikmaking van kinderarbeid en dat bij de bedrijfsuitoefening geen gebruik wordt gemaakt van
producten die zijn vervaardigd door) kinderarbeid, dan wel tijdens de uitvoering van de opdracht één
van de andere fundamentele arbeidsnormen, zoals vastgelegd in de door Nederland geratificeerde
verdragen van de International Labour Organisation (ILO), schendt. Deze arbeidsnormen betreffen o.a.
het verbod op gedwongen tewerkstelling en het verbod op discriminiatie op de werkplek.
Sociale paragraaf
Op basis van de Richtlijn 2004/18/EG Overweging 46 en de Interpreatieve Mededeling van de
Commissie (Brussel, 15-10-2001 COM (2001) 566 definitief) is het mogelijk om bij
overheidsopdrachten sociale aspecten te integreren. Bij de beoordeling/gunning van de opdracht
kunnen dan aspecten als het inzetten van WSW-ers, WWB-ers, gedeeltelijke WAO-ers, eventueel
ZMLK- en VSO-leerlingen en doorstroombanen voor WWB-ers met nu een gesubsidieerde baan
meetellen in de beoordeling.
Er zullen modellen worden ontwikkeld met daarin opgenomen een rangorde en een wegingsysteem
(waaronder milieuvriendelijkheid en duurzaamheid), die zoveel mogelijk worden toegepast bij
gemeentelijke openbare en Europese aanbestedingsprocedures. Deze modellen zullen in het
Inkoophandboek gemeente Leiden worden opgenomen.
Bijlage 8 Vormen van aanbesteding
Globaal heeft de gemeente de keuze uit vijf basisvormen van marktbenadering. Deze vormen zijn:
a. Enkelvoudig onderhands aanbesteden:de gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen
sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers.
b. Meervoudig onderhands aanbesteden: de gemeente kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een
offerte uitbrengen. Er is dus een beperkte concurrentie.
c. Nationaal openbaar aanbesteden zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst , lokaal en/of
regionaal en/of nationaal in de vakbladen en/of dagbladen een aankondiging voor een opdracht.
Tevens wordt de aanbesteding op de gemeentelijke website geplaatst. Er is vrije concurrentie
tussen alle mogelijke opdrachtnemers uit Nederland en buitenland. De wijze van publicatie is
afhankelijk van de aard van het onderwerp van de aanbesteding en van het belang van mogelijke
gegadigden.
d. Nationaal openbaar aanbesteden met voorafgaande selectie: de gemeente plaatst net als bij
openbaar aanbesteden zonder voorafgaande selectie een aankondiging voor een opdracht.
Hierop kan elke potentiële opdrachtnemer zich als gegadigde melden. Uit deze gegadigden
worden minimaal vijf potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen.
e. Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een
opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om te voldoen aan de eis
van transparantie en zo de concurrentie te bevorderen kan eventueel aanvullend in de vakbladen
en/of dagbladen en op de eigen website een aankondiging geplaats worden. Dit is afhankelijk van
de aard van het onderwerp van aanbesteding en van het belang van mogelijke gegadigden. Met
de nieuwe Richtlijn is ook een aantal nieuwe vormen van aanbesteding mogelijk:
raamovereenkomsten, elektronisch veilen, de concurrentie-gerichte dialoog en dynamische
aankoopsystemen. Dit is in Bijlage 5 Europese aanbesteding verder uitgewerkt.
Totdat de Algemene Richtlijn Werken ARW 2005 voor bepaalde ministeries van kracht geworden is
geschiedt de aanbesteding van “Werken” overeenkomstig de UAR 2001 met uitzondering van o.a. de
artikelen 17, 24, 41, 42 en 43. De gemeente Leiden kan besluiten de invoeringsdatum van de ARW
2005 later vast te stellen. Hiermee sluiten we ons aan bij de landelijke praktijk.
Ontwikkelingen
TenderNed
Er is op initiatief van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, de projectdirectie Professioneel Inkopen
en Aanbesteden (PIA) en ProRail een nationaal systeem voor elektronisch aanbesteden ontwikkeld:
TenderNed. De administratieve belasting voor zowel de opdrachtnemers als de opdrachtgevers wordt
hiermede aanzienlijk beperkt. Voor de aanbestedende diensten is het een ondersteuning van het
aanbestedingsproces en het verkleint de kans op fouten; de uniformiteit van het aanbesteden wordt
door het systeem bevordert. Het systeem biedt de mogelijkheid tot elektronisch veilen. Het verdient
aanbeveling te onderzoeken of het voor de Gemeente Leiden zinvol is zich hierbij aan te sluiten.
Elektronisch veilen
Met de nieuwe Richtlijn is het toegestaan elektronische veilingen te houden. De gunning van de
opdracht mag voorafgegaan worden door een elektronische veiling wanneer er nauwkeurige
specificaties voor de opdracht kunnen worden opgesteld. De voorwaarden zijn verder uitgewerkt in
Bijlage 5 Europese aanbesteding.
Publiciteit (transparantie)
De eis van transparantie vraagt een passende mate van openbaarheid.
Alle aanbestedingen, dus ook die onder de Europese drempelbedragen uitkomen, dienen in
voldoende mate gepubliceerd te worden. Dit hangt af de aard van het onderwerp en de mate waarin
er alleen regionale, nationale of ook Europese gegadigden kunnen zijn. Ook de aard van het medium
speelt een rol. Het Internet is als publicatiemedium toegestaan. De Gemeente Leiden streeft er naar al
haar aanbestedingen ook op de eigen website te plaatsen. De jurisprudentie heeft tot nu toe nog geen
grensbedrag opgeleverd, waaronder publicatie niet vereist is. De Gemeente Leiden zal voortaan al haar
aanbestedingen ook plaatsen op www.aanbestedingskalender.nl. Daarmee wordt zowel voldaan aan
de nationale als de Europese publicatie omdat er een automatische doorplaatsing op de TED-site van
Luxemburg plaatsvindt. Daarnaast blijft publicatie in een lokaal, regionaal of landelijk dag- of vakblad
noodzakelijk.
Er zal een Inkoophandboek gemeente Leiden worden opgesteld. In dit handboek worden alle
procedures uitgewerkt die in deze paragraaf voorkomen.
Bijlage 9
Schema aanbesteden Werken gemeente Leiden
Input
Onder werken wordt
verstaan:
Een 'werk' is het
product van een
geheel van
bouwkundige of
civieltechnische werken
dat ertoe bestemd is
als zodanig een
economische of
technische functie te
vervullen.
Output
Aanbesteding
≥ € 5.923.624
ja
Nationale aanbesteding.
Conform hoofdstuk II en III van de UAR 2001.
Vooraf met meldingsformulier aanmelden bij
Concern-Inkoop.
Dossiervorming (door aanbesteder): ALLE
documentatie volgens Bijlage 11. Dossier na
afronding opdracht aanbieden aan PAZ ter
archivering.
Nee
Stel bestek op; maak
raming van de totale
kosten voor deze
aanbesteding, zie
Bijlage 4.
Jaarlijks 'werken' o.a.
uit het Meerjaren
Investeringsprogramma vooraf via
Dienstcontroller aan
Concern-Inkoop
opgeven.
