Belangrijkste verbeterpunten

Rekenkamer West-Brabant
Presentatie onderzoek inkoop- en
aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout
13 januari 2009
Onderzoeksvragen
• In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid qua opzet,
bestaan en werking toereikend vanuit een oogpunt van
doelmatigheid?
• In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid qua opzet,
bestaan en werking toereikend vanuit een oogpunt van
doeltreffendheid?
• Wordt gewerkt conform wet- en regelgeving en de
vastgestelde richtlijnen?
• Zijn in het kader van het inkoop- en aanbestedingsbeleid
voldoende maatregelen getroffen om de integriteit van het
opdrachtgeverschap te borgen?
Onderzoeksaanpak
•
•
•
•
Uitgavenanalyse.
Onderzoek gemeentelijke documenten.
9 interviews (11 medewerkers).
Juridisch dossieronderzoek aanbestedingen:
– Electriciteit (gezamenlijk met 12 andere gemeenten)
– Organisatie van sportevenementen
– Reiniging van gebouwen
– Beplanten en onderhouden groengebieden
– Renovatie zwembaden (toegevoegd/beperkt)
Conclusies doelmatigheid
(kwaliteit van het inkoopproces)
Inkoopproces is per saldo onvoldoende georganiseerd.
De belangrijkste verbeterpunten hebben betrekking op:
– Het formuleren van concrete inkoopdoelstellingen.
– Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gedateerd.
– Invoeren van systematisch leveranciersmanagement.
– Verder vergroten betrokkenheid inkoopspecialisme (o.a.
bij selectie van leveranciers en specificatie van behoefte).
– Gecoördineerde inkoopmodel is niet duidelijk
geïmplementeerd.
– Ontbreken contractbeheer.
– Kwaliteit deelproces ontvangst goederen en diensten.
– Het opstellen van inkoopplannen en het monitoren van de
mate waarin deze plannen gerealiseerd worden.
Conclusies doeltreffendheid
• 13% van leveranciers = 80% beïnvloedbaar inkoopvolume.
• 22% van leveranciers = 80% facturenstroom.
• Besparingspotentieel rekenkundig vastgesteld. In aantal
segmenten indicaties dat besparingen mogelijk zijn.
• (Nog) geen goed inzicht in lopende contracten.
• Besparingen mogelijk door efficiëntere inrichting
facturenstroom.
• Er zijn weliswaar uitgangspunten geformuleerd op het gebied
van duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord
ondernemen , maar dat daar in de praktijk slechts in zeer
beperkte mate op systematische wijze uitwerking aan wordt
gegeven.
Conclusies rechtmatigheid
• Geen van de beoordeelde aanbestedingsdossiers wordt
aangemerkt als onrechtmatig. Wel bevatten de dossiers
tekortkomingen.
• Inkoop wordt bij lang niet alle trajecten betrokken (mede
veroorzaakt door afwezigheid inkoper).
Conclusies integriteit
• In het onderzoek zijn geen feiten geconstateerd die
aanleiding geven tot twijfels omtrent de integriteit. Wel
wordt geadviseerd om met het oog op de borging van
integriteit enkele aanvullende afspraken op te nemen in
de opzet van het inkoopproces.
Belangrijkste verbeterpunten (1)
• Geadviseerd wordt de regie van het college en het
management op een systematische ontwikkeling van de
inkoopfunctie te bevorderen door:
− In de jaarlijks op te stellen inkoopplannen concrete
inkoopdoelen op te nemen m.b.t. te realiseren
besparingen op het inkoopvolume, verbeteringen in het
inkoopproces, reductie van het aantal leveranciers,
reductie van het aantal facturen.
− De voortgang te monitoren, analyseren en rapporteren.
Belangrijkste verbeterpunten (2)
• De opzet en werking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid
is één van de kernpunten in de bedrijfsvoering van de
gemeente.
• Met het oog op de kaderstellende en controlerende rol van de
raad wordt geadviseerd om in de paragraaf bedrijfsvoering
van de programmabegroting de hoofdlijnen van het inkoopen aanbestedingsbeleid, de ontwikkeling van de inkoopfunctie
c.q de (SMART) geformuleerde doelen te benoemen, en in de
bestuursrapportages en het jaarverslag in hoofdlijnen verslag
te doen van de realisatie.
Belangrijkste verbeterpunten (3)
• Geadviseerd wordt in het inkoopproces z.s.m. verbeteringen door te
voeren m.b.t.
− Het actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
− Invoeren van systematisch leveranciersmanagement.
− Verder vergroten betrokkenheid inkoopspecialisme (o.a. bij
selectie van leveranciers en specificatie van behoefte).
− Gecoördineerde inkoopmodel duidelijker implementeren.
− Opzetten contractbeheer (kwaliteit deelproces evaluatie en
beheer).
− Kwaliteit deelproces m.b.t. ontvangst goederen en diensten.
− Het opstellen van inkoopplannen en het monitoren van de
mate waarin deze plannen gerealiseerd worden.
Belangrijkste verbeterpunten (4)
• Nadere analyse besparingspotentieel segmenten met
indicatie ‘hoog’.
• Doelstellingen duurzaam inkopen en maatschappelijk
verantwoord ondernemen vertalen naar concrete criteria
implementeren in de organisatie.
• Ter verdere borging van de integriteit wordt geadviseerd om:
– Het onderwerp integriteit (waaronder integriteit in relatie tot
opdrachtgeverschap) structureel op te nemen in de
functionerings- en beoordelingsgesprekken en het
werkoverleg.
– Processen zodanig in te richten dat steeds invulling wordt
gegeven aan het “4-ogen” principe.
Afsluiting
VRAGEN?