De aanbesteding van
'Werken' geschiedt
totdat de Algemene
Richtlijn Werken ARW
2005 voor bepaalde
ministeries van kracht
geworden is
overeenkomstig de
UAR 2001 met
uitzondering van o.a.
de artikelen 17, 24, 41,
42, 43 en 44. De
gemeente Leiden kan
besluiten de ARW 2005
later vast te stellen. Dit
sluit aan bij de
landelijke praktijk.
ja
Europese aanbesteding (Richtlijn 2004/18/EG).
Kies de meest passende procedure volgens Bijlage
5. Met meldingsformulier vooraf aanmelden bij
Concern-Inkoop.
Dossiervorming (door aanbesteder): ALLE
documentatie volgens Bijlage 11. Dossier na
afronding opdracht aanbieden aan PAZ ter
archivering.
Werk
< € 5.923.624
en
≥ € 250.000
Nee
Werk
< € 250.000
en
≥ € 25.000
Meervoudig onderhandse aanbesteding.
Tenminste 2 en in principe niet meer dan 6
kandidaten uitnodigen voor offerte.
In geval van preselectie minimaal 2 gegadigden
toelaten en minimaal 1 en maximaal 6 gegadigden
uitnodigen voor offerte.
Achteraf met meldingsformulier aanmelden bij
Concern-Inkoop.
ja
Nee
ja
Werk
< € 25.000,-
Enkelvoudig onderhands.
UAR-2001 is niet van toepassing.
Elke Dienst is zelf verantwoordelijk voor de gevoerde (Europese) aanbestedingsprocedures. De Dienstdirecteur ziet toe op de
naleving binnen de Dienst.
N.B. Alle genoemde bedragen hebben betrekking op de geraamde waarde (excl. BTW) van geplande en anderszins
redelijkerwijs in te schatten activiteiten.
Europese drempelbedragen zijn geldig t/m 31 december 2005.
De Europese richtlijn is ook van toepassing op de plaatsing van opdrachten die voor meer dan 50% rechtstreeks door de
gemeente worden gesubsidieerd en waarvan de geraamde waarde, excl.BTW, ten minste gelijk is aan EUR 5.923.624,-,
wanneer deze opdrachten betrekking hebben op civieltechnische werkzaamheden in de zin van Bijlage I van de EG richtlijn
Bijlage 10 Schema aanbesteden Diensten en Leveringen
gemeente Leiden
Input
Output
Stel programma van
eisen op; maak raming
van de totale kosten
voor deze
aanbesteding, zie
Bijlage 4.
Niet-dienstspecifieke
inkooppakketten **)
worden na overleg in
het Inkoopplatform
geclusterd aanbesteed
door een daartoe in te
stellen inkoopteam
met
vertegenwoordigers
van de gemeentelijke
diensten, ConcernInkoop coördineert. Bij
dienst-specifieke
inkoop ondersteunt en
adviseert ConcernInkoop waar nodig. BJZ
ondersteunt bij het
opstellen van
contracten.
Raamovereenkomsten
in afschrift naar
Concern-Inkoop.
De UAR 2001 c.q. de
ARW 2005 is niet van
toepassing op
Diensten en
Leveringen.
Motie 21/2002:
alvorens een
aanbestedingsprocedu
re te starten dient elke
Dienst voor producten
en diensten die DZB
kan leveren eerst aan
DZB te vragen een
offerte uit te brengen.
Aanbesteding
≥ € 236.945
Europese aanbesteding (Richtlijn 2004/18/EG).
Kies de meest passende procedure volgens Bijlage 5.
Met meldingsformulier vooraf aanmelden bij ConcernInkoop.
Dossiervorming (door aanbesteder): ALLE
documentatie volgens Bijlage 11. Dossier na afronding
opdracht aanbieden aan PAZ ter archivering.
Afschrift overeenkomst naar Concern-Inkoop.
Voor checklist zie Bijlage 6.
ja
Nee
D&L
< € 236.945
en
≥ € 100.000
Nationale aanbesteding.
Voor bijzondere opdrachten kunnen met toestemming
van de Dienstdirecteur alleen gespecialiseerde en met
de bijzondere situatie bekende opdrachtnemers
worden uitgenodigd. Doorgaans is het bestaande
leveranciers- bestand daarvoor de bron.
Met meldingsformulier vooraf aanmelden bij ConcernInkoop.
Dossiervorming (door aanbesteder): ALLE
documentatie volgens Bijlage 11. Dossier na afronding
opdracht aanbieden aan PAZ ter archivering.
Afschrift overeenkomst naar Concern-Inkoop.
Voor checklist zie Bijlage 6.
ja
Nee
D&L
< € 100.000 en
≥ € 25.000
Meervoudig onderhandse aanbesteding.
Tenminste 3 kandidaten uitnodigen voor offerte, tenzij
de Dienstdirecteur beslist enkelvoudig onderhands
aan te besteden. In geval van voorafgaande selectie
achteraf met meldingsformulier aanmelden bij
Concern-Inkoop.
Dossiervorming (door aanbesteder): ALLE
documentatie volgens Bijlage 11. Dossier na afronding
opdracht aanbieden aan PAZ ter archivering.
Boven € 45.000,- contract, lager schriftelijke order.
ja
Nee
ja
D&L
< EUR 25.000,-
Enkelvoudig onderhands.
Een leverancier uit het leveranciersbestand
verzoeken offerte uit te brengen.
Dossiervorming (door aanbesteder): ALLE
documentatie. Schriftelijke order.
Voor inkopen < € 45,- gelden geen voorschriften.
*) Leveringen: onder leveringen vallen opdrachten voor levering van goederen, leasing, huur en huurkoop.
**) Voorbeelden niet-dienstspecifieke inkooppakketten: advisering en interim-personeel; literatuur en abonnementen; gebouwbeheer en
-onderhoud; beveiliging; catering; kopieer- en drukwerk; etc.
N.B. Alle genoemde bedragen hebben betrekking op de geraamde waarde (ex. BTW) van geplande en anderszins redelijkerwijs in te
schatten activiteiten. Europese drempelbedragen zijn geldig t/m. 31 december 2005.
Elke Dienst is zelf verantwoordelijk voor de gevoerde (Europese) aanbestedingsprocedures. De Dienstdirecteur ziet toe op de naleving
binnen de Dienst. De dienstcontroller in zijn functie als dienstinkoopcoördinator bevordert dat ten behoeve van projectinkoopteams
een vertegenwoordiger aangewezen wordt.
Bijlage 11
Dossiervorming
Het vormen van een dossier direct bij de eerste planvorming over het aanbesteden van een opdracht
is van groot belang voor de bewaking van de positie van de gemeente Leiden.
Dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris belast met het uitvoeren van de
betreffende aanbesteding, waarbij opzet en werkwijze op hoofdlijnen bij alle aanbestedingen hetzelfde
is. Het dossier dient als leidraad bij de vaststelling van de wijze waarop en door wie intern de
aanbesteding is behandeld. Kortgezegd dient het aanbestedingsdossier als belangrijke bron voor de
vaststelling van de integriteit van de gemeente en haar individuele ambtenaren.
Het dossier dient derhalve alle documentatie te bevatten waaruit die positie is af te leiden. Denk
daarbij aan telefoonnotities, memo’s, notulen, correspondentie, (concept-) contracten etc. Daarmee
wordt voorkomen dat gegevens verloren gaan en de juridische positie van de gemeente in gevaar
komt dan wel onvolledige politieke verantwoording wordt afgelegd. Tevens dient het dossier als bron
voor interne vaststelling van de betrokkenheid van de individuele ambtenaar alsmede diens
verantwoordelijkheden. Kortgezegd, een volledig dossier voorkomt discussie over de wijze van
behandeling en afhandeling van opdrachten aan derden.
De dossiers worden bijgehouden door de aanbesteder en na voltooiing ter archivering aan PAZ
aangeboden. Een afschrift van de overeenkomst wordt aangeboden aan Concern-Inkoop ten behoeve
van het inkoopcontrolsysteem.
De omvang van een dossier van een Europese Aanbesteding is mede afhankelijk van de wijze waarop
aanbesteed is.
In elk geval bevat het dossier van een (Europese) aanbesteding de volgende informatie:
1. algemene administratieve gegevens: interne/externe projectopdracht van opdrachtgever, financiën
e.d.
2. behoeftestelling aanbesteding (beschrijving gewenst product, dienst of werk, inhoudelijke eisen en
overige randvoorwaarden;
3. (bedrijfseconomische) kostenraming, eventuele paraaf dienst-of concerncontroller
4. proceduregegevens:
kopie-meldingsformulier Aanbesteding aan Concern-Inkoop
een eventueel advies van Concern-Inkoop inzake de wijze van aanbesteding en/of de
aanbestedingsdocumenten wel/niet voldoen aan de Europese regels;
5. aanbestedingsdocumenten:
offerteaanvraag met programma van eisen/bestek en eventuele tekeningen
reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden)
concept-overeenkomst/juridische randvoorwaarden
te hanteren selectie- en gunningcriteria; bij keuze voor criterium ‘de economisch voordeligste
aanbieding’: de toegepaste criteria en de wijze van weging;
(voor)aankondiging/publicatie(s) van aanbesteding;
ontvangen aanmeldingen (protocol van ontvangst/opening) en selectiedocumentatie;
uitslag selectie; argumentatie keuze opdrachtnemer;;
eventueel BIBOB-advies;
ontvangen offertes (protocol van ontvangst/opening);
Nota van Inlichtingen;
uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding, argumentatie keuze opdrachtnemer;
aankondiging van gunning, rekening houdend met de implicaties van het Alcatel-arrest;
6. opdrachtverstrekking:
opdrachtbrief dan wel een kopie van het getekende contract;
de afwijzingsbrieven
7.
-
eventuele overige gegevens;
vertrouwelijke gegevens (deze bevinden zich veelal in de door de inschrijvers ingediende stukken):
offertes van de inschrijvers waar in opgenomen de financiële, economische en juridische
gegevens van de inschrijvers
persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen;
ondernemingsgebonden gegevens (KvK-gegevens)
8.
evaluatieformulier;
9.
overige gegevens
Bij kleinere aanbestedingen volstaat:
de offerteaanvragen inclusief bestek en Programma van Eisen;
overige correspondentie zoals memo’s en gespreksverslagen, telefoonnotities, etc.;
de offertes;
afschrijvingen van offertes;
argumentatie keuze opdrachtnemer(s)
opdrachtverstrekking en/of de overeenkomst;
aanvullingen hierop gedurende de periode van levering of uitvoering.
Bijlage 12
Leveranciersprofiel
Het leveranciersprofiel is een opsomming van eisen die de gemeente Leiden aan een
potentiële leverancier stelt. Die eisen zijn mede gebaseerd op de verwachte omvang van de
opdracht en zijn daarom aan die omvang gerelateerd, hoe groter de opdracht des te
zwaarder de eisen.
Maar ook het soort opdracht speelt een rol, immers een leverancier van kruiwagens moet aan
andere eisen voldoen dan een leverancier van bewakingsdiensten.
Het is dan ook niet doenlijk om een algemeen formulier te maken waar alle eisen op staan, er
zijn altijd specifieke eisen die productgebonden zijn. Voor een nieuwe leverancier van
eenvoudige minder kostbare producten kan wel een summier profiel gehanteerd worden;
zo’n profiel kan voor duurdere en ingewikkelder opdrachten steeds worden aangevuld om
uiteindelijk bij een Europese aanbesteding tot een zwaarwegend eisenpakket uit te groeien.
Het leveranciersprofiel is de basis van elk nieuw aan te leggen leveranciersdossier.
N.B. Uitgangspunt is dat besteld wordt onder een mantelovereenkomst bij een bestaande
leverancier. In de toekomst kunnen bestellers online een register raadplegen met
voorkeursleveranciers per artikel(groep); pas als er geen geschikte leverancier geregistreerd is
moet er één gezocht worden.
Als een besteller een product zoekt dat volgens de regels (zie Bijlage 9 of 10) direct
aangeschaft kan worden betreft dat meestal een standaard- en/of voorraadartikel van de
beoogde leverancier. Aan die leverancier hoeven in de regel geen zware eisen te worden
gesteld, vaak is goede kwaliteit, tijdigheid en prijs/prestatieverhouding van het artikel
voldoende. De lijst met leveranciersgegevens blijft beperkt tot de invoergegevens voor het
financieel systeem Decade.
Bij grotere bestellingen (> € 25.000), opdrachten tot speciale aanmaak, politiek gevoelige
zaken etc. die aanbesteed worden zijn meer gegevens van de potentiële leveranciers
noodzakelijk om ze met elkaar te kunnen vergelijken:
- juridische vorm (b.v., v.o.f. etc.) zoals blijkt uit de inschrijving bij de Kamer van
Koophandel
- kernactiviteiten
- aantal personeelsleden
- omzet in verhouding tot offertebedrag, solvabiliteit
- ethische aspecten
- certificering betreffende de organisatie (ISO etc.)
- certificering betreffende milieu
- kwaliteitsbeheer
- klachtenbehandeling
- eigen verklaring (zie Bijlage 20)
- akkoord Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Leiden (Bijlage 19)
- aansprakelijkheidsverzekering
- leveringscondities
Deze gegevens worden ook verzameld als er behoefte is een leverancier op de voorkeurslijst
te plaatsen. Daarbij wordt bovendien gekeken naar innoverend vermogen van de leverancier,
meedenken met de opdrachtgever, toekomstvisie etc.
In het leveranciersdossier worden alle gegevens geregistreerd.
Op basis van de ervaringen met de leverancier (zie Bijlage 14, stap 7 Nazorg) wordt het
leveranciersdossier geactualiseerd voor gebruik bij het Leveranciersmanagement (Bijlage 13).
Bijlage 13
Leveranciersmanagement
Onder leveranciersmanagement wordt verstaan een structurele beoordeling van leveranciers om te
komen tot een kwalitatief en kwantitatief optimaal leveranciersbestand.
Het beleid van de Gemeente Leiden ten aanzien van het opbouwen en onderhouden van relaties met
de leverancier richt zich op het creëren van een win-win situatie voor beide partijen en kent
overeenkomstig de Kraljic-Inkoopportfolio een onderscheid naar leveranciers van:
a.
b.
c.
d.
strategische producten: hoog inkoopvolume en hoog risico van toelevering.
Marktbenadering: zoeken naar partnership. Er zijn weinig potentiële partners.
Uitgangspunt bij aanbesteding is doorgaans een openbare procedure.
hefboomproducten: hoog inkoopvolume en laag risico van toelevering.
Marktbenadering: verdeel en heers. Veel potentiële leveranciers waardoor optimale
concurrentie bewerkstelligd kan worden. Uitgangspunt bij aanbesteding is doorgaans
een niet-openbare procedure.
knelpuntproducten; laag inkoopvolume en hoog risico van toelevering.
Marktbenadering: het verzekeren van de toelevering is belangrijker dan de prijs.
Uitgangspunt bij aanbesteding is een openbare procedure of afhankelijk van de
contractwaarde een meervoudig onderhandse procedure.
routineproducten: laag inkoopvolume en laag risico van toelevering.
Marktbenadering: raamcontracten afsluiten. 80/20 regel. Inkopen van
routineproducten kost 80 % van de menscapaciteit en maakt 20% van de
inkoopomzet uit. Bij routineproducten is veel te verdienen in de eigen organisatie. De
procedure is afhankelijk van het inkoopvolume uitgedrukt in euro’s.
Dus daar waar het aantal potentiële aanbieders of het aantal te verwachten offertes klein is,
zal gekozen worden voor een openbare procedure of afhankelijk van de contractwaarde een
meervoudig onderhandse procedure. Is het aantal aanbieders groot en bestaan er grote
verschillen tussen de kwaliteit van de aanbieders, dan kan door middel van voorafgaande
selectie in de niet-openbare procedure een beperkt aantal gelijkwaardige aanbieders
uitgenodigd worden om een offerte uit te brengen.
De keuze van de te volgen procedure wordt naast de aard van de in te kopen goederen en of
diensten mede bepaald door de contractwaarde. De drempels die zijn vastgesteld in het
Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn daarin leidend.
In Bijlage 12 is het leveranciersprofiel opgenomen dat gehanteerd wordt bij een initiële leveranciersbeoordeling. Voor een regelmatige beoordeling in het kader van leveranciersmanagement wordt
aandacht besteed aan de volgende beoordelingsaspecten:
- inventariseren leveranciersprestaties;
- actualiseren leveranciersprofiel;
- inkoopaudit;
- inventarisatie en concretisering verbeteringsacties;
- marktinventarisatie;
- kostprijsopbouw van producten en diensten.
Bij beoordeling van leveranciers dient men in acht te nemen dat een leverancier alleen dan goed kan
functioneren, indien hij goed inzicht heeft in de eisen, wensen en vragen van de gemeente. Daartoe
dient er regelmatig en op eenduidige wijze overleg gevoerd te worden met de leverancier, opdat
eventuele bottlenecks opgespoord en verbeterd kunnen worden.
Afstoten van leveranciers
Vanuit het verleden kent de gemeente een zeer groot aantal leveranciers; het is wenselijk dit aantal te
reduceren. Dit vraagt om een goede analyse van het aantal leveranciers per inkooppakket (ABCanalyse). Op deze wijze wordt inzicht verkregen in volume, aantal en kwaliteit van leverancier. Op basis
van het verworven inzicht dient gerichte actie ondernomen te worden tot optimalisatie van het aantal
leveranciers per pakket.
Redenen voor beëindiging van de relatie zijn:
- de relatie heeft langere tijd geen inhoud gehad of gekregen;
- er is geen vraag meer naar een bepaald product of dienst;
- betere condities bij een andere leverancier ;
- slechte prestatie, leveranciersbeoordeling is onvoldoende en verbeteringen worden niet verwacht;
- de leverancier handelt in strijd met de gedragscode (zie Nota I&A-beleid hoofdstuk 3.2.1).
Bijlage 14
Het verloop van het inkoopproces
Professioneel inkopen is een procesmatige activiteit die men in zeven fasen kan onderscheiden:
tactische inkoop
1
inventariseren
2
specificeren
operationele inkoop
3
selecteren
4
contracteren
5
6
bestellen
bewaken
7
nazorg
aanbesteden
Deze zeven fasen kunnen in twee blokken verdeeld worden, tactische en operationele inkoop:
Tactische inkoop
De eerste vier fasen behoren tot de zogeheten tactische inkoop en deze omvat:
1. Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod
in de markt;
2. Specificeren: opstellen van het Programma van Eisen, het concept-contract en de offerteaanvraag;
3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers;
4. Contracteren: eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten contract(en).
Operationele inkoop
Zodra de leverancier is gecontracteerd begint de operationele inkoop en deze omvat:
5. Bestellen: het plaatsen van de (afroep)orders;
6. Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturen;
7. Nazorg: afhandelen klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en
herzien van contracten.
Strategische inkoop
Boven de tactische en operationele inkoop kent men ook de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat naast het
inkoop- en aanbestedingsbeleid ook strategische vraagstukken rondom uitbesteding.
Aanbesteden
Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers, na concurrentiestelling, een opdracht gunnen. De
verschillende fasen van het tactische inkoopproces (specificeren van de opdracht, selecteren en contracteren van de leverancier)
worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Doel is om het inkoopproces transparant, objectief en nondiscriminatoir te laten verlopen
ad 1) Het inventariseren van de behoefte
Een goede vaststelling van de behoefte in de eigen organisatie is de basis voor de specificatie. Die
behoefte moet afgezet worden tegen de mogelijkheden in de markt; als de kennis van de betrokken
markt (nog) niet voldoende is mag er volgens de Richtlijn een informatieronde worden gehouden, een
Request for Information.
Door aanmelding bij het Inkoopplatform wordt tevens vastgesteld of de behoefte dienstspecifiek of
dienstoverstijgend is.
ad 2) Het opstellen van de specificatie
Het zorgvuldig formuleren van de aanvraag met bijbehorende specificatie is een basisvoorwaarde om
het inkoopproces effectief en efficiënt te laten verlopen. De specificatie omvat de eisen en wensen die
aan het product of de dienst worden gesteld. De specificatie zal opgesteld moeten worden in
objectieve termen die niet discriminerend zijn voor de leveranciers, m.a.w. de eis op zich is meetbaar,
niet merk-specifiek en zodanig geformuleerd dat de offertes onderling te vergelijken zijn. De checklist
in tabel 1 is een hulpmiddel bij de vaststelling of de specificatie volledig is.
Voor het opstellen van een goede specificatie zijn twee aspecten van cruciaal belang:
goed beeld van de inkoopbehoefte, waarbij niet alleen naar het product of dienst gekeken
wordt, maar ook gelet wordt op alle gerelateerde aspecten (zie ook de tabel);
goed beeld van de op de inkoopmarkt beschikbare producten en/of diensten.
Tabel 1:
Het specificatieproces
de functionele specificatie
beschrijft het gebruiksdoel en het toepassingsgebied van
het product of de dienst
bijv. aanschaf fax: hoeveel A-4tjes geheugen, hoeveel adressen in het
geheugen, etc.
de technische specificatie
beschrijft gedetailleerd de technische eisen waaraan het
product moet voldoen
bijv. aanschaf fax: de stroomvoorziening, geluidsniveau, afmetingen, etc.
de logistieke specificatie
beschrijft de eisen m.b.t. de logistiek en omvat:
omschrijving van de hoeveelheid
de leverdatum en -plaats
de bestelmethodiek
de wijze van transport en aflevering
de verpakking
de onderhoudsspecificatie
beschrijft de gewenste dienstverlening t.a.v. onderhoud
de milieu-eisen en
duurzaamheidscriteria uit het
programma Durzaam Inkopen
beschrijft de eisen die gesteld worden t.a.v. milieuaspecten
de juridische voorwaarden
onder andere de door de gemeente Leiden
gehanteerde Algemene Voorwaarden
bijv. de responssnelheid bij storingen, voorrijkosten, uurtarief en
garantie
bijv. samenstelling product, behandeling milieugevaarlijke stoffen, eisen
die de gemeente stelt aan het productieproces van de leverancier, etc.
Raadpleeg hiervoor www.novem/duurzaaminkopen.nl.
in beginsel dienen deze gehanteerd te worden, echter in bepaalde
gevallen kunnen in overleg met Bestuurlijke en Juridische Zaken dan wel
Concern-Inkoop aanpassingen hierop geformuleerd worden, afhankelijk
van de betrokken aanbesteding
de commerciële voorwaarden
zoals bijv. contractvorm, prijzen en tarieven,
betalingscondities, wijze van facturering en evaluatie
deze zijn voor een deel geïncorporeerd in de Algemene Voorwaarden,
deels van geval tot geval overeen te komen met de leverancier
Uitgangspunt is de standaardisatie en bundeling van de inkoopkracht te benutten door de specificatie
zodanig te formuleren dat de behoefte kan worden ondergebracht in bestaande
mantelovereenkomsten.
ad 3) Het selecteren van een leverancier
De leveranciersselectie heeft tot doel om uitgaande van de specificatie, binnen het vastgestelde
leveranciersbeleid, de meest geschikte leverancier te vinden.
Het selectieproces omvat:
a) de voorselectie van leveranciers;
b) het aanvragen van offertes;
c) het evalueren van offertes;
d) de definitieve keuze van de leverancier.
ad 3a) de voorselectie van leveranciers
Bij de voorselectie van leveranciers wordt, afhankelijk van de kenmerken van het product of de dienst,
allereerst binnen de kring van bestaande leveranciers van de Gemeente Leiden gekeken. Het aantal
leveranciers dat per aanvraag wordt uitgenodigd een aanbieding te doen is afhankelijk van een aantal
criteria. Deze criteria houden rekening met:
de aard van het werk, product of de dienst;
het met de aanschaf of dienst gemoeide bedrag
de marktpositie (kopers-/verkopersmarkt);
risicospreiding in relatie tot de kring van bestaande leveranciers
N.B. Als uit de hoogte van het hiermee gemoeide bedrag blijkt dat er Europees moet worden
aanbesteed dient de (voor)selectie van leveranciers te geschieden volgens de Richtlijn.
ad 3b) Het aanvragen van offertes
Offerteaanvragen van de Gemeente Leiden geschieden schriftelijk. Met de offerteaanvraag worden
altijd de Algemene Voorwaarden van de Gemeente Leiden meegestuurd.
De leveranciers die een offerteaanvraag ontvangen, krijgen tot aan de in de offerteaanvraag
vastgestelde sluitingsdatum de tijd een offerte in te dienen. Voor “Werken” worden de inschrijvingen
op een vastgesteld tijdstip in de bus gedaan. Overschrijding van deze sluitingsdatum zonder overleg
en toestemming van de aanvrager leidt automatisch tot afwijzing en rappelleren vindt niet plaats.
In de offerteaanvraag staan de criteria vermeld waarop de uiteindelijke selectie plaatsvindt evenals de
wegingsfactoren.
ad 3c) Het evalueren van offertes
Offertes worden geëvalueerd op zowel financiële (kosten) als niet-financiële en sociaalmaatschappelijke aspecten (bijvoorbeeld kwaliteit en milieu), zoals aangegeven bij de criteria in de
offerteaanvraag. In de vergelijking van financiële aspecten wegen alle relevante aspecten die van
invloed zijn op de integrale kosten (Total Cost of Ownership) mee, te weten:
de inkoopprijs, inclusief kortingen en betalingscondities;
de inkoopkosten, bijvoorbeeld bestelkosten en kosten van facturering;
de logistieke kosten, bijvoorbeeld de kosten van opslag en rente over voorraden;
de gebruikskosten, bijvoorbeeld de onderhoudskosten en stroomverbruik;
de transitiekosten/ inleereffect;
de overige kosten, bijvoorbeeld milieuheffingen, sloop- en afvoerkosten en/of
vernietigingskosten;
evt. kwantum- en bonuskortingen;
betalingscondities;
besteltermijn en minimale bestelgrootte.
ad 3d) De definitieve keuze van de leverancier
Bij definitieve keuze geldt het uitgangspunt dat de inkoopopdracht gaat naar een geselecteerde
leverancier die volgens de in de offerteaanvraag aangegeven gunningscriteria de beste
aanbieding heeft uitgebracht.
Aan het eind van de processtap ‘selecteren’ is het duidelijk:
-
welke leverancier het gevraagde product of de dienst gaat leveren;
op basis van welke criteria hij is gekozen;
op basis van welke criteria de overige aanbieders zijn afgewezen;
welke afspraken in de processtap ‘contracteren’ nog gemaakt moeten worden.
ad 4) Het contracteren van een leverancier
De Gemeente Leiden streeft ernaar om alle afspraken die met een leverancier zijn gemaakt schriftelijk
in een overeenkomst vast te leggen, waarbij de eisen van de Minister van Financiën ten aanzien van de
vastgestelde grensbedragen op basis van de Comptabiliteitswet nageleefd worden, te weten:
voor opdrachten > € 1.250,- dient een schriftelijke order gemaakt te worden;
voor opdrachten ≥ € 45.000,- dient een formele contractsvorm gehanteerd te worden.
Op alle aan te gane opdrachten en overeenkomsten voortvloeiende uit inkoop- en
aanbestedingsactiviteiten is van toepassing hetgeen daarover is vastgelegd in Delegatiebesluit,
Mandatenschema en AO-procedure.
BJZ ondersteunt de Diensten bij het opstellen van overeenkomsten en dient daartoe tijdig ingelicht te
worden. Concern-Inkoop en BJZ houden contact over de planning van aanbestedingstrajecten en de
daaruit voortvloeiende overeenkomsten. Standaardovereenkomsten zijn opvraagbaar bij
Concern-Inkoop.
In het contract wordt vastgelegd:
- wie de contactpersonen zijn van de betrokken partijen;
- wie bevoegd is tot het nemen van inkoopbeslissingen;
- wie bevoegd is tot het plaatsen van afroepen.
Van elke overeenkomst van enige betekenis inzake ‘leveringen’ of ‘diensten’ wordt naast de
gebruikelijke registratie via PAZ, een afschrift gestuurd aan Concern-Inkoop ter registratie in het
inkoopcontrolsysteem.
ad 5) Het bestellen van producten of diensten
De wijze van bestellen is afhankelijk van de beschikbaarheid van een mantelovereenkomst. In een
mantelovereenkomst zijn alle condities en procedures vastgesteld. Indien er geen
mantelovereenkomst is (bijvoorbeeld bij eenmalige leveringen) valt de bestelfase samen met de
contracteringsfase. Alle relevante aspecten worden in het contract of de overeenkomst vastgelegd tot
en met de levering.
De contractpartijen dienen afroepprocedures op efficiënte wijze te organiseren, zodat budgethouders,
bestellers en andere betrokkenen inzicht hebben hierin en conform kunnen handelen. Hierbij dient
aangetekend te worden dat op het tekenen van afroeporders in principe dezelfde mandatering van
toepassing is als op het tekenen van contracten en overeenkomsten.
Aan het einde van de processtap ‘bestellen’ is duidelijk:
- op welk contract en tegen welke condities besteld is;
- wat en hoeveel is afgeroepen;
- hoeveel totaal op de overeenkomst is afgeroepen.
ad 6) Het bewaken van de bestelling
Het bewaken van de bestelling richt zich op het toetsen van het nakomen van de in het contract of
overeenkomst vastgelegde afspraken. Daarbij wordt onder meer toegezien op:
- tijdigheid van de levering of verrichting;
- conformiteit met de afspraken (zoals de specificatie).
Als blijkt dat een afspraak niet is nagekomen dient een klacht te worden ingediend. Klachtenbehandeling is een onderdeel van het leveranciersprofiel. Als er geen andere afspraken over
zijn gemaakt draagt de besteller zorg voor het schriftelijk indienen van de klacht bij de
leverancier en het bewaken van de correcte afwikkeling, zie hieronder 7b.
ad 7) Het verrichten van nazorg
Het verrichten van nazorg heeft betrekking op:
a) het evalueren van het totale inkoopproces;
b) het afwikkelen van claims en boeteclausules in overleg met Concern-Inkoop en Afdeling
Bestuurlijke en Juridische Zaken.
Deze processtap heeft o.a. tot doel de leerervaringen uit het voorbije inkoopproces te benutten in een
nieuwe cyclus (procesverbetering).
ad 7a) Het evalueren van het totale inkoopproces;
Bij het evalueren van het totale inkoopproces worden de ervaringen van de belangrijkste partijen in
kaart gebracht, te weten:
- de ervaringen van de contractbeheerder, budgethouder en besteller onderling;
- de ervaringen van de gemeente Leiden enerzijds en leverancier anderzijds.
Het inkoophulpmiddel "leveranciersbeoordeling" speelt hierin een belangrijke rol.
ad 7b) Het afwikkelen van claims en boeteclausules;
Leveranciers die prestaties leveren die niet aan de overeengekomen specificatie voldoen, worden
hierop aangesproken. In dergelijke gevallen kan de gemeente de volgende acties ondernemen:
1. de leverancier ertoe verplichten alsnog (deugdelijk) te presteren;
2. de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden (de ontbinding dient in redelijke verhouding te
staan tot de tekortkoming van de leverancier en schriftelijk te worden vastgelegd);
3. de leverancier aanspreken op vergoeding van de schade die door zijn tekortschieten is
veroorzaakt.
Op schadevergoeding bestaat overigens ook bij 1. en 2. aanspraak.
De uitkomst van de processtap "nazorg" maakt inzichtelijk:
- hoe het totale inkoopproces is verlopen vanuit het standpunt van de betrokken partijen
(contractbeheerder, budgethouder, besteller en leverancier);
- hoe het niet-nakomen van verplichtingen en claims is afgewikkeld.
Bijlage 15
Definities werken, diensten en leveringen
De definities van werken, diensten en leveringen zijn als volgt:
Werken
Een ‘werk’ is een product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe
bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen
Een werk kan dus betrekking hebben op een specifieke prestatie, bijvoorbeeld het vervangen van de
gehele technische installatie van een gebouw. Daarnaast worden ook verschillende werkzaamheden
die samen een economisch of technisch geheel vormen als een werk beschouwd.
Onderhoudswerkzaamheden vallen doorgaans onder ‘diensten’.
Diensten
Opdrachten voor dienstverlening zijn schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel tussen een
aanbestedende dienst en een dienstverlener.
Hieronder vallen o.a. onderhouds- en reparatiediensten, financiële diensten, inhuur van externen
waaronder uitzendkrachten, schoonmaakdiensten, advertentie- en reclamediensten, uitgeverij- en
drukkerijdiensten enz.
Leveringen
Opdrachten voor levering zijn schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel tussen een
aanbestedende dienst en een leverancier voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten.
Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengen, dan
behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering.
Bijlage 16 Gesubsidieerde arbeid en reïntegratiediensten
(wordt later toegevoegd)
Bijlage 17
Schema Concern-Inkoop
inkoopplatform (fac.)
beleidsontwik. Ink.& A.
vraag klant
niet dienstspecifiek
projecten alg. voorz.
centraal
dienstspecifiek
*1
contractenbeheer
inkoopcontrolsysteem
leveranciersman.
kort traject
inkooptools
*3
opstellen/controle doc.
gecoordineerd
lang traject
advisering/begeleiding
*4
jaarwerkplan
C-Overleg/ GMT
opstellen procedures/
Inkoopsystemen
voorstel C.I.
voorstel Diensten
ROTIK
contractvernieuwing
inkoopteam
mantelcontract
leadbuyer
inventarisatie
marktonderzoek
funct. specs
techn. specs.
progr. v. eisen
DZB (fac)
aanbesteding
*1
b.v. Energie, Accountant
*2
b.v. Kantoorartikelen, Kopieermachines, Hardware ICT
*3
b.v. standaard offerteaanvraag, standaardcontract, checklists e.d.
*4
b.v. bij (Europese) aanbestedingen, bij opstellen/ controleren offerte-aanvragen, offerte-evaluaties en/of contracten, bij opstellen
inkoopprocedures/werkinstructies, bij het opzetten van een inkoopcontrolsysteem binnen de Diensten.
*2
Bijlage 18
Praktische informatie (websites, adressen)
Europa Decentraal is een onafhankelijke stichting die is opgezet door de VNG, het Interprovinciaal
Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en BIZA. Het doel van de stichting is de kennis over
Europees recht en de juiste toepassing ervan bij decentrale overheden te vergroten. De stichting heeft
5 adviseurs. De gemeente kan aan hen kosteloos vragen stellen, ook via de website, die betrekking
hebben op Europese kwesties. Doorgaans worden de vragen binnen 5 werkdagen beantwoord.
(http://www.europadecentraal.nl)
SIMAP (Systeme d'Information pour les Marchés Publics) ontwikkelt informatiesystemen voor Europees
aanbesteden. Het platform SIMAP publiceert de verplichte standaard-formulieren voor de
aankondigingen van Europese aanbestedingen in de S-serie van het Publicatieblad van de EU en biedt
de mogelijkheid om aanbestedingen on line bekend te maken. De CPV-codes staan op de site SIMAP.
(http://simap.eu.int/)
Het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen is de uitgever van de EU,
verantwoordelijk voor de productie en verspreiding van de publicaties van de EU. 2, rue Mercier
L-2985 Luxembourg
Tel. (352) 2929 -1
(http://publications.eu.int)
Het publicatieblad van de EU (PB) verschijnt elke werkdag in de 20 talen van de EU. Het supplement S
is voor de aankondiging van overheidsopdrachten binnen de EU. Via TED (Tenders Electronic Daily)
kunnen de aankondigingen worden ingezien. (http://ted.publications.eu.int/official/)
Eur-Lex: via de website kan al het recht van EU worden geraadpleegd, de richtlijnen, de verdragen en
overige EU wetgeving en de jurisprudentie.
http://www.europa.eu.int/eur-lex/nl/index.html
Het Europese Hof van Justitie draagt zorg voor een uniforme uitleg en toepassing van het
Gemeenschapsrecht.
http://europa.eu.int/institutions/court/index_nl.htm
Voor interne-links die betrekking hebben op Europa:
http://www.obparkstad.nl/gids/links_europa01.htm
Duurzaam inkopen:
http://www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/milieuspecificaties/index.asp
NEVI, Ned. Vereniging voor Inkoopmanagement:
http://www.nevi.nl
Bijlage 19
Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Leiden
1. Algemeen
a. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle orders
en daarmee verband houdende onder deze voorwaarden gesloten
overeenkomsten tot levering van roerende zaken, aanneming van werk,
het verrichten van enkele diensten en dienstverlening door de
wederpartij aan de gemeente Leiden, verder te noemen de gemeente.
De wederpartij van de gemeente, verder te noemen de wederpartij,
wordt geacht de toepasselijkheid van deze voorwaarden mede te
aanvaarden met betrekking tot latere orders en overeenkomsten met de
gemeente.
Deze algemene inkoopvoorwaarden prevaleren te allen tijde.
Eventuele toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de wederpartij wordt hierbij uitdrukkelijk afgewezen.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig voorzover deze
uitdrukkelijk en schriftelijk door de gemeente zijn aanvaard en gelden
slechts voor de order of overeenkomst waarop ze betrekking hebben.
b. Orders en daarmee verband houdende overeenkomsten, en wijzigingen
daarin, zijn voor de gemeente Leiden, slechts bindend indien zij
schriftelijk en door daartoe bevoegde personen zijn geplaatst en/of
bevestigd.
2. Leveringscondities/overgang eigendom en risico
De wederpartij verzendt de zaken behoorlijk verpakt en volgens instructies
gemerkt.
De wederpartij is aansprakelijk voor het transportrisico. Tenzij de order
anders vermeldt, wordt dit door de wederpartij verzekerd.
De voor de verpakking gebruikte emballage zal worden behandeld
overeenkomstig de bepalingen per order.
De eigendom van en het risico voor de zaken gaan op de gemeente over bij
aflevering aan de bevoegde personen.
De aflevering geschiedt, tenzij in de order of overeenkomst anders is
bepaald, gelost op de betreffende dienst of gemeentelijk bedrijf.
3. Levertijd
De wederpartij is verplicht de bij order en/of overeenkomst gestelde
termijnen na te komen en op de daarbij gestelde plaats af te leveren.
Bij niet-voldoening door de wederpartij aan deze verplichting is de
wederpartij zonder ingebrekestelling in verzuim. De gemeente is alsdan
gerechtigd zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en
onverminderd de verdere rechten van de gemeente (zoals ondermeer
vorderingen tot schadevergoeding) de order en/of overeenkomst geheel of
gedeeltelijk te annuleren respectievelijk te ontbinden, zonder dat de
gemeente tot enige schadevergoeding is gehouden.
Van niet-voldoening door de wederpartij aan haar verplichtingen is, met
inwerkingtreding van de hierboven omschreven gevolgen, tevens sprake:
- indien naar het oordeel van de gemeente vaststaat dat de nakoming
zonder tekortkoming onmogelijk zal zijn;
- indien de gemeente uit een mededeling van de wederpartij moet
afleiden dat de wederpartij in de nakoming zal tekort schieten, of
- indien de gemeente - naar haar oordeel - goede gronden heeft te vrezen
dat de wederpartij in de nakoming zal tekort schieten en de wederpartij
niet terstond voldoet aan het schriftelijk verzoek van de gemeente om
deugdelijke zekerheid voor de nakoming van haar verplichtingen te
stellen voor een door de gemeente, in verband met eventueel door haar
te lijden schade, te bepalen bedrag.
Indien de wederpartij op enigerlei wijze vervroegd wenst na te komen, is
daarvoor de schriftelijke toestemming van de gemeente vereist.
Indien vervroegd wordt nagekomen, zal betaling plaatsvinden alsof de
oorspronkelijke termijn(en) werd(en) aangehouden, tenzij schriftelijk
anders is overeengekomen.
4.Prijs
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is de overeengekomen prijs
vast voor de duur van de overeenkomst, inclusief de verpakking en
emballage met uitzondering van leenemballage. De valuta is in Nederlands
geld, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
5.Betaling
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geschiedt de betaling na
deugdelijke uitvoering van de overeenkomst op factuur binnen 30 dagen na
factuurdatum, tenzij de gemeente tegen de wijze van uitvoering van de
overeenkomst schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Met betaling wordt geen
afstand gedaan van rechten en vorderingen die de gemeente heeft.
Terzake van iedere betalingsverplichting van de gemeente jegens de
wederpartij is de gemeente steeds gerechtigd tot verrekening met
vorderingen die zij op de wederpartij heeft, uit welke hoofde dan ook.
6. Kwaliteit en garantie
a.De wederpartij garandeert dat alle geleverde zaken en prestaties voldoen
aan de daarvoor geldende specificaties, voorts dat zij met goed
vakmanschap zijn vervaardigd en verricht, van goede kwaliteit en vrij
van constructie-, fabricage- en materiaalfouten zijn en dat hun werking
voldoet aan de in Nederland geldende wetten of andere van overheidswege gegeven voorschriften, zoals die o.a. met betrekking tot de
gezondheid, veiligheid, welzijn, milieuhygiënische en electromagnetische storingen gelden.
b.De wederpartij verbindt zich alle gebreken die zich aan de geleverde
zaken of prestaties voordoen na de aflevering of voltooiing en
gedurende een in de order danwel overeenkomst bepaalde periode
vanaf de ingebruikstelling van het object waaraan of waarvoor de
levering verricht is, voor haar rekening binnen de door de gemeente bij
aanzegging gestelde redelijke termijn weg te nemen door herstel, vervanging of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken het gevolg zijn
van een normale slijtage of onoordeelkundig gebruik.
c.Bij gebreke van behoorlijke nakoming en/of nakoming binnen de gestelde termijn alsmede in spoedeisende gevallen, heeft de gemeente het
recht voor rekening en risico van de wederpartij het nodige te verrichten of door derden te doen verrichten, mits de wederpartij hiervan zo
spoedig mogelijk in kennis wordt gesteld.
d.De onder sub b genoemde periode wordt verlengd met het aantal dagen
dat van het object, waaraan of waarvoor de levering of prestatie is
verricht, geen gebruik kon worden gemaakt wegens het wegnemen van
de gebreken in de geleverde zaken of prestaties.
Bij gehele of gedeeltelijke vervanging der geleverde zaken of prestaties,
begint voor het vervangen deel de hiervoor vermelde periode opnieuw
te lopen.
De wederpartij blijft aansprakelijk voor verborgen gebreken die eerst na
voornoemde periode blijken.
6aMillenniumgarantie
De wederpartij garandeert dat de door haar geleverde zaken, werken en
diensten Millenniumproof zijn en zijn ontworpen om voorafgaande,
gedurende en na het jaar 2000 te worden gebruikt. Hieronder wordt
verstaan dat de door haar geleverde zaken, werken en diensten voldoen
en zullen blijven voldoen aan de eisen die daaraan gesteld mogen
worden en dat voorts de eeuwwisseling en de daaropvolgende jaren in
het geheel geen datumproblemen zal opleveren.
7. Keuringen
De gemeente en haar opdrachtgevers hebben te allen tijde het recht de
bestelde of geleverde zaken en prestaties te inspecteren en/of te keuren. De
kosten van deze keuring komen ten laste van de wederpartij in het geval de
bestelde of geleverde zaken door de gemeente of haar opdrachtgevers
worden afgekeurd.
Indien als gevolg van de keuring blijkt, dat de leverantie niet voldoet aan
de in de specificatie en/of de bestelling omschreven eisen, kan de
gemeente naar haar keuze, onverminderd haar overige rechten:
a. binnen een door de gemeente te stellen termijn verbetering of
herlevering door de wederpartij zonder enige aanspraak op vergoeding
harentwege verlangen.
b. de bestelling of opdracht geheel of gedeeltelijk annuleren of ontbinden
zonder nadere ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst.
Eigendom en risico van de afgekeurde leverantie berusten bij de wederpartij vanaf de datum van de retourzending. Keuring van zaken houdt
levering noch afname in.
8. Hulpmiddelen
a. Door middel van een schriftelijke verklaring dient de wederpartij alle
door haar voor de uitvoering van onze order aangeschafte en/of vervaardigde artikelen zoals modellen, stempels, matrijzen, vormen,
kalibers en tekeningen, alsmede de eventueel op deze zaken rustende
of daarmee direct of indirect verband houdende intellectuele
eigendomsrechten, onverwijld bij de toelevering, respectievelijk bij de
gereedkoming ervan, aan de gemeente in eigendom over te dragen.
b. Indien de wederpartij deze hulpmiddelen bij derden aanschaft zal de
gemeente haar een redelijke vergoeding betalen, indien dit overeengekomen is en nadat de wederpartij de gemeente heeft aangetoond dat zij
daarvoor volledig heeft betaald.
c. De wederpartij houdt deze artikelen als bruiklener voor de gemeente
onder zich en zal deze als een goed "huisvader" voor de gemeente
beheren en voldoende verzekeren.
d. Alle zulke artikelen inclusief materialen en onderdelen, welke de gemeente ter uitvoering van haar order aan de wederpartij ter
beschikking stelt, blijven onder alle omstandigheden eigendom van de
gemeente. De gemeente behoudt te allen tijde het recht voor deze,
onverschillig of zij reeds door de leverancier zijn bewerkt c.q.
gebruikt, tegen vergoeding van eventuele door de gemeente
verschuldigde bewerkingskosten, terug te nemen. Bedoelde materialen
en onderdelen dient de wederpartij afzonderlijk op te slaan en alle
bedoelde andere artikelen dient zij duidelijk als eigendom van de
gemeente te kenmerken.
e. Het is de wederpartij niet toegestaan hulpmiddelen zonder schriftelijke
toestemming van de gemeente te kopiëren en/of te vermenigvuldigen
danwel deze op enigerlei wijze aan derden ter inzage of gebruik te
geven en/of af te staan.
9. Geheimhouding
De wederpartij is tot volledige geheimhouding jegens derden verplicht ten
aanzien van alle bedrijfsgegevens van de gemeente die haar uit hoofde van
de relatie met de gemeente ter kennis zijn gekomen.
10. Intellectuele eigendom
De wederpartij vrijwaart de gemeente tegen alle kosten en schade die
ontstaan uit de (beweerde) inbreuk op enig octrooi, octrooi-aanvraag of
enig ander industrieel- of intellectueel eigendomsrecht als gevolg van het
gebruik, de verwerking, het in voorraad hebben of verhuur van geleverde
zaken en diensten, behalve voorzover het een en ander voortvloeit uit de
aanpassing door de wederpartij aan specifieke ontwerpeisen die de
gemeente heeft gesteld of stelt.
11.Vervoer
Bij het ter vervoer aanbieden en het vervoeren van gevaarlijke stoffen,
dient de wederpartij stipt te voldoen aan de desbetreffende wettelijke
voorschriften en bepalingen van internationale verdragen, conventies en
overeenkomsten voor vervoerders, geldig in die landen (door de gemeente
op te geven of die redelijkerwijs bekend kunnen zijn) waar de bestelde
zaken zullen worden vervoerd.
Op verzoek van de gemeente zal de wederpartij haar zodanig schriftelijke
informatie verschaffen over de samenstelling van deze gevaarlijke stoffen,
dat bij het vervoeren, opslaan en verwerken kan worden voldaan aan de
betreffende wettelijke voorschriften en bepalingen van internationale
verdragen, conventies en overeenkomsten geldig in de in de vorige alinea
bedoelde landen.
12.Faillissement en surséance van betaling
Ingeval van faillissement, surséance van betaling, stillegging of liquidatie
van de onderneming van de wederpartij dan wel indien de wederpartij
onder bewind of curatele wordt gesteld, heeft de gemeente het recht de
order en/of overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling en zonder
rechterlijke tussenkomst bij aangetekend schrijven geheel of gedeeltelijk te
annuleren respectievelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat de
gemeente tot enige schadevergoeding is gehouden en onverminderd haar
verdere rechten, zoals het recht om nakoming en/of schadevergoeding te
vorderen.
Tevens heeft de gemeente het recht na schriftelijke kennisgeving aan de
wederpartij de order en/of overeenkomst zelf of door derden te doen
voltooien, eventueel met gebruik van de door de wederpartij aangevoerde
materialen tegen nader overeen te komen vergoeding.
Alle vorderingen die de gemeente in deze gevallen op de wederpartij
mocht hebben of krijgen, zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn.
13.Wijziging van de voorwaarden
a.De gemeente is bevoegd wijzigingen in deze voorwaarden aan te
brengen. Deze wijzigingen treden in werking op het aangekondigde
tijdstip van in werking treden.
De gemeente zal de gewijzigde voorwaarden tijdig aan de wederpartij
toezenden.
b.Indien geen tijdstip van in werking treden is medegedeeld, treden de
wijzigingen jegens de wederpartij in werking zodra haar de
wijziging is medegedeeld, tenzij binnen 14 dagen na
inwerkingtreding respectievelijk mededeling als in dit artikel
bedoeld, de wederpartij schriftelijk aan de gemeente heeft
medegedeeld de wijziging(en) niet te aanvaarden. Indien zulk een
mededeling door de wederpartij is gedaan, blijven de onderhavige
algemene voorwaarden op reeds gesloten overeenkomsten van
toepassing; opnieuw aan te gane overeenkomsten worden de onderhavige algemene voorwaarden niet meer geacht van toepassing te
zijn.
Het staat de gemeente alsdan vrij haar gewijzigde algemene voorwaarden
op nieuwe overeenkomsten van toepassing te verklaren.
14.Geschillen en toepasselijk recht
a.Op de orders en onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten
tussen de gemeente en de wederpartij is het Nederlands recht van
toepassing.
b.In afwijking van de wettelijke regels voor de bevoegdheid van de
burgerlijke rechter zal elk geschil tussen de gemeente en de
wederpartij, ingeval de Rechtbank bevoegd is, worden beslecht door
de Rechtbank te 's-Gravenhage. De gemeente blijft echter bevoegd de
wederpartij te dagvaarden voor de volgens de wet of het toepasselijke
internationale verdrag bevoegde rechter.
Vastgesteld: 13 oktober 1998, gewijzigd op 23 februari 1999.
Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Rijnland op
23 april 1999 onder nr B. 99074.
D0338BJZ